Kommt Ihnen diese Herausforderung bekannt vor?
Dokumente sind über Ordner, Briefkästen und separate Systeme verstreut, oft mit mehreren Versionen gleichzeitig im Umlauf. Nicht nur verschwenden Sie Zeit auf der Suche nach ihnen, aber Sie können nie sicher sein, ob Sie arbeiten mit der richtigen, up-to-date-Version. KI hilft dabei, Dokumente automatisch zu organisieren und zu durchsuchen, wirft aber auch neue Fragen auf: Ist die Antwort korrekt und bleiben sensible Informationen sicher? Die Kontrolle über Ihre Dokumente ist die eigentliche Herausforderung.
- Rechnungen werden über verschiedene Kanäle wie E-Mail, PDF oder Scans empfangen;
- Die Daten müssen manuell eingegeben und überprüft werden.
- Die Bearbeitung von Rechnungen ist zeitaufwendig und fehleranfällig;
- Rechnungen gehen verloren oder sind schwer zu finden;
- Der Status von Rechnungen und Zahlungen ist in Echtzeit nicht sichtbar;
- Administrative Prozesse integrieren sich nicht gut in cloudbasierte ERP- oder Buchhaltungssysteme.
Dokumentenverwaltung in einer einzigen Lösung
Whitevision Document Manager bringt alle Ihre Dokumente und Dateien auf einer zentralen Plattform zusammen. Ob Verträge, Angebote, interne Formulare oder Projektdateien: Alles ist sicher gespeichert, kann sofort abgerufen werden und wird automatisch mit den relevanten Prozessen verknüpft. Wir bieten eine Reihe von Modulen innerhalb Whitevision Document Manager.
Funktionen in Document Manager
Whitevision Document Manager bringt alle Ihre Geschäftsdokumente in einer zentralen Plattform zusammen, um Informationen bei Bedarf einfach zu organisieren, zu verwalten, zu teilen und abzurufen.
Intelligente Dokumentenverwaltung
Mit der Dokumentenverwaltung können Sie alle Ihre Dokumente, E-Mails und andere Dateien aus einer zentralen Umgebung verwalten, unabhängig vom Dateiformat. Von Notierungen und Verträgen bis hin zu Personalakten, Finanzdokumenten und Wartungsunterlagen. Dokumente werden automatisch kategorisiert und mit den relevanten Prozessen und Dateien verknüpft. Das bedeutet, dass Sie alle damit verbundenen Informationen an einem Ort haben und Dokumente mit intelligenten Suchfunktionen leicht abrufen können.
Das System verwaltet Versionen und Änderungen, zeichnet Aktionen in Audit-Trails auf und automatisiert Workflows wie Freigaben und Signaturen. Integrationen in ERP, CRM und andere Systeme sorgen für einen reibungslosen Ablauf der Prozesse, während Rollen und Berechtigungen den Zugriff sicher und DSGVO-konform halten.
Mit personalisierten Dashboards und intelligenten Suchfiltern haben die Abteilungen – von HR über Finanzen bis Beschaffung und Kundenservice – sofortige Einblicke in Dokumente und anstehende Aufgaben. Dies ermöglicht es Teams, effizienter zusammenzuarbeiten, Verzögerungen zu vermeiden und ermöglicht es der Lösung, einfach neben Ihrer Organisation zu skalieren.
Verwaltung der Aufzeichnungen
Mit Records Management haben Sie die volle Kontrolle über alle wichtigen Geschäftsinformationen und Dateien, von der Erstellung bis zur Archivierung. Whitevision überwacht automatisch Aufbewahrungsfristen für jeden Dokumententyp, flaggt fehlende Dokumente und stellt sicher, dass Informationen zum richtigen Zeitpunkt sicher archiviert oder entsorgt werden. Jede Aktion wird in einem umfassenden Prüfpfad festgehalten. Das bedeutet, dass Sie immer in Compliance arbeiten und keine Zeit mehr mit manuellen Kontrollen oder Papierkram verbringen müssen.
Ob HR-Dateien, Verträge, Finanzdokumente oder andere Geschäftsinformationen, das Registermanagement sorgt dafür, dass jedes Dokument zum richtigen Zeitpunkt gespeichert, verwaltet und sicher entsorgt wird. Dank automatischer Benachrichtigungen und Erinnerungen verpassen Sie niemals wichtige Fristen oder Auslaufen von Aufbewahrungsfristen. Manager haben in Echtzeit Einblick in den Status von Dateien, während Mitarbeiter nur Zugang zu relevanten Informationen haben.
KI in unseren Produkten
KI ist in unsere Lösungen integriert, um tägliche Prozesse intelligenter und schneller zu gestalten. So arbeiten Sie effizienter, mit weniger Fehlern und mehr Überblick.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Dokumentenmanagement und Aktenmanagement?
