Jansen en De Wit
Jansen en De Wit is een toonaangevende speler op de flexmarkt met ruim ca. 2.500 medewerkers gedurende het jaar op haar loonlijst. Met al bijna 25 jaar ervaring aan boord is Jansen en De Wit in de loop der jaren uitgegroeid tot één van de grotere personeelspartners voor het MKB segment in de regio Noord- en Oost Nederland. Sterk in de branches bouw & infra, metaal & techniek, logistiek, schoonmaak, tuinbouw en productie. Het dienstpakket van Jansen en De Wit bestaat uit detachering, payrolling, uitzenden en het verzorgen van de backoffice voor intermediairs. Jansen en De Wit heeft vestigingen in Hoogeveen, Emmen, Heerde, Nijverdal, Franeker en Groningen.
De behoefte
Tot zo’n twee jaar geleden verwerkte Jansen en De Wit inkoopfacturen nog handmatig. Deze kwamen grotendeels binnen via de mail, maar medewerkers moesten ze uitprinten, bestempelen, boeken en de juiste handtekeningen verzamelen. Het accorderingsproces verliep via fysieke postvakjes, waardoor facturen soms bleven hangen of wegraakten. Meer efficiëntie, inzicht en grip waren nodig. Daarom ging Jansen en De Wit op zoek naar een automatiseringsoplossing voor het verwerken van inkomende facturen.
De oplossing
Jansen en De Wit zocht naar software die zou koppelen met boekhoudpakket Nocore. Op advies van de ERP-leverancier nam het bedrijf contact op met Whitevision. Van de demo op locatie werd Jansen en De Wit erg enthousiast. Het systeem bleek veel mogelijkheden te bieden om de inrichting af te stemmen op de eigen bedrijfsbehoeftes. Jansen en De Wit twijfelde niet langer: het wilde met Whitevision aan de slag.
De voordelen van Whitevision
- Van uitvoerend naar controlerend werk.
- Meer ruimte voor leuke, uitdagende taken.
- Efficiëntieboost en tijdbesparing.
- Goed en gedegen implementatieproces.
- Uitstekende koppeling met Nocore.
“Whitevision heeft onze verwachtingen absoluut waargemaakt,” zegt Chantal ten Hoor, assistent-controller bij Jansen en De Wit. “Inkoopfactuurverwerking kost ons nu minder tijd. Bovendien hoeven we voor het proces geen uitvoerende taak meer uit te voeren. Het omvat alleen nog een controleslag. Daardoor hebben we ruimte voor leukere taken die uitdaging bieden en coördinerend van aard zijn.”
Daarnaast kon Jansen en De Wit haar groei makkelijker aan met Whitevision: “Wij hebben een aantal bedrijven overgenomen. Hun facturenstromen komen nu ook bij ons binnen. De stapel inkomende documenten neemt dus toe. Maar met Whitevision kunnen we ten opzichte van vroeger méér facturen verwerken in hetzelfde tijdsbestek!”
Wat Chantal erg fijn vindt aan Whitevision is dat de software de volledige factuurverwerking overneemt. “Het systeem zet de boeking klaar,” vertelt zij. “Het vult zaken als factuurnummer, vervaldatum en btw-bedrag in. Zit er een omschrijving bij, dan kan Whitevision deze ook herkennen.
Daarvoor moet je de software per leverancier zelf trainen. Dat is vooral handig bij periodiek terugkerende facturen. Heb je het systeem getraind, dan hoef je alleen nog een blik op de boeking te werpen en op ‘Verwerk’ te klikken.”
Voor het accorderingsproces gebruikt Jansen en De Wit de workflow-software van Whitevision. “Per leverancier hebben we een standaardinrichting,” zegt Chantal. “We hebben bijvoorbeeld ingeregeld wie de goedkeurders voor pensioenen en studies zijn. En onze directrice staat standaard ingesteld als laatste goedkeurder, want wij willen dat alle facturen langs de directie gaan. Wat heel handig is, is dat twee collega’s onderling via Whitevision met elkaar kunnen schakelen over facturen. Wij kunnen dat allemaal terugzien, waardoor we het overzicht behouden en veel efficiënter werken! Bovendien kunnen goedkeurders altijd en overal via een website of hun Whitevision smartphone app de facturen fiatteren”
Over het implementatieproces is Chantal erg te spreken: “Whitevision-consultant Tobias is bij ons langsgekomen op kantoor om alles in te richten. Hij gaf ons ook een training, die wij als zeer nuttig hebben ervaren. We leerden het hele pakket kennen en ontdekten hoe we facturen kunnen trainen. Ook liet Tobias ons zien hoe wij alles één keer goed kunnen instellen. Dat zorgt ervoor dat je daarna eigenlijk bijna niets meer zelf hoeft te doen.”
Een uitstekende koppeling met Nocore was twee jaar geleden een belangrijke factor bij het kiezen van een inkoopfactuurverwerkingsoplossing. Hoe bevalt de koppeling in de praktijk? “Whitevision en Nocore sluiten heel goed op elkaar aan,” zegt Chantal. “Wanneer we een factuur verwerkt hebben, staat deze vrijwel direct in ons ERP-systeem.”
Omdat alles over het algemeen op rolletjes loopt, hoeft Jansen en De Wit het Supportteam van Whitevision niet vaak in te schakelen. Maar áls dat eens nodig is, verloopt de communicatie soepel: “Wanneer ik een ticket inschiet via het klantportaal, krijg ik snel een reactie. En Whitevision helpt ons altijd heel goed en vlot!”
Samengevat: Jansen en De Wit is erg tevreden met Whitevision. “De totaaloplossing neemt ons heel veel werk uit handen,” zegt Chantal. “We weten nu precies waar een factuur zich bevindt en welke status deze heeft. Weggeraakte facturen behoren tot het verleden. Daarnaast zijn alle papieren van onze bureaus verdwenen!”
Chantal zou Whitevision dan ook zeker aanbevelen. “Je werkt efficiënter, bespaart tijd en hebt veel beter inzicht in de status van facturen. Dat zijn hele grote voordelen voor een bedrijf!”
