Heras Mobile Fencing

1952 wurde Heras als kleines niederländisches Familienunternehmen gegründet, das sich auf Zäune und Tore spezialisierte. Seitdem hat sich das Unternehmen zu einem führenden europäischen Komplettanbieter von Lösungen für den Perimeterschutz entwickelt. Es ist in acht Ländern tätig und beschäftigt mehr als 1.100 hochqualifizierte Experten. Bei Heras können wir zwischen permanenten Zäunen (Heras BV) und temporären Zäunen (The Mobile Perimeter Protection oder Heras Mobile Fencing) unterscheiden. In diesem Kundenfall geht es um den Einsatz von Whitevision in der letztgenannten Sparte, Heras Mobile Fencing. Diese Branche ist vor allem für Bau- und Veranstaltungszäune bekannt.

Der Bedarf

Wo befindet sich eine Rechnung derzeit? Und welchen Status hat sie? Diese Fragen waren bei Heras nicht leicht zu beantworten. Die Finanzverwaltung ließ die Rechnungen in Papierform zur Genehmigung zirkulieren. Dadurch fehlte es an Übersichtlichkeit. Die Tatsache, dass die Rechnungen im Archiv der Muttergesellschaft archiviert wurden, erleichterte die Suche nicht gerade: Das Auffinden einer Rechnung dauerte in der Regel sehr lange. Dies könnte effizienter gestaltet werden, dachte das Unternehmen.

Die Lösung

Ende 2015 entschied sich Heras schließlich für Whitevision. Das Unternehmen war überzeugt, dass die Software die bestehenden Probleme bei der Bearbeitung von Einkaufsrechnungen lösen würde. Außerdem war das System sehr benutzerfreundlich – ein großes Plus in den Augen von Heras.

Die Vorteile von Whitevision

Übersicht, so dass Sie sich jederzeit über den Status einer Rechnung informieren können.
Rechnungen können mit einem Knopfdruck im digitalen Archiv gespeichert werden.
Einheitliche Arbeitsweise innerhalb der Organisation, damit die Verwaltungsprozesse aller Einheiten besser in den Griff zu bekommen sind.
Effizientere Bearbeitung von Eingangsrechnungen und geringere Fehlerquote mit der intelligenten OCR-Software von Whitevision.
Stabile, umfassende Lösung und ausgezeichneter Support.

„Was ich an Whitevision schätze, ist, dass es einen sehr guten Überblick bietet“, sagt Danniëlle Vogels, Controlling Support bei Heras. „Wir wissen jetzt immer, welche Rechnung zu wem gehört. Früher haben wir das mit einer Liste nachgehalten, aber das war eine Menge Arbeit. Und Ausdrucke können immer verloren gehen. Außerdem brauchten wir viel physischen Speicherplatz. Immerhin muss man Rechnungen sieben Jahre lang aufbewahren. Das bedeutet eine Menge Papierkram! In unserem Fall gingen die Dokumente auch in das Archiv der damaligen Muttergesellschaft. Die Nachbearbeitung war also ein Drama: Wir mussten sie kontaktieren und die entsprechende Box anfordern, die dann durchsucht werden musste.“ Jetzt ist alles viel einfacher: „Auf Knopfdruck erfahren wir, wo sich eine Rechnung befindet und wie ihr Status ist. Und da Whitevision ein sehr benutzerfreundliches System ist, wissen wir immer genau, wo wir sein müssen. Sehr praktisch!“

"Whitevision in vier Begriffen? 'Stabil', 'benutzerfreundlich', 'klar' und 'digital'!"

Da Heras mit verschiedenen Unternehmen in mehreren Ländern zusammenarbeitet, gab es zuvor keine Einheitlichkeit innerhalb der Organisation. „Viele Teams gingen die Dinge auf ihre eigene Weise an“, sagt Danniëlle. „Nachdem wir uns um die Digitalisierung bemüht haben, hat sich das geändert. Wir haben jetzt viel mehr Halt innerhalb der Organisation, weil die Verwaltungsprozesse sehr rationalisiert sind. Whitevision hat uns dabei ungemein geholfen.“ Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen verläuft jetzt sehr reibungslos: „Wenn eine Rechnung eingeht, wird sie automatisch von der intelligenten OCR-Software von Whitevision erkannt. Das funktioniert sehr effizient und reduziert das Fehlerrisiko. Wir müssen nur noch eine Prüfung durchführen und die Rechnung in unserem Buchhaltungspaket erfassen. Dann durchläuft die Rechnung den Workflow zur Genehmigung. Dann verbuchen wir sie in unserem Finanzsystem und sie wird sofort archiviert. Sehr schön!“

"Whitevision bietet eine stabile Lösung und hervorragenden Support".

Dass Whitevision eine umfassende Lösung bietet, empfindet Danniëlle als äußerst positiv:
„Am Anfang muss man sich natürlich erst mit dem System vertraut machen, aber zum Glück ist es sehr benutzerfreundlich. Whitevision macht vieles wirklich einfacher. Ein Beispiel: Wenn ich mir die Kosten in unserem ERP-System 4PS Navision anschaue, kann ich die dazugehörige Rechnung direkt öffnen. Die Anbindung an Whitevision ist wirklich nahtlos.“
Außerdem schätzt Danniëlle die Stabilität der Lösung:
„Das System funktioniert einfach richtig gut. Und wenn wir doch einmal auf ein Problem stoßen, dann löst Whitevision es im Handumdrehen.“
Schon während der Implementierung wurde deutlich, dass Whitevision ein kundenfreundliches Unternehmen ist:
„Die Kommunikation war sehr angenehm. Whitevision ist keine riesige Organisation, bei der man seine Geschichte ständig neu erzählen muss. Die Atmosphäre ist sehr vertraut und angenehm. Man kann sich jederzeit an den Support wenden. Und wenn man wegen einer bestimmten Frage ein zweites Mal anruft, weiß das Team trotzdem noch genau, worum es geht!“

"Whitevision funktioniert sehr gut und bietet viele Möglichkeiten zur Erweiterung.

Ob Heras vorerst weiter mit Whitevision zusammenarbeiten will? „Ja, natürlich“, sagt Danniëlle entschieden. „Ich denke sogar, dass wir die Lösung in Zukunft gerne ausbauen würden. Whitevision bietet dafür viele Möglichkeiten. Und wir sind sehr zufrieden mit der Lösung.“ Danniëlle würde Whitevision daher anderen Unternehmen wärmstens empfehlen: „Sie arbeiten mit einem stabilen Paket, die OCR-Software funktioniert sehr gut und der Support ist hervorragend. Außerdem ist der Whitevision Workflow sehr praktisch für Leute, die oft unterwegs sind oder von zu Hause aus arbeiten. Denn er ermöglicht es Ihnen, Rechnungen jederzeit und überall zu genehmigen. Ideal!“