Facturen feilloos opstellen: vermijd deze 5 veelgemaakte fouten

We zien het nog vaak gebeuren: facturen die nét niet kloppen. En dat zorgt voor onnodige vertraging, frustratie en extra werk, aan beide kanten. Crediteuren willen snel betaald worden en gaan bellen waarom de betaling uitblijft. Klanten raken geïrriteerd door foutieve gegevens, extra belletjes en correcties. Zonde, toch?

Een juiste factuur is in ieders belang. Hoe sneller en eenvoudiger een factuur klopt, hoe sneller deze verwerkt en betaald kan worden. Daarom zetten we de vijf meest voorkomende fouten voor je op een rij. Herkenbaar? Dan weet je precies waar je op kunt letten.

Bedrijfsgegevens

Een typefout in het IBAN-nummer, een vergeten btw-nummer of een ontbrekend KvK-nummer: het lijkt klein, maar het kan grote gevolgen hebben. Zonder correcte gegevens is een factuur niet rechtsgeldig en dus ook niet betaalbaar. Check daarom altijd je IBAN-rekeningnummer, je btw-nummer en je KvK-nummer. Een handige tip: sla je bedrijfsgegevens op als sjabloon of gebruik facturatiesoftware die deze automatisch invult. Zo verklein je de kans op fouten aanzienlijk. Bonustip: Het omzetbelastingnummer wordt nog wel eens verward met het btw-identificatienummer. Controleer je btw-nummer met VIES.

Factuurnummer en -datum

Zonder factuurnummer of -datum is het lastig zoeken, verwerken en betalen. Gebruik een logisch en doorlopend factuurnummer (bijvoorbeeld: 2025-001, 2025-002, enzovoorts). Zorg er ook voor dat het factuurnummer uniek is. Een goed gestructureerde nummering helpt je ook om overzicht te houden in je eigen administratie. Deze gegevens zijn essentieel voor een soepele administratie, voor jou én je klant.

Adressering

Veel facturen komen per mail binnen, maar dat betekent niet dat je de adresgegevens kunt overslaan. Je klanten (en hun accountants) willen precies weten waar de factuur thuishoort. Zorg dus voor een volledige adressering: organisatie (de juridische naam of de handelsnaam) en/of organisatieonderdeel, adres, postcode en plaats.

Btw-bedragen

De btw is een gevoelig punt. Een foutje in het btw-percentage of een onduidelijke opbouw van bedragen kan leiden tot verwarring, vragen en vertraging. Bovendien moet je factuur voldoen aan de eisen van de Belastingdienst. Maak het overzichtelijk. Vermeld duidelijk het totaalbedrag exclusief btw, het btw-bedrag, het btw-percentage, de grondslag en het totaalbedrag inclusief btw. Werk je met verschillende btw-tarieven op één factuur? Splits deze dan netjes uit per tarief. Zo weet je klant direct waar hij aan toe is.

Omschrijving van diensten of goederen

Een vage omschrijving zoals “diensten geleverd” of “werkzaamheden” roept vragen op. Wat is er precies geleverd? Wanneer? Voor welk bedrag? Een heldere omschrijving voorkomt misverstanden en laat een professionele indruk achter. Hoe duidelijker je bent, hoe sneller de factuur wordt goedgekeurd en betaald.

Overzicht van factuureisen

Wil je zeker weten dat je facturen aan alle eisen voldoen? De Belastingdienst heeft een handig overzicht van alle verplichte onderdelen. Bekijk hier de factuureisen.

Bonustip: Controleer je factuur vóór verzending

Het lijkt een open deur, maar het gebeurt nog vaak dat facturen zonder laatste check worden verstuurd. Neem een minuut de tijd om je factuur te controleren op volledigheid, spelling en juistheid. Een kleine moeite, met grote impact.

Een correcte factuur is meer dan een formaliteit. Het is een visitekaartje van je bedrijf én een sleutel tot snelle betaling. Door deze vijf veelgemaakte fouten te vermijden, bespaar je jezelf en je klant tijd, frustratie en geld. En dat is voor iedereen prettig.

Kunnen we ergens mee helpen?

Neem contact op

Onze voordelen

Meer dan 1.650 klanten
Werk efficiënter
Bespaar tijd & geld