Dokumentenmanagement hilft Ihnen dabei, Dokumente zentral zu speichern, zu organisieren und schnell wiederzufinden. Das Aktenmanagement konzentriert sich auf die Verwaltung wichtiger Akten und Informationen während ihres gesamten Lebenszyklus, einschließlich Aufbewahrungsfristen, Archivierung und sicherer Vernichtung.
Was sind die Vorteile der Dokumentenverwaltung in der Cloud?
Mit der Dokumentenverwaltung in der Cloud haben Sie jederzeit und überall Zugriff auf Ihre Dokumente. Sie müssen keine eigenen Server warten und profitieren von automatischen Updates, sicheren Backups und einer Lösung, die problemlos mit Ihrem Unternehmen mitwächst.
Kann Whitevision Document Manager mit anderen Systemen verknüpft werden?
Ja. Whitevision Document Manager lässt sich mit bestehenden Systemen wie ERP-, HR- oder Finanzsoftware verknüpfen. Dokumente und Daten werden automatisch den entsprechenden Prozessen zugeordnet, sodass sich der manuelle Aufwand verringert und Fehler vermieden werden.
Wie unterstützt Document Manager bei der Einhaltung von Vorschriften und bei Audits?
Alle Dokumente werden sicher gespeichert und jede Aktion wird automatisch protokolliert. So kannst du genau nachvollziehen, wer ein Dokument angesehen, bearbeitet oder genehmigt hat. Dies erleichtert die Einhaltung von Vorschriften und sorgt für einen reibungslosen Ablauf von Audits.
Für welche Organisationen eignet sich Whitevision Document Manager?
Whitevision Document Manager eignet sich für Unternehmen, die eine große Anzahl von Dokumenten und Akten verwalten und mehr Übersicht und Kontrolle benötigen. Dazu gehören beispielsweise Abteilungen wie Finanzen, Personalwesen, Einkauf und Projektmanagement. Durch die zentrale Verwaltung von Dokumenten und die Automatisierung von Prozessen arbeiten Sie effizienter und vermeiden Fehler.
Meine Frage ist nicht dabei, was ich am besten tun soll?
Fülle das Kontaktformular aus, und wir werden deine Anfrage so schnell wie möglich beantworten. Bist du bereits Kunde bei Whitevision? Dann besuche das Kundenportal für weitere Informationen.
Whitevision Document Manager in 4 Schritten
Aufzeichnung
Dokumente und Dateien werden sicher und automatisch kategorisiert gespeichert.
Verknüpfung
Dokumente werden mit Projekten, Dateien oder Workflows verknüpft.
Verwalten
Zugriffsrechte, Versionskontrolle und Metadaten werden automatisch verwaltet.
Einsicht
Dashboards bieten eine Echtzeit-Übersicht aller Dokumente und Dateien.
In goed gezelschap
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Zwaluwe Bouw
Jelle Bijlsma
Heras Mobile Fencing
Van Wanrooij
Vlasman
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Zuijl en Weerd
GWS dé schoonmaker
Hendriks groep
Van Markus Autoschade
Winters bouw ontwikkeling
Witte Bouw
Veiligheidsregio Gelderland-Zuid
Hoppenbrouwers Techniek
Hollander Techniek
IP Duursma
VDR Bouwgroep
Weijman Vastgoedonderhoud
VIOS Bouwgroep
Van Rhijn Bouw
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Raedts
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Van Dillen Bouwgroep
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Ploegam ist ein Familienunternehmen mit 612 Fachkräften, die an Hochwasserschutz, Natursanierung, Infrastruktur und Gebietsentwicklung arbeiten. Sie wurde vor 37 Jahren gegründet und macht die Niederlande auf nachhaltige Weise sicherer und attraktiver, indem sie unverwechselbare Formen der Zusammenarbeit nutzt und die Zukunft im Auge behält.
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Zeitersparnis und weniger Fehler: Durch Whitevision haben wir Raum für Arbeit, die mehr Herausforderung und mehr Inhalt bietet.
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Gemeente Apeldoorn
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DVG
DVG Passenger Transport ist eine nationale Franchise-Organisation, die Taxiunternehmen und Busunternehmen in den Niederlanden bündelt. Die Organisation registriert die Verkehrsunternehmen für Ausschreibungen aus Kommunen und Provinzen und stellt sicher, dass der Transport effizient und zuverlässig durchgeführt wird. Dazu gehören der Studentenverkehr, der WMO-Verkehr und andere kommunale Verkehrsmittel. Die DVG leitet die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Verkehrsunternehmen und der Regierung, so dass der Transport überall geregelt wird.