Vollständige Kontrolle
Ohne einen klaren Überblick wird der Bestellprozess schnell unübersichtlich: Bestellungen treffen über einzelne E-Mails ein, unklare Absprachen und fehlende Transparenz führen zu Verzögerungen, Fehlern und einer unkontrollierten Zunahme von Bestellungen. Das resultiert in unnötigen Kosten und dem Verlust der Kontrolle über Budgets und Lieferanten. Dank intelligenter Anbindungen an Lieferantenportale und Kataloge können Mitarbeitende jetzt schnell und einfach die richtigen Produkte auswählen – zu vorher vertraglich vereinbarten Konditionen. So vermeiden Sie unerwünschte Ausgaben und behalten die volle Kontrolle über Kosten, Budgets und Lieferanten.
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Möchten Sie mehr über unsere Einkaufslösung für Ad-hoc-Käufe im Bauwesen erfahren? Laden Sie das Whitepaper herunter und entdecken Sie die Vorteile unserer Lösung.
Alle Bestellungen an einem Ort
Whitevision in Kombination mit Inconto erstellt automatisch eine Bestellanforderung und sendet diese digital an den Lieferanten. Durch die Integration mit Ihrem ERP-System werden Kosten automatisch den richtigen Kostenstellen zugeordnet. So entsteht eine vollständig geschlossene Prozesskette – von der Anforderung bis zur Bezahlung.
Mit unserer Software schaffen Sie einen zentralen Ort, an dem alles zusammenläuft. Hier sehen Sie auf einen Blick, welche Anforderungen offen, genehmigt oder noch in Bearbeitung sind. Das verhindert Missverständnisse, beschleunigt Entscheidungen und sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen Budget und Compliance stets im Blick behält. So holen Sie das Maximum aus Ihrem Beschaffungsprozess – ganz ohne Aufwand und ohne Überraschungen.
So einfach kann Ihr Arbeitsprozess aussehen:
Anfrage
Die Mitarbeiter bestellen über einen benutzerfreundlichen Katalog, der auf Ihre Lieferanten und Verträge zugeschnitten ist.
Genehmigen und bestellen
Jede Anforderung durchläuft vordefinierte Genehmigungswege. So bleibt der Beschaffungsprozess jederzeit unter Kontrolle.
Bestellung und Auftrag
Nach der Genehmigung wird die Bestellung automatisch erstellt und über digitale Links an den Lieferanten gesendet.
Häufig gestellte Fragen
Was bedeutet der Begriff „Adhoc Einkäufe“ genau?
Adhoc Einkäufe sind kleine Änderungen, Korrekturen oder Ergänzungen, die während eines Bauprojekts entstehen. Diese führen oft zu einzelnen Bestellungen von Materialien und anderen kleinen Komponenten. Obwohl diese Bestellungen nur einen geringen Teil des Einkaufswertes ausmachen, verursachen sie aufgrund des zusätzlichen administrativen Aufwands unnötig viel Zeit- und Arbeitsaufwand. Mit der Adhoc-Einkäufe-Lösung von Whitevision digitalisieren und automatisieren Sie diesen gesamten Prozess und sparen so Zeit und Kosten.
Welche Vorteile bietet die Adhoc-Einkäufe-Lösung für Bauunternehmen?
Mit der Adhoc-Einkäufe-Lösung automatisieren Sie den gesamten Verarbeitungsprozess rund um Adhoc Einkäufe. Da Sie die manuelle Arbeit drastisch reduzieren, sparen Sie Zeit und arbeiten effizienter. Sie behalten den Überblick und haben direkten Einblick in die aufgegebenen Bestellungen. Es ist sehr einfach, detaillierte Berichte zu erstellen. Anhand dieser Berichte können Sie sehen, ob die Lieferanten ihre Vereinbarungen einhalten. Außerdem verfügen Sie so rechtzeitig über Managementinformationen, sodass Sie leichter datengestützte Entscheidungen treffen können.
Was ist der Unterschied zwischen einer Purchase-to-Pay-Lösung und der Adhoc-Einkäufe-Lösung von Whitevision?
Bei einer Purchase-to-Pay-Lösung bestellen Sie aus einem zentralen Katalog innerhalb des Systems. Unsere Adhoc-Einkäufe-Lösung funktioniert anders. Der Bauleiter bestellt weiterhin auf die gewohnte Weise – zum Beispiel telefonisch, per WhatsApp oder über einen Webshop. Auf dieser Grundlage erstellt unsere Software automatisch eine Bestellung.
