Staad
Staad is een toonaangevend Nederlands familiebedrijf dat is uitgegroeid tot importeur en dealer van Develon grondverzetmachines in Noord-Brabant en Limburg. Het bedrijf levert conventionele machines én is koploper in Nederland wanneer het gaat om de ontwikkeling van elektrische graafmachines. In een branche waarin machines almaar schoner worden is Staad een innovatieve speler: in de energietransitie levert het inmiddels al jaren zijn bijdrage. Sinds 2025 is Staad ook fabrikant van twee volledig zelf ontwikkelde en gebouwde elektrische grondverzetmachines en het bijbehorende Powerbox 300-batterijpakket, die in 2026 bekroond zijn met een iF DESIGN AWARD. Deze graafmachines en Powerbox 300 worden verkocht onder de merknaam: STAAD.
De behoefte
Bij Staad verwerkten medewerkers inkomende facturen handmatig. Van btw-bedrag tot factuurnummer: alle gegevens typten zij over. Wanneer matchen noodzakelijk was, gebeurde dat ook met de hand. Daarnaast was de inrichting van checks en balances basaal en minimaal: het team voerde controles volledig handmatig uit. Het inkoopfactuurverwerkingsproces kostte het team hierdoor veel tijd en energie. Dát kon anders, besloot Staad. En daarom ging het bedrijf op zoek naar een automatiseringsoplossing.
De oplossing
Staad kwam via een grote klant (Ploegam) in contact met Whitevision. Daardoor kon Staad eerst even meekijken. De conclusie die het bedrijf trok: de oplossing zag er veelbelovend uit! Staad plande een demo in bij Whitevision en besprak welke uitdagingen zij graag wilden oplossen. De gesprekken met Remco (Product Integration Manager bij Whitevision), het zelflerende vermogen van Whitevision én de kennisbank deden het enthousiasme van Staad snel groeien. Kort daarop hakte Staad de knoop door: het ging met Whitevision in zee.
De voordelen van Whitevision
- Concrete tijdbesparing: van 2 FTE naar 23 uur per week.
- Toename in kwaliteit: reducering van menselijke fouten.
- Eenvoudig en snel verwerkingsproces voor inkooporders én algemene kostenfacturen.
- Koppeling met ERP-systeem Powerall gerealiseerd in goede samenwerking met Whitevision.
- Vooruitstrevende partij die altijd vooroploopt en continu zoekt naar nieuwe oplossingen, ideeën en verbeteringen.
“Voordat wij Whitevision gebruikten, hadden we drie medewerkers op de administratie die samen ongeveer 2 FTE vertegenwoordigden,” vertelt Roel Verkuijlen, financieel manager bij Staad. “Nu besteedt één medewerker 23 uur per week aan het verwerken van alle facturen. Whitevision heeft ons een zeer concrete tijdbesparing opgeleverd!”
Een ander voordeel dat Roel graag uitlicht? De toename in kwaliteit: “Whitevision brengt het aantal menselijke fouten naar beneden. Het systeem geeft bijvoorbeeld een seintje wanneer bankgegevens op de factuur afwijken van onze stamgegevens. En het herkent zelf welke inkooporder gekoppeld moet worden. Voorheen vertrouwden we hiervoor volledig op onze collega’s, die dergelijke zaken allemaal via handwerk uitzochten. Nu zet het systeem uitroeptekens op de juiste plekken, waarop wij in actie kunnen komen.”
Hoe het inkoopfactuurverwerkingsproces nu verloopt? Veel eenvoudiger en sneller. Als financieel manager is Roel hier zelf niet dagelijks bij betrokken, omdat hij eindverantwoordelijk is voor alle financiële disciplines binnen de organisatie. Maar hij weet van de hoed en de rand. “De E-mail handler zit in Outlook en handelt inkomende e-mails goed af,” vertelt hij. “Facturen gaan automatisch naar Whitevision, waar wij twee ‘smaken’ hebben: inkooporders en algemene kostenfacturen. Bij een inkooporder herkent Whitevision het ordernummer, want daar hebben we het systeem op getraind. Het haalt orderinformatie op en bekijkt of er een match is. Zo ja, dan doen wij nog één controle, waarna de factuur het fiatteringsproces ingaat. Dat proces verloopt via de Whitevision Workflow.”
Met algemene kostenfacturen is het proces misschien wel nóg makkelijker: “Daarbij kan je bepaalde trainingen toepassingen of automatische boekingen instellen. Wij hebben het zó ingeregeld dat Whitevision een boeking en journaalpost ons systeem inschiet.”
De koppeling met ERP-systeem Powerall bestond aanvankelijk niet. Daarom stelden Staad en Whitevision samen een plan op. “Met Remco is er gezocht naar de gezamenlijke win-win voor alle betrokken partijen om deze voor te leggen aan Powerall,” vertelt Roel. “De API moest nog ontwikkeld worden. Meerdere partijen konden hiervoor input geven en er vorm aan geven. Daarom was het soms nog wel even zoeken naar wie waarvoor verantwoordelijk was. Maar uiteindelijk hebben we samen een passende en schaalbare oplossing neergezet. Zowel voor Staad als voor andere klanten die Whitevision én Powerall gebruiken.”
Hoe Roel de samenwerking met Whitevision gedurende dit hele traject heeft ervaren? “Alles is heel prettig en goed verlopen,” zegt hij. ”Remco heeft ons echt geholpen door alle partijen te laten inzien welke voordelen een koppeling hén zou opleveren. We hebben samen goede afspraken gemaakt en iets moois neergezet.”
Inmiddels is Staad zo’n driekwart jaar ‘onderweg’ met Whitevision. En wat Roel betreft zijn ze nog maar nét begonnen: “Als je kijkt naar de mogelijkheden die Whitevision aan onze organisatie kan bieden, zitten we in de beginfase. Wij kunnen ons gebruik van de oplossing zeker nog optimaliseren. En Whitevision is erg vooruitstrevend: ze lopen altijd voorop en zijn continu op zoek naar nieuwe oplossingen, ideeën en verbeteringen. In de huidige wereld, waarin alles snel gaat, kán je eigenlijk niet anders. Daarom vind ik dat heel positief.”
Of Roel Whitevision zou aanbevelen? “Jazeker! Whitevision is een totaalpakket waarmee je je verwerkingsproces in korte tijd naar een hoger niveau tilt. Als een bedrijf met Whitevision aan de slag wil, zou ik wel adviseren om ‘aan de voorkant’ na te denken over je eigen processen en de mogelijkheden die Whitevision biedt. Dan kan je een nóg betere start maken. Wij hebben destijds vooral gefocust op het realiseren van de koppeling met Powerall en een zo snel mogelijke livegang. Daarmee hebben we absoluut efficiëntieslagen gemaakt. Maar we kunnen nog flink verder optimaliseren. Als je het deel dat wij nu oppakken, meeneemt in je initiële plan en scope, profiteer je nog sneller van de voordelen!”
