Warum die elektronische Rechnungsstellung ab 2026 keine Option mehr sein wird

Vom PDF zu Prozessdaten

Eine E-Rechnung ist mehr als nur eine PDF-Datei im E-Mail-Posteingang. Es handelt sich um eine strukturierte Rechnung, die direkt zwischen Softwaresystemen ausgetauscht wird, beispielsweise über Peppol. Die Daten können automatisch gelesen, überprüft und verarbeitet werden.

Dadurch steht die Rechnung nicht nur in digitaler Form zur Verfügung, sondern kann auch sofort für Verwaltungszwecke, bei der Rechnungsprüfung und im Berichtswesen genutzt werden. Und genau darin liegt der Mehrwert: weniger manueller Aufwand, weniger Fehler und eine bessere Kontrolle über den Prozess.

Europa gibt den Ton an

Mit ViDA, „VAT in the Digital Age“, strebt die Europäische Union eine Modernisierung des Mehrwertsteuersystems an. Ziel ist es, die Mehrwertsteuerprozesse weiter zu digitalisieren, Mehrwertsteuerbetrug einzudämmen und grenzüberschreitende Transaktionen transparenter zu gestalten. Die elektronische Rechnungsstellung wird somit in Europa zunehmend zur Norm. Die Umsetzung erfolgt schrittweise. Für grenzüberschreitende B2B-Transaktionen innerhalb der EU wird der 1. Juli 2030 ein entscheidendes Datum sein, da die digitale Meldung dann enger mit der elektronischen Rechnungsstellung verknüpft sein wird.

Die Umsetzung variiert je nach Land. Belgien ist für niederländische Unternehmen ein wichtiges Beispiel in der näheren Umgebung. In Belgien ist die strukturierte elektronische B2B-Rechnungsstellung seit dem 1. Januar 2026 für Transaktionen zwischen in Belgien umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen verpflichtend.

In den Niederlanden gibt es noch keine allgemeine B2B-Vorschrift, doch der Trend ist eindeutig. Wenn Sie Waren oder Dienstleistungen an die nationale Regierung liefern, ist die elektronische Rechnungsstellung bereits verpflichtend, wobei ein PDF-Dokument nicht als elektronische Rechnung gilt. Für internationale Organisationen, Unternehmen mit einer belgischen Niederlassung oder Lieferanten, die mit Kunden zusammenarbeiten, die eine elektronische Rechnungsstellung verlangen, ist die elektronische Rechnungsstellung bereits von Bedeutung.

Auch außerhalb der EU entwickelt sich der Markt in dieselbe Richtung. Im Vereinigten Königreich wurde angekündigt, dass die elektronische Rechnungsstellung für Umsatzsteuerrechnungen ab 2029 verpflichtend wird. Das Vereinigte Königreich ist zwar kein Mitglied von ViDA, doch diese Entwicklung folgt demselben Trend: Rechnungsdaten müssen zunehmend strukturierter, besser überprüfbar und leichter austauschbar werden. Ein per E-Mail versendetes PDF-Dokument reicht für diesen Zweck schlichtweg nicht aus.

Mehr Aufsicht, höhere Standards

Eine wichtige Entwicklung ist die Einführung von „Continuous Transaction Controls“, auch bekannt als CTC. Dieser Ansatz bietet Behörden einen schnelleren und strukturierteren Einblick in Transaktionen. Dies kann durch digitale Berichterstattung, elektronische Rechnungsstellung oder eine Kombination aus beidem erreicht werden.

Für den Finanzbereich bedeutet dies, dass die Qualität der Rechnungsdaten zunehmend an Bedeutung gewinnt. Denken Sie dabei an Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, Auftragsnummern, Lieferantenangaben, Beträge, Umsatzsteuerkennzeichen und Pflichtfelder. Fehler, die bisher manuell behoben wurden, könnten bald schneller zu Ablehnungen, Verzögerungen oder zusätzlichen Überprüfungen führen. Folglich wirkt sich die elektronische Rechnungsstellung nicht nur auf die Technologie aus, sondern auch auf die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Verwaltungsprozesse einrichten, überwachen und verbessern.

Was bedeutet dies für die Bereiche Finanzen und IT?

Im Finanzwesen verlagert sich der Schwerpunkt von der manuellen Bearbeitung hin zur Prozesssteuerung. Weniger Dateneingaben, weniger Suchaufwand und weniger Ausnahmen schaffen mehr Zeit für Analysen, das Cashflow-Management und das Lieferantenmanagement.

Für die IT liegt die größte Herausforderung in der Integration. Die elektronische Rechnungsstellung muss sich nahtlos in ERP-Software, Buchhaltungssysteme, die Dokumentenverarbeitung, Genehmigungsworkflows und Berichtsumgebungen einbinden lassen. Auch Sicherheit und Verfügbarkeit spielen eine wichtige Rolle, insbesondere wenn Rechnungen über Netzwerke wie Peppol gesendet und empfangen werden.

Der größte Mehrwert entsteht, wenn die Finanzabteilung und die IT-Abteilung gemeinsam den Prozess analysieren. Welche Rechnungen gehen ein? Welche Informationen fehlen häufig? Wo kommt es zu Verzögerungen? Und welche manuellen Schritte sind noch erforderlich?

Die Vorbereitungen beginnen nun

Die obligatorische elektronische Rechnungsstellung ist kein eigenständiges Compliance-Projekt. Sie ist Teil eines umfassenderen Wandels hin zu einer digitalen, datengesteuerten Verwaltung.

Für Unternehmen, die nach wie vor stark auf PDF-Rechnungen, E-Mail-Posteingänge und manuelle Überprüfungen angewiesen sind, ist das Jahr 2026 der richtige Zeitpunkt, um ihre Grundlagen in Ordnung zu bringen. Nicht, weil in den Niederlanden schon morgen alles verbindlich vorgeschrieben sein wird, sondern weil die Richtung bereits vorgegeben ist.

Die elektronische Rechnungsstellung macht Verwaltungsprozesse schneller, zuverlässiger und leichter nachverfolgbar. Wer jetzt damit beginnt, vermeidet späteres Handeln unter Zeitdruck und schafft einen Finanzprozess, der für die nächste Phase der europäischen und internationalen Digitalisierung gerüstet ist.