Trebbe

Der konzeptionelle, dienstleistungsorientierte Bauunternehmer Trebbe ist ein Familienunternehmen, das bereits seit 1911 besteht.
Von der Projektentwicklung bis zur Fertigstellung und der mehrjährigen Instandhaltung, von Neubau bis Renovierung im Wohnungs- und Gewerbebau: Trebbe liefert Ergebnisse, die den Erwartungen der Kunden entsprechen. Das Unternehmen „baut mit Perspektive“: Es nutzt über ein Jahrhundert an Bauerfahrung als Fundament für eine Zukunft, in der Menschen, Materialien und ihre Umgebung im Einklang stehen.
Trebbe beobachtet kontinuierlich die Welt um uns herum und passt seine Arbeitsweise entsprechend an.

Die Notwendigkeit

Als die Baukrise ausbrach, suchten viele Bauunternehmen nach Möglichkeiten zur Kostensenkung. Trebbe hörte überall von Systemen, die die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen erleichtern sollten. Also beschloss das Unternehmen, nach der besten Scan- und Erkennungslösung zu suchen.

Die Lösung

Irgendwann kam Trebbe mit einem anderen Bauunternehmen in Limburg in Kontakt, das eine umfassende Studie über die verschiedenen Scan- und Erkennungssysteme auf dem Markt durchgeführt hatte. Dieses Unternehmen empfahl Whitevision als die beste Option. Trebbe folgte diesem Rat und forderte eine Demo bei Whitevision an. Der Kontakt verlief äußerst reibungslos, und schon bald hatte Trebbe ein gutes Gefühl bei der Lösung. Kurz darauf war der Umstieg vollzogen.

Die Vorteile von Whitevision

Mehr Rechnungen in kürzerer Zeit bearbeiten
Digitale Weiterleitung (einschließlich Kommentare) innerhalb von Whitevision oder außerhalb von 4PS
Übersichtliches digitales Archiv; Quittungen können leicht mit der Kaufrechnung verknüpft werden
Erfolgreiche Verbindung mit 4PS Construct
Klare Erklärungen, Einfühlungsvermögen für den Kunden und gute Beratung
Verbesserungen durch kontinuierliche Neuentwicklungen, wie SMART-OCR

„Mit der Lösung von Whitevision haben wir unsere Verwaltung digitalisiert“, erzählt Laurens Olde Nordkamp, stellvertretender Finanzdirektor bei Trebbe. „Heute können wir deutlich mehr Rechnungen mit weniger Personal verarbeiten, wodurch der gesamte Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung wesentlich effizienter geworden ist.“
Das spart Zeit: „Dank der Scan- und Erkennungslösung lassen sich Rechnungen schneller verarbeiten, und die Freigabe erfolgt effizient über den Whitevision Workflow. Dabei kommt kein Papier mehr zum Einsatz, und wir müssen keine E-Mails mehr hin- und herschicken. Die Informationen können wir direkt in 4PS Construct (Navision) hinterlegen, wo wir auch die gesamte Verarbeitung der Eingangsrechnungen abwickeln.“ Tipp: Wenn Sie wissen möchten, wie viel Zeit Sie einsparen können, nutzen Sie einfach den Rechner auf der Whitevision-Website.

Der Unterschied zur früheren Arbeitsweise ist enorm: „Früher haben wir Belege gesammelt und Rechnungen sortiert. Anschließend bekam jede Rechnung einen Stempel, und wir mussten die passenden Belege heraussuchen. Nachdem die Rechnung gebucht war, legten wir sie in einen Ordner für freigegebene, aber noch nicht bezahlte Rechnungen. Nach der Zahlung mussten wir die Rechnung dann in den Ordner für bezahlte Rechnungen umheften.“ Diese umständliche Arbeitsweise gehört nun endgültig der Vergangenheit an: „Digital läuft das alles viel schneller. Das hat uns der Einsatz von Whitevision eindeutig gezeigt.“

„Wenn eine Rechnung erkannt wurde und den Workflow durchlaufen hat, verlässt sie den Workflow. Alle während des Prozesses generierten Informationen, wie z. B. Anmerkungen zur Rechnung, werden in Form von Kommentaren an die Rechnung angehängt und in 4PS Construct gespeichert. Dadurch verfügen wir über ein übersichtliches digitales Archiv.“

„Whitevision arbeitet effizient und kundenorientiert. Das Team denkt wirklich mit den Anliegen der Kunden mit und löst Probleme schnell.“

„Als wir 2010 mit Whitevision gestartet sind, haben wir zunächst mit dem Scannen und Erkennen von Eingangsrechnungen in einer kleineren Buchhaltung innerhalb unserer großen Buchhaltung begonnen. Von dort aus haben wir alles nach und nach weiter ausgebaut“, berichtet Laurens.

