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Automatisches Verarbeiten aller eingehenden E-Mails mit dem E-Mail-Handler

Beginnen Sie damit, die Bearbeitung Ihrer Dokumente von Ihrem Posteingang aus zu optimieren.

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Bekommen Sie Ihren Posteingang in den Griff Das erste Glied Ihres Dokumentenprozesses

Automatisierung der E-Mail-Verwaltung Automatisch sortieren, kombinieren und ablegen

Bereit für die digitale Verarbeitung Dokumente gehen direkt in den Workflow oder das ERP

Haben Sie mit diesen Engpässen zu kämpfen?

Wenn das so ist, helfen wir Ihnen, Ihre E-Mail-Verarbeitung im Handumdrehen zu automatisieren.

Kontakt aufnehmen

Sie erhalten täglich Dokumente per E-Mail, bearbeiten diese aber noch manuell
Sie möchten eingehende E-Mail-Anhänge automatisch mit Ihrem ERP- oder Workflow-System verknüpfen
Aufgrund der unstrukturierten Posteingänge gibt es keine Übersicht über die Dokumente
Das manuelle Sortieren, Kombinieren oder Archivieren von E-Mails nimmt zu viel Zeit in Anspruch

Effizienteres Arbeiten beginnt mit Ihrem Posteingang

Ihr Posteingang wird täglich mit allen Arten von Dokumenten überflutet, von Rechnungen bis hin zu Mahnungen, in verschiedenen Formaten und manchmal auch als Anhänge. Die manuelle Bearbeitung ist zeitaufwändig und kann leicht schief gehen. Der E-Mail-Handler nimmt Ihnen diese Arbeit vollständig ab und sorgt für einen reibungslosen Ablauf. Der E-Mail-Handler automatisiert den Empfang von E-Mails aus Ihrem Posteingang und die Verwaltung aller eingehenden Dokumente, unabhängig von ihrem Format. Das System sortiert, verarbeitet und archiviert alles im Handumdrehen, so dass Sie sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren können.

Lassen Sie Ihren Posteingang für Sie arbeiten

Der E-Mail-Handler kümmert sich um die vollständige Automatisierung der Verarbeitung Ihrer E-Mails. Er sortiert nicht nur Ihre eingehenden Nachrichten, sondern verarbeitet auch PDF-Anhänge, XML-Dateien und andere Dokumente. Sie brauchen also nicht mehr manuell zu suchen, zu organisieren oder aufzuteilen – der E-Mail Handler erledigt das für Sie. So haben Sie immer einen geordneten Posteingang und können Ihre Prozesse beschleunigen, ohne Kompromisse bei der Qualität einzugehen. Der E-Mail Handler erkennt eingehende E-Mails, sortiert sie automatisch und bereitet sie für die weitere Verarbeitung in Ihren digitalen Systemen vor. Das bedeutet, dass Sie keine manuellen Eingriffe mehr vornehmen müssen, um Ihren Posteingang in Ordnung zu halten. Es ist Ihre neue Geheimwaffe für effizientes Arbeiten!

AI in onze producten

AI zit verweven in onze oplossingen om dagelijkse processen slimmer en sneller te maken. Zo werk je efficiënter, foutlozer en met meer inzicht.

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Proactieve procesoptimalisatie AI herkent & versnelt je processen automatisch.

Häufig gestellte Fragen

Was genau macht der E-Mail-Handler?

Der E-Mail-Handler automatisiert das Sortieren, Verarbeiten und Archivieren von eingehenden E-Mail-Dokumenten. Das System verarbeitet E-Mails und Anhänge automatisch und bereitet sie für die Integration in Ihren Workflow, Ihr OCR- oder ERP-System vor.

Kann ich den E-Mail-Handler mit mehreren Verwaltungen verwenden?

Ja! Der E-Mail-Handler funktioniert für mehrere Verwaltungen, auch wenn Sie mehrere Posteingänge haben. So können Sie alles automatisch verarbeiten, ohne etwas tun zu müssen.

Kann der E-Mail-Handler gemeinsame Postfächer lesen?

Ja, der E-Mail-Handler kann auch gemeinsame Posteingänge lesen, z.B. die Ihrer Kreditorenbuchhaltung. Stellen Sie sicher, dass es ein Konto mit entsprechendem Zugriff gibt.

Funktioniert der E-Mail-Handler mit verschiedenen E-Mail-Systemen?

Ja, es funktioniert mit Microsoft Exchange Webservices (EWS), so dass Sie Outlook, Office 365 und andere E-Mail-Systeme verknüpfen können.

