Always in control
Scattered information often leads to delays, errors, and confusion in processes. With a case management system, you always work with the most up-to-date information for each case.
All documents and communications are automatically stored centrally and linked to the appropriate cases, files, and process steps. This creates a single, clear, and structured work environment.
Dashboards provide real-time insight into the status of cases and workflows. You can immediately see which cases are pending, where approval is needed, and which actions are still outstanding.
From intake to resolution
All information is immediately available within the context of a case and easy to use in your daily work. Using metadata, search functions, and file structures, you can quickly find what you need without having to search through separate systems.
You can easily link documents to cases, assign them to colleagues, and include them in the next step of the process. This ensures that every case moves smoothly through the process and nothing gets left behind.
Within your organization, you always maintain an overview of the status, progress, and context of tasks, ensuring that everyone works with the right information.
Built-in control and security
All information within the system is managed using version control, access rights, and comprehensive logging of actions. This ensures that you always know who has viewed or modified what.
Sensitive information remains protected, and the system supports case-based workflows in accordance with applicable laws and regulations. This helps minimize the risk of errors, data breaches, and unauthorized access.
Employees work efficiently within their authorized scope, while you retain full control over processes and information.
Frequently Asked Questions
Hoe werkt Document Management Systeem samen met Microsoft?
Het DMS kan volledig integreren met Microsoft-producten. Je kunt gebruikmaken van SSO (Single Sign-On), documenten online en offline bewerken, bestanden opslaan in SharePoint en naadloos koppelen met Outlook.
Hoe veilig zijn mijn documenten?
Je documenten kunnen worden opgeslagen in SharePoint of in de private cloud. Daarnaast kun je binnen het DMS bestanden afschermen met een two-factor code voor extra beveiliging.
Kan ik ook externe partijen toegang geven?
Ja, documenten kunnen veilig gedeeld worden met externe partijen via de geïntegreerde sharingportal, zodat samenwerking eenvoudig en gecontroleerd verloopt.
Is het systeem AVG- en ISO/NEN-compliant?
Ja, volledig. Je data blijft veilig en voldoet aan alle relevante wet- en regelgeving.
Hoe werkt de digitale handtekening?
Het platform biedt drie manieren van digitale handtekening:
- Logging via een workflow-knop
- Een digitale handtekening direct geïntegreerd in het DMS
- Een gecertificeerde digitale handtekening voor contracten via integratie met SignRequest
Mijn vraag staat er niet bij, wat kan ik het beste doen?
Vul het contactformulier in en wij zullen jouw vraag zo snel mogelijk beantwoorden. Ben je al klant bij Whitevision? Ga dan naar het klantportaal voor meer informatie.
How it works in three steps
Central storage
Cases, documents, and emails are automatically stored in a single central location.
Always up to date
Information and statuses are updated automatically, ensuring that everyone is working with the correct data.
Automatic processing
Workflows, tasks, and approvals are handled automatically, with real-time visibility into the progress of each case.
Whitevision customers. You are in good company.
Zuijl en Weerd
GWS dé schoonmaker
Hendriks groep
Hurks
Van Markus Autoschade
Vlasman
Van Wanrooij
Heras Mobile Fencing
Winters bouw ontwikkeling
Witte Bouw
Veiligheidsregio Gelderland-Zuid
Safety Group
Roozen van Hoppe Groep
Trebbe
Groenen Groep
Van der Weegen Bouwgroep
Van Dillen Bouwgroep
Raedts
MOBIX
Gebrs. Kurvers Wegenbouw
Mansveld
PALI Group
Prohles
Landelijke Huisartsen Vereniging
LenGo
NEOS
NVD Beveiligingsgroep
Franssen Franken
Effektief
Dura Vermeer
Gebroeders Pol BV
Kesselaar ZN
Jacobus Fruytier scholengemeenschap
ETB van Keulen
Keus Schoonmaak en Diensten
Cnossen Infra
De Zellingen
Eneco eMobility
Feenstra en van Goor
Braspenning
YoungCapital
Aalberts
Automotions
Aveco de Bondt
Barli
BasisBuren
Bibliotheken
Blankers Schoon
Eurotransplant
De Nijs
AC Borst Bouw
Jansen & De Wit