Jede XML-Datei eindeutig in Ihren Unterlagen.
Rechnungen und Bestellungen können in verschiedenen Formaten vorliegen: auf Papier, im PDF- oder XML-Format, manchmal sogar im Textkörper einer E-Mail. Um all diese verschiedenen Dokumente auf die gleiche Weise zu verarbeiten, brauchen Sie ein flexibles System.
Whitevision bietet eine Lösung, die mit dieser Vielfalt umgehen kann. Sie kombiniert die XML-Daten Ihres Lieferanten mit den OCR-Daten des angehängten PDFs. Dadurch werden die Kopf- und Positionsdaten der Rechnung oder Bestellung zusammen mit dem Bildmaterial in einem Bildschirm angezeigt und ein Buchungsvorschlag erstellt. Mithilfe der XML-Datei können Rechnungen und Bestellungen schneller und genauer erkannt und verarbeitet werden, ohne dass ein manueller Eingriff erforderlich ist. Das bedeutet, dass Sie mehr Zeit und Raum für andere Aufgaben wie Analysen, Prüfungen oder Prozessoptimierungen haben.
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Entdecken Sie die Leistungsfähigkeit der XML-Verarbeitung mit Whitevision.
Mit der fortschrittlichen XML-Interpretationsfunktion von Whitevision wird die Verarbeitung von Dokumenten zum Kinderspiel. Unsere Software erkennt und interpretiert XML-Daten automatisch, spart Zeit und minimiert Fehler. Dies gewährleistet eine effizientere Verarbeitung, unterstützt durch eine benutzerfreundliche Oberfläche und eine klare visuelle Darstellung.
Whitevision bietet auch die Möglichkeit, einen Fehlerprozess für alle Anomalien bei der Verarbeitung von XML-Nachrichten direkt in Ihrem Softwarepaket zu implementieren. Mit dieser Funktion können Sie effizient mit allen auftretenden Ausnahmen umgehen. Finden Sie heraus, wie Whitevision Ihnen helfen kann, diesen Prozess zu optimieren und elektronische Rechnungen und Bestellungen reibungslos in Ihrem Softwarepaket zu verarbeiten.
Was ist der Zusammenhang zwischen E-Rechnungen und XML?
E-Rechnungsstellung bedeutet, dass Rechnungen digital und strukturiert ausgetauscht werden. XML ist das am häufigsten verwendete Format, da die Daten dadurch direkt von Software gelesen und verarbeitet werden können. Eine E-Rechnung ist also eine digitale Datei mit strukturierten Daten, die automatisch in Ihrem ERP-System verarbeitet werden kann.
Wie hilft Whitevision bei der Verarbeitung von E-Rechnungen und XML-Dateien?
Whitevision erkennt Rechnungen im XML-Format, aber auch im PDF-Format und anderen Formaten. Unsere Software bereichert die Daten, erstellt Buchungsregeln und bietet eine visuelle Überprüfung. Über Whitevision
Mein ERP-System kann XML-Rechnungen direkt einlesen. Brauche ich Whitevision dann noch?
Ja. Whitevision sorgt dafür, dass alle eingehenden Dokumente eindeutig verarbeitet und mit Aufträgen, Belegen und Hauptbuchkonten verknüpft werden. Dies minimiert manuelle Vorgänge und macht den Prozess zuverlässiger und schneller, während Sie über Workflow und visuelle Kontrollen die vollständige Kontrolle behalten.
Kann ich Rechnungen im XML-Format mit Whitevision genehmigen?
Ja, natürlich. Whitevision Workflow erleichtert die Weiterleitung und Genehmigung jeder E-Rechnung, einschließlich XML.
Wird die Verarbeitung durch XML schneller und fehlerfreier?
Eine vollständig korrekte XML-Datei spart Schritte, aber vor allem geht es um Einheitlichkeit bei der Verarbeitung. Whitevision verarbeitet E-Rechnungen immer mit den richtigen Dimensionen, Kostenstellen und Hauptbuchkonten, sodass Genehmigungen reibungslos verlaufen. Intelligente Erkennung und KI können PDFs ergänzen, während XML-Daten automatisch verarbeitet werden.
Welche Rechnungsformate kann Whitevision verarbeiten und wie funktioniert die Konvertierung zwischen den Standards?
Whitevision kann alle gängigen Rechnungsformate verarbeiten, darunter XML, UBL und INSBOU. So können Sie Rechnungen nahtlos empfangen und versenden, automatisch mit ERP-Daten anreichern und zur Genehmigung vorbereiten. PDF-Rechnungen können ebenfalls mit KI-gestützter Erkennung identifiziert und verarbeitet werden, sodass eine manuelle Bearbeitung der Dateien nicht erforderlich ist.
Welche Vorteile bietet die elektronische Rechnungsstellung über Peppol?
- Rechnungen werden zuverlässig und sicher über das europäische Peppol-Netzwerk versendet und empfangen.
- Rechnungen kommen vollständig und korrekt im richtigen Format an.
- Eingehende und ausgehende Rechnungen werden automatisch verarbeitet und bereitgestellt.
- Erfüllen Sie ganz einfach aktuelle und zukünftige gesetzliche Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung.
- Whitevision unterstützt die Weiterleitung, Genehmigung und automatische Anreicherung von E-Rechnungen.
Was ist Peppol und eine Peppol-ID?
Peppol ist ein europäisches Netzwerk für die elektronische Rechnungsstellung, das einen sicheren und strukturierten Austausch von Rechnungen ermöglicht. Eine Peppol-ID ist eine eindeutige Nummer, mit der Unternehmen elektronische Rechnungen versenden und empfangen können. In den Niederlanden und Belgien ist dies in der Regel die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder die KBO-Nummer.
