Document management

Verwalten, finden und teilen Sie alle Ihre Dokumente über eine zentrale Plattform. Dokumente und E-Mails werden automatisch gespeichert, strukturiert und dem richtigen Kontext zugeordnet.

Zentrale Verwaltung Dokumente und E-Mails an einem Ort

Intelligente Suchfunktion Immer sofort die richtigen Dokumente

Einhaltung garantiert Entspricht der DSGVO, ISO und NEN

Immer die richtige Version

Verstreute Dokumente führen oft zu Verzögerungen, Fehlern und Unsicherheiten. Mit einem Dokumentenmanagement- oder Fallverwaltungssystem arbeiten Sie stets mit der aktuellsten Version eines Dokuments.

Alle Dokumente werden automatisch zentral gespeichert und mit den entsprechenden Akten oder Prozessen verknüpft. Dadurch entsteht eine einheitliche, übersichtliche und strukturierte Informationsumgebung.

Dashboards bieten in Echtzeit Einblick in den Status von Dokumenten und Arbeitsabläufen. So können Sie sofort erkennen, welche Dokumente gerade bearbeitet werden, welche genehmigt werden müssen und wo noch Maßnahmen ausstehen.

Remco

Handeln Sie sofort

Die Dokumente sind innerhalb Ihres Unternehmens sofort verfügbar und lassen sich im jeweiligen Kontext problemlos nutzen. Dank Metadaten, Suchfunktionen und der Dateistruktur finden Sie schnell das, was Sie brauchen, ohne separate Systeme durchsuchen zu müssen.

Sie können Dokumente ganz einfach freigeben, zuweisen oder mit Dateien und Folgeaktionen verknüpfen. So stellen Sie sicher, dass Informationen an der richtigen Stelle landen und nicht in irgendwelchen Posteingängen oder Ordnern verloren gehen.

Sie können Dokumente ganz einfach freigeben, zuweisen oder mit Dateien und Folgeaktionen verknüpfen. So stellen Sie sicher, dass Informationen an der richtigen Stelle landen und nicht in irgendwelchen Posteingängen oder Ordnern verloren gehen.

Sicherheit und Einhaltung von Vorschriften

Alle Dokumente werden mithilfe von Versionskontrolle, Zugriffsberechtigungen und der Protokollierung aller Aktionen verwaltet. So wissen Sie stets, wer was angesehen oder geändert hat.

Vertrauliche Informationen bleiben geschützt, und das System unterstützt die Einhaltung der geltenden Vorschriften. Dies trägt dazu bei, das Risiko von Fehlern, Datenlecks und unbefugtem Zugriff zu minimieren.

Mitarbeiter können im Rahmen ihrer Berechtigungen effizient arbeiten, während Sie die volle Kontrolle über Ihre Daten behalten.

Häufig gestellte Fragen

Wie funktioniert das Dokumentenmanagementsystem in Verbindung mit Microsoft?

Das DMS lässt sich vollständig in Microsoft-Produkte integrieren. Du kannst Single Sign-On (SSO) nutzen, Dokumente online und offline bearbeiten, Dateien in SharePoint speichern und eine nahtlose Anbindung an Outlook herstellen.

Wie sicher sind meine Dokumente?

Deine Dokumente können in SharePoint oder in der privaten Cloud gespeichert werden. Außerdem kannst du Dateien im DMS mit einem Zwei-Faktor-Code schützen, um für zusätzliche Sicherheit zu sorgen.

Kann ich auch externen Parteien Zugriff gewähren?

Ja, Dokumente können über das integrierte Freigabeportal sicher an externe Partner weitergegeben werden, sodass die Zusammenarbeit einfach und kontrolliert verläuft.

Ist das System DSGVO- und ISO/NEN-konform?

Ja, absolut. Ihre Daten bleiben sicher und entsprechen allen einschlägigen Gesetzen und Vorschriften.

Wie funktioniert die digitale Signatur?

Die Plattform bietet drei Möglichkeiten für digitale Signaturen:

Protokollierung über eine Workflow-Schaltfläche
Eine digitale Signatur, die direkt in das DMS integriert ist
Eine zertifizierte digitale Signatur für Verträge durch die Integration mit SignRequest

Meine Frage ist nicht dabei, was ich am besten tun soll?

