Überwältigt von eingehenden Dokumenten?
Die Einführung von E-Mail und PDF hat das Problem stapelweiser Papierrechnungen weitgehend gelöst. Doch es gibt eine neue Herausforderung – möglicherweise sogar eine größere: Seitdem Unternehmen Rechnungen digital empfangen, gibt es einen stetigen Strom eingehender E-Mails, die zunächst aufwendig vorbereitet werden müssen. Für Mitarbeitende in der Buchhaltung bedeutet das: Jede einzelne Nachricht im Posteingang muss bearbeitet werden – eine zeitraubende Aufgabe.
Rechnungen und Bestellungen treffen in verschiedenen Formaten ein: als PDF, XML oder sogar direkt im E-Mail-Text. Um all diese unterschiedlichen Dokumente einheitlich und effizient zu verarbeiten, braucht es ein flexibles System. Whitevision erfasst alle eingehenden Dokumente auf klare und strukturierte Weise – ganz gleich, wie sie empfangen werden. Das bedeutet für Sie: mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben.
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Möchten Sie die Kontrolle über Ihr Postfach zurückgewinnen und die Effizienz Ihrer Kommunikationsprozesse steigern? Entdecken Sie, wie unser SMART E-Mail-Handler Sie dabei unterstützen kann.
SMART Email Handler. Einfachheit in seiner besten Form.
Mit dem SMART E-Mail-Handler von Whitevision bringen Sie Ordnung in das Chaos Ihres Posteingangs. Dieses leistungsstarke Tool automatisiert nicht nur den Sortierprozess und fasst relevante Anhänge zusammen, sondern bietet auch die Möglichkeit, XML-Nachrichten zu verarbeiten und zu integrieren. So wird selbst die komplexeste Kommunikation effizient und strukturiert – ganz ohne manuelles Eingreifen. Dadurch bleibt Ihnen mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben.
Dank der Technologie von Whitevision verpassen Sie keine wichtigen Informationen mehr und verschwenden keine Zeit mit dem manuellen Verwalten Ihrer E-Mails – auch nicht bei XML-Daten. Unsere Lösung ermöglicht es Ihnen, effizienter zu arbeiten, Fehler zu reduzieren und die gesamte Kommunikation zu optimieren. Davon profitieren nicht nur Sie und Ihr Team, sondern letztlich auch Ihre Kundinnen und Kunden – durch einen schnelleren und genaueren Service.
Häufig gestellte Fragen
Hilft mir Whitevision auch bei der Genehmigung von Dokumenten?
Für die digitale Weiterleitung, Prüfung und Genehmigung von Dokumenten bieten wir eine praktische Workflow-Software. Diese ist in allen Varianten enthalten. So ist Ihr Genehmigungsprozess stets überschaubar, transparent und einfach.
Wie genau erleichtert mir Whitevision die Bearbeitung eingehender Dokumente?
Wir bieten eine bequeme Cloud-Lösung, um die Sie sich nicht kümmern müssen. Hosting und automatische Software-Updates sind in der monatlichen Gebühr enthalten.
Darüber hinaus verfügt Whitevision über Schnittstellen zu verschiedenen ERP-Systemen. Dank unserer engen Partnerschaften mit verschiedenen ERP-Anbietern bieten wir weitreichende Integrationen. Dies ermöglicht Ihnen eine reibungslose und einfache Verarbeitung eingehender Dokumente.
Wie kann ich den Prozess der Bearbeitung eingehender Dokumente noch einfacher gestalten?
Verbringen Sie zum Beispiel viel Zeit mit der Bearbeitung der überwältigenden Flut eingehender E-Mails? Der SMART E-Mail Handler nimmt Ihnen die Vorarbeit ab. Dieses Tool trennt, kombiniert und verschiebt automatisch Anhänge oder digitale Eingangsrechnungen.
Verbringen Sie Stunden damit, Kostenrechnungen aufzuschlüsseln, die Mehrwertsteuer pro Zeile neu zu berechnen und Eingangsrechnungen mit vielen Zeilen zu bearbeiten? Dann ist die Regelerkennung die Antwort.
Wie lange dauert eine Implementierung?
Wenn wir den Auftrag ausführen dürfen, planen wir gemeinsam mit Ihnen die Implementierung unserer Software. Je nach Art des ERP-Systems, ob Sie bereits damit arbeiten und wie weit die Vorbereitungen fortgeschritten sind, dauert die Implementierung 1 bis 4 Tage. Diese Tage werden auf mehrere Kontaktmomente verteilt. Die Gesamtdurchlaufzeit variiert zwischen 2 und 8 Wochen.
Während des Prozesses bitten wir Sie, zwischen den Implementierungstagen sorgfältige Tests durchzuführen. Darüber hinaus planen wir regelmäßige Kontaktmomente für Fragen und Feedback ein.
Kann ich Dokumente auch über mein Tablet und Telefon genehmigen?
Ja, das können Sie. Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Genehmigungsprozesse und Scandaten. Jederzeit und überall mit der Whitevision App. Genehmigen Sie Rechnungen digital, prüfen Sie Dokumente und scannen Sie Belege. Entdecken Sie die Vorteile für Ihr Unternehmen.
Ich wurde gebeten, eine Fernverbindung einzurichten. Wie mache ich das?
Über den folgenden Link können Sie Teamviewer Schnellhilfe aufrufen und ihn starten. Eine ID und ein Passwort werden dann in Teamviewer angezeigt. Diese können Sie unserem Support-Mitarbeiter mitteilen.
Meine Frage ist nicht dabei, was ich am besten tun soll?
Senden Sie eine E-Mail an: [email protected] mit Ihrer Frage und Ihren Kontaktdaten, oder füllen Sie das Kontakt-Formular aus. Wir werden Ihre Frage so schnell wie möglich beantworten. Sind Sie bereits Kunde von Whitevision? Dann besuchen Sie das Kundenportal für weitere Informationen.
Ein gut organisierter Posteingang in 3 Schritten
Inventarisierung
Wir gehen zunächst mit Ihnen den gewünschten Prozess durch und erkunden, wie Sie den SMART Email Handler am besten für sich arbeiten lassen können.
Ordner benennen
Nach der Bestandsaufnahme können Sie die Details Ihres E-Mail-Kontos eingeben und die Ordner bestimmen, die das System durchsuchen soll.
Zeitersparnis
Alles, was Sie noch tun müssen, ist, grünes Licht zu geben. Der SMART E-Mail Handler macht sich für Sie an die Arbeit!
Kundengeschichten
Fordere eine Demo an.
Erlebe, wie Whitevision das Management deiner E-Mail-Kommunikation transformieren kann. Fordere eine Demo an und überzeuge dich selbst, wie wir mehr Einfachheit in deinen Arbeitsalltag bringen.
