3-Wege-Matching: Wie funktioniert es und was sind die Vorteile?

Müssen Sie regelmäßig einen Abgleich zwischen einer Bestellung, den darauf enthaltenen Belegen und der schließlich erhaltenen Rechnung vornehmen? Dann kann der 3-Wege-Abgleich mit intelligenter Software helfen. Aber wie genau funktioniert das? Und wie können Sie davon profitieren? In diesem Blogbeitrag erklären wir es Ihnen.

Was ist ein 3-Wege-Abgleich? Fallstudie und Verfahren

Angenommen, ein Projektleiter muss fünf Haustüren für die Häuser bestellen, die Ihr Unternehmen baut. Der erste Schritt besteht darin, eine Bestellung im ERP-System zu erstellen. Danach gibt der Projektleiter über den Einkäufer eine Bestellung beim Lieferanten auf. Dieser liefert die Haustüren auf die Baustelle, woraufhin der Projektleiter überprüft, ob alle fünf in gutem Zustand angekommen sind. Von da an arbeiten Sie in der Finanzverwaltung an der Rechnungsbearbeitung. Wenn Sie den 3-Wege-Abgleich manuell durchführen, müssen Sie anfangen, herumzutelefonieren. Zuerst kontaktieren Sie den Käufer und fragen, ob er fünf Türen bestellt hat. Als nächstes fragen Sie den Projektleiter, ob er fünf Türen erhalten hat. Schließlich müssen Sie die Rechnung neben die Bestellung legen und überprüfen, ob die beiden Dokumente übereinstimmen. Eine arbeitsintensive Aufgabe, die viel Zeit in Anspruch nimmt. Können Sie das nicht schneller erledigen? Auf jeden Fall – und das können Sie, wenn Sie den Prozess automatisieren. Eine intelligente OCR-Software erfasst auf einen Blick, dass Sie fünf Türen bestellt und erhalten haben, welcher Betrag vereinbart wurde und welcher Betrag auf der Rechnung steht. Sie können also drei verschiedene Elemente auf einmal überprüfen. Ein bequemer Weg des 3-Wege-Abgleichs, bei dem Sie nicht jedes Mal einzelne Rechnungen mit Bestellungen abgleichen müssen!

Wie macht man ein 3-Weg-Match mit intelligenter Software?

Der Prozess beginnt in Ihrem ERP-System. Dort erstellen Sie eine Bestellung, die ein Vorgesetzter genehmigen muss, damit die Bestellung aufgegeben werden kann. Nachdem Sie die Bestellung aufgegeben haben und sie eingetroffen ist, ändert sich der Status im ERP-System auf „eingegangen“. In dem Moment, in dem Sie die Rechnung erhalten, ruft die intelligente OCR-Software automatisch die Bestellung und die Quittung(en) ab, um sofort zu prüfen, ob sie übereinstimmen. Wenn eine 100%ige Übereinstimmung vorliegt (oder eine übereinstimmende Marge erreicht wird), kann das System die Rechnung automatisch buchen und im ERP-System zahlbar machen. Stimmt der Rechnungsbetrag nicht mit der Bestellung überein? In diesem Fall gibt die Software ein Signal, so dass Sie nachforschen können, was schief gelaufen ist. Falls nötig, können Sie einen Kollegen innerhalb des Systems um Rat fragen. Diese Kommunikation wird protokolliert, so dass Sie alle Nachrichten zu einem späteren Zeitpunkt überprüfen können. Außerdem können alle Beteiligten sehen, wo sich eine Rechnung gerade befindet und warum sie noch nicht gebucht oder bezahlt wurde. Praktisch, denn auf diese Weise behalten Sie jederzeit den Überblick!

Was sind die Vorteile der Automatisierung?

Wenn Sie mit Bestellungen arbeiten und den Bearbeitungsprozess am Frontend automatisieren, müssen Sie in der Finanzverwaltung viel weniger Arbeit leisten. Wie wir oben erklärt haben, wird bei einer Übereinstimmung eine Rechnung vollautomatisch gebucht und bezahlt. Und wenn es keine Übereinstimmung gibt, werden Sie von der Software sofort gewarnt. Das bedeutet, dass Sie nur noch andere Arten von Rechnungen (z. B. Spesenrechnungen) bearbeiten müssen. Auf diese Weise können Sie viele sich wiederholende Aufgaben eliminieren. Sie arbeiten also schneller und effizienter, so dass Sie Zeit für anspruchsvollere Aufgaben haben, die Sie glücklicher machen!