Touchless factuurverwerking op de manier die past bij jouw proces

Twee routes naar touchless factuurverwerking

Hoe ver je factuurverwerking kunt automatiseren hangt samen met de inrichting van je financeproces. Processen, systemen en verantwoordelijkheden verschillen per organisatie. Daardoor bestaat er niet één vaste route naar touchless werken.

Sommige organisaties hebben workflows, controles en boekingen al goed ingericht in het ERP. Zij zoeken vooral een oplossing die zorgt voor schone en gevalideerde factuurdata. Andere organisaties hebben behoefte aan een centrale omgeving voor AP automation, waarin facturen worden herkend, gematcht en voorbereid voordat ze naar het ERP gaan.

Route 1: gevalideerde factuurdata richting het ERP

Voor veel organisaties blijft het ERP de centrale plek voor de financiële verwerking. Hier vinden bijvoorbeeld de boeking, goedkeuring en verdere controles plaats. In dat geval begint automatisering met de kwaliteit van de gegevens die het ERP binnenkomen.

Een factuur wordt automatisch ontvangen, herkend en gecontroleerd. Belangrijke gegevens zoals de leverancier, factuurdatum, bedragen, btw- informatie en referenties, worden uitgelezen en gevalideerd. Klopt de informatie? Dan kan de factuur automatisch worden doorgezet. Ontbreekt er iets of wijkt een gegeven af? Dan wordt dit zichtbaar voordat de informatie in de administratie terechtkomt.

Het financeteam hoeft hierdoor niet iedere factuur handmatig te controleren of gegevens over te typen. Tegelijkertijd blijft de bestaande inrichting van het ERP leidend.

Route 2: facturen voorbereiden en boeken vóór het ERP

Andere organisaties willen vóór het ERP meer stappen automatiseren. Dat kan relevant zijn bij grote aantallen facturen, meerdere administraties of veel uitzonderingen. Ook kan het ERP onvoldoende mogelijkheden bieden voor uitgebreide matching en automatische boekingsvoorstellen.

Binnen een centrale omgeving voor AP automation worden facturen niet alleen herkend en gevalideerd. De gegevens worden ook gekoppeld aan informatie uit andere systemen, zoals stamdata, inkooporders, contracten, kostenplaatsen en eerdere boekingen.

Op basis van deze informatie kan de software bepalen waar een factuur thuishoort en hoe deze moet worden geboekt. Zo ontstaat automatisch een boekingsvoorstel met de juiste administratieve gegevens. Alleen afwijkingen en uitzonderingen komen bij een medewerker terecht. Deze manier van werken wordt ook wel touchless boeken genoemd.

Betrouwbare data als basis

Touchless factuurverwerking betekent niet dat menselijke controle volledig verdwijnt. Medewerkers hoeven niet meer iedere factuur op dezelfde manier te bekijken. Reguliere facturen kunnen automatisch worden verwerkt, terwijl finance zich richt op uitzonderingen en afwijkingen.

Voorwaarde is wel dat de herkende factuurdata betrouwbaar is. Een hoge herkenningsgraad is belangrijk, maar niet voldoende. De informatie moet ook volledig en correct zijn voordat deze verdergaat.

Slimme IDP-software combineert herkenning met herkenningsgarantie. Factuurgegevens worden automatisch uitgelezen en waar nodig aanvullend gecontroleerd. Zo ontstaat 100% schone en gevalideerde factuurdata die betrouwbaar kan worden gebruikt in het vervolgproces.

Steeds verder touchless werken

Factuurverwerking automatiseren begint niet bij de vraag welk systeem het belangrijkst is. Het begint bij de vraag hoe je facturen betrouwbaar en met zo weinig mogelijk handmatig werk door je financeproces laat gaan.

Wil je vooral schone en gevalideerde factuurdata richting je ERP sturen? Dan ligt de nadruk op touchless verwerken. Wil je ook matching en boekingsvoorstellen vóór het ERP organiseren? Dan kun je een stap verder gaan met touchless boeken.

Meer weten?

Benieuwd welke route naar touchless factuurverwerking het beste past bij jouw organisatie? We denken graag met je mee over de inrichting van je proces, de rol van je ERP en de mogelijkheden van herkenningsgarantie. Zo ontdek je hoe je facturen sneller, betrouwbaarder en met minder handmatig werk kunt verwerken.