Raedts

Maakt gebruik van

Bouwbedrijf Raedts arbeitet für professionelle Kunden. Service, Wartung, Umbauten, Renovierungen und Gebäudemanagement gehören zu den Aktivitäten des Unternehmens. Gut ausgebildete Fachleute arbeiten in einer kollegialen Atmosphäre an (Miet-)Wohnungen, Schulen und Unternehmen. Qualität, Handwerkskunst und Zuverlässigkeit sind die Schlüsselwörter. Für die 70 Mitarbeiter des Unternehmens ist ein hohes Maß an Kundenzufriedenheit von zentraler Bedeutung. Eine perfekte Organisation des Bauprozesses ist die Grundlage für eine reibungslose Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten.

Der Bedarf

Raedts erhält viele Serviceaufträge. Anfragen für Reparaturen und vorbeugende Wartung erzeugen einen Zustrom von Rechnungen und Quittungen, die das Unternehmen schnell und korrekt bearbeiten muss. Als sich das Wachstum von Raedts beschleunigte, waren die 3 Verwaltungsangestellten auf Zack. Es war an der Zeit, die IKT-Umgebung zu optimieren. Unter anderem musste eine Technologie zur Verfügung gestellt werden, mit der das Unternehmen Serviceaufträge und Rechnungen mit vielen Zeilen noch effizienter bearbeiten konnte.

Die Lösung

Seit 1994 verwendet Raedts das ERP-System 4PS. Darüber hinaus arbeitet das Unternehmen seit Jahren sehr zufrieden mit der damit verknüpften Lösung für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen von Whitevision. Da Raedts immer schneller wuchs, beschloss es, mit seinem Whitevision-Berater zu sprechen, um noch mehr aus der Lösung herauszuholen. Bald kamen beide Parteien zu dem Schluss, dass einige zusätzliche Funktionen dem Unternehmen helfen würden, noch intelligenter und schneller zu arbeiten.

Die Vorteile von Whitevision

Die Zeitersparnis ermöglicht es den Verwaltungsmitarbeitern, auf einer höheren Ebene in den Geschäftsprozessen zu denken.
Geringere Fehlerspannen, da Übertippungen ausgeschlossen sind.
Enorme Zeitersparnis durch Abgleich und Regelerkennung.
Gute Integration zwischen Whitevision und 4PS: Die Bearbeitung von Einkaufsrechnungen erfolgt in 1 System.
Kompetenter, hilfsbereiter Whitevision-Berater und guter Support

„Wir haben viel in die Erweiterung unserer Whitevision-Lösung investiert, aber wir haben diese Investition mehr als wieder hereingeholt“, sagt Rob Kessels, Leiter Finanzen und Controlling bei Raedts. „Unsere Verwaltungsmitarbeiter haben jetzt viel mehr Zeit, sich mit der Bearbeitung von Eingangsrechnungen zu beschäftigen. Sie müssen die Daten nicht mehr abtippen und können sie auf einer höheren Ebene betrachten. Das ist es, was Sie wollen.“ Besonders in einem Unternehmen wie Raedts ist dies wichtig, da jährlich mehr als 20.000 Rechnungen eingehen, die alle ordnungsgemäß bearbeitet werden müssen. „Wir brauchten wirklich kundenspezifische Lösungen, damit die Bearbeitung schneller geht und wir weniger menschliche Fehler machen. Unser Whitevision-Berater hat uns fantastisch beraten. Er kennt sich im Bauwesen sehr gut aus, stellte die richtigen Fragen und konnte sich sehr gut in unsere Situation einfühlen. Außerdem hat er die Implementierung der zusätzlichen Funktionen sehr gut organisiert. Es verlief alles sehr reibungslos und angenehm, genau wie unser gesamter Kontakt mit Whitevision!“

"Wenn ich an Whitevision denke, kommen mir folgende Dinge in den Sinn: effizientes Arbeiten, eine geringere Fehlertoleranz, mit dem Kunden denken und Zeit sparen!"

Raedts erweiterte seine Whitevision-Lösung um 3 zusätzliche Funktionen. „Zunächst einmal haben wir den Genehmigungsprozess geändert“, erklärt Rob. „Ein paar einfache Änderungen haben dafür gesorgt, dass wir jetzt 2 Genehmigungsrunden haben und dass eine Rechnung trotzdem schnell im Unternehmen zirkulieren kann.“ Darüber hinaus entschied sich das Unternehmen für den Abgleich, so dass Eingangsrechnungen automatisch mit Bestellungen abgeglichen werden. Auch die Zeilenerkennung wurde implementiert: „Wir erhalten Rechnungen, die viele Daten enthalten. Auf einer Leasingrechnung für ein Auto zum Beispiel sehen Sie das Kennzeichen und den Fahrer. Es gibt also eine Menge von Regeln darauf. Unser Whitevision-Berater hat uns geholfen, einige Standardvorlagen zu erstellen. Das Ergebnis ist, dass das System automatisch den Gläubiger, die Kostenstelle und die Regeln erkennt und solche Rechnungen sofort verarbeiten kann. Früher mussten wir die Zeilen neu eingeben, aber jetzt können wir die Rechnungen sofort durchgeben. Das hat eine enorme Zeitersparnis gebracht!“

"Whitevision denkt in jeder Hinsicht mit den Kunden mit"

Als Rob vor 3 Jahren bei Raedts anfing, stand er einer mit dem ERP-System verknüpften Lösung zur Bearbeitung von Eingangsrechnungen skeptisch gegenüber. Aber das Unternehmen hatte bereits seit einiger Zeit mit Whitevision gearbeitet, so dass Rob sich damit vertraut machen musste. Bald verschwanden seine Vorbehalte wie Schnee in der Sonne: „Die Bearbeitung der Eingangsrechnungen ist so einfach! Man merkt gar nicht, dass man mit 2 Systemen arbeitet, denn Whitevision und 4PS sind sehr gut integriert. Wir bearbeiten einfach alles in 1 System: Whitevision. Umschalten ist nicht nötig.“ Dass die Lösung sehr angenehm zu bedienen ist, merkt Rob auch daran, dass er fast nie das Support-Team von Whitevision einschalten muss. „Mit unserem Whitevision-Berater haben wir am meisten zu tun gehabt. Ich glaube, wir haben uns sehr gut mit ihm verstanden. Aber in den wenigen Fällen, in denen wir das Support-Team einschalten mussten, wurden unsere Anfragen gut bearbeitet und gelöst. Auch das möchte ich betonen. Außerdem schickt uns das Support-Team immer ordentliche Benachrichtigungen über automatische Wartungsarbeiten, so dass wir diese berücksichtigen können. Whitevision denkt in jeder Hinsicht mit den Kunden mit, was sehr angenehm ist.“

"Sie wissen, was Sie von Whitevision bekommen haben."

Solange Raedts weiterhin Rechnungen erhält, wird Rob gerne weiter mit Whitevision arbeiten. Tatsächlich hat er die Lösung bereits mehrfach an Unternehmen in der Region weiterempfohlen. „Organisationen, die an Whitevision interessiert waren, haben uns auch gelegentlich angerufen. In jedem Fall war ich gerne bereit, ihnen die Vorteile zu erklären. Meine Empfehlung hat sich ausgezahlt – auch sie sind jetzt sehr froh, mit Whitevision zu arbeiten!“ Logisch, denkt Rob: „Sie wissen, was Sie an Whitevision haben. Die Arbeit mit Whitevision ist einfach eine sehr positive Erfahrung!“