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E-Mail-Handler

Automatisches Verarbeiten aller eingehenden E-Mails mit dem E-Mail-Handler

Beginnen Sie damit, die Bearbeitung Ihrer Dokumente von Ihrem Posteingang aus zu optimieren.
Bekommen Sie Ihren Posteingang in den Griff Das erste Glied Ihres Dokumentenprozesses
Automatisierung der E-Mail-Verwaltung Automatisch sortieren, kombinieren und ablegen
Bereit für die digitale Verarbeitung Dokumente gehen direkt in den Workflow oder das ERP

Haben Sie mit diesen Engpässen zu kämpfen?

Wenn das so ist, helfen wir Ihnen, Ihre E-Mail-Verarbeitung im Handumdrehen zu automatisieren.

  • Sie erhalten täglich Dokumente per E-Mail, bearbeiten diese aber noch manuell
  • Sie möchten eingehende E-Mail-Anhänge automatisch mit Ihrem ERP- oder Workflow-System verknüpfen
  • Aufgrund der unstrukturierten Posteingänge gibt es keine Übersicht über die Dokumente
  • Das manuelle Sortieren, Kombinieren oder Archivieren von E-Mails nimmt zu viel Zeit in Anspruch

Effizienteres Arbeiten beginnt mit Ihrem Posteingang

Ihr Posteingang wird täglich mit allen Arten von Dokumenten überflutet, von Rechnungen bis hin zu Mahnungen, in verschiedenen Formaten und manchmal auch als Anhänge. Die manuelle Bearbeitung ist zeitaufwändig und kann leicht schief gehen. Der E-Mail-Handler nimmt Ihnen diese Arbeit vollständig ab und sorgt für einen reibungslosen Ablauf. Der E-Mail-Handler automatisiert den Empfang von E-Mails aus Ihrem Posteingang und die Verwaltung aller eingehenden Dokumente, unabhängig von ihrem Format. Das System sortiert, verarbeitet und archiviert alles im Handumdrehen, so dass Sie sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren können.

Lassen Sie Ihren Posteingang für Sie arbeiten

Der E-Mail-Handler kümmert sich um die vollständige Automatisierung der Verarbeitung Ihrer E-Mails. Er sortiert nicht nur Ihre eingehenden Nachrichten, sondern verarbeitet auch PDF-Anhänge, XML-Dateien und andere Dokumente. Sie brauchen also nicht mehr manuell zu suchen, zu organisieren oder aufzuteilen – der E-Mail Handler erledigt das für Sie. So haben Sie immer einen geordneten Posteingang und können Ihre Prozesse beschleunigen, ohne Kompromisse bei der Qualität einzugehen. Der E-Mail Handler erkennt eingehende E-Mails, sortiert sie automatisch und bereitet sie für die weitere Verarbeitung in Ihren digitalen Systemen vor. Das bedeutet, dass Sie keine manuellen Eingriffe mehr vornehmen müssen, um Ihren Posteingang in Ordnung zu halten. Es ist Ihre neue Geheimwaffe für effizientes Arbeiten!

Ein gut organisierter Posteingang in 3 Schritten

Eine Bestandsaufnahme Ihres Prozesses

Gemeinsam legen wir fest, wie der E-Mail-Handler am besten für Ihr Unternehmen funktioniert. Wir schauen uns Ihre spezifischen Prozesse an und konfigurieren das System entsprechend.

Ordner festlegen

Sie legen einfach die Ordner und E-Mail-Konten fest, denen das System folgen soll. So wird sichergestellt, dass alles automatisch an die richtige Stelle gesendet wird.

Heben Sie ab!

Geben Sie dem System einfach grünes Licht, und der E-Mail-Handler beginnt automatisch mit der Bearbeitung Ihrer E-Mails und Dokumente. Sie haben sofort einen Überblick und sparen Zeit und Energie.

Kundengeschichten

YoungCapital

Im Jahr 2000 begann YoungCapital in einem Dachzimmer als Jobbörse – damals noch unter dem Namen „Student Work“. Im Laufe der Jahre brachte das Unternehmen mehrere Marken auf den Markt und gewann immer größere Kunden. Aus Studentenwerk wurde die Personalvermittlungsagentur YoungCapital, die im Jahr 2019 täglich über 16.000 Kandidat*innen im Einsatz hatte. Das dynamische, junge Unternehmen macht vieles bewusst anders als der Rest: Es denkt mit seinen Kunden mit, pflegt kurze Kommunikationswege und verzichtet auf starre Hierarchien. Diese offene, energiegeladene Unternehmenskultur zahlt sich aus: YoungCapital belegte 2018 den fünften Platz auf der Liste der am schnellsten wachsenden Unternehmen und wuchs in nur drei Jahren von 500 auf 1.300 Mitarbeitende.
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Barli