Was geschieht mit der ursprünglichen E-Mail?

Die ursprüngliche E-Mail wird immer in einem Archivordner aufbewahrt, so dass Sie sie später wieder verwenden können, z. B. zum Weiterleiten oder Beantworten.

Was ist, wenn meine Frage nicht in den FAQ steht?

Fülle das Kontaktformular aus, und wir werden deine Anfrage so schnell wie möglich beantworten. Bist du bereits Kunde bei Whitevision? Dann besuche das Kundenportal für weitere Informationen.

Wie schnell ist die Verarbeitung?

Die Verarbeitung Ihrer E-Mails erfolgt kontinuierlich im Hintergrund. Das System ist immer in Betrieb, so dass es für Sie keine Verzögerung gibt.

Kann ich den E-Mail-Handler verwenden, auch wenn ich eine andere Lösung für Eingangsrechnungen habe?

Ja, der E-Mail-Handler kann leicht zu Ihrer aktuellen Lösung hinzugefügt werden und ist flexibel genug, um mit verschiedenen Systemen zu arbeiten.

Ein gut organisierter Posteingang in 3 Schritten

Eine Bestandsaufnahme Ihres Prozesses

Gemeinsam legen wir fest, wie der E-Mail-Handler am besten für Ihr Unternehmen funktioniert. Wir schauen uns Ihre spezifischen Prozesse an und konfigurieren das System entsprechend.

Ordner festlegen

Sie legen einfach die Ordner und E-Mail-Konten fest, denen das System folgen soll. So wird sichergestellt, dass alles automatisch an die richtige Stelle gesendet wird.

Heben Sie ab!

Geben Sie dem System einfach grünes Licht, und der E-Mail-Handler beginnt automatisch mit der Bearbeitung Ihrer E-Mails und Dokumente. Sie haben sofort einen Überblick und sparen Zeit und Energie.

Kundengeschichten

Heras Mobile Fencing

1952 wurde Heras als kleines niederländisches Familienunternehmen gegründet, das sich auf Zäune und Tore spezialisierte. Seitdem hat sich das Unternehmen zu einem führenden europäischen Komplettanbieter von Lösungen für den Perimeterschutz entwickelt. Es ist in acht Ländern tätig und beschäftigt mehr als 1.100 hochqualifizierte Experten. Bei Heras können wir zwischen permanenten Zäunen (Heras BV) und temporären Zäunen (The Mobile Perimeter Protection oder Heras Mobile Fencing) unterscheiden. In diesem Kundenfall geht es um den Einsatz von Whitevision in der letztgenannten Sparte, Heras Mobile Fencing. Diese Branche ist vor allem für Bau- und Veranstaltungszäune bekannt.

Van Wanrooij

Ein Familienunternehmen aus Geffen, das tagtäglich daran arbeitet, das Wohnumfeld der Zukunft zu schaffen: Das ist Van Wanrooij in Kurzform. Das Unternehmen setzt sich für angenehmes Wohnen ein. Das bedeutet, dass es nicht nur Häuser produziert, sondern auch auf eine angenehme Umgebung, naturbewusstes Wohnen und das typische Nachbarschaftsgefühl achtet. Nach dieser Philosophie baut und entwickelt Van Wanrooij seit über 50 Jahren neue Häuser, unter anderem in den Provinzen Noord-Brabant, Utrecht und Gelderland. Mit Hingabe, ohne Aufhebens und mit einer Herangehensmentalität. Denn das ist es, wofür Van Wanrooij und seine Fachleute stehen.

Vlasman

Vlasman Betonbearbeitungs- und Abbruchtechniken b.v. ist ein großes Unternehmen in Alphen aan den Rijn, das Abbrucharbeiten durchführt. Die Möglichkeiten sind enorm vielfältig: von Abbrucharbeiten und Headhunting bis hin zu Asbestsanierung, Bohrsägen und Bodensanierung. Vlasman bietet das Gesamtpaket. Der Ausgangspunkt ist Perfektionismus. Das Fachwissen und die Tatkraft des Unternehmens kommen darin zum Ausdruck, alle Möglichkeiten auf die Bedürfnisse und Wünsche der Kunden abzustimmen.

