Vlasman

Vlasman Betonbearbeitungs- und Abbruchtechniken b.v. ist ein großes Unternehmen in Alphen aan den Rijn, das Abbrucharbeiten durchführt. Die Möglichkeiten sind enorm vielfältig: von Abbrucharbeiten und Headhunting bis hin zu Asbestsanierung, Bohrsägen und Bodensanierung. Vlasman bietet das Gesamtpaket. Der Ausgangspunkt ist Perfektionismus. Das Fachwissen und die Tatkraft des Unternehmens kommen darin zum Ausdruck, alle Möglichkeiten auf die Bedürfnisse und Wünsche der Kunden abzustimmen.

Der Bedarf

Vlasman arbeitete mit einer Scanning- und Erkennungslösung, deren Lieferant den Betrieb einstellte. Daher begann das Unternehmen mit der Suche nach einer neuen Automatisierungslösung für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Bald kam Vlasman in Kontakt mit anderen Nutzern des bekannten ERP-Systems 4PS Construct. Die Unternehmen schlossen sich zusammen und begannen eine gemeinsame Suche nach einer geeigneten OCR-Software.

Die Lösung

Als Whitevision mitteilte, dass es die Kunden des bankrotten Unternehmens übernehmen würde, war der „düpierte Club“ zunächst skeptisch: Wer genau war dieser neue Anbieter? Mit einer etwas defensiven Haltung machten sich die Unternehmen auf den Weg zur Demo-Präsentation. Nach zwei Stunden wollte jeder im Raum Kunde von Whitevision werden, das ein solides Produkt anzubieten schien, von dem das Unternehmen wirklich überzeugt war. Auch Vlasman war bekehrt: es entschied sich für Whitevision.

Die Vorteile von Whitevision

Papierkram gehört der Vergangenheit an und Rechnungen gehen nicht mehr verloren.
Deutlich reduzierte Fehlerquote durch digitale Rechnungsverarbeitung.
Erhebliche Zeitersparnis, so dass Sie Ihre Mitarbeiter viel effizienter mit anderen Aufgaben betrauen können.
Sehr benutzerfreundliche Lösung mit hervorragender Schnittstelle zum ERP-System 4PS Construct
Kontinuierliche Entwicklung und Innovation, um Prozesse noch besser und reibungsloser zu gestalten.

„Whitevision bringt uns nur Vorteile“, sagt Tijs de Lint, Leiter der Finanz- und IT-Abteilung bei Vlasman. „In den acht Jahren, in denen wir die Lösung nutzen, haben wir so viele Vorteile erfahren. Man wird das Papier los, Rechnungen gehen nicht mehr verloren, das Fehlerrisiko ist deutlich geringer und Prüfungen sind viel einfacher. Außerdem sorgt der Whitevision Workflow dafür, dass die Genehmigungen reibungslos ablaufen. Und Sie können die Rechnungen einschließlich aller zugehörigen Notizen blitzschnell auf Ihrem Bildschirm abrufen.“ Darüber hinaus sieht Tijs, dass die Mitarbeiter viel besser eingesetzt werden können: „Arbeiten, die früher von 3 Personen erledigt wurden, können jetzt von 1 Person erledigt werden. Das verschafft uns den Freiraum, unseren Mitarbeitern andere Aufgaben zu geben. Sehr effizient!“

"Mit Whitevision sparen Sie Stunden, Sie verlieren keine Rechnungen mehr und Sie erleichtern die Rechnungsprüfung. Die Lösung hat nur Vorteile!"

