Kupers

De behoefte

Al tijdenlang is Trip Software het backoffice-systeem van Kupers Touringcars. Het bedrijf gebruikte dit systeem naar tevredenheid, maar er was één knelpunt: de afhandeling van inkomende facturen. Het proces was te omslachtig: facturen werden uitgeprint, voorzien van een stempel en handmatig goedgekeurd voordat de betaling kon plaatsvinden. Dat kostte veel tijd én stapels papier. Nu vrijwel alle facturen digitaal binnenkomen, bleek dit té inefficiënt. Daarom ging Kupers Touringcars op zoek naar een automatiseringsoplossing.

De oplossing

Via-via kwam Kupers Touringcars terecht bij Whitevision. Na een demo was het bedrijf om. Whitevision bleek precies te bieden wat het zocht: een automatische uitlezing van de facturen-mailbox én een razendsnelle automatische verwerking van inkoopfacturen. Een ander voordeel: géén printwerk meer.

Wat Kupers Touringcars wél graag wilde, was dat Whitevision zou aansluiten op Trip Software. De koppeling bestond nog niet, maar de twee partijen stonden open voor het maken van een API. Zo gezegd, zo gedaan: ze gingen met elkaar aan de slag. Zodat Kupers Touringcars én andere touringcar-bedrijven hun financiële administratie straks makkelijker en sneller zouden kunnen bijhouden.

“Wij gebruiken Whitevision inmiddels enkele maanden in combinatie met Trip Software en het gaat precies zoals ik had gehoopt,” zegt Bert Fonteijn, directeur van Kupers Touringcars. “Het inkoopfactuurverwerkingsproces verloopt volledig digitaal. Veel stappen zijn geautomatiseerd en we hoeven niets meer uit te printen. Dit scheelt collega’s een heleboel tijd en inspanning. En mij ook. Vroeger kwam een factuur op mijn bureau terecht, waarna ik deze handmatig moest goedkeuren. Nu doe ik dat gewoon op mijn telefoon via de Whitevision-app. Zo blijven facturen niet liggen.”

En de koppeling tussen Whitevision en Trip Software? Ook daar is Bert uiterst tevreden over: “De integratie werkt vlekkeloos!”

Toen Kupers Touringcars bij Trip Software aanklopte met het verzoek om een koppeling met Whitevision, bleek dat het juiste moment te zijn. “Bijna simultaan kreeg ik dezelfde vraag van een andere klant,” vertelt Fredy Verkuijlen. Hij is directeur en eigenaar van Trip Software, hét ERP-systeem voor de touringcar-branche. Bedrijven die kiezen voor Trip Software, kunnen rekenen op software die toegespitst is op hun activiteiten en het complete spectrum dekt: van logistieke en operationele planning tot sales en de financiële administratie.

Eén aspect waar nog ruimte voor verbetering was? De verwerking van inkoopfacturen. “Wij hebben daar een eigen oplossing voor geschreven, maar deze is niet zeer uitgebreid,” legt Fredy uit. “Zowel onze klanten als wij vonden dat het proces makkelijker en toegankelijker kon. Toen Kupers Touringcars én de andere klant vroegen om een koppeling, dacht ik: hier kunnen we onze oplossing echt mee verrijken, waardoor onze klanten nog efficiënter kunnen werken.”

Trip Software en Whitevision gingen om de tafel. Een overeenstemming was snel bereikt en Kupers Touringcars bleek bereid om het spits af te bijten. Fredy: “We besloten om de koppeling eerst samen met Whitevision te ontwikkelen, waarna Kupers Touringcars deze zou testen.”

Voor Kupers Touringcars verliep de implementatie op rolletjes. “Whitevision en Trip Software betrokken ons pas bij het proces toen de koppeling klaar was,” zegt Bert. “Deze werkte toen al uitstekend. Daardoor konden wij meteen aan de slag!”

Het inkoopfactuurverwerkingsproces is nu zeer eenvoudig voor Kupers Touringcars: “Wanneer we een inkoopfactuur ontvangen in onze facturen-mailbox, leest Whitevision deze automatisch in. Vervolgens krijgen mijn collega’s en ik het bericht dat er nieuwe facturen zijn die we kunnen controleren en goedkeuren. Wanneer iedereen akkoord is, krijgen onze administratiemedewerkers een seintje, zodat zij tot betaling kunnen overgaan. Daarna wordt de factuur automatisch verwerkt in Trip Software.”

Wat dit oplevert? Véél, vindt Bert: “Wij ervaren meer gemak, efficiëntie en tijdwinst. En omdat we zonder papier werken, zijn we ook duurzamer bezig. De uren die we overhouden, besteden we aan taken die meer toegevoegde waarde hebben. De administratie kan bijvoorbeeld beter focussen op uitgaande facturen, die natuurlijk heel belangrijk zijn met het oog op de inkomsten. Kort gezegd, de administratie is beter bij wat betreft ál onze factuurprocessen.”

Al met al is Bert heel enthousiast over Whitevision: “Het is een professioneel bedrijf, dat merk je aan alles. Het systeem is bij de tijd en de lijnen zijn kort. Tijdens de implementatie begeleidde onze consultant Remco ons van a tot z. Hij vertelde precies hoe we met het systeem konden werken. Dat is heel prettig als je niet weet hoe het werkt. De leercurve was gelukkig makkelijk: we hadden alles snel onder de knie. We zijn heel blij met Whitevision!”

Of Bert de combinatie van Whitevision en Trip Software zou aanbevelen? “Zeker,” zegt hij. “Ik ben ervan overtuigd dat andere touringcar-bedrijven hier baat bij zouden hebben. Whitevision is een innovatief bedrijf dat je helpt om op efficiënte wijze digitaal te werken. En de integratie met Trip Software werkt uitstekend.”

Wat bedrijven in de praktijk van de koppeling kunnen verwachten, vat Fredy kort en bondig samen: “Een makkelijk, geautomatiseerd proces dat rekening houdt met allerlei factoren. Een factuur is bijvoorbeeld niet beperkt tot één regel. En meerdere mensen in de organisatie kunnen een factuur fiatteren.”

Dat de integratie aanzienlijke voordelen oplevert, is snel duidelijk geworden. Fredy: “De koppeling draait nu naar volle tevredenheid bij Kupers Touringcars én onze andere klant, die er in de afgelopen maand al honderden facturen mee heeft verwerkt. Dat werkt aanstekelijk. Inmiddels hebben zeven andere geïnteresseerden zich aangediend!”