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Auftrags­bestätigungen verarbeiten

Arbeite schneller und smarter. Mit Whitevision verarbeitest du Auftragsbestätigungen vollständig automatisch – ganz ohne Abtippen und manuelle Kontrollen.

Meldefunktion Unsere Software merkt Unterschiede sofort.
Korrekte Ablage Auftragsbestätigungen werden als Anhang in der entsprechenden Akte abgelegt.
Mehr Effizienz Das manuelle Eintippen oder Überprüfen von Daten gehört der Vergangenheit an.

Sehr viel manuelle Arbeit. Unnötig zeitaufwendig und fehleranfällig.

Vergleichst du regelmäßig Auftragsbestätigungen mit Bestellungen? Und machst du das manuell? Dann kostet dich das wahrscheinlich viel Zeit. Dabei stößt du manchmal auf Abweichungen – etwa Preisunterschiede, unerwartete Zusatzkosten oder zwischenzeitlich geänderte Mengen. Solche Abweichungen musst du in deinem ERP-System korrigieren. Und dabei prüfst du Zeile für Zeile, wo genau der Unterschied liegt. Das ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch extrem fehleranfällig. Geht das nicht einfacher? Doch – mit Whitevision! ‚Simplicity‘ ist Teil unserer DNA. Und deshalb auch Teil unserer intelligenten Lösungen.

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Ohne Titel

Auftragsbestätigungen verarbeiten. So einfach geht das.

Verarbeitest du deine Auftragsbestätigungen mit Whitevision? Dann entscheidest du dich für Zeitersparnis und Benutzerfreundlichkeit. Du erhältst schnell Einblick in Abweichungen, behältst die Kontrolle über deine Kommunikation und führst eine verlässliche Buchhaltung. Da du den administrativen Prozess bereits vor der Eingangsrechnungsverarbeitung automatisierst, wirst du im Nachhinein nicht von Überraschungen oder unnötigen Arbeitsschritten überrascht.

Unsere Software erkennt die Auftragsbestätigung in deiner E-Mail, liest sie aus und fügt die PDF automatisch hinzu. Weicht die Menge, der Preis oder das Lieferdatum ab? Oder stimmen bestimmte Informationen nicht? Mit unserer Matching-Funktion siehst du sofort die Unterschiede zwischen der Bestellung und der Auftragsbestätigung.

Da du einen Echtzeit-Überblick über Projekte hast, kannst du bei Bedarf rechtzeitig mit Kolleginnen, Kollegen oder Kund:innen Rücksprache halten. Möchtest du Daten aktualisieren? Das geschieht automatisch – mit nur einem Klick. Die Auftragsbestätigung wird mit der Bestellung verknüpft, sodass die Dokumente als Set ins System gelangen. Und genau so werden sie auch in deinem ERP-System sichtbar.

Fragen? Hier finden Sie die Antworten.

Was ist die Bearbeitung der Auftragsbestätigung?

Die Auftragsbestätigungsverarbeitung ist der Prozess, bei dem eingehende Auftragsbestätigungen automatisch importiert, erkannt und auf Unstimmigkeiten geprüft werden. Whitevision hilft Unternehmen, diesen Prozess effizienter zu gestalten und die manuelle Eingabe zu minimieren.

Wie funktioniert die Bearbeitung der Auftragsbestätigung bei Whitevision?

  • Automatisches Lesen: Auftragsbestätigungen werden per E-Mail oder über Webdienste empfangen.
  • Intelligente Verarbeitung: PDFs und XML-Dateien werden automatisch in digitale Daten umgewandelt.
  • Prüfen & Abgleichen: Das System vergleicht die Bestätigung mit der Bestellung.
  • Unstimmigkeiten signalisieren: Alle Unstimmigkeiten werden automatisch gekennzeichnet.
  • Maßnahmen ergreifen: Einkäufer oder Supply Chain Manager erhalten Benachrichtigungen und können sofort Anpassungen vornehmen.

Was sind die Vorteile einer automatisierten Auftragsbestätigungsverarbeitung?

