Klantcase BLOS kinderopvang
‘Het beste voor mijn kind’: dat is waar elke ouder naar op zoek is. Daarin ligt dan ook de basis van BLOS kinderopvang. Want de organisatie gelooft dat juist die eerste levensjaren het verschil maken voor de toekomst. Zij wil daarom méér zijn dan alleen een opvang. BLOS kinderopvang prikkelt, stimuleert en daagt uit. Door een omgeving te creëren die veilig en fijn aanvoelt, helpt de organisatie kinderen vol vertrouwen te groeien. Samen met ouders werkt zij graag aan de opvoeding en begeleiding van kinderen in de belangrijkste ontwikkelfase van hun leven.
De behoefte
BLOS kinderopvang begon klein, maar werd in een korte periode heel groot. Daardoor lukte het bijna niet meer om inkomende facturen op de traditionele manier te verwerken. Facturen controleren, factuurgegevens invoeren, crediteuren opzoeken, bijlages toevoegen: de financiële administratie verrichtte alle handelingen nog handmatig en daardoor groeide de stapel te verwerken facturen snel. BLOS kinderopvang vond dat het tijd was voor verandering: het ging op zoek naar een automatiseringsoplossing.
De oplossing
Om de verschillende OCR-leveranciers goed te kunnen vergelijken, nodigde BLOS kinderopvang meerdere partijen uit om langs te komen. Al snel bleek dat de oplossing van WhiteVision het best aansloot bij de organisatiebehoeftes. De software kwam gebruiksvriendelijk en betrouwbaar over. Toch ging de organisatie niet over één nacht ijs. Zij ging verder in gesprek met Whitevision om de mogelijkheden goed te bespreken. Daarbij toonde een Whitevision-consultant de opties in actie. Dit trok BLOS kinderopvang over de streep: de organisatie was ervan overtuigd dat Whitevision voor meer efficiëntie en snelheid zou zorgen.
De voordelen van Whitevision
- Ruimte voor andere taken omdat de druk op inkoopfactuurverwerking is afgenomen.
- Meer efficiëntie en aanzienlijke tijdbesparing.
- Uitstekende koppeling tussen Whitevision en AFAS.
- Gebruiksvriendelijke software.
- Zeer goed implementatieproces en support.
“Sinds we Whitevision gebruiken, is alle druk op het proces van inkoopfactuurverwerking afgenomen,” vertelt Loubna Eddamnati, financieel medewerkster op het hoofdkantoor van BLOS kinderopvang. Zij heeft nu ruimte om andere taken op te pakken: “Omdat ik veel sneller klaar ben met het verwerken van inkomende facturen, kan ik bijvoorbeeld meer tijd besteden aan het bekijken van balansspecificaties. Ook reageer ik sneller en uitgebreider op e-mails. Daar had ik simpelweg te weinig tijd voor toen we alles nog met de hand verwerkten. Whitevision is voor ons dus echt een oplossing gebleken!”
Volgens Loubna zorgt de slimme OCR-software van Whitevision voor meer efficiëntie en een aanzienlijke tijdbesparing. Maar hoe doet de oplossing dit precies? “Nadat wij de facturen naar de map ‘Whitevision’ hebben gesleept, leest het systeem zelf de factuurgegevens uit. Denk aan de crediteur, het factuurnummer en de bedragen. Vervolgens hoeven wij alleen nog even de kostenplaats te controleren. In principe herkent de software deze. Maar áls dit eens niet direct het geval is, dan klikken we de juiste kostenplaats aan. Whitevision onthoudt dit voor de volgende keer, want het is een zelflerend systeem. Je hoeft zo’n handeling dus maar één keer te verrichten.”
Heel handig, vindt Loubna: “Vroeger besteedde ik ruim twee minuten aan het verwerken van een enkele factuur. Nu kost dit mij enkele seconden. Als je bekijkt hoeveel facturen wij verwerken, levert dat enorm veel tijdwinst op!”
Loubna is erg te spreken over de koppeling met ERP-systeem AFAS: “Je merkt dat Whitevision en AFAS een stevig partnership hebben, want de koppeling werkt ontzettend goed. Alles staat meteen in ons ERP-systeem. Dat is echt top.”
Gezien de diversiteit aan inkomende facturen bespaart dat aspect óók enorm veel tijd: “Wij krijgen wekelijks honderden facturen binnen van invallers. Daarnaast ontvangen we facturen voor speelgoedmateriaal, voeding en interieuritems. Het verwerken van al die verschillende documenten in het ERP-systeem kostte vroeger vele uren. Maar Whitevision herkent de gegevens en zet alles in AFAS, waardoor het allemaal zó gedaan is.”
Naast solide, gebruiksvriendelijke software biedt Whitevision ook uitstekende ondersteuning. “Dit merkten we al tijdens de implementatie,” vertelt Loubna. “Onze Whitevision-consultant besteedde meer dan één sessie aan training. Hij liet ons goed zien hoe we het systeem konden gebruiken. Daardoor leerden we er heel snel mee werken.”
Inmiddels gebruikt BLOS kinderopvang het systeem met veel gemak en plezier. Heeft Loubna eens een vraag, dan is het supportteam van Whitevision er voor haar: “Via het klantportaal kan ik eenvoudig een vraag inschieten. Whitevision geeft altijd erg snel antwoord, waardoor ik gauw verder kan. Wat ik ook heel fijn vind, is dat de supportmedewerkers altijd vragen of het is gelukt en aangeven dat ik bij hen terecht kan met andere vragen.”
Loubna geeft aan dat haar beeld van Whitevision eigenlijk alleen maar positief is: “Ik zou echt niet meer zonder de oplossing kunnen. En ik zou deze zeker aanbevelen aan andere organisaties. De slimme OCR-software bespaart je veel tijd en is eenvoudig in gebruik. Bovendien geeft Whitevision zeer goede uitleg en ondersteuning. Ik ben echt heel tevreden met onze keuze!”