Fülle das Kontaktformular aus, und wir werden deine Anfrage so schnell wie möglich beantworten. Bist du bereits Kunde bei Whitevision? Dann besuche das Kundenportal für weitere Informationen.

So funktioniert es in drei Schritten

Zentrales Lager

Dokumente und E-Mails werden automatisch an einem zentralen Ort gespeichert.

Immer auf dem neuesten Stand

Versionen werden automatisch verwaltet, sodass sichergestellt ist, dass alle mit den richtigen Informationen arbeiten.

Automatische Verarbeitung

Workflows und Genehmigungsvorgänge werden automatisch abgewickelt, wobei der Status in Echtzeit einsehbar ist.

Unsere Kunden erzählen.

Heras Mobile Fencing

1952 wurde Heras als kleines niederländisches Familienunternehmen gegründet, das sich auf Zäune und Tore spezialisierte. Seitdem hat sich das Unternehmen zu einem führenden europäischen Komplettanbieter von Lösungen für den Perimeterschutz entwickelt. Es ist in acht Ländern tätig und beschäftigt mehr als 1.100 hochqualifizierte Experten. Bei Heras können wir zwischen permanenten Zäunen (Heras BV) und temporären Zäunen (The Mobile Perimeter Protection oder Heras Mobile Fencing) unterscheiden. In diesem Kundenfall geht es um den Einsatz von Whitevision in der letztgenannten Sparte, Heras Mobile Fencing. Diese Branche ist vor allem für Bau- und Veranstaltungszäune bekannt.

Van Wanrooij

Ein Familienunternehmen aus Geffen, das tagtäglich daran arbeitet, das Wohnumfeld der Zukunft zu schaffen: Das ist Van Wanrooij in Kurzform. Das Unternehmen setzt sich für angenehmes Wohnen ein. Das bedeutet, dass es nicht nur Häuser produziert, sondern auch auf eine angenehme Umgebung, naturbewusstes Wohnen und das typische Nachbarschaftsgefühl achtet. Nach dieser Philosophie baut und entwickelt Van Wanrooij seit über 50 Jahren neue Häuser, unter anderem in den Provinzen Noord-Brabant, Utrecht und Gelderland. Mit Hingabe, ohne Aufhebens und mit einer Herangehensmentalität. Denn das ist es, wofür Van Wanrooij und seine Fachleute stehen.

Vlasman

Vlasman Betonbearbeitungs- und Abbruchtechniken b.v. ist ein großes Unternehmen in Alphen aan den Rijn, das Abbrucharbeiten durchführt. Die Möglichkeiten sind enorm vielfältig: von Abbrucharbeiten und Headhunting bis hin zu Asbestsanierung, Bohrsägen und Bodensanierung. Vlasman bietet das Gesamtpaket. Der Ausgangspunkt ist Perfektionismus. Das Fachwissen und die Tatkraft des Unternehmens kommen darin zum Ausdruck, alle Möglichkeiten auf die Bedürfnisse und Wünsche der Kunden abzustimmen.

Hurks

Seit mehr als 100 Jahren ist Hurks ein bewährter professioneller Dienstleister in der Bau- und Immobilienwelt. Das reinrassige Familienunternehmen, das heute etwa 450 Mitarbeiter beschäftigt, strebt eine große Vielfalt an Projekten in verschiedenen Disziplinen an und realisiert diese: Wohnungsbau, Stadtentwicklung, Hochbau, Instandhaltung und Einzelhandel. Dabei ist Hurks vor allem im Raum Eindhoven und in der Randstad tätig.

Raedts

Bouwbedrijf Raedts arbeitet für professionelle Kunden. Service, Wartung, Umbauten, Renovierungen und Gebäudemanagement gehören zu den Aktivitäten des Unternehmens. Gut ausgebildete Fachleute arbeiten in einer kollegialen Atmosphäre an (Miet-)Wohnungen, Schulen und Unternehmen. Qualität, Handwerkskunst und Zuverlässigkeit sind die Schlüsselwörter. Für die 70 Mitarbeiter des Unternehmens ist ein hohes Maß an Kundenzufriedenheit von zentraler Bedeutung. Eine perfekte Organisation des Bauprozesses ist die Grundlage für eine reibungslose Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten.

