Kennen Sie diese Herausforderung?
Die Menschen vor Ort wissen am besten, was sie brauchen, und es ist bequem und effizient, wenn sie das selbst handhaben können. Der Nachteil: Je mehr Standorte und Kollegen diese Einkäufe tätigen, desto schwieriger ist es, alles im Blick zu behalten. Bevor Sie es wissen, verbringen Sie die meiste Zeit, um Daten zu sammeln und zu sortieren, anstatt sie zu verwalten.
- Verarbeitung von Spesenabrechnungenn und geringfügigen Aufwendungen erfordert viel Zeit;
- Rechnungen von Lieferanten, Selbständigen oder Leiharbeitnehmern sind nicht immer korrekt;
- Gutschriften und Anpassungen verzögern Zahlungen;
- Es ist schwierig sicherzustellen, dass die Lieferanten Vereinbarungen einhalten.
- Die Finanzabteilungen verbringen viel Zeit für Audits;
- Managern fehlt es an Echtzeit-Einblicken in Budgets und aktuelle Kosten.
Alle Kosten-Management-Prozesse auf einer einzigen Plattform kombiniert
Ausgaben innerhalb von Organisationen entstehen an allen möglichen Orten. Diese Prozesse umfassen oft verschiedene Systeme, manuelle Kontrollen und disjointed Workflows. Das braucht Zeit, führt zu Fehlern und macht es schwierig, die Budgets im Auge zu behalten. Mit Whitevision Spend konsolidieren Sie alle Ihre Kostenmanagement-Prozesse zu einer einzigen Plattform. Von kleinen Einkäufen bis Rechnungsstellung und Kostenberichten: Alles wird automatisch verarbeitet und mit Ihren Finanzdaten verknüpft. Wir bieten verschiedene Module innerhalb von Whitevision Spend an.
Module in Spend
Whitevision Spend bringt jeden Geschäftsaufwand in eine vernetzte Plattform, um den Mitarbeitern die Flexibilität zu bieten, die sie benötigen, und gleichzeitig Finanztransparenz und Kontrolle zu gewährleisten.
Business Spend Card
Mit der Spend Card können Mitarbeiter Geschäftskosten sicher und einfach mit einer physischen oder virtuellen Zahlungskarte tätigen. Alle Transaktionen werden automatisch mit den Konten verbunden, einschließlich Empfangsanerkennung und Buchungsvorschläge.
Die Einnahmen werden über die App übermittelt und automatisch von AI erkannt. Datum, Höhe und Kostenart werden sofort verarbeitet und mit dem richtigen Kostenzentrum oder der richtigen Abteilung im ERP-System verknüpft.
Dies eliminiert die Notwendigkeit von manuellen Spesenabrechnungenn und gibt Ihnen Echtzeit-Einblick in alle Ausgaben durch Mitarbeiter, Projekt oder Abteilung.
Gutschriftverfahren
Mit Selfbilling drehen Sie den traditionellen Rechnungsvorgang für PNIL auf den Kopf. Anstatt Rechnungen nachträglich zu prüfen, genehmigen Sie zunächst Stunden und Kosten. Das System generiert dann automatisch die korrekte Rechnung im Auftrag des Lieferanten oder Selbständigen.
Dies verhindert Fehler, Gutschriften und Zahlungsverzögerungen. Selbstrechnung ist ideal für Organisationen, die mit Freiberuflern, Vermittlern, Zeitbediensteten oder anderen flexiblen Arbeitnehmern arbeiten.
Alle Daten werden automatisch in ERP-, HR- oder Buchhaltungssystemen verarbeitet, wodurch Ihre Admin-Arbeit erheblich erleichtert wird.
Prozesskostenansprüche
Mit der Spesen Claim App können Mitarbeiter ihre Ausgaben einfach über ihr Smartphone einreichen. Mit einem Foto einer Quittung wird der Anspruch automatisch erkannt und als Kontoeintrag verarbeitet.