Ist die elektronische Rechnungsstellung über Peppol für niederländische Unternehmen, die Rechnungen an belgische Unternehmen stellen, obligatorisch?
Nicht ab dem 1. Januar 2026. Die Verpflichtung gilt nur für belgische Unternehmen, die für die Mehrwertsteuer registriert sind. Dennoch werden viele belgische Unternehmen E-Rechnungen verlangen. Es ist daher ratsam, dies bereits jetzt einzurichten. Whitevision kann Ihnen bei der Anbindung an Peppol helfen.
Kann eine PDF- oder XLBR-Datei über Peppol versendet werden?
Die Grundlage einer Verkaufsrechnung muss eine E-Rechnung im richtigen Peppol-Format sein. Sie können jedoch eine PDF-Datei in die E-Rechnung einfügen, damit die Empfänger diese anzeigen können.
Ist eine GLN-Nummer für Peppol ausreichend?
Nein, eine GLN ist eine eindeutige Identifikationsnummer, die jedoch nicht als Peppol-ID geeignet ist. Für Peppol benötigen Sie eine digitale Adresse, die über OIN, KvK-Nummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer registriert werden kann.
Was ist, wenn Kunden noch nicht Peppol-konform sind?
In Belgien gilt diese Verpflichtung ab dem 1. Januar 2026 für mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen. In den Niederlanden ist dies noch nicht verpflichtend. Formal kann ein belgisches Unternehmen ein niederländisches Unternehmen noch nicht dazu verpflichten, aber vertraglich wird dies oft verlangt werden. Wir empfehlen Ihnen, Peppol rechtzeitig einzurichten, damit Sie vorbereitet sind.
Wie sieht es bei Holdinggesellschaften mit mehreren GmbHs aus?
Jedes Unternehmen mit einer eigenen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer benötigt eine eigene Peppol-Registrierung. Diese können Sie über einen einzigen Dienstleister, beispielsweise Whitevision, sowohl für eingehende als auch für ausgehende E-Rechnungen beantragen.
Was passiert, wenn eine belgische Rechnung an ein niederländisches Unternehmen ohne Peppol-Zugangspunkt geschickt werden muss?
In den Niederlanden ist die elektronische Rechnungsstellung noch nicht verpflichtend. Es wird empfohlen, zusätzlich eine PDF-Rechnung per E-Mail zu versenden. Die belgische Verkaufsrechnung muss jedoch bei den belgischen Behörden registriert werden.
Was ändert sich bei der Bearbeitung von Rechnungen in Whitevision?
Rechnungen werden weiterhin wie PDF-Rechnungen verschlüsselt, aber E-Rechnungen enthalten oft mehr Informationen.
Kann ein Unternehmen mehrere Peppol-Anbieter nutzen?
Technisch ist das möglich, aber es wird komplex und verwirrend. Wir empfehlen Ihnen, alles über einen einzigen Dienstleister abzuwickeln. Whitevision kann sowohl eingehende als auch ausgehende Anrufe für Sie bearbeiten.
Wie versendet man Rechnungen über Peppol?
Whitevision regelt als Peppol Access Provider den Versand. Sie müssen lediglich die Rechnungen in Whitevision einreichen; wir übertragen sie automatisch an das Netzwerk.
Was passiert, wenn der Empfänger noch keine Peppol-ID hat oder keine Nachrichten empfangen kann?
Die E-Rechnung kann nicht versendet werden. Whitevision überprüft dies automatisch und gibt sofort eine Meldung aus. So vermeiden Sie Fehler und Strafen.
Wie starte ich mit Peppol über Whitevision?
Als Kunde von Whitevision melden wir Sie an und stellen die Verbindung zu unserem Access Point her. So können Sie sofort mit dem Empfang und Versand von E-Rechnungen beginnen, vollständig integriert in Ihr ERP-System.
Was kostet das?
Die Kosten hängen von Ihrer Situation und dem Umfang ab. Kontaktieren Sie uns für ein passendes Angebot.
Ihr Prozess. Einfach mit Whitevision.
Automatische Verarbeitung
Whitevision akzeptiert alle gängigen XML-Formate, die im Prozess der elektronischen Rechnungsstellung und der elektronischen Auftragsabwicklung verwendet werden. Darüber hinaus unterstützen wir weitere XML-Formate auf der Grundlage von kunden-, branchen- oder ERP-spezifischen Anforderungen.
Vollständige Buchung
Die XML-Daten Ihres Lieferanten werden mit erkannten OCR-Daten aus dem angehängten PDF ergänzt. Profitieren Sie auch von unserer automatischen Regelerkennung. Das bedeutet, dass die Software die XML-Regeln für die Buchung vorbereitet, ohne dass Sie etwas anderes tun müssen.
Maßnahmen bei Abweichungen
Möglicher Fehlerprozess im Falle von Abweichungen bei der Verarbeitung von XML-Nachrichten direkt in Ihrem Softwarepaket. Einfache Weiterleitung und Genehmigung jeder elektronischen Rechnung und Bestellung, damit Ihre Geschäftsprozesse reibungslos ablaufen.
Fordern Sie eine Demo an.
Möchten Sie wissen, was unsere Gesamtlösung für Ihr Unternehmen bei der Verarbeitung von elektronischen Rechnungen und anderen Dokumentenarten leisten kann? Fordern Sie eine Demo an und finden Sie heraus, wie wir Ihren Arbeitsalltag vereinfachen.
