Optimieren Sie Ihren Beschaffungsprozess
Ohne einen automatisierten Beschaffungsprozess bestellen die Mitarbeiter oft selbst bei Webshops, die sie privat kennen. Das scheint bequem zu sein, führt aber zu unklaren Rechnungen, unerkennbaren Lieferanten und viel Verwirrung in der Kreditorenbuchhaltung. Dieses so genannte Maverick-Buying führt zu zusätzlicher Arbeit, höheren Kosten und nicht eingehaltenen Preisvereinbarungen. Außerdem untergräbt es die Beziehungen zu den Stammlieferanten.
Wenn Sie E-Procurement richtig einrichten, wird der gesamte Prozess koordiniert. Keine losen E-Mails, herumliegende Quittungen oder Telefonate, die niemand nachvollziehen kann. Und damit auch keine unerwarteten Rechnungen, weil jemand „schnell“ etwas außerhalb des Systems arrangiert hat.
Mit der Lösung von Inconto bringen Sie Übersicht und Kontrolle in einen Prozess, der von Natur aus oft fragmentiert und undurchsichtig ist. Sie halten Lieferantenverträge mühelos auf dem neuesten Stand und sparen eine Menge Zeit und Geld. Kurz gesagt: mehr Kontrolle, weniger Ärger.
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Entdecken Sie die Vorteile unserer Lösung und genießen Sie die Einfachheit, die Ihr Finanzteam verdient. Laden Sie unser Whitepaper über die Zukunft der Eingangsrechnungsverarbeitung herunter und legen Sie los!
Unkompliziert bestellen
Mit der Software von Inconto erfassen Sie Vereinbarungen mit Lieferanten in der Vertragsverwaltung und verknüpfen Artikel, Preise und Lieferzeiten direkt mit einem internen Katalog. Die Mitarbeiter bestellen einfach über das System, oft sogar über einen direkten Link zum Lieferanten. Die Bestellungen werden automatisch an den Budgetverantwortlichen zur Genehmigung weitergeleitet und sofort nach der Genehmigung verarbeitet, ohne separate E-Mails oder manuelle Genehmigungen.
Automatischer Abgleich und Überprüfung
Eine intelligente Automatisierung ermöglicht es, alle „zu fakturierenden Bestellungen“ und „zu fakturierenden Bestellzeilen“ abzurufen. Sobald eine Rechnung eingeht, werden die entsprechenden Bestellzeilen automatisch anhand der Bestellnummer angezeigt und – wenn möglich – mit den richtigen Zeilen verknüpft. Gibt es Unstimmigkeiten? Dann korrigieren Sie sie direkt im System. Das beschleunigt die Bearbeitung und verhindert eine doppelte Bearbeitung. Eine zusätzliche Genehmigung ist nur für echte Abweichungen erforderlich. Außerdem behalten Sie mühelos den Überblick über Ihren Lagerbestand und können Nachbestellungen mit einem einzigen Klick aufgeben, ganz ohne Aufwand.
Wiederholungsverpflichtungen klug gehandhabt
Die Software bietet auch Vorteile für sich wiederholende Verpflichtungen. Wenn zum Beispiel Termin 4 eintrifft, während Termin 3 noch aussteht, wird dieser automatisch mit dem nächsten ausstehenden Termin verknüpft. Abweichungen sind leicht zu erkennen und zu korrigieren, so dass auch bei abweichenden Reihenfolgen die richtige Frist verknüpft bleibt – ohne die Bearbeitung zu verzögern.
Häufig gestellte Fragen
Hilft mir Whitevision auch bei der Genehmigung von Dokumenten?
Für die digitale Weiterleitung, Prüfung und Genehmigung von Dokumenten bieten wir eine praktische Workflow-Software. Diese ist in allen Varianten enthalten. So ist Ihr Genehmigungsprozess stets überschaubar, transparent und einfach.
Wie genau erleichtert mir Whitevision die Bearbeitung eingehender Dokumente?
Wir bieten eine bequeme Cloud-Lösung, um die Sie sich nicht kümmern müssen. Hosting und automatische Software-Updates sind in der monatlichen Gebühr enthalten.
Darüber hinaus verfügt Whitevision über Schnittstellen zu verschiedenen ERP-Systemen. Dank unserer engen Partnerschaften mit verschiedenen ERP-Anbietern bieten wir weitreichende Integrationen. Dies ermöglicht Ihnen eine reibungslose und einfache Verarbeitung eingehender Dokumente.
Wie kann ich den Prozess der Bearbeitung eingehender Dokumente noch einfacher gestalten?
Verbringen Sie zum Beispiel viel Zeit mit der Bearbeitung der überwältigenden Flut eingehender E-Mails? Der SMART E-Mail Handler nimmt Ihnen die Vorarbeit ab. Dieses Tool trennt, kombiniert und verschiebt automatisch Anhänge oder digitale Eingangsrechnungen.
Verbringen Sie Stunden damit, Kostenrechnungen aufzuschlüsseln, die Mehrwertsteuer pro Zeile neu zu berechnen und Eingangsrechnungen mit vielen Zeilen zu bearbeiten? Dann ist die Regelerkennung die Antwort.
Wie lange dauert eine Implementierung?
Wenn wir den Auftrag ausführen dürfen, planen wir gemeinsam mit Ihnen die Implementierung unserer Software. Je nach Art des ERP-Systems, ob Sie bereits damit arbeiten und wie weit die Vorbereitungen fortgeschritten sind, dauert die Implementierung 1 bis 4 Tage. Diese Tage werden auf mehrere Kontaktmomente verteilt. Die Gesamtdurchlaufzeit variiert zwischen 2 und 8 Wochen.
Während des Prozesses bitten wir Sie, zwischen den Implementierungstagen sorgfältige Tests durchzuführen. Darüber hinaus planen wir regelmäßige Kontaktmomente für Fragen und Feedback ein.
Kann ich Dokumente auch über mein Tablet und Telefon genehmigen?
Ja, das können Sie. Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Genehmigungsprozesse und Scandaten. Jederzeit und überall mit der Whitevision App. Genehmigen Sie Rechnungen digital, prüfen Sie Dokumente und scannen Sie Belege. Entdecken Sie die Vorteile für Ihr Unternehmen.
Ich wurde gebeten, eine Fernverbindung einzurichten. Wie mache ich das?
Über den folgenden Link können Sie Teamviewer Schnellhilfe aufrufen und ihn starten. Eine ID und ein Passwort werden dann in Teamviewer angezeigt. Diese können Sie unserem Support-Mitarbeiter mitteilen.
Meine Frage ist nicht dabei, was ich am besten tun soll?
Senden Sie eine E-Mail an: [email protected] mit Ihrer Frage und Ihren Kontaktdaten, oder füllen Sie das Kontakt-Formular aus. Wir werden Ihre Frage so schnell wie möglich beantworten. Sind Sie bereits Kunde von Whitevision? Dann besuchen Sie das Kundenportal für weitere Informationen.
E-Procurement: So funktioniert es
Anfrage
Mitarbeiter können über ein zentrales Portal einfach Produkte oder Dienstleistungen anfordern.
Genehmigen
Die Anträge werden automatisch an die richtige Person zur Genehmigung weitergeleitet.
Bestellung
Nach der Genehmigung wird sofort ein Auftrag an den Lieferanten erteilt.
Prüfen Sie
Quittungen und Rechnungen werden automatisch abgeglichen mit der Bestellung abgeglichen.
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