E-Rechnungenüber Peppol

E-Rechnungsstellung bedeutet, dass Rechnungen digital und strukturiert ausgetauscht werden. XML ist das am häufigsten verwendete Format, da die Daten dadurch direkt von Software gelesen und verarbeitet werden können. Eine E-Rechnung ist also eine digitale Datei mit strukturierten Daten, die automatisch in Ihrem ERP-System verarbeitet werden kann.

Whitevision erkennt Rechnungen im XML-Format, aber auch im PDF-Format und anderen Formaten. Unsere Software bereichert die Daten, erstellt Buchungsregeln und bietet eine visuelle Überprüfung. Über Whitevision Workflow können Sie jede E-Rechnung weiterleiten und genehmigen. So bleibt Ihre Verwaltung effizient, fehlerfrei und übersichtlich, unabhängig davon, wie die Rechnung eingeht.

Ja. Whitevision sorgt dafür, dass alle eingehenden Dokumente eindeutig verarbeitet und mit Aufträgen, Belegen und Hauptbuchkonten verknüpft werden. Dies minimiert manuelle Vorgänge und macht den Prozess zuverlässiger und schneller, während Sie über Workflow und visuelle Kontrollen die vollständige Kontrolle behalten.

Ja, natürlich. Whitevision Workflow erleichtert die Weiterleitung und Genehmigung jeder E-Rechnung, einschließlich XML.

Eine vollständig korrekte XML-Datei spart Schritte, aber vor allem geht es um Einheitlichkeit bei der Verarbeitung. Whitevision verarbeitet E-Rechnungen immer mit den richtigen Dimensionen, Kostenstellen und Hauptbuchkonten, sodass Genehmigungen reibungslos verlaufen. Intelligente Erkennung und KI können PDFs ergänzen, während XML-Daten automatisch verarbeitet werden.

Whitevision kann alle gängigen Rechnungsformate verarbeiten, darunter XML, UBL, INSBOU sowie die deutschen E-Rechnungsstandards ZUGFeRD und XRechnung. So können Sie Rechnungen nahtlos empfangen und versenden, automatisch mit ERP-Daten anreichern und zur Freigabe vorbereiten. Auch PDF-Rechnungen lassen sich mithilfe einer KI-gestützten Erkennung identifizieren und verarbeiten, sodass keine manuelle Bearbeitung der Dateien erforderlich ist.

• Rechnungen werden zuverlässig und sicher über das europäische Peppol-Netzwerk versendet und empfangen.
• Rechnungen kommen vollständig und korrekt im richtigen Format an.
• Eingehende und ausgehende Rechnungen werden automatisch verarbeitet und bereitgestellt.
• Erfüllen Sie ganz einfach aktuelle und zukünftige gesetzliche Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung.
• Whitevision unterstützt die Weiterleitung, Genehmigung und automatische Anreicherung von E-Rechnungen.

Peppol ist ein europäisches Netzwerk für die elektronische Rechnungsstellung, das einen sicheren und strukturierten Austausch von Rechnungen ermöglicht. Eine Peppol-ID ist eine eindeutige Nummer, mit der Unternehmen elektronische Rechnungen versenden und empfangen können. In den Niederlanden und Belgien ist dies in der Regel die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder die KBO-Nummer.

Nicht ab dem 1. Januar 2026. Die Verpflichtung gilt nur für belgische Unternehmen, die für die Mehrwertsteuer registriert sind. Dennoch werden viele belgische Unternehmen E-Rechnungen verlangen. Es ist daher ratsam, dies bereits jetzt einzurichten. Whitevision kann Ihnen bei der Anbindung an Peppol helfen.

Die Grundlage einer Verkaufsrechnung muss eine E-Rechnung im richtigen Peppol-Format sein. Sie können jedoch eine PDF-Datei in die E-Rechnung einfügen, damit die Empfänger diese anzeigen können.

Nein, eine GLN ist eine eindeutige Identifikationsnummer, die jedoch nicht als Peppol-ID geeignet ist. Für Peppol benötigen Sie eine digitale Adresse, die über OIN, KvK-Nummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer registriert werden kann.

In Belgien gilt diese Verpflichtung ab dem 1. Januar 2026 für mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen. In den Niederlanden ist dies noch nicht verpflichtend. Formal kann ein belgisches Unternehmen ein niederländisches Unternehmen noch nicht dazu verpflichten, aber vertraglich wird dies oft verlangt werden. Wir empfehlen Ihnen, Peppol rechtzeitig einzurichten, damit Sie vorbereitet sind.

Jedes Unternehmen mit einer eigenen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer benötigt eine eigene Peppol-Registrierung. Diese können Sie über einen einzigen Dienstleister, beispielsweise Whitevision, sowohl für eingehende als auch für ausgehende E-Rechnungen beantragen.

In den Niederlanden ist die elektronische Rechnungsstellung noch nicht verpflichtend. Es wird empfohlen, zusätzlich eine PDF-Rechnung per E-Mail zu versenden. Die belgische Verkaufsrechnung muss jedoch bei den belgischen Behörden registriert werden.

Rechnungen werden weiterhin wie PDF-Rechnungen verschlüsselt, aber E-Rechnungen enthalten oft mehr Informationen.

Technisch ist das möglich, aber es wird komplex und verwirrend. Wir empfehlen Ihnen, alles über einen einzigen Dienstleister abzuwickeln. Whitevision kann sowohl eingehende als auch ausgehende Anrufe für Sie bearbeiten.

Whitevision regelt als Peppol Access Provider den Versand. Sie müssen lediglich die Rechnungen in Whitevision einreichen; wir übertragen sie automatisch an das Netzwerk.

Die E-Rechnung kann nicht versendet werden. Whitevision überprüft dies automatisch und gibt sofort eine Meldung aus. So vermeiden Sie Fehler und Strafen.

Als Kunde von Whitevision melden wir Sie an und stellen die Verbindung zu unserem Access Point her. So können Sie sofort mit dem Empfang und Versand von E-Rechnungen beginnen, vollständig integriert in Ihr ERP-System.

Die Kosten hängen von Ihrer Situation und dem Umfang ab. Kontaktieren Sie uns für ein passendes Angebot.