Trebbe

Der konzeptionelle, dienstleistungsorientierte Bauunternehmer Trebbe ist ein Familienunternehmen, das bereits seit 1911 besteht. Von der Projektentwicklung bis zur Fertigstellung und der mehrjährigen Instandhaltung, von Neubau bis Renovierung im Wohnungs- und Gewerbebau: Trebbe liefert Ergebnisse, die den Erwartungen der Kunden entsprechen. Das Unternehmen „baut mit Perspektive“: Es nutzt über ein Jahrhundert an Bauerfahrung als Fundament für eine Zukunft, in der Menschen, Materialien und ihre Umgebung im Einklang stehen. Trebbe beobachtet kontinuierlich die Welt um uns herum und passt seine Arbeitsweise entsprechend an.

MOBIX

Das belgische Unternehmen MOBIX ist ein Zusammenschluss von fünf Unternehmen (MOBIX Coghe – MOBIX Engema – MOBIX Engetec – MOBIX Remacom – MOBIX Stevens) und gehört zur CFE-Gruppe. MOBIX konzentriert sich auf Bahn- und Versorgungsdienstleistungen. Verschiedene Abteilungen kümmern sich um die Kunden. So ist der Bereich Rail auf Oberleitungen, Signalanlagen und den Bau von Eisenbahnstrecken spezialisiert, während der Bereich Utility auf die öffentliche Beleuchtung und den Bau von Verteilungsnetzen für Gas, Hoch-, Mittel- und Niederspannung spezialisiert ist. Die geografische Streuung von MOBIX sorgt dafür, dass seine 600 Mitarbeiter buchstäblich und im übertragenen Sinne nah am Kunden sind. Sie alle arbeiten nach den gleichen Grundwerten: Sicherheit, Zusammenwachsen, gemeinsame Leidenschaft, hohe Leistung und Flexibilität.

Mansveld

Mansveld bietet maßgeschneiderte Lösungen in der Elektro- und Kommunikationstechnik. Über 300 Mitarbeiter verfügen zusammen über 55 Jahre Wissen, Erfahrung und handwerkliches Können. In Zusammenarbeit mit dem Berater realisiert Mansveld Installationen vom Entwurf bis zur Verwaltung und Wartung. Zu unseren Kunden gehören Projektentwickler, Bauunternehmen, Wohn- und Pflegeeinrichtungen, staatliche und halbstaatliche Institutionen, Kommunikations- und Designagenturen sowie Messe- und Ausstellungsbauer. Die Dienstleistungen von Mansveld lassen sich in fünf Disziplinen unterteilen: Elektrotechnik, Kommunikationstechnik, Sicherheit, integrierte Medienprojekte und Nachhaltigkeit. Mit zahlreichen Spezialisierungen innerhalb jedes Bereichs kann Mansveld auf allen Ebenen eingesetzt werden. Das Unternehmen kombiniert sein Fachwissen mit einem persönlichen Ansatz. Langfristige Beziehungen zu den Kunden stehen an erster Stelle.

Breman

Nachhaltige, energiesparende Lösungen: hier ist Breman der Experte. Mit 36 spezialisierten Installationsbetrieben arbeitet die Breman Installation Group sowohl für Privatpersonen als auch für den Unternehmensmarkt. Die Organisation ist ein wichtiger Akteur auf dem Markt für Service und Wartung von Wohnungen. Die Unternehmen haben sich außerdem auf verschiedene Bereiche spezialisiert, unter anderem auf die Installation von mechanischen und elektrischen Anlagen. Das Ziel von Breman: nachhaltige technologische Lösungen zur Zufriedenheit der Kunden zu bieten. Mit 1.700 qualifizierten und motivierten Mitarbeitern gelingt dies dem Unternehmen immer wieder aufs Neue.

