Vereinfachen Sie Ihre Dokumentenverarbeitung
Sie wissen genau, wo Ihre eingehenden Dokumente ankommen – und geben die Daten vielleicht noch manuell ein. Möglicherweise arbeiten Sie sogar noch mit einem Papierarchiv. Die Einführung von E-Mail und PDF hat das Problem von Papierstapeln weitgehend gelöst. Rechnungen und Bestellungen können jedoch in verschiedenen Formaten eingehen: auf Papier, als PDF oder XML – manchmal sogar direkt im E-Mail-Text. Um all diese unterschiedlichen Dokumente auf einheitliche und effiziente Weise zu verarbeiten, brauchen Sie ein flexibles System. Und genau hier kommen wir ins Spiel: Mit den intelligenten OCR-Lösungen von Whitevision verarbeiten Sie eingehende Dokumente schnell, einfach und effizient.
Digitale Verarbeitung beginnt mit dem Erfassen und einfachen Einlesen eingehender Dokumente. Papierrechnungen müssen Sie nur noch kurz einscannen. Dokumente, die Sie per E-Mail oder über andere digitale Kanäle erhalten, werden automatisch verarbeitet – ganz gleich ob es sich um PDF-Dateien, XML-Daten oder andere Nachrichtenformate handelt. Mit Whitevision verarbeiten Sie den gesamten Dokumentenfluss über einen einzigen, durchgängigen Prozess.
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Möchten Sie mehr über unseren Ansatz erfahren? Laden Sie das Whitepaper ‚Die Zukunft der Eingangsrechnungsverarbeitung‘ herunter und entdecken Sie die Vorteile für Ihr Unternehmen.
Verschiedene Formate sammeln
In der Praxis kommt es häufig vor, dass Dokumente wie Auftragsbestätigungen, Serviceaufträge, Belege und Rechnungen in unterschiedlichen Formaten eingehen. Unsere Lösung geht damit souverän um. Denn nicht nur können alle Dateiformate von unserem System verarbeitet werden – wir gehen noch einen Schritt weiter.
Wir reichern Daten an und vergleichen sie miteinander. Ob es um den Abgleich von Bestellungen mit Rechnungen geht oder um die Identifikation von Abweichungen zwischen gelieferten Waren und den zugehörigen Dokumenten – unser System sorgt für eine nahtlose Integration aller Informationen. Und das alles wird in einer benutzerfreundlichen Oberfläche dargestellt, sodass sowohl Einkaufs- als auch Finanzteams mühelos auf alle relevanten Daten zugreifen können.
So einfach kann Ihr Arbeitsprozess aussehen:
Hybrider Empfang
Die digitale Verarbeitung eingehender Dokumente beginnt mit der Erfassung und dem Einlesen. Alle eingehenden Dokumente werden einheitlich verarbeitet, ohne dass unterschiedliche Prozesse für unterschiedliche Dokumententypen erforderlich sind.
Automatische Erkennung
Die Belegdaten werden innerhalb von Sekunden automatisch erkannt und als Vorschlagswerte zur Verfügung gestellt. Sie müssen dafür nichts weiter tun.
Weiterleitung und Verarbeitung
Entdecken Sie die Funktionen
Häufig gestellte Fragen
Hilft mir Whitevision auch bei der Genehmigung von Dokumenten?
Für die digitale Weiterleitung, Prüfung und Genehmigung von Dokumenten bieten wir eine praktische Workflow-Software. Diese ist in allen Varianten enthalten. So ist Ihr Genehmigungsprozess stets überschaubar, transparent und einfach.
Wie genau erleichtert mir Whitevision die Bearbeitung eingehender Dokumente?
Wir bieten eine bequeme Cloud-Lösung, um die Sie sich nicht kümmern müssen. Hosting und automatische Software-Updates sind in der monatlichen Gebühr enthalten.
Darüber hinaus verfügt Whitevision über Schnittstellen zu verschiedenen ERP-Systemen. Dank unserer engen Partnerschaften mit verschiedenen ERP-Anbietern bieten wir weitreichende Integrationen. Dies ermöglicht Ihnen eine reibungslose und einfache Verarbeitung eingehender Dokumente.
Wie kann ich den Prozess der Bearbeitung eingehender Dokumente noch einfacher gestalten?
Verbringen Sie zum Beispiel viel Zeit mit der Bearbeitung der überwältigenden Flut eingehender E-Mails? Der SMART E-Mail Handler nimmt Ihnen die Vorarbeit ab. Dieses Tool trennt, kombiniert und verschiebt automatisch Anhänge oder digitale Eingangsrechnungen.
Verbringen Sie Stunden damit, Kostenrechnungen aufzuschlüsseln, die Mehrwertsteuer pro Zeile neu zu berechnen und Eingangsrechnungen mit vielen Zeilen zu bearbeiten? Dann ist die Regelerkennung die Antwort.
Wie lange dauert eine Implementierung?
Wenn wir den Auftrag ausführen dürfen, planen wir gemeinsam mit Ihnen die Implementierung unserer Software. Je nach Art des ERP-Systems, ob Sie bereits damit arbeiten und wie weit die Vorbereitungen fortgeschritten sind, dauert die Implementierung 1 bis 4 Tage. Diese Tage werden auf mehrere Kontaktmomente verteilt. Die Gesamtdurchlaufzeit variiert zwischen 2 und 8 Wochen.
Während des Prozesses bitten wir Sie, zwischen den Implementierungstagen sorgfältige Tests durchzuführen. Darüber hinaus planen wir regelmäßige Kontaktmomente für Fragen und Feedback ein.
Kann ich Dokumente auch über mein Tablet und Telefon genehmigen?
Ja, das können Sie. Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Genehmigungsprozesse und Scandaten. Jederzeit und überall mit der Whitevision App. Genehmigen Sie Rechnungen digital, prüfen Sie Dokumente und scannen Sie Belege. Entdecken Sie die Vorteile für Ihr Unternehmen.
Ich wurde gebeten, eine Fernverbindung einzurichten. Wie mache ich das?
Über den folgenden Link können Sie Teamviewer Schnellhilfe aufrufen und ihn starten. Eine ID und ein Passwort werden dann in Teamviewer angezeigt. Diese können Sie unserem Support-Mitarbeiter mitteilen.
Meine Frage ist nicht dabei, was ich am besten tun soll?
Senden Sie eine E-Mail an: [email protected] mit Ihrer Frage und Ihren Kontaktdaten, oder füllen Sie das Kontakt-Formular aus. Wir werden Ihre Frage so schnell wie möglich beantworten. Sind Sie bereits Kunde von Whitevision? Dann besuchen Sie das Kundenportal für weitere Informationen.
