Probiblio

Maakt gebruik van

Probiblio is de provinciale ondersteuningsinstelling voor de bibliotheeksector in Noord- en Zuid-Holland. Ze nemen onder meer salarisadministratie over, leveren logistieke oplossingen en geven strategisch advies op het gebied van bedrijfsvoering, marketing, communicatie, marktonderzoek en innovatie. Alles met één doel: bibliotheken optimaal ondersteunen in hun unieke maatschappelijke rol.

De behoefte

Het proces rondom inkoopfacturen was bij Probiblio allesbehalve efficiënt. “Inkoopfacturen werden niet gedigitaliseerd en boekingen moesten handmatig in het systeem worden gezet,” vertelt een medewerker van Finance. “Dat kostte veel tijd en gaf onnodig risico op fouten. We zochten een oplossing die dit eenvoudiger, sneller en betrouwbaarder zou maken.”

De oplossing

De keuze viel op FileLinx DigiData. Hiermee ontvangt en verwerkt Probiblio nu alle facturen volledig digitaal. “Wij boeken direct in de applicatie Interfere, waarna de boeking inclusief PDF automatisch de workflow van AFAS Profit in gaat,” legt de medewerker uit. “Omdat wij werken voor en met verschillende klanten in verschillende omgevingen, is het een groot voordeel dat FileLinx in alle smaken kan voorzien.” DigiData draait bij Probiblio als SaaS-oplossing.

Daarnaast maakt Probiblio gebruik van het Peppol Access Point van FileLinx. Daarmee worden e-facturen (XML) veilig en direct opgehaald van meer dan 150.000 aangesloten leveranciers. Alle formaten – van UBL en XML tot PDF – kunnen probleemloos worden verwerkt.

“We hebben nooit meer problemen met beschikbaarheid of performance. De verantwoordelijkheden zijn duidelijk gescheiden, waardoor wij geen omkijken hebben naar technische vraagstukken of arbeidsintensief beheer.” Medewerker

De voordelen van FileLinx bij Probiblio

100% digitaal: van handmatige verwerking naar volledig digitale factuurstromen.
Tijdbesparing: minder administratieve handelingen en sneller boeken.
Betrouwbaarheid: duidelijke scheiding van verantwoordelijkheden en geen zorgen meer over beheer.
Toekomstgericht: klaar voor de groei van e-facturatie via het Peppol-netwerk.

“We zien de UBL-ontwikkeling met veel interesse tegemoet”. “De overheid gaat aansluiting op het Peppol-netwerk verplicht stellen. Er is veel onduidelijke informatie in de markt, maar samen met FileLinx weten we dat we de juiste koers varen. We hebben er alle vertrouwen in dat we hier samen de vruchten van gaan plukken.” Medewerker

“De samenwerking verloopt altijd uitstekend. Omdat veel medewerkers er al jaren werken, bouw je een prettige band en efficiënte manier van samenwerken op. We kennen elkaar door en door, en dat maakt schakelen makkelijk. FileLinx is wat ons betreft echt een aanrader door de ervaring en kwaliteit van de mensen, de volwassenheid van de oplossingen en de sterke koppeling met AFAS.” Probiblio

Kunnen we ergens mee helpen?

Neem contact op

Onze voordelen

Meer dan 2.250 klanten
Werk efficiënter
Bespaar tijd & geld