Anfangs arbeitete Trebbe mit einem anderen ERP-System, doch 2012 wechselte das Unternehmen zu 4PS Construct. „Wir waren so begeistert von unserer Scan- und Erkennungslösung, dass wir sie auf keinen Fall aufgeben wollten. Daher haben wir Whitevision gebeten, die Lösung an 4PS Construct (Navision) anzubinden.“ Als kundenorientiertes Unternehmen, das stets auf neue Entwicklungen reagiert, stand Whitevision diesem Wunsch sehr positiv gegenüber. „So wurden wir der erste 4PS Construct (Navision)-Whitevision-Kunde.“

Als Pionier fand Trebbe die Anfangsphase sehr spannend: „Jetzt ist die Verbindung komplett etabliert, aber damals war sie neu. Weil die Eingangsrechnungsverarbeitung in einem neuen System sofort gut laufen muss, war es für uns ziemlich riskant. Aber am Ende hat es sehr gut geklappt.“

„Whitevision ist einfühlsam und bietet kompetente Beratung“.

Der Kontakt mit Whitevision war von Anfang an sehr angenehm. Laurens: „Im Rahmen der Implementierung kam der Account Manager regelmäßig zu uns ins Büro, um verschiedene Schulungssitzungen durchzuführen. Das lief hervorragend. Er konnte die Themen klar und verständlich erklären und hatte ein gutes Einfühlungsvermögen für unsere Situation. Das System ist zudem sehr benutzerfreundlich, sodass wir den Support von Whitevision kaum in Anspruch nehmen mussten. Aber wenn wir ihn doch einmal brauchten, wurde stets schnell und zuverlässig reagiert.“

Mitte letzten Jahres entschied sich Trebbe, das Barcode-Etikettensystem aufzugeben. „Auch dabei wurden wir von einem kompetenten und erfahrenen Berater unterstützt. Er war für einen halben Tag bei uns vor Ort und arbeitete gemeinsam mit uns eine Aktionsliste Punkt für Punkt ab. Die meisten Themen konnte er direkt vor Ort lösen. Das lief also perfekt.“

„Whitevision ist stets auf der Suche nach Optimierungsmöglichkeiten.“

Kürzlich organisierte Whitevision die Veranstaltung „Meet the Experts“, bei der neue Entwicklungen vorgestellt wurden. „Dabei wurden viele Dinge präsentiert, bei denen ich dachte: Das müssen wir auch haben“, sagt Laurens. „Ich finde es sehr positiv, dass Whitevision hin und wieder einen ganzen Nachmittag darauf verwendet, die verschiedenen Möglichkeiten aufzuzeigen.“

Das ist einer der Gründe, warum Trebbe unbedingt weiter mit Whitevision zusammenarbeiten möchte. Aber auch die Tatsache, dass Whitevision ständig auf neue Marktentwicklungen reagiert, ist ein wichtiger Faktor: „Whitevision ist immer auf der Suche nach Optimierungsmöglichkeiten. Wir sind zum Beispiel sehr positiv über SMART-OCR gestimmt, das wir im letzten Jahr übernehmen konnten. Damit konnten wir eine deutliche Verbesserung erzielen. Außerdem stehen viele Dinge an, mit denen wir uns beschäftigen müssen, wie XML-Rechnungen und möglicherweise Blockchain. Das würden wir gerne mit Whitevision machen.“ Laurens hat nicht das Gefühl, dass andere Parteien eine bessere Lösung haben, die er verwenden würde. „Mit Whitevision sehe ich wirklich Möglichkeiten, die Dinge noch besser und effizienter zu machen.“