Kann ich mich als Großhändler bei Whitevision anschließen?
Dies ist nicht möglich, da wir ausschließlich im Auftrag unserer Kunden arbeiten. Unsere Adhoc-Einkäufe-Lösung ist kein „Marktplatz“ für den Bauleiter. Wir arbeiten eng mit Großhändlern zusammen, aber sie bleiben unabhängig tätig.
Wie funktioniert die App für Bauleiter?
Die App ist sehr einfach zu bedienen. Wenn die Waren geliefert werden, kann der Bauleiter den Erhalt der Artikel direkt in der App bestätigen. Es ist auch möglich, Abweichungen zu erfassen und ein Foto der Lieferung hinzuzufügen. Das System verknüpft alle diese Informationen automatisch mit der Bestellung.
Wie berücksichtigt die Lösung Preisvereinbarungen?
Viele Bauunternehmen treffen jährlich Vereinbarungen mit Lieferanten. Das bedeutet, dass es pro Projekt Verträge mit Preislisten gibt. Die Adhoc-Einkäufe-Lösung prüft automatisch, ob die erhaltenen Artikel den vereinbarten Preisen entsprechen. Wie Sie mit Abweichungen umgehen, entscheiden Sie selbst. Sie können zum Beispiel monatlich oder vierteljährlich einen Bericht anfordern, um die Unterschiede zu sehen. Diesen Bericht können Sie anschließend an den Lieferanten senden, einschließlich der Bitte, eine Gutschrift zu erstellen.
Wie funktioniert die Anbindung zwischen Whitevision und Inconto?
Whitevision lässt sich nahtlos in Inconto integrieren und automatisiert die Verarbeitung eingehender Rechnungen. Mithilfe intelligenter Technologie werden Rechnungsdaten erkannt, ausgelesen und korrekt im Inconto-System verarbeitet.
Was macht die Integration zwischen Whitevision und Inconto einzigartig?
Inconto unterstützt Organisationen bei der Optimierung des Vertragsmanagements, des Einkaufs und der Rechnungsverarbeitung. Whitevision ergänzt dies um folgende Funktionen:
- Automatische Rechnungserkennung: Weniger manuelle Eingabe, mehr Effizienz.
- Matching: 3-Wege-Matching eingehender Rechnungen mit Bestellungen und Verpflichtungen auf Basis von Bestellpositionen.
Wie genau erleichtert mir Whitevision die Bearbeitung eingehender Dokumente?
Wir bieten eine bequeme Cloud-Lösung, um die Sie sich nicht kümmern müssen. Hosting und automatische Software-Updates sind in der monatlichen Gebühr enthalten.
Darüber hinaus verfügt Whitevision über Schnittstellen zu verschiedenen ERP-Systemen. Dank unserer engen Partnerschaften mit verschiedenen ERP-Anbietern bieten wir weitreichende Integrationen. Dies ermöglicht Ihnen eine reibungslose und einfache Verarbeitung eingehender Dokumente.
Wie kann ich den Prozess der Bearbeitung eingehender Dokumente noch einfacher gestalten?
Verbringen Sie zum Beispiel viel Zeit mit der Bearbeitung der überwältigenden Flut eingehender E-Mails? Der SMART E-Mail Handler nimmt Ihnen die Vorarbeit ab. Dieses Tool trennt, kombiniert und verschiebt automatisch Anhänge oder digitale Eingangsrechnungen.
Verbringen Sie Stunden damit, Kostenrechnungen aufzuschlüsseln, die Mehrwertsteuer pro Zeile neu zu berechnen und Eingangsrechnungen mit vielen Zeilen zu bearbeiten? Dann ist die Regelerkennung die Antwort.
Meine Frage ist nicht dabei, was ich am besten tun soll?
Senden Sie eine E-Mail an: [email protected] mit Ihrer Frage und Ihren Kontaktdaten, oder füllen Sie das Kontakt-Formular aus. Wir werden Ihre Frage so schnell wie möglich beantworten. Sind Sie bereits Kunde von Whitevision? Dann besuchen Sie das Kundenportal für weitere Informationen.
