Kesselaar ZN

Der Bedarf

Kesselaar ZN verwendete ein ERP-System, das die Mitarbeiter im Laufe der Zeit zu umgehen begannen.
Sie arbeiteten zunehmend mit Excel-Dateien und die Teammitglieder leisteten unnötige Doppelarbeit, was auf Kosten der Effizienz ging. Misserfolgskosten und Zeitverschwendung bei Prozessen waren die Folge. Kesselaar ZN beschloss, dass es an der Zeit war, ein neues System einzusetzen, um die Buchhaltung zu automatisieren. Zum einen, um effizienter zu arbeiten, und zum anderen, um für die (digitalen) Herausforderungen in der Baubranche gerüstet zu sein.

Die Lösung

Nach einer Suche entschied sich Kesselaar ZN für das ERP-System 4PS Construct. Bald darauf kam der Partner Whitevision ins Spiel. Der ERP-Anbieter erläuterte die enge Zusammenarbeit zwischen den beiden Parteien und wies darauf hin, dass Whitevision im Hinblick auf die Pläne für eine weitere Automatisierung äußerst nützlich sein würde.
Kesselaar ZN lud Whitevision ins Büro ein und ließ sich die Möglichkeiten erläutern. Die Entscheidung war schnell getroffen: Die Verbindung von Whitevision würde definitiv einen Mehrwert für das Unternehmen darstellen.

Die Vorteile von Whitevision

1. Standardisierte, optimierte Prozesse sind der Ausgangspunkt.
2. Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Befugnisse lassen sich leicht aufteilen.
3. Das papierlose Arbeiten bietet einen besseren Überblick und ein besseres Verständnis für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen.
4. Weniger Tipparbeit, mehr Effizienz und geringere Kosten.
5. Eine Lösung, die sich auf das Baugewerbe konzentriert und den Bedürfnissen von Bauunternehmen gerecht wird.

„Was mir an Whitevision gefällt, ist, dass es auf optimierten Prozessabläufen basiert“, sagt Ferry van Wilgenburg, Geschäftsführer von Kesselaar ZN. „Whitevision und 4PS Construct haben standardisierte Prozesse, an die verschiedene Rollen gekoppelt sind. Das hat den Vorteil, dass Sie jederzeit sehen können, wo sich eine Rechnung befindet. Außerdem können wir so Whitevision nutzen, um Bestellungen auf standardisierte Weise einzubringen.“ Seit Kesselaar ZN die Lösung von Whitevision einsetzt, läuft alles viel rationeller ab: „Wir können Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Befugnisse ganz einfach an der richtigen Stelle platzieren. Das passt zu unserer Geschäftsphilosophie!“

Ein großer Vorteil des Einsatzes von Whitevision? „Die leeren Schreibtische“, sagt Ferry. „Schon aus Gründen der Nachhaltigkeit wollten wir den Papierkram loswerden. Mit Whitevision haben wir den dafür notwendigen Schritt der Digitalisierung gemacht.“ Früher sah das Bürobild anders aus: „Auf den Schreibtischen lagen Stapel von Einkaufsrechnungen, mit denen die Mitarbeiter ‚etwas zu tun hatten‘. Whitevision hilft uns, den Überblick darüber zu behalten, wo sich die Rechnungen auf digitale Weise befinden. Als Vorgesetzter kann ich leicht überprüfen, wo sich die Rechnungen stapeln, damit ich die richtige Person kontaktieren kann. Und wenn jemand einmal krank ist, liegen die Einkaufsrechnungen nicht in einem Briefkasten, den niemand anschaut. Wir haben einen besseren Überblick und mehr Einblick, so dass wir ganz klar sehen können, wo die Prozesse reibungslos laufen und wo sie ins Stocken geraten.“

Mit Whitevision kann Kesselaar ZN den Fluss der Einkaufsrechnungen viel einfacher koordinieren – eine Herausforderung für Unternehmen, die Rechnungen digital empfangen. „Rechnungen kommen auf viele Arten und in verschiedenen Formen“, sagt Ferry. „Wenn wir uns mit dem Kunden auf Standards einigen, kann Whitevision die eingehenden Rechnungen scannen und automatisch in 4PS Construct einfügen. Das spart uns eine Menge Tipparbeit. Außerdem können wir durch die digitale Bearbeitung von Eingangsrechnungen viel effizienter arbeiten. So profitieren wir auch von großen Kosteneinsparungen.“ Für Ferry bedeuten die offensichtlichen Vorteile von Whitevision, dass sich die anfänglichen Versprechen erfüllen: „Manchmal sieht man Parteien, die am Anfang etwas anbieten, was sie am Ende nicht liefern können. Das ist bei Whitevision absolut nicht der Fall. Die Theorie stimmt mit der Praxis überein. Die Lösung tut, was sie tun soll und was wir von ihr erwarten. Sehr angenehm!“

Das Support-Team von Whitevision musste Kesselaar ZN noch nicht sehr oft in Anspruch nehmen. „Alles läuft gut“, sagt Ferry. „Außerdem passen Whitevision und 4PS Construct nahtlos zusammen.“ In den wenigen Fällen, in denen Kesselaar ZN Hilfe benötigte, verlief der Prozess reibungslos: „Whitevision hat unsere Frage auf gute und angenehme Weise gelöst. Das Team ist kompetent. Das habe ich gemerkt, als der Implementierungsberater von Whitevision in unser Büro kam. Er wusste wirklich, wovon er sprach.“ Dass die Zukunft rosig aussieht, ist offensichtlich. „Wenn Whitevision weiterhin so arbeitet, wird die Lösung auch in Zukunft eine Rolle für uns spielen. Es käme mir nicht in den Sinn, zu einem anderen Link zu wechseln. Das wäre eine Verschwendung meiner Zeit.“ Ferry würde zweifellos anderen Bauunternehmen empfehlen, mit Whitevision zu arbeiten: „Wenn Sie einen Wechsel in Erwägung ziehen, würde ich sagen, tun Sie es. Whitevision ist auf das Baugewerbe spezialisiert und weiß daher sehr gut, was in unserem Bereich vor sich geht. Das Unternehmen versteht, womit wir es zu tun haben und kann das sehr gut umsetzen!“