Barli

Maakt gebruik van

Barli hat sich auf modulare Bausysteme spezialisiert und baut sie aus Holz. In der eigenen Megawerkstatt in Uden arbeitet das Unternehmen sehr effizient an nachhaltigen Ferienwohnungen, Häusern und Apartments. Von (halb-)permanenten bis hin zu temporären Unterkünften: Das engagierte Spitzenteam von Holzbauern, The Blue Army, stellt gemeinsam in Windeseile komplette Projekte auf die Beine. Mit seiner modularen Holzbauweise und dem formbaren Wohnkonzept Barli Base zeigt das Unternehmen, dass Bauen nachhaltiger und effizienter sein kann. Schon vor mehr als 30 Jahren war Barli ein Pionier der Fertigbauweise. Und auch heute noch ist das Unternehmen ein Innovator in der Branche.

Der Bedarf

Barli wird größer und größer. Das bedeutet, dass die Anzahl der eingehenden Rechnungen zunimmt. Das Unternehmen arbeitete bereits mit einer Scan- und Erkennungslösung, aber irgendwann entsprach diese nicht mehr den Anforderungen des Unternehmens. Es waren immer noch zu viele Arbeitsschritte erforderlich, um Eingangsrechnungen zu bearbeiten, zum Teil weil die damalige OCR-Software keine Schnittstelle zum ERP-System 4PS hatte. Barli brauchte eine nahtlose Verbindung, die die sich wiederholende Arbeit wirklich minimieren würde. Also begann die Suche nach einer anderen Automatisierungslösung.

Die Lösung

Ein Mitarbeiter hatte bereits in der Vergangenheit mit Whitevision gearbeitet und war von der Gesamtlösung sehr angetan. Eine erste Recherche ergab, dass Whitevision ein Partner von 4PS war. Es stellte sich heraus, dass die beiden Systeme hervorragend zusammenpassen. Außerdem war das Unternehmen von der Selbstlernfähigkeit von Whitevision begeistert: Dies würde eine Menge Zeit bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen sparen. Diese Vorteile führten zu einer konkreten Entscheidung: Barli wechselte zu Whitevision.

Die Vorteile von Whitevision

Erhebliche Zeitersparnis durch selbstlernende Software.
Effizienzsteigerung durch viele Optionen zur Automatisierung manueller Vorgänge.
Optimierter Genehmigungsprozess mit Whitevision Workflow.
Reibungsloser und koordinierter Implementierungsprozess.
Hervorragendes Support-Team, das sich sehr schnell um Fragen kümmert und über den Fortschritt der Bearbeitung informiert.

„Mit dem selbstlernenden System von Whitevision sparen wir unheimlich viel Zeit“, sagt Miriam de Kroon, Finanzverantwortliche bei Barli. „Sie beginnen bereits mit einer hohen Erkennungsrate. Aber auf lange Sicht, wenn Sie die Software richtig trainieren, bekommen Sie die Rechnungen gar nicht mehr zu sehen!“ Dies ist das erste System, mit dem Miriam auf diese Weise gearbeitet hat: „Mit Whitevision haben wir einen Effizienzschub erzielt, weil es sehr viele Möglichkeiten bietet. Ein Beispiel: Vor kurzem haben wir beschlossen, Rechnungen, die nicht unseren Anforderungen entsprachen, an Lieferanten zurückzuschicken. Was kam dabei heraus? In Whitevision gibt es die Möglichkeit, eine Vorlage für diesen Zweck zu verwenden. Sie müssen die E-Mail nur einmal einrichten. Dann füllt Whitevision mit einem Mausklick alle Lieferantendaten aus. Auch die Rechnung wird sofort angehängt. Das spart eine Menge manueller Arbeit!“

Wie genau funktioniert die Bearbeitung von Eingangsrechnungen mit Whitevision? Miriam erklärt: „Eine Rechnung kommt in unserem Rechnungspostfach an, das mit Whitevision verknüpft ist. Das OCR-System liest das Dokument und legt es in unserer Arbeitsmappe ab. Die meisten Rechnungsdaten sind bereits trainiert.

Und was passiert nach der Genehmigung? „Dann wird die Kontierung an 4PS übergeben, und die Rechnung ist fertig zur Zahlung. Die Rechnung wird auch sofort digital archiviert, so dass Sie später per Knopfdruck darauf zugreifen können.“