Dokumentenverarbeitung: Ein Kinderspiel
Mit dem Aufkommen von E-Mails und PDFs schien das Problem papierbasierter Dokumente gelöst. Doch inzwischen werden die Unternehmen mit eingehenden E-Mails überflutet, da Dokumente zunehmend digital empfangen werden. Die Vorbearbeitung dieser eingehenden Nachrichten im Posteingang erfordert viel Zeit und bedeutet viel Aufwand für die Mitarbeiter im Einkaufs- und Finanzbereich.
Obwohl die digitale Dokumentenverarbeitung Effizienz und Zeitersparnis bringt, sind weiterhin manuelle Schritte notwendig. Das Sortieren und Bearbeiten eingehender E-Mails vor deren Übernahme in ein ERP-System ist eine zeitintensive und wenig anspruchsvolle Tätigkeit. Wie lässt sich sicherstellen, daß die digitale Verarbeitung bereits beim Eingang eines Dokuments, wie z.B. einer Auftragsbestätigung oder Eingangsrechnung, beginnt?
Der File Handler von Whitevision bietet die Lösung. Ob es sich um eine Einkaufsrechnung, einen Lieferschein oder einen Satz zusammengeführter Dokumente handelt – du kannst Anhänge teilen, kombinieren oder verschieben und so die administrative Belastung drastisch reduzieren.
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Erleichtern Sie sich die Bearbeitung Ihrer Dokumente
Whitevision ermöglicht es Ihnen, Dokumente mühelos zu sammeln und vorab zu bearbeiten. Schluss mit dem durch eine Flut von PDF-Dateien oder E-Mails mit Anhängen verursachten Aufwand! Ziehen Sie die Dateien einfach mittels Drag & Drop in den Browser.
Das ist aber noch nicht alles! Neben dieser intuitiven Methode des Sammelns stellen wir Ihnen eine Vielzahl praktischer Funktionen für die Verarbeitung zur Verfügung.
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PDF-Dateien teilen oder zusammenführen
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Seiten drehen, löschen oder hinzufügen
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Dateien nach deinen Wünschen organisieren und strukturieren
Egal, ob du mit Rechnungen, Vertragsdokumenten, Bestellungen oder Lieferdokumenten arbeitest – mit dem File-Handler bereitest du alles schnell und professionell vor. So sparst du Zeit, arbeitest fehlerfrei und behältst die Kontrolle über deine Dokumentenströme.
Häufig gestellte Fragen
Hilft mir Whitevision auch bei der Genehmigung von Dokumenten?
Für die digitale Weiterleitung, Prüfung und Genehmigung von Dokumenten bieten wir eine praktische Workflow-Software. Diese ist in allen Varianten enthalten. So ist Ihr Genehmigungsprozess stets überschaubar, transparent und einfach.
Wie genau erleichtert mir Whitevision die Bearbeitung eingehender Dokumente?
Wir bieten eine bequeme Cloud-Lösung, um die Sie sich nicht kümmern müssen. Hosting und automatische Software-Updates sind in der monatlichen Gebühr enthalten.
Darüber hinaus verfügt Whitevision über Schnittstellen zu verschiedenen ERP-Systemen. Dank unserer engen Partnerschaften mit verschiedenen ERP-Anbietern bieten wir weitreichende Integrationen. Dies ermöglicht Ihnen eine reibungslose und einfache Verarbeitung eingehender Dokumente.
Wie kann ich den Prozess der Bearbeitung eingehender Dokumente noch einfacher gestalten?
Verbringen Sie zum Beispiel viel Zeit mit der Bearbeitung der überwältigenden Flut eingehender E-Mails? Der SMART E-Mail Handler nimmt Ihnen die Vorarbeit ab. Dieses Tool trennt, kombiniert und verschiebt automatisch Anhänge oder digitale Eingangsrechnungen.
Verbringen Sie Stunden damit, Kostenrechnungen aufzuschlüsseln, die Mehrwertsteuer pro Zeile neu zu berechnen und Eingangsrechnungen mit vielen Zeilen zu bearbeiten? Dann ist die Regelerkennung die Antwort.
Wie lange dauert eine Implementierung?
Wenn wir den Auftrag ausführen dürfen, planen wir gemeinsam mit Ihnen die Implementierung unserer Software. Je nach Art des ERP-Systems, ob Sie bereits damit arbeiten und wie weit die Vorbereitungen fortgeschritten sind, dauert die Implementierung 1 bis 4 Tage. Diese Tage werden auf mehrere Kontaktmomente verteilt. Die Gesamtdurchlaufzeit variiert zwischen 2 und 8 Wochen.
Während des Prozesses bitten wir Sie, zwischen den Implementierungstagen sorgfältige Tests durchzuführen. Darüber hinaus planen wir regelmäßige Kontaktmomente für Fragen und Feedback ein.
Kann ich Dokumente auch über mein Tablet und Telefon genehmigen?
Ja, das können Sie. Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Genehmigungsprozesse und Scandaten. Jederzeit und überall mit der Whitevision App. Genehmigen Sie Rechnungen digital, prüfen Sie Dokumente und scannen Sie Belege. Entdecken Sie die Vorteile für Ihr Unternehmen.
Ich wurde gebeten, eine Fernverbindung einzurichten. Wie mache ich das?
Über den folgenden Link können Sie Teamviewer Schnellhilfe aufrufen und ihn starten. Eine ID und ein Passwort werden dann in Teamviewer angezeigt. Diese können Sie unserem Support-Mitarbeiter mitteilen.
Meine Frage ist nicht dabei, was ich am besten tun soll?
Senden Sie eine E-Mail an: [email protected] mit Ihrer Frage und Ihren Kontaktdaten, oder füllen Sie das Kontakt-Formular aus. Wir werden Ihre Frage so schnell wie möglich beantworten. Sind Sie bereits Kunde von Whitevision? Dann besuchen Sie das Kundenportal für weitere Informationen.
Sammle Dokumente mühelos und effizient
Ziehe deine Dokumente per Drag & Drop
Nutze die intuitive Drag-&-Drop-Funktion, um deine digitalen Dokumente – wie Einkaufsrechnungen oder Lieferscheine – direkt aus deiner E-Mail oder deinem Dateiordner in Whitevision abzulegen. Kein lästiges manuelles Hochladen: ein schneller Schritt genügt.
Bearbeiten und organisieren
Teile zusammengesetzte Dokumente auf, füge Seiten hinzu, drehe sie oder entferne, was nicht benötigt wird. Mit nur wenigen Klicks kannst du PDFs aufteilen, zusammenführen und strukturieren. So stellst du sicher, dass jedes Dokument bereit für die Weiterverarbeitung ist – ganz nach deinen Vorstellungen.
An deine Buchhaltung senden
Sobald alles bereit ist, sendest du die Dokumente an dein Buchhaltungssystem, ERP oder deinen digitalen Workflow. Der File Handler sorgt für eine reibungslose Übergabe, sodass du dich direkt auf das konzentrieren kannst, was wirklich zählt: Kontrolle, Freigabe und Verarbeitung.
Kunden von Whitevision. Du befindest dich in bester Gesellschaft
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Erlebe selbst, wie der File Handler von Whitevision die Verwaltung deiner eingehenden Dokumente transformiert. Fordere noch heute eine Demo an und entdecke, wie wir Einfachheit und Effizienz in deine Arbeit bringen.
