E-Mail-Handler
Automatisches Verarbeiten aller eingehenden E-Mails mit dem E-Mail-Handler
Haben Sie mit diesen Engpässen zu kämpfen?
Wenn das so ist, helfen wir Ihnen, Ihre E-Mail-Verarbeitung im Handumdrehen zu automatisieren.
- Sie erhalten täglich Dokumente per E-Mail, bearbeiten diese aber noch manuell
- Sie möchten eingehende E-Mail-Anhänge automatisch mit Ihrem ERP- oder Workflow-System verknüpfen
- Aufgrund der unstrukturierten Posteingänge gibt es keine Übersicht über die Dokumente
- Das manuelle Sortieren, Kombinieren oder Archivieren von E-Mails nimmt zu viel Zeit in Anspruch
Effizienteres Arbeiten beginnt mit Ihrem Posteingang
Ihr Posteingang wird täglich mit allen Arten von Dokumenten überflutet, von Rechnungen bis hin zu Mahnungen, in verschiedenen Formaten und manchmal auch als Anhänge. Die manuelle Bearbeitung ist zeitaufwändig und kann leicht schief gehen. Der E-Mail-Handler nimmt Ihnen diese Arbeit vollständig ab und sorgt für einen reibungslosen Ablauf. Der E-Mail-Handler automatisiert den Empfang von E-Mails aus Ihrem Posteingang und die Verwaltung aller eingehenden Dokumente, unabhängig von ihrem Format. Das System sortiert, verarbeitet und archiviert alles im Handumdrehen, so dass Sie sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren können.
Lassen Sie Ihren Posteingang für Sie arbeiten
Der E-Mail-Handler kümmert sich um die vollständige Automatisierung der Verarbeitung Ihrer E-Mails. Er sortiert nicht nur Ihre eingehenden Nachrichten, sondern verarbeitet auch PDF-Anhänge, XML-Dateien und andere Dokumente. Sie brauchen also nicht mehr manuell zu suchen, zu organisieren oder aufzuteilen – der E-Mail Handler erledigt das für Sie. So haben Sie immer einen geordneten Posteingang und können Ihre Prozesse beschleunigen, ohne Kompromisse bei der Qualität einzugehen. Der E-Mail Handler erkennt eingehende E-Mails, sortiert sie automatisch und bereitet sie für die weitere Verarbeitung in Ihren digitalen Systemen vor. Das bedeutet, dass Sie keine manuellen Eingriffe mehr vornehmen müssen, um Ihren Posteingang in Ordnung zu halten. Es ist Ihre neue Geheimwaffe für effizientes Arbeiten!
Ein gut organisierter Posteingang in 3 Schritten
Eine Bestandsaufnahme Ihres Prozesses
Gemeinsam legen wir fest, wie der E-Mail-Handler am besten für Ihr Unternehmen funktioniert. Wir schauen uns Ihre spezifischen Prozesse an und konfigurieren das System entsprechend.
Ordner festlegen
Sie legen einfach die Ordner und E-Mail-Konten fest, denen das System folgen soll. So wird sichergestellt, dass alles automatisch an die richtige Stelle gesendet wird.
Heben Sie ab!
Geben Sie dem System einfach grünes Licht, und der E-Mail-Handler beginnt automatisch mit der Bearbeitung Ihrer E-Mails und Dokumente. Sie haben sofort einen Überblick und sparen Zeit und Energie.
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Häufig gestellte Fragen
Was genau macht der E-Mail-Handler?
Der E-Mail-Handler automatisiert das Sortieren, Verarbeiten und Archivieren von eingehenden E-Mail-Dokumenten. Das System verarbeitet E-Mails und Anhänge automatisch und bereitet sie für die Integration in Ihren Workflow, Ihr OCR- oder ERP-System vor.
Ist dies für kleinere Verwaltungen geeignet?
Ja, der Email Handler ist flexibel und eignet sich sowohl für kleine als auch für größere Verwaltungen. Er hilft, die Dokumentenverarbeitung zu automatisieren und Zeit zu sparen, unabhängig von der Größe Ihrer Organisation.
Wie lernt der E-Mail-Bearbeiter?
Der E-Mail-Bearbeiter lernt aus Ihren Aktionen. Wenn eine E-Mail nicht korrekt verarbeitet wird, können Sie sie korrigieren und das System merkt sich die Anpassung für das nächste Mal. Selbstlernend und immer besser!
Kann ich den E-Mail-Handler mit mehreren Verwaltungen verwenden?
Ja! Der E-Mail-Handler funktioniert für mehrere Verwaltungen, auch wenn Sie mehrere Posteingänge haben. So können Sie alles automatisch verarbeiten, ohne etwas tun zu müssen.
Kann der E-Mail-Handler gemeinsame Postfächer lesen?
Ja, der E-Mail-Handler kann auch gemeinsame Posteingänge lesen, z.B. die Ihrer Kreditorenbuchhaltung. Stellen Sie sicher, dass es ein Konto mit entsprechendem Zugriff gibt.
Funktioniert der E-Mail-Handler mit verschiedenen E-Mail-Systemen?
Ja, es funktioniert mit Microsoft Exchange Webservices (EWS), so dass Sie Outlook, Office 365 und andere E-Mail-Systeme verknüpfen können.
Was geschieht mit der ursprünglichen E-Mail?
Die ursprüngliche E-Mail wird immer in einem Archivordner aufbewahrt, so dass Sie sie später wieder verwenden können, z. B. zum Weiterleiten oder Beantworten.
Wie schnell ist die Verarbeitung?
Die Verarbeitung Ihrer E-Mails erfolgt kontinuierlich im Hintergrund. Das System ist immer in Betrieb, so dass es für Sie keine Verzögerung gibt.
Kann ich den E-Mail-Handler verwenden, auch wenn ich eine andere Lösung für Eingangsrechnungen habe?
Ja, der E-Mail-Handler kann leicht zu Ihrer aktuellen Lösung hinzugefügt werden und ist flexibel genug, um mit verschiedenen Systemen zu arbeiten.
Was ist, wenn meine Frage nicht in den FAQ steht?
Senden Sie eine E-Mail mit Ihrer Frage und Ihren Kontaktdaten an: [email protected], oder füllen Sie das Kontaktformular aus. Wir werden Ihre Frage so schnell wie möglich beantworten. Sind Sie bereits Kunde von Whitevision? Dann besuchen Sie das Kundenportal für weitere Informationen.