Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Vereinfacht bis zur Perfektion.
Hat Ihr Unternehmen den Wechsel zur digitalen Verarbeitung von Beschaffungsrechnungen vollzogen, um die Effizienz zu steigern oder moderne Geschäftsanforderungen zu erfüllen? Das Ziel ist einfach: Prozesse optimieren, Kosten senken und Fehler reduzieren. Die Realität kann jedoch komplex sein, da es eine Vielzahl von Rechnungsformaten und -methoden gibt. Wie können Sie eine reibungslose, einheitliche Verarbeitung dieser unterschiedlichen Beschaffungsrechnungen sicherstellen? Mit Whitevision! Wir bieten Ihnen eine optimierte Lösung für alle Ihre Rechnungsbearbeitungsanforderungen.
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In unserem Whitepaper erfährst du, was jetzt wichtig ist, welche Formate relevant sind und wie du deinen Prozess fit für die Zukunft machst.
So funktioniert Whitevision.
Wenn Sie sich für Whitevision entscheiden, profitieren Sie von Komfort, Geschwindigkeit und Präzision bei der Rechnungsbearbeitung. Lassen Sie sich nicht länger vom Format oder der Quelle von Einkaufsrechnungen beunruhigen. Whitevision garantiert die korrekte Interpretation und Verarbeitung jeder Rechnung. Erhalten Sie eine Mischung aus PDF-, Papier- und digitalen Rechnungen? Gibt es Lieferanten, die ihre Rechnungen direkt in den E-Mail-Text einfügen? Mit Whitevision behandeln Sie all diese Rechnungen einheitlich. Wir unterstützen alle gängigen Formate, und unsere intelligente Lösung bietet eine optimierte Anzeige der Rechnungsdaten. Darüber hinaus generiert das System automatisch Bearbeitungsvorschläge, was den Prozess beschleunigt und vereinfacht!
Projektrechnungen
Im Projektgeschäft sind Rechnungen häufig mehr als nur einfache Abrechnungen. Sie können sich auf Projektphasen, Teillieferungen oder Gebinde beziehen, oder es kann sich um Schlußrechnungen handeln. Whitevision stellt sicher, daß Sie alle diese Rechnungsarten problemlos verarbeiten können, so detailliert und komplex sie auch sein mögen.
Abschlagsrechnungen
Abschlagsrechnungen beziehen sich z.B. auf ein Gebinde, oder auf eine Projektphase, und enthalten häufig Pauschalbeträge, wie z.B. “Phase 1: Betonarbeiten – 10.000 EUR”. Whitevision identifiziert solche Rechnungen automatisch und kann sie direkt verbuchen, was Zeit spart und den Aufwand reduziert.
Intelligente Handhabung
Teilrechnungen
Solche Rechnungen führen Lieferungen und Leistungen im Detail auf. Vor der Bezahlung können Sie prüfen, ob alles seine Richtigkeit hat – sind die Mengen korrekt, ist tatsächlich alles geliefert worden?
Falls etwas fehlt, oder nicht korrekt ist, können Sie Berichtigungen oder ggf. auch Rechnungskürzungen vornehmen. Whitevision kennzeichnet diese Differenzen und stellt sicher, daß nur die freigegebenen Beträge verbucht werden. So bleiben Änderungen oder Kürzungen transparent.
Schlußrechnungen
Die Schlußrechnung beinhaltet das gesamte Projekt, incl. der bereits in Rechnung gestellten Beträge. Wenn zum Beispiel der Gesamtbetrag der Schlußrechnung 100.000 EUR ist, von denen 70.000 EUR bereits in Rechnung gestellt wurden, verbleiben 30.000 als offener Rechnungsbetrag. Whitevision berechnet diese Beträge, vergleicht sie mit den Vertragsinformationen und verarbeitet nur die offenen Beträge weiter.
Mit Whitevision können Sie auch die komplexesten Rechnungen auf einfache Weise verarbeiten – schnell, genau und ohne viel Aufwand.
