Zeit, dem Peppol-Netzwerk beizutreten? Das sollten Sie wissen!

Von verschiedenen Seiten hören Sie über das Peppol-Netzwerk. Vielleicht erhält und versendet Ihr Unternehmen bereits von Zeit zu Zeit Rechnungen über Peppol. Oder Sie sind gerade auf der Suche nach einem guten „Peppol-Ansatz“. Ist dies der richtige Zeitpunkt für Sie, dem Peppol-Netzwerk beizutreten? Und was genau bringt das mit sich? In diesem Blogbeitrag listen wir die wichtigsten „Peppol-Fakten“ für Sie auf!

Peppol-Netzwerk: Verpflichtungen und Möglichkeiten

Wenn Sie Rechnungsdaten per E-Mail austauschen, sind damit auch Sicherheitsfragen verbunden. Peppol wurde geschaffen, um eine sichere Umgebung für diesen Austausch zu schaffen. Außerdem arbeitet das Peppol-Netz mit einem Verifizierungssystem. Das bedeutet, dass sich die Nutzer nach einem bestimmten Verfahren identifizieren müssen. Auf diese Weise werden Geisterrechnungen verhindert.

Eingangsrechnungen werden auf diese Weise überprüft – und sie entsprechen einem einheitlichen Format. Das erleichtert die Verarbeitung erheblich. Und genau das ist auch das Ziel des Peppol-Netzwerks: den Prozess reibungsloser zu gestalten.
Nun zur entscheidenden Frage: Ist die Nutzung von Peppol verpflichtend?
Das kommt darauf an. Wer Rechnungen an die niederländische Regierung stellt, ist verpflichtet, diese über das Peppol-Netzwerk zu versenden. Auch in mehreren anderen EU-Ländern ist dies inzwischen gesetzlich vorgeschrieben. Diese Entwicklung wird also durch staatliche Vorgaben und Gesetzgebung vorangetrieben.
Deshalb gilt: Bereiten Sie sich rechtzeitig vor.
Das dient nicht nur der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sondern auch Ihrer Sicherheit – denn das Peppol-Netzwerk ist deutlich sicherer als der Rechnungsversand per E-Mail.

Darüber hinaus bietet Peppol nicht nur für die Finanzabteilung interessante Möglichkeiten, sondern auch für den Einkauf. Wenn Sie mit Bestellungen arbeiten, können Sie diese über das Peppol-Netzwerk austauschen – und zwar in Form von E-Orders. Auch wenn sich dieser Bereich noch in der Anfangsphase befindet, ist die Funktion bereits verfügbar.
Kurz gesagt: Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um Ihr Unternehmen auf Peppol vorzubereiten. Natürlich ist es sinnvoll, bestimmte Maßnahmen zu ergreifen, damit Sie effizient damit arbeiten können. Doch wie funktioniert das? Und was sollten Sie dabei beachten?

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Peppol, DICO, XML, pdf: Wie bekommt man den hybriden Rechnungsfluss in den Griff?

Koordinierter Empfang von Rechnungen: Welche Möglichkeiten haben Sie?

Peppol ist nicht das einzige Format in der „Beschaffungsrechnungslandschaft“. In der Tat gibt es alles, vom „altmodischen“ pdf bis zu DICO und XML. Sie wollen einen Weg finden, mit all diesen Formaten umzugehen. Viele ERP-Systeme können dies auf der Versandseite gut handhaben. (Ein Tipp: Wenn Sie wissen möchten, ob Ihr Kunde elektronische Rechnungen empfangen kann, finden Sie es mit dem NPa Peppol Test Tool heraus).

Aber wie koordinieren Sie all die eingehenden Rechnungen? Oft gibt es hier eine hybride Struktur. Sie erhalten Rechnungen von verschiedenen Anbietern, die alle ein anderes Format wählen. So erhalten Sie PDF-, DICO-, XML- und Peppol-Rechnungen.

Theoretisch ist es möglich, das „Zepter der Finanzverwaltung“ zu schwingen: Sie fordern alle Ihre Lieferanten freundlich aber bestimmt auf, nur noch Rechnungen über das Peppol-Netzwerk zu versenden, so dass Sie am Ende nur noch ein Format erhalten. Aber in der Praxis ist das meist keine praktikable Lösung.

Was Sie tun können? Peppol in eine „hybride Empfangsstruktur“ integrieren.

Vereinbarung mit einem Dienstleister oder einem One-Stop-Shop für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen?

Eigentlich ist das Peppol-Netz wie ein Mobilfunk- oder Energienetz. Es ist zentral eingerichtet, aber wenn Sie es nutzen wollen, müssen Sie einen Vertrag mit einem Dienstleister abschließen. Kümmert sich Ihr ERP-System um den Versand von Peppol-Rechnungen? Dann ist es wichtig, dass Sie gesonderte Vorkehrungen für die Empfangsseite treffen. Das machen Sie entweder direkt mit einem Dienstleister oder über einen Vermittler.

Oft ist die letztere Option bequemer. In der Tat lösen Sie damit das hybride Problem. Ein zuverlässiger Vermittler ist eine Art Telefonladen: Hier schließen Sie den Vertrag mit einem Peppol-Dienstleister und können eine Gesamtlösung für die Verarbeitung aller Arten von Eingangsrechnungen nutzen, unabhängig von Format und Eingangskanal. Über einen solchen One-Stop-Shop für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen koordinieren Sie also die vielfältigen Rechnungsströme!

Peppol Rechnungsbearbeitung: Was kostet das wirklich?

Die Kosten hängen von dem Anbieter ab, den Sie wählen. Schließen Sie Ihren Vertrag direkt mit einem Anbieter ab? Dann wird Ihnen wahrscheinlich ein Abonnement angeboten. Arbeiten Sie mit einem Zwischenhändler zusammen? Dann zahlt dieser in der Regel einen bestimmten Betrag pro Peppol-Rechnung an den Anbieter. Der Zwischenhändler kann diesen Betrag an Sie weitergeben oder angeben, dass er in dem Preis, den Sie für die Gesamtlösung zahlen, enthalten ist.

Wie „betreten“ Sie das Peppol-Netzwerk eigentlich?

Sobald Sie einen Vertrag abgeschlossen haben, müssen Sie Peppol aktivieren. Dazu durchlaufen Sie zunächst die Verifizierung. Als nächstes müssen Sie den direkten Abruf von Dokumenten in Ihrem Softwaresystem aktivieren. Letzteres mag kompliziert klingen, aber in der Praxis kann es sehr einfach sein. In der Tat übernimmt diese Aufgabe oft Ihr ERP-Anbieter oder Zwischenhändler!

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