Das System unterstützt verschiedene Dokumentformate wie PDFs, digitale Belege und Fotos von Papierbezügen. AI erkennt die Daten an und generiert automatisch einen Verarbeitungsvorschlag.
Dank flexibler Workflows werden Spesenabrechnungen direkt an den entsprechenden Gutachter gesendet, wodurch der Prozess schneller und transparenter wird.
KI in unseren Produkten
KI ist in unsere Lösungen integriert, um tägliche Prozesse intelligenter und schneller zu gestalten. So arbeiten Sie effizienter, mit weniger Fehlern und mehr Überblick.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich auch mit meinem Handy bezahlen?
Neben physischen Karten kannst du auch virtuelle Karten verwenden. Virtuelle Karten fügst du ganz einfach zu deiner Apple Wallet (Apple Pay) oder Google Wallet (Google Pay) hinzu. So kannst du direkt mit deinem eigenen Gerät mobil bezahlen.
Wie spart Selfbilling Zeit?
Da Rechnungen automatisch auf der Grundlage genehmigter Stunden und Kosten erstellt werden, sind manuelle Kontrollen und Korrekturen nicht mehr erforderlich. Unternehmen können so bis zu 60 % Zeit bei ihrem Rechnungsstellungsprozess einsparen.
Wie funktioniert die Abrechnungsbearbeitung mit Whitevision?
- Scannen oder importieren: Die Mitarbeiter scannen ihre Belege über die Whitevision-Smartphone-App.
- Automatische Erkennung: Eine intelligente Technologie liest den Beleg und füllt die Abrechnung automatisch aus.
- Einreichen & genehmigen: Die Spesenabrechnung wird zur Genehmigung an den Vorgesetzten oder den Budgetverantwortlichen weitergeleitet.
- Automatische Bearbeitung: Nach der Genehmigung wird die Abrechnung als Rechnung im Finanzsystem verbucht.
Meine Frage ist nicht dabei, was ich am besten tun soll?
Fülle das Kontaktformular aus, und wir werden deine Anfrage so schnell wie möglich beantworten. Bist du bereits Kunde bei Whitevision? Dann besuche das Kundenportal für weitere Informationen.
Umfassendes Kostenmanagement in 4 Schritten
Register
Mitarbeiter können Kosten, Kostenerstattungen, Stunden oder Lieferungen ganz einfach digital erfassen.
Kontrolle
Das System überprüft automatisch Preisvereinbarungen, Limits und Workflows.
Verarbeiten
Die Aufwendungen werden automatisch erfasst und mit dem entsprechenden Konto verknüpft.
Einsicht
Echtzeit-Dashboards bieten einen sofortigen Überblick über Kosten und Budgets.
In guter Gesellschaft
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Ploegam ist ein Familienunternehmen mit 612 Fachkräften, die an Hochwasserschutz, Natursanierung, Infrastruktur und Gebietsentwicklung arbeiten. Sie wurde vor 37 Jahren gegründet und macht die Niederlande auf nachhaltige Weise sicherer und attraktiver, indem sie unverwechselbare Formen der Zusammenarbeit nutzt und die Zukunft im Auge behält.
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Zeitersparnis und weniger Fehler: Durch Whitevision haben wir Raum für Arbeit, die mehr Herausforderung und mehr Inhalt bietet.
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DVG
DVG Passenger Transport ist eine nationale Franchise-Organisation, die Taxiunternehmen und Busunternehmen in den Niederlanden bündelt. Die Organisation registriert die Verkehrsunternehmen für Ausschreibungen aus Kommunen und Provinzen und stellt sicher, dass der Transport effizient und zuverlässig durchgeführt wird. Dazu gehören der Studentenverkehr, der WMO-Verkehr und andere kommunale Verkehrsmittel. Die DVG leitet die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Verkehrsunternehmen und der Regierung, so dass der Transport überall geregelt wird.