Een ‘goed jaareinde’ is het halve werk: rond boekjaar 2023 goed af en bereid procesoptimalisatie voor 2024 voor!

Op naar efficiëntere processen in 2024: start met 2 vragen

Met een goede afsluiting van boekjaar 2023 leg je het fundament voor procesoptimalisatie in 2024. Wat kan je zoal doen op dat gebied? Dat hangt natuurlijk af van waar je momenteel staat als organisatie. Maar ter inspiratie delen we twee vragen die je jezelf kan stellen. Heb jij de volgende zaken al op orde? Of kan je de bewuste processen verbeteren?

1. Heb je volledig zicht op je fiatteringsproces?

Inkomende documenten, zoals facturen, hebben een akkoord van bepaalde stakeholders nodig. Omdat er vaak meerdere mensen bij het proces betrokken zijn, kan het lastig zijn om het overzicht te behouden. Als je het proces automatiseert, is het makkelijker om snel de status van een document te controleren. Ook heb je een duidelijk beeld van de doorlooptijd en de taken die jij en je collega’s nog moeten afhandelen. Een goed workflow-systeem zorgt tevens dat je procuratieschema gevolgd wordt. En als je later nog eens wilt naslaan wie welke handeling verricht heeft, doe je dat moeiteloos. Het systeem logt dergelijke informatie namelijk op een overzichtelijke manier.

2. Kan je verwerkte documenten met één druk op de knop terugvinden?

Wanneer je een boekjaar afsluit, doe je dat op zo’n manier dat je de administratie later altijd kan naslaan. Een accountant of belastinginspecteur kan op een gegeven moment immers een controle komen uitvoeren. De vraag is hoe makkelijk (of moeilijk) het in zo’n geval is om alle benodigde documenten terug te vinden.

Als je een goede totaaloplossing voor de verwerking van inkomende documenten gebruikt, heb je toegang tot een geordend digitaal archief. Met één druk op de knop kan je een gearchiveerd document inzien. Gaat het om een inkoopfactuur, dan zie je bijvoorbeeld het pdf-bestand én de bijbehorende e-mailbody, bijlages, notities en loggegevens. Handig!