Procuratieschema: wat is het en hoe zet je het op? [4-stappenplan en 9 tips]

Procuratieschema inrichten: 9 praktische tips

1. Stel drempelbedragen in
   

   Wanneer je een procuratieschema opzet, kan je ervoor kiezen om te werken met budgethouders. Daarbij geef je aan wie tot welk bedrag mag goedkeuren. Persoon A is bijvoorbeeld gemachtigd om facturen tot 500 euro te fiatteren, persoon B (de manager van persoon A) mag facturen tot 1.000 euro fiatteren en persoon C krijgt facturen van meer dan 1.000 euro aangeboden. Dit systeem bevordert de snelheid, want zo gaan kleinere facturen sneller door het accorderingsproces heen. Houd wel rekening met de bedragen waarmee je typisch te maken hebt. Krijg je bijvoorbeeld vooral facturen van 10.000 euro of meer binnen, dan is het niet raadzaam om met stapjes van 500 euro te werken.

2. Overweeg fiattering in lijstvorm
   

   Wil de directeur élke factuur apart bekijken — ook een waar een bedrag van enkele euro’s op staat? Vaak is het handig om facturen in lijstvorm aan te bieden, zodat kleine facturen in één oogopslag te zien zijn. Sommige workflow-oplossingen bieden deze optie. Facturen waar lage bedragen op staan, kunnen zo snel geaccordeerd worden.

3. Stel vervangers in
   

   Wat gebeurt er als een goedkeurder op vakantie gaat of ziek is? Bedenk van tevoren wie vervangers mogen instellen. Is dat alleen de goedkeurder zelf of ook iemand van de financiële administratie? Vaak is de laatste optie handig, omdat een zieke collega waarschijnlijk niet kan inloggen in het systeem om een vervanger in te stellen.

4. Zorg dat élke factuur bij iemand terechtkomt
   

   Soms voldoet een factuur aan geen enkele voorwaarde. Denk uit wat er in dat scenario met het document moet gebeuren, zodat het niet gaat rondzweven in het luchtledige totdat de leverancier belt om te vragen waar de betaling blijft (dit gebeurt vaker dan je denkt!). Elke factuur moet bij iemand binnen je organisatie terechtkomen!

5. Stel weldoordachte scenario’s op (en test ze!)
   

   Wat is voor jou het belangrijkst: administratie, bedrag, grootboek, kostenplaats of een combinatie hiervan? Het is verstandig om dit te bepalen vóórdat je het procuratieschema inricht. Daarnaast is het essentieel om alle mogelijke scenario’s goed te testen voordat het procuratieschema live gaat. Want wanneer het eenmaal staat, kost het doorvoeren van aanpassingen veel meer tijd en inspanning. Er zitten dan immers al facturen in de flow!

6. Bepaal hoe je omgaat met verzamelfacturen
   

   Verwerk je regelmatig verzamelfacturen? Houd er dan rekening mee dat het langer duurt om daarop akkoord te krijgen. Meerdere mensen moeten een blik werpen op de factuur, waardoor het proces soms ernstig vertraagt. Bedenk goed of je met dergelijke facturen wilt blijven werken. Misschien kun je bijvoorbeeld overstappen op één factuur per order- of projectnummer. Daarmee gaat het verwerkingstempo vaak omhoog.

7. Stel de juiste notificaties in
   

   Hoe weten goedkeurders dat zij een handeling moeten verrichten in het procuratieschema? Krijgen ze bijvoorbeeld een mail of zien ze een pop-up? Bepaal welke notificaties je wilt instellen en in welke frequentie mensen deze moeten ontvangen. Zo weten mensen wanneer het tijd is om actie te ondernemen. En alleen dán heeft jouw goed opgezette procuratieschema resultaat!

8. Zorg voor duidelijke instructies
   

   Wanneer je bezig bent met het inrichten van je procuratieschema, ben je daar misschien zo op gefocust dat je niet aan het uiteindelijke proces denkt. Maar het gaat erom dat dát goed verloopt. Zorg daarom dat medewerkers aan het begin duidelijke instructies krijgen omtrent de taken die zij gaan uitvoeren in het proces.

9. Overweeg automatische goedkeuring
   

   Afhankelijk van je pakket kan je instellen dat bepaalde facturen automatisch goedgekeurd worden. Denk aan facturen voor schoonmaak, telefonie en leasekosten, maar ook gas, water en licht. Deze ontvang je vaak maandelijks en de bedragen zijn in principe hetzelfde. Wellicht wil je zulke facturen slechts één keer per jaar inzien en is het daarna alleen nodig om ernaar te kijken indien er afwijkingen zijn. In dat geval kun je automatische goedkeuring inbouwen in je procuratieschema.

Wil je nog meer weten? Schrijf je in voor onze nieuwsbrief of volg onze LinkedIn pagina!