Van contract tot kast
Het beheer van contracten en voorraden is vaak versnipperd en onoverzichtelijk, waardoor het lastig is om grip te houden op looptijden, voorwaarden en verplichtingen. Dit kan leiden tot gemiste acties, zoals te late verlengingen of onverwachte tekorten. Met onze software digitaliseer je al je contracten en stel je workflows in voor goedkeuringen, zodat je automatisch signaleringen ontvangt wanneer actie nodig is.
Daarnaast verloopt ook voorraadbeheer soepeler: je ziet precies wat er waar ligt en hoeveel er wordt verbruikt. Dankzij slimme integraties met scankasten en barcodescanners worden verbruiken automatisch geregistreerd en voorraden real-time bijgewerkt. Zo voorkom je tekorten en overschotten, werk je efficiënter en houd je ook financieel de regie.
Download whitepaper
Meer weten over onze inkoopoplossing voor kramerijen in de bouw? Download het whitepaper en ontdek de voordelen van onze oplossing
Van kast tot boekhouding
Beheer je inkoopproces met Inconto volledig geautomatiseerd en overzichtelijk. Medewerkers scannen artikelen bij het pakken, waarna het systeem direct de voorraad bijwerkt. Zodra een drempelwaarde wordt bereikt, genereert het automatisch een besteladvies of plaatst het direct een bestelling.
De koppeling aan locaties, afdelingen en budgetten zorgt ervoor dat je altijd inzicht hebt in wie wat verbruikt en wat de kosten zijn. Zo werk je niet alleen efficiënter, maar behoud je ook volledige controle over je uitgaven en voorraadbeheer.
Zó eenvoudig kan jouw werkproces eruitzien:
Aanvragen
Medewerkers bestellen via een intuïtieve catalogus, gebaseerd op actuele leveranciersafspraken en voorraad. Contracten worden digitaal beheerd met automatische signaleringen bij verlengingen.
Beheren
Voorraadverbruik wordt geregistreerd via scanners en slimme kasten. Je hebt continu zicht op verplichtingen, voorraadniveaus en bijbehorende kosten.
Bestellen en verwerken
Zodra een contract verloopt of voorraad onder het minimum zakt, genereert het systeem een seintje of bestelling. Ontvangsten, facturen en bestellingen worden automatisch gekoppeld – van bestelling tot betaling.
Veelgestelde vragen
Wat houdt de term 'kramerijen' precies in?
Kramerijen zijn kleine wijzigingen, correcties of aanvullingen die tijdens een bouwproject ontstaan. Deze leiden vaak tot losse bestellingen van materialen en andere kleine onderdelen. Hoewel deze bestellingen slechts een klein deel van de inkoopwaarde uitmaken, kosten ze onnodig veel tijd en moeite door het extra administratieve werk. Met de kramerijoplossing van Whitevision digitaliseer en automatiseer je dit hele proces, waardoor je tijd en kosten bespaart.
Welke voordelen biedt de Kramerijoplossing voor bouwbedrijven?
Met de Kramerijoplossing automatiseer je het verwerkingsproces rondom kramerijen. Omdat je handmatig werk drastisch vermindert, bespaar je tijd en werk je efficiënter. Je behoudt het overzicht en je hebt direct inzicht in de geplaatste bestellingen. Het is heel makkelijk om gedetailleerde rapporten uit te draaien. Aan de hand daarvan kan je zien of leveranciers hun afspraken nakomen. Ook beschik je hiermee tijdig over managementinformatie, waardoor je makkelijker datagedreven beslissingen kan nemen.
Wat is het verschil tussen een purchase-to-pay-oplossing en de Kramerijoplossing van Whitevision?
Bij een purchase-to-pay-oplossing bestel je vanuit een centrale catalogus binnen het systeem. Onze Kramerijoplossing werkt anders. De uitvoerder blijft op de oude vertrouwde manier bestellen — bijvoorbeeld per telefoon, via WhatsApp of via een webshop. Op basis daarvan maakt onze software automatisch een bestelling aan.
Kan ik mij als groothandel aansluiten bij Whitevision?
Dit kan niet, omdat wij uitsluitend in opdracht van onze klanten werken. Onze Kramerijoplossing is geen ‘marktplaats’ voor de uitvoerder. Wij werken nauw samen met groothandels, maar zij blijven onafhankelijk opereren.
Hoe werkt de app voor uitvoerders?
De app is zeer eenvoudig in gebruik. Wanneer de goederen geleverd worden, kan de uitvoerder de ontvangst van de artikelen direct in de app bevestigen. Het is ook mogelijk om afwijkingen te registreren en een foto van de levering toe te voegen. Het systeem koppelt al deze informatie automatisch aan de bestelling.
Hoe houdt de oplossing rekening met prijsafspraken?
Veel bouwbedrijven maken jaarlijks afspraken met leveranciers. Dit betekent dat er per project contracten met prijslijsten zijn. De Kramerijoplossing controleert automatisch of de ontvangen artikelen overeenkomen met de afgesproken prijzen. Hoe jij met afwijkingen omgaat, bepaal je zelf. Je kan bijvoorbeeld per maand of per kwartaal een rapport opvragen om de verschillen te zien. Dit rapport kan je vervolgens opsturen naar de leverancier, inclusief een verzoek om een creditfactuur aan te maken.
Hoe werkt de koppeling tussen Whitevision en Inconto?
Whitevision integreert naadloos met Inconto en automatiseert de verwerking van inkomende facturen. Door middel van slimme technologie worden factuurgegevens herkend, uitgelezen en correct verwerkt binnen het Inconto-systeem.
Wat maakt de integratie tussen Whitevision en Inconto uniek?
Inconto helpt organisaties bij het stroomlijnen van contractmanagement, inkoop en factuurverwerking. Whitevision voegt hieraan toe:
- Automatische factuurherkenning: Minder handmatige invoer, meer efficiëntie.
- Matching: 3-way-matching van inkomende facturen met bestellingen en verplichtingen op basis van orderregels.
Hoe zorgt Whitevision precies dat ik inkomende documenten makkelijker kan verwerken?
Wij bieden een handige cloudoplossing waar je geen omkijken naar hebt. Hosting en automatische software-updates zijn inbegrepen in het maandelijkse tarief.
Daarnaast koppelt Whitevision met diverse ERP-systemen. Dankzij onze nauwe partnerships met verschillende ERP-leveranciers bieden wij verregaande integraties. Daardoor verwerk je inkomende documenten vlot en eenvoudig.
Hoe maak ik het proces rondom inkomende documentverwerking nóg eenvoudiger?
Ben je bijvoorbeeld veel tijd kwijt aan het verwerken van de overweldigende stroom aan inkomende e-mailberichten? De SMART E-mail handler neemt je het voorwerk uit handen. Deze tool splitst, combineert en verplaatst bijlages of digitale inkoopfacturen automatisch.
Ben jij uren bezig met het uitsplitsen van kostenfacturen, het herberekenen van de btw per regel en het verwerken van inkoopfacturen met veel regels? Dan biedt regelherkenning uitkomst.
Mijn vraag staat er niet bij, wat kan ik het beste doen?
Stuur een e-mail naar: [email protected] met je vraag en contactgegevens, of vul het contactformulier in. Wij zullen jouw vraag zo snel mogelijk beantwoorden. Ben je al klant bij Whitevision? Ga dan naar het klantportaal voor meer informatie.