Häufig gestellte Fragen
Was bietet Whitevision für die Bearbeitung von Beschaffungsrechnungen?
Whitevision macht das Buchen, Genehmigen und Archivieren von Beschaffungsrechnungen so einfach wie nie zuvor. Egal, ob Sie mit Papier-, PDF- oder XML-Dateien arbeiten, unsere intelligente Software verarbeitet alles schnell, fehlerfrei und effizient.
Unterstützt Whitevision die elektronische Rechnungsstellung?
Ja, Whitevision ist vollständig für die elektronische Rechnungsstellung vorbereitet. Wir unterstützen die Verarbeitung von Rechnungen in verschiedenen Formaten, darunter PDF, Papier und XML. Das macht Ihrem Unternehmen den Übergang zur digitalen Rechnungsverarbeitung leicht.
Was passiert, wenn ich verschiedene Arten von Rechnungen von Lieferanten erhalte?
Ganz gleich, ob Sie Rechnungen in Papierform, im PDF-Format oder in digitaler Form erhalten, Whitevision sorgt für eine einheitliche Verarbeitung. Unsere Lösung bietet einen optimierten Überblick über alle Rechnungsdaten und generiert automatisch Bearbeitungsvorschläge, um den Prozess zu beschleunigen.
Hilft mir Whitevision auch bei der Genehmigung von Dokumenten?
Für die digitale Weiterleitung, Prüfung und Genehmigung von Dokumenten bieten wir eine praktische Workflow-Software. Diese ist in allen Varianten enthalten. So ist Ihr Genehmigungsprozess stets überschaubar, transparent und einfach.
Kann ich Dokumente auch über mein Tablet und Telefon genehmigen?
Ja, das können Sie. Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Genehmigungsprozesse und Scandaten. Jederzeit und überall mit der Whitevision App. Genehmigen Sie Rechnungen digital, prüfen Sie Dokumente und scannen Sie Belege. Entdecken Sie die Vorteile für Ihr Unternehmen.
Wie lange ist meine Aufbewahrungsfrist für Rechnungen?
Um sicherzustellen, dass unsere Kunden immer mit der Geschwindigkeit und Einfachheit weiterarbeiten können, die sie von uns gewohnt sind, gilt für verarbeitete Dokumente eine Aufbewahrungsfrist von 90 Tagen. Diese Frist beginnt, sobald die Dokumente den Verarbeitungsprozess von Whitevision vollständig durchlaufen haben. Nach 90 Tagen werden die Dokumente automatisch aus der Datenbank gelöscht. Alle erforderlichen Dokumente und Daten verbleiben sicher im ERP-System des Kunden, wo sie weiterhin verwaltet werden können.
Wie kann ich darauf achten, dass ich keine doppelten Rechnungen in meinen Unterlagen habe?
In Whitevision erhalten Sie ein Signal auf Rechnungsnummernebene. Wenn eine Rechnung mit der gleichen Rechnungsnummer bereits einmal durch unsere Software gelaufen ist, erhalten Sie eine entsprechende Meldung.
Meine Frage ist nicht dabei, was ich am besten tun soll?
Senden Sie eine E-Mail an: [email protected] mit Ihrer Frage und Ihren Kontaktdaten, oder füllen Sie das Kontakt-Formular aus. Wir werden Ihre Frage so schnell wie möglich beantworten. Sind Sie bereits Kunde von Whitevision? Dann besuchen Sie das Kundenportal für weitere Informationen.
Ihr Rechnungsverarbeitungsprozess. Vereinfacht mit Whitevision.
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In guter Gesellschaft
Franssen Franken
Trebbe
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Entdecken Sie selbst, wie unsere Lösungen die Bearbeitung von Einkaufsrechnungen vereinfachen. Vereinbaren Sie einen Termin für eine Demo und lassen Sie Whitevision die „Einfachheit“ in Ihren Rechnungsbearbeitungsprozessen realisieren.
