Hoe verbeter je het beheer van uitgaven in je organisatie? [5 tips]

Uitgavenbeheer is voor elke organisatie cruciaal. Maar lang niet iedereen heeft dit onderdeel op orde. Vaak komt dit door kleine, onverwachte aankopen. Of je nu in de bouw, de zorg of het onderwijs opereert, je hebt vast weleens te maken gehad met moeilijk te matchen facturen. Of met aankopen die buiten de standaardprocedures om gedaan worden.

Hoe krijg je grip op ál je uitgaven, zodat het proces een stuk verloopt? In deze blogpost geven we je vijf praktische tips!

Uitgavenbeheer: hoogover goed geregeld, maar inefficiëntie schuilt in een klein hoekje

Koop je als organisatie veel in? En doen medewerkers regelmatig kleinere, ongeplande aankopen? Dan is er qua uitgavenbeheer waarschijnlijk werk aan de winkel, zelfs als je formele inkoopproces heel goed georganiseerd is.

Dit fenomeen zie je bijvoorbeeld terug in de bouw, waar de controle meestal strak is ingeregeld via CRM- en ERP-systemen. Maar zodra het aankomt op de inkoop van kleine spullen, zoals zeilen of schroeven voor de bouwplaats, raken veel bouwbedrijven het overzicht kwijt. Vaak worden deze aankopen namelijk gedaan zonder inkooporder, wat het moeilijk maakt om inkomende facturen te matchen. Bij dergelijke ‘indirecte inkoop’, zoals veel bedrijven het noemen, moet de administratie handmatig nagaan wie de bestelling hoe, waar en wanneer heeft geplaatst. Een tijdrovend en arbeidsintensief proces!

In de zorg en het onderwijs spelen vergelijkbare problemen. Als het gaat om grote, geplande aankopen die direct gerelateerd zijn aan kerntaken, hebben de meeste organisaties de zaken goed op orde. Maar wanneer medewerkers onverwacht een laptop nodig hebben, is het vaak lastig om zo’n aankoop binnen de standaardprocedures af te handelen. Dit soort decentrale inkoop kan leiden tot inefficiënties en kost de administratie dus onnodig veel tijd en inspanning.

Kortom, in diverse sectoren ‘hangt’ er best wat ongestructureerde inkoop om de strak ingerichte systemen heen. Dit nemen wij waar in de markt, die we op de voet volgen, maar ook onder onze klanten, met wie we regelmatig in gesprek gaan. Veel organisaties hebben bij ons aangegeven dat zij zo’n 80 procent van de tijd kwijt zijn aan het afhandelen van een stroom inkoopfacturen die slechts 1 tot 2 procent van de uitgaven vertegenwoordigt!

Dat moet makkelijker, sneller en efficiënter kunnen. Maar hoe? Start met het opvolgen van onze vijf tips om het beheer van facturen en orderbevestigingen beter te structureren. Hiermee leg je een stevige basis voor het verbeteren van je uitgavenbeheer!

1. Begin met bewustwording: kleine uitgaven, grote impact

Het verbeteren van uitgavenbeheer begint met bewustwording. Veel organisaties richten zich voornamelijk op het optimaliseren van grote, geplande inkoopprocessen. Begrijpelijk, want deze uitgaven zijn vaak direct zichtbaar en hebben een grote impact op de budgetten. Maar vaak zijn het juist de kleinere, ongeplande aankopen die veel tijd en moeite kosten om te verwerken. Daardoor kunnen ze de efficiëntie van je uitgavenbeheer aanzienlijk beïnvloeden.

Het is belangrijk om je hiervan bewust te zijn. Door te erkennen dat deze kleine uitgaven een grote impact kunnen hebben, kan je de volgende ‘optimalisatiestap’ zetten.

2. Inventariseer voorkeuren: inkoop is geen keurslijf!

Breng in kaart hoe mensen het liefst werken. Probeer niet om ongestructureerde inkoop in het ‘jasje’ van gestructureerde inkoop te passen, want dat voelt vaak als een keurslijf! Misschien plaatsen medewerkers op de bouwplaats bijvoorbeeld liever bestellingen per telefoon dan via een systeem. En wellicht vindt een docent het prettig om zelf een nieuwe laptop te kunnen bestellen wanneer het huidige apparaat kapotgaat. Inventariseer de voorkeuren en zorg voor tools die daarbij aansluiten. Zo zet je een systeem op waarmee mensen eenvoudig en efficiënt aankopen kunnen doen.

3. Kies de juiste tools: IT moet jóu ondersteunen (niet andersom)

Heb je de voorkeuren van mensen in beeld, dan wil je daar de juiste tools bij zoeken. Tegenwoordig zijn er veel automatiseringsmogelijkheden die het bestelproces kunnen vergemakkelijken. Denk aan een systeem dat automatisch een inkooporder aanmaakt ‘onder water’ wanneer een medewerker telefonisch een bestelling plaatst. Zoek naar oplossingen die passen bij de werkwijze van je medewerkers. Zo zorg je ervoor dat het bestelproces naadloos verloopt en de administratie ontlast wordt. Het inkoopproces wordt er een stuk efficiënter door!

4. Pas de oplossing aan het type inkoop aan: vermijd’ de one-size-fits-all-mindset’

“Alle aankopen vallen onder de noemer ‘inkoop’, toch?” Veel mensen doen deze aanname. Maar aangezien niet alle aankopen hetzelfde zijn, moet je ook geen one-size-fits-all-oplossing zoeken. Een voorbeeld: binnen veel bedrijven dienen medewerkers declaraties voor werkgerelateerde uitgaven in. Deze vallen technisch gezien onder inkoop, maar vergen een geheel andere aanpak dan de aanschaf van grote projectmaterialen.

Zorg dat je verschillende typen inkoop herkent en bied hiervoor passende oplossingen. Denk aan een specifiek systeem voor het indienen en verwerken van declaraties náást je systeem voor grotere, gestructureerde inkoop.

5. Integreer alle inkoopactiviteiten: veel handelingen, één gestroomlijnde administratie

Uiteindelijk wil je alle inkoopactiviteiten samenbrengen in één overzichtelijk systeem. Dit betekent dat je alle vormen van inkoop — van grote projectmaterialen tot kleine declaraties — naadloos kan verwerken in hetzelfde administratieve proces. Zo voorkom je dat de administratieve stroom een ondergeschoven kindje wordt. Je verwerkt alle aankopen snel en eenvoudig. En medewerkers hoeven zich geen zorgen te maken over de details.

Gebruik dus een centrale oplossing voor het coördineren van al je inkoopdocumenten. Daarmee creëer je een overzichtelijk, efficiënt inkoopproces!

Jouw administratie digitaliseren?

Neem contact op

Voordelen

Boordevol slimme features
Jouw proces is leidend
Centrale administratie

Meer weten over zo’n oplossing?

Neem gerust eens contact met ons op om jouw mogelijkheden te bespreken.

Contact opnemen Of bel naar 076 - 560 78 20

Terug naar overzicht