Omgaan met het XML-tijdperk: de ins en outs van e-facturatie
De wereld van facturatie heeft al flink wat ontwikkelingen doorgemaakt. Het papieren tijdperk is min of meer voorbij. Verreweg de meeste bedrijven ontvangen facturen reeds in pdf-vorm. Maar nu is het alweer tijd voor de volgende stap: e-facturatie. Hierbij komen facturen binnen in XML-formaat. Hoe werkt dat precies? Wat zijn hier de voordelen van? En hoe ga je als organisatie om met e-facturatie?
Inkomende facturen: complex plaatje van formaten en kanalen
E-facturatie staat steeds meer in de spotlights. Zodra je leveranciers XML-facturen gaan versturen, krijg jij er als bedrijf automatisch mee te maken. Dan moet je er iets mee doen. En e-facturen verwerk je anders dan bijvoorbeeld pdf-facturen. Voor laatstgenoemden heb je een slimme herkenningsoplossing nodig die de factuurgegevens automatisch herkent en de boeking klaarzet.
Bij een XML-bestand komt geen herkenning, maar interpretatie kijken. Alle gegevens van een bepaalde leverancier die in tekst op de factuur staan — van IBAN-nummer tot G-rekeningnummer — vind je in het XML-bestand, dat digitaal verwerkt wordt. Dat klinkt misschien simpel, maar de praktijk is ingewikkelder. Er zijn namelijk verschillende standaarden, zoals UBL en DICO. Daarbinnen bestaan ook nog eens meerdere versies. En XML-facturen stromen via allerlei kanalen binnen — van e-mail tot portalen en platformen zoals Peppol.
Je financiële systeem moet uiteraard élke XML-factuur kunnen verwerken, ongeacht zaken als de gebruikte standaard en het kanaal van ontvangst. Daarnaast ontvangt vrijwel elk bedrijf óók nog facturen in andere formaten, zoals pdf, die je eveneens eenduidig wilt verwerken. Om het complexe plaatje compleet te maken: veel leveranciers sturen een mail met een XML-bestand én een pdf-factuur. Het XML-bestand bevat meestal alleen de informatie die je in de basis nodig hebt om een boekingsvoorstel in je ERP-systeem te maken (denk aan het aantal gekochte items en de prijzen inclusief en exclusief btw). Maar vaak heb je voor je administratie nog enkele andere gegevens nodig. Deze staan op de opgemaakte pdf-factuur. Die moet je echter wel vanuit je mail in je ERP-systeem zien te krijgen!
XML: reguliere factuur in een ander (efficiënter) jasje
Veel bedrijven hebben een ‘noodgedwongen’ kennismaking met e-facturatie via hun leveranciers. Deze besluiten op een gegeven moment om te gaan werken met XML-facturen. Afhankelijk van de branche waarin je opereert, is dat al dan niet verplicht. In de bouw zie je bijvoorbeeld dat veel leveranciers alleen nog met de DICO-standaard werken en daarom documenten aanleveren in XML-formaat. En organisaties die zakendoen met de Rijksoverheid of gemeentes, zijn verplicht om XML-documenten te verwerken via het Peppol-netwerk.
Het ultieme doel van e-facturatie is om het proces automatisch te laten verlopen. Daardoor werk je efficiënter en veiliger. Maar de realiteit is dat je als bedrijf met een hybride stroom van inkomende facturen te maken hebt. Niet álle leveranciers sturen XML-facturen. En met de grote diversiteit binnen XML moet je ook kunnen omgaan. Als je het verwerkingsproces digitaliseert en eenduidig maakt, profiteer je van veel voordelen. Je speelt kort op de bal, bespaart veel tijd, werkt efficiënter, behoudt het overzicht en betaalt facturen sneller. Bovendien verwerk je facturen nauwkeuriger, omdat de data van je leverancier met XML direct worden aangeleverd. In feite is een e-factuur gewoon een reguliere factuur in een ander jasje, die informatie op een efficiëntere manier van punt A naar punt B krijgt. Het punt is dat je alle ‘factuurjasjes’ op dezelfde hangers in dezelfde kast wilt opbergen. Anders gezegd: je wilt alle facturen op eenduidige wijze verwerken, ongeacht de leveranciers, het formaat van de factuur en het kanaal van ontvangst.
De vraag is: hoe doe je dat?
Whitepaper e-facturen verwerken
7 tips om jouw xml-facturen een plek te geven
Totaaloplossing: dé uitkomst voor de ‘hybride ontvangststructuur’
Het liefst zou je een standaardstructuur afspreken voor de wijze waarop je een factuur boekt. Maar gezien de ‘hybride ontvangststructuur’ waarmee financieel-administratieve afdelingen te maken hebben, is dat vooralsnog onmogelijk.
Je proces slimmer inrichten?
Wil je de diverse stroom van inkoopfacturen goed coördineren en een eenduidige verwerking realiseren? Dan heb je een goed systeem voor inkoopfactuurverwerking en -fiattering nodig. Een totaaloplossing die alle factuurformaten aankan en een signaal geeft bij afwijkende (e-)facturen. Meer weten?
