Hurks

Der Bedarf

Bis vor ein paar Jahren arbeitete Hurks noch auf eine ziemlich authentische Weise. Digitale Rechnungen wurden zunächst gedruckt und mit einem eindeutigen Barcode versehen und dann wieder in den Workflow eingespeist. Außerdem hatte das Unternehmen zwei verschiedene Konfigurationen: eine für Versorgungsunternehmen und eine für Wohnungsunternehmen. Dies führte zu einem ineffizienten Arbeitsablauf. Außerdem war es lästig, dass auf jeder Rechnung angegeben werden musste, wer sie genehmigen musste.

Die Lösung

Hurks wollte Rechnungen auf schnelle, effiziente und zuverlässige Weise verarbeiten und registrieren. Mit Whitevision war das Unternehmen in der Lage, dieses Ziel zu erreichen. Eine Integration mit Dynamics NAV ermöglichte es, Rechnungen automatisch mit den richtigen Mitarbeitern zu verknüpfen. Außerdem erhielten die Genehmiger nun über Whitevision Workflow ein automatisches Signal, wenn eine Rechnung fertig war, was die Durchlaufzeit erheblich verbesserte. Auch die Tatsache, dass Whitevision Lösungen beisteuerte, gab Hurks ein gutes Gefühl.

Die Vorteile von Whitevision

„Ohne die Integration zwischen Whitevision und unserem ERP-System 4PS Construct (Navision), das speziell auf die Bau- und Installationsbranche ausgerichtet ist, hätten wir unsere Ziele nicht erreichen können. Tatsächlich hätten wir immer noch doppelte Arbeit leisten müssen“, erklärt Sam. „Die große Stärke der Lösung von Whitevision ist also, dass sie hervorragend mit 4PS Construct (Navision) zusammenarbeitet. Whitevision erkennt die Rechnung und bringt sie in unser System. Das funktioniert einwandfrei, auch in 4PS Construct (Navision). Wir müssen uns also überhaupt keine Gedanken darüber machen.“ Außerdem hat die Lösung von Whitevision dafür gesorgt, dass weniger Fehler gemacht werden: „Wenn Sie Rechnungen manuell bearbeiten, können die Mitarbeiter einen Fehler machen und die falsche Projektnummer auf die Rechnung schreiben. Diese erreicht dann nicht den richtigen Projektleiter, was alles zusätzliche Zeit und Arbeit kostet. Mit Whitevision sind sowohl die Bearbeitungs- als auch die Genehmigungsprozesse flüssiger und fehlerfrei.“ Da Whitevision sich ständig weiterentwickelt, wird die Integration immer besser: „Folgeschritte sind, auch AK-Rechnungen sofort auf die richtige Kostenstelle zu differenzieren und Projektrechnungen sofort auf die richtigen Kostenträger zu kodieren. Die Regelerkennung von Whitevision wird uns in diesen Bereichen helfen.“

„Whitevision ist ein Produkt, das viele Bedürfnisse erfüllen kann. Ich kann mir vorstellen, dass es dadurch auch kompliziert zu implementieren ist, da jedes Bauunternehmen den Anspruch erhebt, auf dieselbe Weise zu arbeiten, obwohl wir alle einzigartig sind. Dass Whitevision dennoch in der Lage ist, unsere Bedürfnisse jedes Mal zu unserer vollen Zufriedenheit zu erfüllen, finde ich wirklich bewundernswert.“ Sam weist darauf hin, dass die Anwendung von Whitevision für den Endbenutzer sehr leicht zugänglich ist. „Ein Handbuch ist nicht einmal notwendig. Die Bearbeitung von Rechnungen geht reibungslos vonstatten, und die Genehmigung oder Ablehnung von Rechnungen ist etwas, das jeder tun kann.“ Dies war zum Teil auf die reibungslose Implementierung zurückzuführen: „Wir wurden in den gesamten Prozess einbezogen. Natürlich habe ich das auch von meiner Position aus gesteuert. Zum Beispiel konnte jeder die Punkte aufschreiben, die für ihn von Interesse waren, und als der Whitevision-Berater kam, haben wir diese Themen angesprochen. Das hat sehr gut funktioniert. Die Mitarbeiter von Whitevision verfolgen einen sehr transparenten Ansatz und melden sich immer bei uns zurück.

Ein weiterer Punkt, den Sam schätzt, ist, dass Whitevision mit Hurks mitdenkt und nur in Lösungen denkt: „Man muss nicht wirklich etwas erklären. Die Professionalität strahlt von ihnen aus. Als ich mich mit dem Produktmanager von Whitevision zusammensetzte, hatte ich sofort den Eindruck, dass er genau wusste, was wir wollten, womit wir es zu tun hatten, was wir brauchten und was auf dem Markt vor sich ging. Die Zusammenarbeit mit Whitevision ist gut – auch wenn Hurks Unterstützung braucht. „Im Allgemeinen lief das sehr gut, vor allem am Anfang. Dann mussten wir öfter Hilfe in Anspruch nehmen. Es war clever, dass der Support-Mitarbeiter so ruhig blieb, jedes Problem sehr ernst nahm und sich Zeit für uns nahm. Er konnte uns genau erklären, was los war und wie wir das Problem beheben konnten.“ Das war etwas, das Sam besonders fand: „Ich habe noch nie jemanden gesehen, der so schnell von einer Sache zur anderen wechselt.“ Auch bei Whitevision gibt es noch Raum für Verbesserungen: „Bei Whitevision gibt es eine Menge neuer Entwicklungen. Vor einiger Zeit habe ich darauf hingewiesen, dass dies aktiver kommuniziert werden könnte. Daran wird jetzt gearbeitet. Zum Beispiel gibt es jetzt Benutzertage, auf denen Whitevision mehr über die Möglichkeiten und Entwicklungspunkte erklärt. Als Kunde können Sie daran teilnehmen.“ Kurzum, Hurks ist mit Whitevision zufrieden. Im Moment hat das Unternehmen daher keine Pläne, zu einer anderen Lösung zu wechseln. „Whitevision entwickelt sich ständig weiter, zum Beispiel im Bereich Verkauf im Bauwesen und Regelerkennung. Damit können wir schließlich auch alles wieder effizienter und weniger fehleranfällig machen.“ Ob Sam Whitevision anderen Unternehmen empfehlen würde? „Wenn Sie so viele Rechnungen bearbeiten wie wir, würde ich sagen: Ja!“