E-Procurement - Whitevision

Direkter Link Die richtigen Bestellregeln und Fristen direkt im Blick

Schnellere Signalisierung Ergreifen Sie im Voraus Maßnahmen im Falle von Fehlern oder Unstimmigkeiten

Mehr Kontrolle, weniger Fehler Weniger Operationen und mehr Kontrolle über Anomalien

Optimieren Sie Ihren Beschaffungsprozess

Ohne einen automatisierten Beschaffungsprozess bestellen die Mitarbeiter oft selbst bei Webshops, die sie privat kennen. Das scheint bequem zu sein, führt aber zu unklaren Rechnungen, unerkennbaren Lieferanten und viel Verwirrung in der Kreditorenbuchhaltung. Dieses so genannte Maverick-Buying führt zu zusätzlicher Arbeit, höheren Kosten und nicht eingehaltenen Preisvereinbarungen. Außerdem untergräbt es die Beziehungen zu den Stammlieferanten.

Wenn Sie E-Procurement richtig einrichten, wird der gesamte Prozess koordiniert. Keine losen E-Mails, herumliegende Quittungen oder Telefonate, die niemand nachvollziehen kann. Und damit auch keine unerwarteten Rechnungen, weil jemand „schnell“ etwas außerhalb des Systems arrangiert hat.

Mit der Lösung von Inconto bringen Sie Übersicht und Kontrolle in einen Prozess, der von Natur aus oft fragmentiert und undurchsichtig ist. Sie halten Lieferantenverträge mühelos auf dem neuesten Stand und sparen eine Menge Zeit und Geld. Kurz gesagt: mehr Kontrolle, weniger Ärger.

Unkompliziert bestellen

Mit der Software von Inconto erfassen Sie Vereinbarungen mit Lieferanten in der Vertragsverwaltung und verknüpfen Artikel, Preise und Lieferzeiten direkt mit einem internen Katalog. Die Mitarbeiter bestellen einfach über das System, oft sogar über einen direkten Link zum Lieferanten. Die Bestellungen werden automatisch an den Budgetverantwortlichen zur Genehmigung weitergeleitet und sofort nach der Genehmigung verarbeitet, ohne separate E-Mails oder manuelle Genehmigungen.

Automatischer Abgleich und Überprüfung

Eine intelligente Automatisierung ermöglicht es, alle „zu fakturierenden Bestellungen“ und „zu fakturierenden Bestellzeilen“ abzurufen. Sobald eine Rechnung eingeht, werden die entsprechenden Bestellzeilen automatisch anhand der Bestellnummer angezeigt und – wenn möglich – mit den richtigen Zeilen verknüpft. Gibt es Unstimmigkeiten? Dann korrigieren Sie sie direkt im System. Das beschleunigt die Bearbeitung und verhindert eine doppelte Bearbeitung. Eine zusätzliche Genehmigung ist nur für echte Abweichungen erforderlich. Außerdem behalten Sie mühelos den Überblick über Ihren Lagerbestand und können Nachbestellungen mit einem einzigen Klick aufgeben, ganz ohne Aufwand.

Wiederholungsverpflichtungen klug gehandhabt

Die Software bietet auch Vorteile für sich wiederholende Verpflichtungen. Wenn zum Beispiel Termin 4 eintrifft, während Termin 3 noch aussteht, wird dieser automatisch mit dem nächsten ausstehenden Termin verknüpft. Abweichungen sind leicht zu erkennen und zu korrigieren, so dass auch bei abweichenden Reihenfolgen die richtige Frist verknüpft bleibt – ohne die Bearbeitung zu verzögern.