Dass Whitevision eine erfolgreiche Lösung ist, merkt Tijs an den Reaktionen innerhalb des Unternehmens: „Die Arbeitsweise ändert sich nicht drastisch. Alle Prozessschritte, die Sie gewohnt sind, sind jetzt digital. Tatsächlich geschieht genau das Gleiche wie vorher, nur dass jetzt alles weitgehend automatisch abläuft. Bevor wir mit der Lösung zu arbeiten begannen, gab es intern einige Zweifel: Hatten wir die richtige Entscheidung getroffen? Inzwischen brüstet sich unser Direktor damit, wie gut wir alles organisiert haben.“ Dabei hat Whitevision eine wichtige Rolle gespielt. „Whitevision hat alles sehr gut für uns vorbereitet. Das Unternehmen löst alle Fragen, die Sie haben. Wenn Ihr Unternehmen eine etwas andere Herangehensweise an die Dinge hat, ist das kein Problem: Whitevision ist ein ausgezeichneter Zuhörer und kann die Fäden zusammenziehen. Ich hatte mit der technischen Seite der Dinge zu tun und konnte mit Whitevision auf hohem Niveau kommunizieren. Aber im Endeffekt merken die Benutzer nichts von der Technik. Die Lösung ist sehr benutzerfreundlich und die Verbindung mit 4PS Construct ist nahtlos.“

"Die Lösung ist sehr benutzerfreundlich und lässt sich nahtlos mit 4PS verbinden."

Tijs beschreibt die Zusammenarbeit mit Whitevision als „solide“: „Ich muss das Support-Team kaum hinzuziehen, weil die Lösung einfach funktioniert. Nur gelegentlich gehen wir auf das Kundenportal, um eine Frage zu stellen. Dann hilft uns Whitevision, das Problem in kürzester Zeit zu beseitigen.“ Was Tijs gefällt, ist, dass Whitevision sein eigenes Produkt offensichtlich liebt: „Das Unternehmen strahlt in jeder Hinsicht Inspiration aus.“ Kurzum, Tijs ist mit Whitevision zufrieden: „Die Lösung hält, was sie verspricht. Und Whitevision entwickelt und erneuert sich ständig. Wir haben kürzlich auf eine neue Version umgestellt. Unser Prozess ist jetzt noch großartiger und reibungsloser. Nicht, dass wir vorher etwas vermisst hätten. Aber jetzt können wir auf all die Innovationen nicht mehr verzichten.“ Die Tatsache, dass Whitevision dennoch erschwinglich bleibt, ist für Tijs sehr positiv: „Wir geben ziemlich viel für IT aus und haben damals auch mit anderen Anbietern von Scan- und Erkennungslösungen gesprochen. Bei Whitevision ist das Preis-Leistungs-Verhältnis mehr als hervorragend.“

"Mit Whitevision laufen unsere Prozesse blitzschnell."

Wenn Sie Tijs fragen, wird Vlasman noch lange mit Whitevision zusammenarbeiten. „Die Lösung ist wunderbar und trifft genau den Zeitgeist. Wir leben in einer sehr schnelllebigen Gesellschaft. Wenn jemand fragt, wo eine Rechnung ist, möchte man das Dokument auf Knopfdruck finden können. Bei Vlasman haben wir vieles automatisiert, weil wir wollen, dass unsere Prozesse blitzschnell sind. Whitevision macht dies alles möglich. Wir und unsere Buchhalter sind sehr zufrieden damit.“ Tijs empfiehlt die Lösung daher von ganzem Herzen. „Das meine ich im wahrsten Sinne des Wortes. Potenzielle Kunden, die wissen wollen, wie Whitevision in der Praxis funktioniert, sind herzlich eingeladen, es sich bei uns anzuschauen. Ich hatte bereits mehrere Referenzbesuche für Whitevision. Ich erhalte dafür keine Vergütung – ich nehme daran teil, weil ich mit dem Produkt so zufrieden bin. Außerdem hilft es mir, sicherzustellen, dass das Unternehmen weiter besteht und wächst und mir weiterhin Dienstleistungen anbieten kann. Es ist also eigentlich für alle von Vorteil, wenn mehr Organisationen mit Whitevision zusammenarbeiten. Es ist eine ‚Win-Win‘-Situation!“