Franssen Franken

Franssen Franken ist das Vermietungsunternehmen für Baumaschinen, Arbeitsbühnen, Werkzeuge, Baugeräte und (Abfall-)Container in Limburg.
Das Familienunternehmen ist nahbar und pflegt kurze Kommunikationswege.
Ein kleines, ambitioniertes Team sorgt dafür, dass Kunden einen Rundum-Service von A bis Z erhalten.
Kann ein Mietwunsch nicht sofort erfüllt werden, sucht Franssen Franken nach einer passenden Lösung.

Der Bedarf

Bei Franssen Franken wurde die Verarbeitung von Eingangsrechnungen noch auf Papier durchgeführt. Die Finanzabteilung hatte viel Arbeit mit dem Abstempeln, der Kontierung und dem Umlauf der Rechnungen zur Genehmigung. Wenn Lieferanten mit Fragen anriefen, war es schwierig, den Status einer Rechnung nachzuvollziehen. Als die Anzahl der eingehenden Rechnungen zunahm, wurde der Aufwand zu groß. Franssen Franken entschied sich daher, den Prozess zu automatisieren.

Die Lösung

Ein Geschäftspartner war begeistert von Whitevision und lud Franssen Franken ein, sich die Lösung in Aktion anzusehen. Die Scan- und Erkennungssoftware und der Arbeitsablauf gefielen ihm sehr. Franssen Franken setzte sich mit Whitevision zusammen. Die Kombination aus einer Vor-Ort-Demo und einem günstigen Angebot gab den Ausschlag: Franssen Franken entschied sich für eine Partnerschaft mit Whitevision.

Die Vorteile von Whitevision

Mehr Zeit, um finanzielle Aufgaben zu übernehmen, die wirklich Menschen brauchen.
Rechnungen können im digitalen Archiv blitzschnell gefunden werden.
Ausgezeichnete Integration zwischen Whitevision und Exact.
Die OCR-Software und die Workflow-Software sind sehr benutzerfreundlich, so dass Sie schnell große Effizienzsteigerungen erzielen können.
Lösungsorientierte Support-Mitarbeiter lösen jedes Problem im Handumdrehen.

„Whitevision ist effizient und einfach zu bedienen. Die Lösung nimmt einem eine Menge Arbeit ab!“

„Whitevision hat uns viel Effizienz, Effektivität und Zeit gebracht“, sagt René Haan, Verwaltungsleiter bei Franssen Franken. „Früher haben wir viel Zeit damit verbracht, eine Einkaufsrechnung zu erfassen. Und wenn wir eine Rechnung später wiederfinden wollten, mussten wir sie im Schrank suchen. Whitevision verarbeitet die Rechnungen blitzschnell und speichert sie in einem digitalen Archiv. Innerhalb von zwei Minuten kann ich jede Rechnung einschließlich der dazugehörigen Notizen abrufen. Mit der Lösung von Whitevision haben wir eine Menge Zeit gespart.“

René kann die freigewordenen Stunden gut gebrauchen: „Seit Whitevision uns die Eingabearbeit abgenommen hat, habe ich mehr Zeit, mich um die Finanzarbeit zu kümmern, die wirklich Menschen braucht. In der Vergangenheit kam ich kaum dazu!“

"Ich muss keine Eingangsrechnungen mehr manuell buchen."

Seit Franssen Franken Whitevision einsetzt, hat René eine kontrollierende Funktion im Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung übernommen:
„Wenn wir eine digitale Rechnung per E-Mail erhalten, wird sie automatisch in Whitevision eingelesen. Wenn ich das Programm öffne, hat die intelligente OCR-Software bereits alle Rechnungsdaten erkannt – vom Kreditor bis zum Mehrwertsteuerbetrag. Alle Felder sind ausgefüllt.
Handelt es sich um einen neuen Lieferanten, füge ich nur noch das passende Sachkonto zu einer bestimmten Zeile hinzu. Das muss ich nur einmal machen, denn das selbstlernende System merkt sich diese Aktion für das nächste Mal. Seit wir Whitevision nutzen, musste ich keine einzige Eingangsrechnung mehr manuell buchen.“

Nachdem René eine Rechnung verarbeitet hat, gelangt sie in den Workflow.
„Auch dieser Verarbeitungsschritt ist automatisiert. Wenn zum Beispiel ein bestimmter Kollege immer die Rechnungen eines bestimmten Kreditors freigeben muss, kann man das im Vorfeld festlegen. Und die Workflow-Software ist einfach zu bedienen – wir arbeiten wirklich gern damit!“

"Die Integration zwischen Whitevision und Exact ist hervorragend"

Die Verbindung zwischen Whitevision und dem ERP-System Exact funktioniert einwandfrei. „Die Integration ist hervorragend“, sagt René. „Whitevision verwendet dieselben Bezeichnungen wie Exact. Man kann die Lösung als Erweiterung des ERP-Systems betrachten.“

Dass Whitevision das ständige manuelle Abtippen nahezu sofort überflüssig machte, war übrigens eine angenehme Überraschung: „Ich hatte erwartet, dass es mehrere Monate dauern würde, bis wir von den Vorteilen profitieren. Doch die Implementierung war kurz, wirkungsvoll und effizient. Die Lernkurve war nicht besonders steil – wer mit Exact arbeiten kann, kommt auch mit Whitevision schnell zurecht. Und unser Whitevision-Berater hat uns hervorragend unterstützt. Dadurch konnten wir in kürzester Zeit enorme Effizienzgewinne erzielen.“

"Whitevision verfolgt einen sehr lösungsorientierten Ansatz."

René empfindet die Zusammenarbeit mit Whitevision als sehr angenehm.
„Am Anfang habe ich den Support mehrmals kontaktiert, weil ich auf bestimmte Fragen gestoßen bin“, sagt er.
„Whitevision reagiert unglaublich schnell und kompetent. Die Mitarbeiter verfolgen einen sehr lösungsorientierten Ansatz. Dadurch ist keine einzige Frage unbeantwortet geblieben.“

Laut René ist Whitevision in jeder Hinsicht fokussiert:
„Es gibt nichts, was nicht machbar ist. Whitevision tut wirklich alles, um den Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung zu erleichtern – so bleibt mehr Zeit für entscheidende Aufgaben. Das macht die Lösung unglaublich effizient.“

Ob René Whitevision anderen Unternehmen empfehlen würde?
„Auf jeden Fall. Ich würde jedem raten, den manuellen Prozess hinter sich zu lassen und sich für Whitevision zu entscheiden. Die Entlastung im Arbeitsalltag ist enorm.
Ich bin so begeistert von der Lösung, dass Whitevision in Zukunft sogar eine noch größere Rolle in unserem Unternehmen spielen könnte. Wir nutzen noch gar nicht alle Funktionen – und profitieren trotzdem schon jetzt in hohem Maße!“