Hurks

Seit mehr als 100 Jahren ist Hurks ein bewährter professioneller Dienstleister in der Bau- und Immobilienwelt. Das reinrassige Familienunternehmen, das heute etwa 450 Mitarbeiter beschäftigt, strebt eine große Vielfalt an Projekten in verschiedenen Disziplinen an und realisiert diese: Wohnungsbau, Stadtentwicklung, Hochbau, Instandhaltung und Einzelhandel. Dabei ist Hurks vor allem im Raum Eindhoven und in der Randstad tätig.

Raedts

Bouwbedrijf Raedts arbeitet für professionelle Kunden. Service, Wartung, Umbauten, Renovierungen und Gebäudemanagement gehören zu den Aktivitäten des Unternehmens. Gut ausgebildete Fachleute arbeiten in einer kollegialen Atmosphäre an (Miet-)Wohnungen, Schulen und Unternehmen. Qualität, Handwerkskunst und Zuverlässigkeit sind die Schlüsselwörter. Für die 70 Mitarbeiter des Unternehmens ist ein hohes Maß an Kundenzufriedenheit von zentraler Bedeutung. Eine perfekte Organisation des Bauprozesses ist die Grundlage für eine reibungslose Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten.

Trebbe

Der konzeptionelle, dienstleistungsorientierte Bauunternehmer Trebbe ist ein Familienunternehmen, das bereits seit 1911 besteht. Von der Projektentwicklung bis zur Fertigstellung und der mehrjährigen Instandhaltung, von Neubau bis Renovierung im Wohnungs- und Gewerbebau: Trebbe liefert Ergebnisse, die den Erwartungen der Kunden entsprechen. Das Unternehmen „baut mit Perspektive“: Es nutzt über ein Jahrhundert an Bauerfahrung als Fundament für eine Zukunft, in der Menschen, Materialien und ihre Umgebung im Einklang stehen. Trebbe beobachtet kontinuierlich die Welt um uns herum und passt seine Arbeitsweise entsprechend an.

MOBIX

Das belgische Unternehmen MOBIX ist ein Zusammenschluss von fünf Unternehmen (MOBIX Coghe – MOBIX Engema – MOBIX Engetec – MOBIX Remacom – MOBIX Stevens) und gehört zur CFE-Gruppe. MOBIX konzentriert sich auf Bahn- und Versorgungsdienstleistungen. Verschiedene Abteilungen kümmern sich um die Kunden. So ist der Bereich Rail auf Oberleitungen, Signalanlagen und den Bau von Eisenbahnstrecken spezialisiert, während der Bereich Utility auf die öffentliche Beleuchtung und den Bau von Verteilungsnetzen für Gas, Hoch-, Mittel- und Niederspannung spezialisiert ist. Die geografische Streuung von MOBIX sorgt dafür, dass seine 600 Mitarbeiter buchstäblich und im übertragenen Sinne nah am Kunden sind. Sie alle arbeiten nach den gleichen Grundwerten: Sicherheit, Zusammenwachsen, gemeinsame Leidenschaft, hohe Leistung und Flexibilität.

Mansveld

Mansveld bietet maßgeschneiderte Lösungen in der Elektro- und Kommunikationstechnik. Über 300 Mitarbeiter verfügen zusammen über 55 Jahre Wissen, Erfahrung und handwerkliches Können. In Zusammenarbeit mit dem Berater realisiert Mansveld Installationen vom Entwurf bis zur Verwaltung und Wartung. Zu unseren Kunden gehören Projektentwickler, Bauunternehmen, Wohn- und Pflegeeinrichtungen, staatliche und halbstaatliche Institutionen, Kommunikations- und Designagenturen sowie Messe- und Ausstellungsbauer. Die Dienstleistungen von Mansveld lassen sich in fünf Disziplinen unterteilen: Elektrotechnik, Kommunikationstechnik, Sicherheit, integrierte Medienprojekte und Nachhaltigkeit. Mit zahlreichen Spezialisierungen innerhalb jedes Bereichs kann Mansveld auf allen Ebenen eingesetzt werden. Das Unternehmen kombiniert sein Fachwissen mit einem persönlichen Ansatz. Langfristige Beziehungen zu den Kunden stehen an erster Stelle.

Breman

Nachhaltige, energiesparende Lösungen: hier ist Breman der Experte. Mit 36 spezialisierten Installationsbetrieben arbeitet die Breman Installation Group sowohl für Privatpersonen als auch für den Unternehmensmarkt. Die Organisation ist ein wichtiger Akteur auf dem Markt für Service und Wartung von Wohnungen. Die Unternehmen haben sich außerdem auf verschiedene Bereiche spezialisiert, unter anderem auf die Installation von mechanischen und elektrischen Anlagen. Das Ziel von Breman: nachhaltige technologische Lösungen zur Zufriedenheit der Kunden zu bieten. Mit 1.700 qualifizierten und motivierten Mitarbeitern gelingt dies dem Unternehmen immer wieder aufs Neue.

