Breman

Die Notwendigkeit

Der Prozess der Bearbeitung von Eingangsrechnungen bei Breman war manuell. Da die Verwaltungsabteilung ein- bis zweimal pro Woche einen Stapel Rechnungen von mehreren Niederlassungen erhielt, war dies eine ziemliche Arbeit. Dinge wie Skonti wurden manuell auf der Rechnung vermerkt, und wenn ein Lieferant mehrere Rechnungen gleichzeitig schickte, mussten die Verwaltungsmitarbeiter einen Eintrag in Excel vornehmen. Kurzum, ein sehr zeitaufwändiger Prozess. Es könnte schneller und besser gemacht werden.

Die Lösung

Breman startete eine Suche nach Anbietern von elektronischen Datenverarbeitungslösungen. Das Ergebnis waren fünf Kandidaten, darunter Whitevision. Bei der Demo von Whitevision hat es bei Breman sofort Klick gemacht. Außerdem war die Verbindung mit 4PS, dem ERP-System, mit dem das Unternehmen arbeitet, ein großer Vorteil. Allerdings war Whitevision zu diesem Zeitpunkt noch ein recht junges Unternehmen – eine Tatsache, die eine Zeit lang Zweifel aufkommen ließ. Dennoch war Breman an einer Zusammenarbeit mit Whitevision interessiert. Und bis zum heutigen Tag ist das Unternehmen mit seiner Entscheidung sehr zufrieden.

Die Vorteile von Whitevision

1. Höhere Effizienz durch automatische Erkennung und schnelle Bearbeitung von Eingangsrechnungen; enorme Zeitersparnis
2. Weniger Fehler durch den Wegfall der manuellen Eingabe von Rechnungs-, IBAN-, Mehrwertsteuer- und Handelskammernummer u.a.
3. Sofortige Einsicht in Rechnungen bei Rückfragen von Lieferanten; keine Papierstapel mehr
4. Reibungslose Kommunikation und zugängliche Support-Abteilung
5. Blick für Innovationen; Whitevision arbeitet beispielsweise an NextGen-Software
6. Nahtlose Anbindung an das ERP-System 4PS Construct

„Wir verarbeiten viele Tausend Rechnungen pro Jahr, und ich finde es unglaublich erfreulich, dass dies jetzt reibungslos funktioniert“, sagt Gert Poetsma, Verwaltungsmitarbeiter bei Breman. „Whitevision hat sich zunächst wirklich mit uns zusammengesetzt, um zu sehen, was wir wollen und brauchen. Wir gaben dann an, dass wir einen Scan- und Erkennungsmodus haben wollten, der eingehende Rechnungen nach IBAN, Mehrwertsteuer und KvK-Nummer erkennt. Whitevision hat dies für uns möglich gemacht.“ Die Lösung war die Investition auf jeden Fall wert: „Natürlich kostet sie ein wenig, aber sie hat uns viel effizienter gemacht. Mit Whitevision gehört die ganze manuelle Arbeit der Vergangenheit an. Man muss keine Rechnungsnummern mehr eingeben, was bedeutet, dass es keine Tippfehler mehr gibt. Und wenn ein Lieferant eine Frage hat, kann man die Rechnungsnummer schnell in Whitevision nachschlagen. Wenn Sie sie anklicken, haben Sie sofort Einblick in die Situation. Deshalb verwenden wir die Lösung oft auch als Beratungsbildschirm!“