Barli hat sich auf modulare Bausysteme spezialisiert und baut sie aus Holz. In der eigenen Megawerkstatt in Uden arbeitet das Unternehmen sehr effizient an nachhaltigen Ferienwohnungen, Häusern und Apartments. Von (halb-)permanenten bis hin zu temporären Unterkünften: Das engagierte Spitzenteam von Holzbauern, The Blue Army, stellt gemeinsam in Windeseile komplette Projekte auf die Beine. Mit seiner modularen Holzbauweise und dem formbaren Wohnkonzept Barli Base zeigt das Unternehmen, dass Bauen nachhaltiger und effizienter sein kann. Schon vor mehr als 30 Jahren war Barli ein Pionier der Fertigbauweise. Und auch heute noch ist das Unternehmen ein Innovator in der Branche.
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Breman

Nachhaltige, energiesparende Lösungen: hier ist Breman der Experte. Mit 36 spezialisierten Installationsbetrieben arbeitet die Breman Installation Group sowohl für Privatpersonen als auch für den Unternehmensmarkt. Die Organisation ist ein wichtiger Akteur auf dem Markt für Service und Wartung von Wohnungen. Die Unternehmen haben sich außerdem auf verschiedene Bereiche spezialisiert, unter anderem auf die Installation von mechanischen und elektrischen Anlagen. Das Ziel von Breman: nachhaltige technologische Lösungen zur Zufriedenheit der Kunden zu bieten. Mit 1.700 qualifizierten und motivierten Mitarbeitern gelingt dies dem Unternehmen immer wieder aufs Neue.
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Eneco eMobility

Als Ladeinfrastruktur-Anbieter in den Niederlanden, Belgien, Luxemburg und Deutschland bietet Eneco eMobility sämtliche Dienstleistungen rund um das Elektroauto an. Geschäfts- und Privatkunden erhalten maßgeschneiderte Beratung sowie die Installation von Ladestationen, das Hosting, Wartung und Service bei Störungen und Problemen. 2007 startete Eneco eMobility als Abteilung „Elektrisches Laden“ innerhalb von Eneco, ist jedoch seit 2018 eine 100% eigenständige Tochtergesellschaft.
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Kesselaar ZN

Kesselaar ZN ist ein Gastgeber in der Baubranche. Das Familienunternehmen ist seit über 25 Jahren in den Bereichen Neubau, Renovierung und Instandhaltung von Immobilien für Eigentümer und Nutzer tätig. Die Zusammenarbeit mit festen, spezialisierten Partnern ist ein Unterscheidungsmerkmal: Kesselaar ZN legt die Verantwortung an die richtige Stelle. Das Unternehmen bietet maßgeschneiderte Dienstleistungen und Gesamtlösungen für den Bau an. Für seine Kunden dient das Unternehmen als Ansprechpartner und Baupartner. Der Kundenstamm ist vielfältig: Wohnungsbaugesellschaften, Einrichtungen des Gesundheitswesens, (halb-)staatliche Behörden, Architekten, Eigentümergemeinschaften, Bauträger und Unternehmen arbeiten gerne mit Kesselaar ZN zusammen.
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Franssen Franken

Franssen Franken ist das Vermietungsunternehmen für Baumaschinen, Arbeitsbühnen, Werkzeuge, Baugeräte und (Abfall-)Container in Limburg.Das Familienunternehmen ist nahbar und pflegt kurze Kommunikationswege.Ein kleines, ambitioniertes Team sorgt dafür, dass Kunden einen Rundum-Service von A bis Z erhalten.Kann ein Mietwunsch nicht sofort erfüllt werden, sucht Franssen Franken nach einer passenden Lösung.
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MOBIX

Das belgische Unternehmen MOBIX ist ein Zusammenschluss von fünf Unternehmen (MOBIX Coghe – MOBIX Engema – MOBIX Engetec – MOBIX Remacom – MOBIX Stevens) und gehört zur CFE-Gruppe. MOBIX konzentriert sich auf Bahn- und Versorgungsdienstleistungen. Verschiedene Abteilungen kümmern sich um die Kunden. So ist der Bereich Rail auf Oberleitungen, Signalanlagen und den Bau von Eisenbahnstrecken spezialisiert, während der Bereich Utility auf die öffentliche Beleuchtung und den Bau von Verteilungsnetzen für Gas, Hoch-, Mittel- und Niederspannung spezialisiert ist. Die geografische Streuung von MOBIX sorgt dafür, dass seine 600 Mitarbeiter buchstäblich und im übertragenen Sinne nah am Kunden sind. Sie alle arbeiten nach den gleichen Grundwerten: Sicherheit, Zusammenwachsen, gemeinsame Leidenschaft, hohe Leistung und Flexibilität.
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Mansveld

