Sind Sie von der Flut eingehender Dokumente überwältigt?
Das Aufkommen von E-Mail und PDF hat das Problem der Papierstapel bei Rechnungen weitgehend gelöst. Doch es gibt eine andere Herausforderung, die vielleicht sogar noch größer ist: Da Unternehmen Rechnungen nun digital erhalten, gibt es einen ständigen Strom eingehender E-Mails, deren Bearbeitung einen gewissen Aufwand erfordert. Als Verwaltungsmitarbeiter hast du alle Hände voll zu tun, jedes einzelne Dokument in deinem Posteingang zu bearbeiten.
Rechnungen und Bestellungen können in verschiedenen Formaten eingehen: als PDF oder XML, manchmal sogar als Anhang im Textkörper einer E-Mail. Um all diese unterschiedlichen Dokumente auf einheitlich effiziente Weise zu verarbeiten, benötigen Sie ein flexibles System. Whitevision erfasst alle Ihre eingehenden Dokumente auf einheitliche Weise, unabhängig davon, auf welchem Weg sie eingehen. Das bedeutet, dass Ihnen mehr Zeit bleibt, sich anderen wichtigen Aufgaben zu widmen.
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Möchten Sie wieder die Kontrolle über Ihren Posteingang erlangen und die Effizienz Ihrer Kommunikationsprozesse steigern? Entdecken Sie, wie unser E-Mail-Handler Ihnen dabei helfen kann.
E-Mail-Handler. Einfachheit in ihrer schönsten Form.
Mit dem E-Mail-Handler von Whitevision bringst du Ordnung in das Chaos deines Posteingangs. Dieses leistungsstarke Tool automatisiert nicht nur den Sortiervorgang und fasst relevante Anhänge zusammen, sondern bietet auch die Möglichkeit, XML-Nachrichten zu verarbeiten und zu integrieren. So wird selbst die komplexeste Kommunikation optimiert und organisiert, ohne dass du manuell eingreifen musst. Dadurch bleibt dir mehr Zeit für die Arbeit, die wirklich zählt.
Die Technologie von Whitevision sorgt dafür, dass Sie nie wieder wichtige Informationen verpassen oder Zeit mit der manuellen Verwaltung Ihrer E-Mails – einschließlich XML-Daten – verschwenden. Unsere Lösung ermöglicht es Ihnen, effizienter zu arbeiten, was zu weniger Fehlern und einer optimierten Kommunikation führt. Das kommt nicht nur Ihnen und Ihrem Team zugute, sondern letztendlich auch Ihren Kunden, die von einem schnelleren und präziseren Service profitieren.
Jede E-Mail auf dem richtigen Weg
Unsere KI-gestützte Erkennung berücksichtigt unter anderem den Absender und den Betreff der E-Mail. Durch das Training des E-Mail-Handlers lernt die Software, wie verschiedene Arten von E-Mails verarbeitet werden müssen. So kann der E-Mail-Handler automatisch:
- E-Mails direkt weiterleiten: Die E-Mail wird eins zu eins für die weitere Bearbeitung bereitgestellt.
- Anhänge zusammenführen: Mehrere PDF-Anhänge werden zu einer einzigen PDF-Datei zusammengefügt.
- Rechnungen aufteilen: Jede Rechnung wird als separater Anhang in einer eigenen E-Mail versendet.
- Rechnungen aus dem E-Mail-Text extrahieren: Rechnungsdaten aus dem E-Mail-Text werden automatisch in eine PDF-Datei umgewandelt.
- Zahlungserinnerungen erkennen: Erinnerungen werden automatisch in den Ordner „Zahlungserinnerungen“ verschoben.
- E-Mails zur Überprüfung markieren: Nachrichten, die besondere Aufmerksamkeit erfordern, werden in den Ordner „Zu beachten“ verschoben.
Häufig gestellte Fragen
Was genau macht der E-Mail-Handler?
Der E-Mail-Handler automatisiert das Sortieren, Verarbeiten und Archivieren von eingehenden E-Mail-Dokumenten. Das System verarbeitet E-Mails und Anhänge automatisch und bereitet sie für die Integration in Ihren Workflow, Ihr OCR- oder ERP-System vor.
Kann ich den E-Mail-Handler mit mehreren Verwaltungen verwenden?
Ja! Der E-Mail-Handler funktioniert für mehrere Verwaltungen, auch wenn Sie mehrere Posteingänge haben. So können Sie alles automatisch verarbeiten, ohne etwas tun zu müssen.
Kann der E-Mail-Handler gemeinsame Postfächer lesen?
Ja, der E-Mail-Handler kann auch gemeinsame Posteingänge lesen, z.B. die Ihrer Kreditorenbuchhaltung. Stellen Sie sicher, dass es ein Konto mit entsprechendem Zugriff gibt.
Funktioniert der E-Mail-Handler mit verschiedenen E-Mail-Systemen?
Ja, es funktioniert mit Microsoft Exchange Webservices (EWS), so dass Sie Outlook, Office 365 und andere E-Mail-Systeme verknüpfen können.
Was geschieht mit der ursprünglichen E-Mail?
Die ursprüngliche E-Mail wird immer in einem Archivordner aufbewahrt, so dass Sie sie später wieder verwenden können, z. B. zum Weiterleiten oder Beantworten.
Was ist, wenn meine Frage nicht in den FAQ steht?
Fülle das Kontaktformular aus, und wir werden deine Anfrage so schnell wie möglich beantworten. Bist du bereits Kunde bei Whitevision? Dann besuche das Kundenportal für weitere Informationen.
Wie schnell ist die Verarbeitung?
Die Verarbeitung Ihrer E-Mails erfolgt kontinuierlich im Hintergrund. Das System ist immer in Betrieb, so dass es für Sie keine Verzögerung gibt.
Kann ich den E-Mail-Handler verwenden, auch wenn ich eine andere Lösung für Eingangsrechnungen habe?
Ja, der E-Mail-Handler kann leicht zu Ihrer aktuellen Lösung hinzugefügt werden und ist flexibel genug, um mit verschiedenen Systemen zu arbeiten.
Ein gut organisierter Posteingang in 3 Schritten
Inventarisierung
Zunächst gehen wir gemeinsam mit dir den gewünschten Ablauf durch und prüfen, wie der E-Mail-Handler am besten für dich eingesetzt werden kann.
Ordner benennen
Nach der Bestandsaufnahme können Sie die Details Ihres E-Mail-Kontos eingeben und die Ordner bestimmen, die das System durchsuchen soll.
Zeitersparnis
Du musst nur noch den Startschuss geben. Der E-Mail-Handler übernimmt dann die Arbeit für dich!
Kundengeschichten
Gebroeders Pol BV
Stichting Christelijk Voortgezet Onderwijs
LenGo
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Erleben Sie, wie Whitevision die Verwaltung Ihrer E-Mail-Kommunikation revolutionieren kann. Fordern Sie eine Demo an und überzeugen Sie sich selbst davon, wie wir Ihre Arbeit vereinfachen.