Franssen Franken

Franssen Franken ist das Vermietungsunternehmen für Baumaschinen, Arbeitsbühnen, Werkzeuge, Baugeräte und (Abfall-)Container in Limburg.Das Familienunternehmen ist nahbar und pflegt kurze Kommunikationswege.Ein kleines, ambitioniertes Team sorgt dafür, dass Kunden einen Rundum-Service von A bis Z erhalten.Kann ein Mietwunsch nicht sofort erfüllt werden, sucht Franssen Franken nach einer passenden Lösung.

Eneco eMobility

Als Ladeinfrastruktur-Anbieter in den Niederlanden, Belgien, Luxemburg und Deutschland bietet Eneco eMobility sämtliche Dienstleistungen rund um das Elektroauto an. Geschäfts- und Privatkunden erhalten maßgeschneiderte Beratung sowie die Installation von Ladestationen, das Hosting, Wartung und Service bei Störungen und Problemen. 2007 startete Eneco eMobility als Abteilung „Elektrisches Laden“ innerhalb von Eneco, ist jedoch seit 2018 eine 100% eigenständige Tochtergesellschaft.

Kesselaar ZN

Kesselaar ZN ist ein Gastgeber in der Baubranche. Das Familienunternehmen ist seit über 25 Jahren in den Bereichen Neubau, Renovierung und Instandhaltung von Immobilien für Eigentümer und Nutzer tätig. Die Zusammenarbeit mit festen, spezialisierten Partnern ist ein Unterscheidungsmerkmal: Kesselaar ZN legt die Verantwortung an die richtige Stelle. Das Unternehmen bietet maßgeschneiderte Dienstleistungen und Gesamtlösungen für den Bau an. Für seine Kunden dient das Unternehmen als Ansprechpartner und Baupartner. Der Kundenstamm ist vielfältig: Wohnungsbaugesellschaften, Einrichtungen des Gesundheitswesens, (halb-)staatliche Behörden, Architekten, Eigentümergemeinschaften, Bauträger und Unternehmen arbeiten gerne mit Kesselaar ZN zusammen.

YoungCapital

Im Jahr 2000 begann YoungCapital in einem Dachzimmer als Jobbörse – damals noch unter dem Namen „Student Work“. Im Laufe der Jahre brachte das Unternehmen mehrere Marken auf den Markt und gewann immer größere Kunden. Aus Studentenwerk wurde die Personalvermittlungsagentur YoungCapital, die im Jahr 2019 täglich über 16.000 Kandidat*innen im Einsatz hatte. Das dynamische, junge Unternehmen macht vieles bewusst anders als der Rest: Es denkt mit seinen Kunden mit, pflegt kurze Kommunikationswege und verzichtet auf starre Hierarchien. Diese offene, energiegeladene Unternehmenskultur zahlt sich aus: YoungCapital belegte 2018 den fünften Platz auf der Liste der am schnellsten wachsenden Unternehmen und wuchs in nur drei Jahren von 500 auf 1.300 Mitarbeitende.

Barli

Barli hat sich auf modulare Bausysteme spezialisiert und baut sie aus Holz. In der eigenen Megawerkstatt in Uden arbeitet das Unternehmen sehr effizient an nachhaltigen Ferienwohnungen, Häusern und Apartments. Von (halb-)permanenten bis hin zu temporären Unterkünften: Das engagierte Spitzenteam von Holzbauern, The Blue Army, stellt gemeinsam in Windeseile komplette Projekte auf die Beine. Mit seiner modularen Holzbauweise und dem formbaren Wohnkonzept Barli Base zeigt das Unternehmen, dass Bauen nachhaltiger und effizienter sein kann. Schon vor mehr als 30 Jahren war Barli ein Pionier der Fertigbauweise. Und auch heute noch ist das Unternehmen ein Innovator in der Branche.