Mansveld bietet maßgeschneiderte Lösungen in der Elektro- und Kommunikationstechnik. Über 300 Mitarbeiter verfügen zusammen über 55 Jahre Wissen, Erfahrung und handwerkliches Können. In Zusammenarbeit mit dem Berater realisiert Mansveld Installationen vom Entwurf bis zur Verwaltung und Wartung. Zu unseren Kunden gehören Projektentwickler, Bauunternehmen, Wohn- und Pflegeeinrichtungen, staatliche und halbstaatliche Institutionen, Kommunikations- und Designagenturen sowie Messe- und Ausstellungsbauer. Die Dienstleistungen von Mansveld lassen sich in fünf Disziplinen unterteilen: Elektrotechnik, Kommunikationstechnik, Sicherheit, integrierte Medienprojekte und Nachhaltigkeit. Mit zahlreichen Spezialisierungen innerhalb jedes Bereichs kann Mansveld auf allen Ebenen eingesetzt werden. Das Unternehmen kombiniert sein Fachwissen mit einem persönlichen Ansatz. Langfristige Beziehungen zu den Kunden stehen an erster Stelle.
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Raedts

Bouwbedrijf Raedts arbeitet für professionelle Kunden. Service, Wartung, Umbauten, Renovierungen und Gebäudemanagement gehören zu den Aktivitäten des Unternehmens. Gut ausgebildete Fachleute arbeiten in einer kollegialen Atmosphäre an (Miet-)Wohnungen, Schulen und Unternehmen. Qualität, Handwerkskunst und Zuverlässigkeit sind die Schlüsselwörter. Für die 70 Mitarbeiter des Unternehmens ist ein hohes Maß an Kundenzufriedenheit von zentraler Bedeutung. Eine perfekte Organisation des Bauprozesses ist die Grundlage für eine reibungslose Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten.
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Trebbe

Der konzeptionelle, dienstleistungsorientierte Bauunternehmer Trebbe ist ein Familienunternehmen, das bereits seit 1911 besteht. Von der Projektentwicklung bis zur Fertigstellung und der mehrjährigen Instandhaltung, von Neubau bis Renovierung im Wohnungs- und Gewerbebau: Trebbe liefert Ergebnisse, die den Erwartungen der Kunden entsprechen. Das Unternehmen „baut mit Perspektive“: Es nutzt über ein Jahrhundert an Bauerfahrung als Fundament für eine Zukunft, in der Menschen, Materialien und ihre Umgebung im Einklang stehen. Trebbe beobachtet kontinuierlich die Welt um uns herum und passt seine Arbeitsweise entsprechend an.
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Van Wanrooij

Ein Familienunternehmen aus Geffen, das tagtäglich daran arbeitet, das Wohnumfeld der Zukunft zu schaffen: Das ist Van Wanrooij in Kurzform. Das Unternehmen setzt sich für angenehmes Wohnen ein. Das bedeutet, dass es nicht nur Häuser produziert, sondern auch auf eine angenehme Umgebung, naturbewusstes Wohnen und das typische Nachbarschaftsgefühl achtet. Nach dieser Philosophie baut und entwickelt Van Wanrooij seit über 50 Jahren neue Häuser, unter anderem in den Provinzen Noord-Brabant, Utrecht und Gelderland. Mit Hingabe, ohne Aufhebens und mit einer Herangehensmentalität. Denn das ist es, wofür Van Wanrooij und seine Fachleute stehen.
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Heras Mobile Fencing

1952 wurde Heras als kleines niederländisches Familienunternehmen gegründet, das sich auf Zäune und Tore spezialisierte. Seitdem hat sich das Unternehmen zu einem führenden europäischen Komplettanbieter von Lösungen für den Perimeterschutz entwickelt. Es ist in acht Ländern tätig und beschäftigt mehr als 1.100 hochqualifizierte Experten. Bei Heras können wir zwischen permanenten Zäunen (Heras BV) und temporären Zäunen (The Mobile Perimeter Protection oder Heras Mobile Fencing) unterscheiden. In diesem Kundenfall geht es um den Einsatz von Whitevision in der letztgenannten Sparte, Heras Mobile Fencing. Diese Branche ist vor allem für Bau- und Veranstaltungszäune bekannt.
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Vlasman