Franssen Franken

Franssen Franken ist das Vermietungsunternehmen für Baumaschinen, Arbeitsbühnen, Werkzeuge, Baugeräte und (Abfall-)Container in Limburg.Das Familienunternehmen ist nahbar und pflegt kurze Kommunikationswege.Ein kleines, ambitioniertes Team sorgt dafür, dass Kunden einen Rundum-Service von A bis Z erhalten.Kann ein Mietwunsch nicht sofort erfüllt werden, sucht Franssen Franken nach einer passenden Lösung.

Eneco eMobility

Als Ladeinfrastruktur-Anbieter in den Niederlanden, Belgien, Luxemburg und Deutschland bietet Eneco eMobility sämtliche Dienstleistungen rund um das Elektroauto an. Geschäfts- und Privatkunden erhalten maßgeschneiderte Beratung sowie die Installation von Ladestationen, das Hosting, Wartung und Service bei Störungen und Problemen. 2007 startete Eneco eMobility als Abteilung „Elektrisches Laden“ innerhalb von Eneco, ist jedoch seit 2018 eine 100% eigenständige Tochtergesellschaft.

Kesselaar ZN

Kesselaar ZN ist ein Gastgeber in der Baubranche. Das Familienunternehmen ist seit über 25 Jahren in den Bereichen Neubau, Renovierung und Instandhaltung von Immobilien für Eigentümer und Nutzer tätig. Die Zusammenarbeit mit festen, spezialisierten Partnern ist ein Unterscheidungsmerkmal: Kesselaar ZN legt die Verantwortung an die richtige Stelle. Das Unternehmen bietet maßgeschneiderte Dienstleistungen und Gesamtlösungen für den Bau an. Für seine Kunden dient das Unternehmen als Ansprechpartner und Baupartner. Der Kundenstamm ist vielfältig: Wohnungsbaugesellschaften, Einrichtungen des Gesundheitswesens, (halb-)staatliche Behörden, Architekten, Eigentümergemeinschaften, Bauträger und Unternehmen arbeiten gerne mit Kesselaar ZN zusammen.

YoungCapital

Im Jahr 2000 begann YoungCapital in einem Dachzimmer als Jobbörse – damals noch unter dem Namen „Student Work“. Im Laufe der Jahre brachte das Unternehmen mehrere Marken auf den Markt und gewann immer größere Kunden. Aus Studentenwerk wurde die Personalvermittlungsagentur YoungCapital, die im Jahr 2019 täglich über 16.000 Kandidat*innen im Einsatz hatte. Das dynamische, junge Unternehmen macht vieles bewusst anders als der Rest: Es denkt mit seinen Kunden mit, pflegt kurze Kommunikationswege und verzichtet auf starre Hierarchien. Diese offene, energiegeladene Unternehmenskultur zahlt sich aus: YoungCapital belegte 2018 den fünften Platz auf der Liste der am schnellsten wachsenden Unternehmen und wuchs in nur drei Jahren von 500 auf 1.300 Mitarbeitende.

Barli

Barli hat sich auf modulare Bausysteme spezialisiert und baut sie aus Holz. In der eigenen Megawerkstatt in Uden arbeitet das Unternehmen sehr effizient an nachhaltigen Ferienwohnungen, Häusern und Apartments. Von (halb-)permanenten bis hin zu temporären Unterkünften: Das engagierte Spitzenteam von Holzbauern, The Blue Army, stellt gemeinsam in Windeseile komplette Projekte auf die Beine. Mit seiner modularen Holzbauweise und dem formbaren Wohnkonzept Barli Base zeigt das Unternehmen, dass Bauen nachhaltiger und effizienter sein kann. Schon vor mehr als 30 Jahren war Barli ein Pionier der Fertigbauweise. Und auch heute noch ist das Unternehmen ein Innovator in der Branche.

Whitevision

Arbeiten Sie schneller, intelligenter und sicherer

Mit dem Dokumentenmanagement von Whitevision sparen Sie Zeit, vermeiden Fehler und behalten die volle Kontrolle über alle Ihre Dokumente und Prozesse.

Inspiration

Whitevision_portret Sabine fuchsia

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