Whitevision Invoice Manager

E-Mail-Verarbeitung

Rechnungen können in verschiedenen Formaten kommen: Papier, PDF oder XML, manchmal sogar in den Körper einer E-Mail eingefügt. Um all diese unterschiedlichen Dokumente auf die gleiche Weise zu verarbeiten, benötigen Sie ein flexibles System. Whitevision Invoice Manager bietet eine Lösung, die diese Vielfalt bewältigen kann: E-Mail-Handler.

Rechnungen werden automatisch gesammelt, erkannt, codiert und mit den richtigen Lieferanten und Kostenstellen verknüpft. Die KI-Technologie hilft Ihnen, indem sie Ihnen Vorschläge beim Posten von Rechnungen gibt und sicherstellt, dass das System immer genauer wird. Die Rechnung wird dann als vollständiger Eintrag in Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem verarbeitet.

Abgleich

Wenn Sie Artikel kaufen, möchten Sie die Lieferung und Rechnung mit den Bestellungen und Quittungen übereinstimmen. Whitevisions Passende Funktion prüft automatisch, ob die Zeilen in eingehenden Dokumenten, wie z. B. Auftragsbestätigungen oder Eingangsrechnungen, mit der Bestellung und/oder dem Empfang übereinstimmen. Dies ist auch als 3-Wege-Matching bekannt.

Wenn es eine Diskrepanz im Preis, Mengen oder Datum gibt, wird die entsprechende Zeile mit einer Farbe hervorgehoben. Dieser einzigartige Markierungsprozess ist komplett automatisch und digital. Wenn Sie sich also mit eingehenden Dokumenten beschäftigen, an denen es eine Anomalie gibt, können Sie sofort mit der Arbeit an einer Lösung beginnen.

Bereit für die elektronische Rechnungsstellung

Mit Whitevision können Sie sowohl eingehende als auch ausgehende E-Rechnungen vollständig digital verarbeiten. Rechnungen werden automatisch verarbeitet und sofort in Journaleinträge für Ihr Buchhaltungssystem umgewandelt. Diskrepanzen werden sofort markiert und können über intelligente Workflows behoben werden, sodass Sie stets die volle Kontrolle über Ihre Rechnungen behalten.

Seit dem 1. Januar 2026 ist Peppol für fast alle B2B-Rechnungen in Belgien obligatorisch. Das ist Teil von VIDA (MwSt. im digitalen Zeitalter) plant die EU die Modernisierung der MwSt.-Vorschriften. Die Niederlande folgen wie folgt: Ab 2030 wird die elektronische Rechnungsstellung in der EU zum Standard.

Ob Sie E-Rechnungen über Peppol, Ketenstandaard, E-Mail oder Portale, alles wird durch eine einzige sichere und benutzerfreundliche Umgebung behandelt.

100%ige Erkennungsgarantie

Wenn Sie in der Finanzverwaltung arbeiten, wollen Sie vor allem eines: die Kontrolle über Ihre Rechnungsverarbeitung und Workflows zu behalten. Dank einer 100% Erkennungsgarantie für die Daten, die Sie benötigen, wird die Rechnungsverarbeitung nicht nur zuverlässiger, sondern auch deutlich effizienter. Das Ergebnis: sofortige Zeitersparnis, weniger manuelle Arbeit und mehr Kontrolle über Ihre finanziellen Prozesse.

Mit dem benutzerfreundlichen Kundenportal können Sie den Status aller eingehenden Rechnungen jederzeit und überall nachverfolgen. Sie können sofort sehen, wo sich eine Rechnung im Verarbeitungsworkflow befindet – vom Empfang bis zur Endbearbeitung im ERP-System.

Vollautomatische Rechnungsverarbeitung

Mit vollautomatische Rechnungsverarbeitung, können Sie den gesamten Prozess für eingehende Rechnungen automatisieren. Vom Empfang über die Erkennung bis zur Verarbeitung werden Rechnungen für Ihr ERP-System ohne unnötige manuelle Schritte vorbereitet. Dank smart KI-TechnologieRechnungen werden automatisch erkannt, überprüft und, soweit möglich, mit den richtigen Daten für die Verarbeitung angereichert. Dies automatisiert den Großteil der Arbeit im Vorfeld, während Sie die Kontrolle über die endgültige Verarbeitung in Ihrem ERP behalten.