Vlasman Betonbearbeitungs- und Abbruchtechniken b.v. ist ein großes Unternehmen in Alphen aan den Rijn, das Abbrucharbeiten durchführt. Die Möglichkeiten sind enorm vielfältig: von Abbrucharbeiten und Headhunting bis hin zu Asbestsanierung, Bohrsägen und Bodensanierung. Vlasman bietet das Gesamtpaket. Der Ausgangspunkt ist Perfektionismus. Das Fachwissen und die Tatkraft des Unternehmens kommen darin zum Ausdruck, alle Möglichkeiten auf die Bedürfnisse und Wünsche der Kunden abzustimmen.
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Hurks

Seit mehr als 100 Jahren ist Hurks ein bewährter professioneller Dienstleister in der Bau- und Immobilienwelt. Das reinrassige Familienunternehmen, das heute etwa 450 Mitarbeiter beschäftigt, strebt eine große Vielfalt an Projekten in verschiedenen Disziplinen an und realisiert diese: Wohnungsbau, Stadtentwicklung, Hochbau, Instandhaltung und Einzelhandel. Dabei ist Hurks vor allem im Raum Eindhoven und in der Randstad tätig.
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Sfeerbeeld - Enrico

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Komplexe Dinge einfach zu machen, das lieben wir. Wir würden uns freuen, Ihnen alles über unsere Lösung zu erzählen. Vereinbaren Sie eine unverbindliche Demo mit uns oder kontaktieren Sie uns für weitere Fragen!

Häufig gestellte Fragen

Was genau macht der E-Mail-Handler?

Der E-Mail-Handler automatisiert das Sortieren, Verarbeiten und Archivieren von eingehenden E-Mail-Dokumenten. Das System verarbeitet E-Mails und Anhänge automatisch und bereitet sie für die Integration in Ihren Workflow, Ihr OCR- oder ERP-System vor.

Ist dies für kleinere Verwaltungen geeignet?

Ja, der Email Handler ist flexibel und eignet sich sowohl für kleine als auch für größere Verwaltungen. Er hilft, die Dokumentenverarbeitung zu automatisieren und Zeit zu sparen, unabhängig von der Größe Ihrer Organisation.

Wie lernt der E-Mail-Bearbeiter?

Der E-Mail-Bearbeiter lernt aus Ihren Aktionen. Wenn eine E-Mail nicht korrekt verarbeitet wird, können Sie sie korrigieren und das System merkt sich die Anpassung für das nächste Mal. Selbstlernend und immer besser!

Kann ich den E-Mail-Handler mit mehreren Verwaltungen verwenden?

Ja! Der E-Mail-Handler funktioniert für mehrere Verwaltungen, auch wenn Sie mehrere Posteingänge haben. So können Sie alles automatisch verarbeiten, ohne etwas tun zu müssen.

Kann der E-Mail-Handler gemeinsame Postfächer lesen?

Ja, der E-Mail-Handler kann auch gemeinsame Posteingänge lesen, z.B. die Ihrer Kreditorenbuchhaltung. Stellen Sie sicher, dass es ein Konto mit entsprechendem Zugriff gibt.

Funktioniert der E-Mail-Handler mit verschiedenen E-Mail-Systemen?

Ja, es funktioniert mit Microsoft Exchange Webservices (EWS), so dass Sie Outlook, Office 365 und andere E-Mail-Systeme verknüpfen können.

Was geschieht mit der ursprünglichen E-Mail?

Die ursprüngliche E-Mail wird immer in einem Archivordner aufbewahrt, so dass Sie sie später wieder verwenden können, z. B. zum Weiterleiten oder Beantworten.

Wie schnell ist die Verarbeitung?

Die Verarbeitung Ihrer E-Mails erfolgt kontinuierlich im Hintergrund. Das System ist immer in Betrieb, so dass es für Sie keine Verzögerung gibt.

Kann ich den E-Mail-Handler verwenden, auch wenn ich eine andere Lösung für Eingangsrechnungen habe?

Ja, der E-Mail-Handler kann leicht zu Ihrer aktuellen Lösung hinzugefügt werden und ist flexibel genug, um mit verschiedenen Systemen zu arbeiten.

Was ist, wenn meine Frage nicht in den FAQ steht?

Senden Sie eine E-Mail mit Ihrer Frage und Ihren Kontaktdaten an: [email protected], oder füllen Sie das Kontaktformular aus. Wir werden Ihre Frage so schnell wie möglich beantworten. Sind Sie bereits Kunde von Whitevision? Dann besuchen Sie das Kundenportal für weitere Informationen.

Whitevision_portret Sabine fuchsia

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