Sfeerbeeld - Enrico

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Blogs

Whitepaper E-Rechnungsbearbeitung

„E-Rechnungen“, „XML“, „UBL“, „PDF“ – wenn es um die Verarbeitung elektronischer Daten geht, kommt man um englische Begriffe kaum herum. Wenn E-Rechnungen vollkommen ideal funktionieren würden, wären keine manuellen Eingriffe mehr nötig. Doch die Realität sieht anders aus: Unternehmen haben es mit unterschiedlichen Standards und Formaten zu tun – und müssen oft auch mit anderen Rechnungsarten arbeiten. Das führt dazu, dass Informationen aus verschiedensten Quellen empfangen und verarbeitet werden müssen. Welche Rolle spielen E-Rechnungen in diesem komplexen Umfeld? Und wie lassen sie sich schlank und einfach integrieren? In diesem Whitepaper gehen wir diesen Fragen auf den Grund!

Whitepaper Die Zukunft der Rechnungsverarbeitung

Innerhalb kürzester Zeit hat sich die digitale Rechnungsverarbeitung grundlegend verändert. Sind Sie neugierig auf die aktuellen und zu erwartenden Entwicklungen in der digitalen Rechnungsverarbeitung? Wir erzählen Ihnen alles darüber in unserem Whitepaper „Die Zukunft der Rechnungsverarbeitung: Wie machen Sie Ihren Verwaltungsprozess zukunftssicher?“ Darin lesen Sie unter anderem über die Automatisierung von Prozessen, aber auch darüber, wie Sie elektronischen Rechnungen – und den verschiedenen damit verbundenen Initiativen – einen Platz in Ihrer Verwaltung einräumen können.

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Effizientes Rechnungsmanagement: Optimieren Sie Ihren Finanzprozess

In der sich schnell verändernden digitalen Welt ist die Verwaltung der Finanzen entscheidend für den Erfolg eines jeden Unternehmens. Ein zentraler Bestandteil dieser Finanzverwaltungsprozesse ist die Rechnungsverwaltung. Ein Bereich, der für die Gesundheit Ihres Betriebs von großer Bedeutung ist und eine Herausforderung darstellt, wenn Ihr Rechnungsfluss mit dem Wachstum Ihres Unternehmens zunimmt. Bei einer effizienten Rechnungsverwaltung geht es nicht nur darum, Rechnungen pünktlich zu bezahlen. Es handelt sich um einen komplexen Prozess, der den Cashflow verbessern, Fehler reduzieren und bessere Beziehungen zu den Lieferanten gewährleisten kann.

Purchase-to-pay-Prozess: Wie optimieren Sie P2P in Ihrem Unternehmen?

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Müssen Sie regelmäßig einen Abgleich zwischen einer Bestellung, den darauf enthaltenen Belegen und der schließlich erhaltenen Rechnung vornehmen? Dann kann der 3-Wege-Abgleich mit intelligenter Software helfen. Aber wie genau funktioniert das? Und wie können Sie davon profitieren? In diesem Blogbeitrag erklären wir es Ihnen.

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Als Bauunternehmen haben Sie regelmäßig mit dem illustren Feldeinkauf zu tun. Wussten Sie, dass Einkäufe vor Ort bis zu 50 % der Zeit der Finanzabteilung in Anspruch nehmen, während sie nur 2 % des gesamten Einkaufswertes ausmachen? Und selbst dann ist das Ergebnis meist alles andere als ideal. Es ist leicht, während des Prozesses den Überblick zu verlieren. Und da Ihre Zeit begrenzt ist, haben Sie keine andere Wahl, als stichprobenartige Preisüberprüfungen durchzuführen. Außerdem gehen wichtige Managementinformationen verloren, weil Sie nicht alle Rechnungspositionen einzeln buchen können. Die Frage ist, wie man Einkäufe im Außendienst schneller, einfacher und effizienter abwickeln kann.

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Die Welt der Rechnungsstellung hat sich bereits stark weiterentwickelt. Das Zeitalter des Papiers ist mehr oder weniger vorbei. Die große Mehrheit der Unternehmen erhält bereits Rechnungen in PDF-Form. Aber jetzt ist es bereits Zeit für den nächsten Schritt: die elektronische Rechnungsstellung. Hier kommen die Rechnungen im XML-Format an. Wie genau funktioniert das? Was sind die Vorteile davon? Und wie gehen Sie als Unternehmen mit der elektronischen Rechnungsstellung um?

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Peppol ist auf dem Vormarsch. Vielleicht haben Sie es noch nicht ganz für sich entdeckt, aber Sie hören schon von ihm. Und vielleicht empfangen oder versenden Sie schon manchmal Rechnungen über Peppol. Oder Sie wollen bald damit anfangen. Aber wie können Sie Peppol in Ihrem Unternehmen effektiv nutzen?

Whitevision_portret Sabine fuchsia

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