  • Zeitersparnis: Keine manuelle Eingabe oder Überprüfung mehr, Whitevision automatisiert diesen Prozess.
  • Weniger Fehler: Das System erkennt und vergleicht Auftragsdaten und macht Abweichungen sofort sichtbar.
  • Effizienz: Schnellere Bearbeitung von Auftragsbestätigungen und besserer Abgleich mit Bestellungen.
  • Optimierte Kommunikation: Klare Arbeitsabläufe und automatische Benachrichtigungen im Falle von Abweichungen.

Was ist, wenn es Diskrepanzen zwischen der Auftragsbestätigung und der Bestellung gibt?

Wenn das System Unterschiede z.B. bei Mengen, Preisen oder Artikelnummern feststellt, wird dies sofort gekennzeichnet. Über den Workflow kann ein Mitarbeiter dies beurteilen und gegebenenfalls Maßnahmen ergreifen.

Meine Frage ist nicht dabei, was ich am besten tun soll?

Senden Sie eine E-Mail an: info@whitevision.com mit Ihrer Frage und Ihren Kontaktdaten, oder füllen Sie das Kontakt-Formular aus. Wir werden Ihre Frage so schnell wie möglich beantworten. Sind Sie bereits Kunde von Whitevision? Dann besuchen Sie das Kundenportal für weitere Informationen.

Ihr Prozess. Einfach mit Whitevision.

Einlesen

Erhalten Sie Auftragsbestätigungen per E-Mail? Lesen Sie sie ein. Papierversionen können Sie einscannen.

Erkennen

Whitevision erkennt Ihre Auftragsbestätigung und liest sie ein. Dies geschieht automatisch. Das Dokument wird als Anhang in der entsprechenden Datei archiviert.

Abgleichen

Die Auftragsbestätigung wird schnell und einfach abgeglichen – mit allen Bestelldaten aus deinem ERP-System und dem Abbild der Auftragsbestätigung.

Whitevision Kunden. Gute Gesellschaft.

Hoppenbrouwers Techniek

Hoppenbrouwers Techniek

Hoppenbrouwers Techniek hat sich in den letzten 100 Jahren zu einem modernen Installationsunternehmen entwickelt. Was 1918 als Ein-Personen-Geschäft begann, ist heute ein Full-Service-Installateur mit mehr als 1.000 Mitarbeitern. Die Organisation konzipiert, installiert und pflegt elektrische und mechanische Systeme. Es bietet integrierte Lösungen auf einem breiten Markt. Seine Mission ist es, der beste Partner für Mitarbeiter, Kunden und Schulen zu sein. Die Mitarbeiter stehen an erster Stelle: Die Freude an ihrer Arbeit ist unerlässlich, um das Ziel des Unternehmens zu erreichen, der beste und nachhaltigste Installateur des Landes zu werden.
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Hollander Techniek

Hollander Techniek

In mehr als 45 Jahren hat sich Hollander Techniek zu einem Full-Service-Installer und Systemintegrator entwickelt. Das Familienunternehmen glaubt an Zusammenarbeit und langfristige Beziehungen. Diese Philosophie übersetzt sich in nachhaltige, integrierte technische Lösungen, die sowohl für Kunden als auch für die Gesellschaft einen Mehrwert bieten. Hollander Techniek versteht die primären Prozesse seiner Kunden und übernimmt Verantwortung für das Endergebnis. Nachhaltiges Wirtschaften ist ein zentrales Prinzip: Das Unternehmen will die Gesellschaft bereichern und Umweltverantwortung in den Mittelpunkt seiner Arbeit stellen. Gemeinsam mit Kunden entwickelt sie innovative, nachhaltige Lösungen, die der Umwelt nicht schaden.
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Bouwbedrijf van der meer

Bouwbedrijf van der Meer

1890 begann Bouwbedrijf van der Meer als Zimmermann in Oudega. Mehr als 130 Jahre später hat es sich durch seine Qualität und Handwerkskunst zu einem vielseitigen Bauunternehmen entwickelt. Seit 1975 ist es von seinem Stützpunkt Einsteinstraat in Sneek aus in den nördlichen Niederlanden tätig. Das Team bietet Dienstleistungen von Wartung und Umbau bis hin zum Neubau, für Groß- und Kleinprojekte.
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Bouwgroep Buitenhuis

Bouwgroep Buitenhuis

Ein kleines Unternehmen mit umfangreichen Fähigkeiten: das ist Bouwgroep Buitenhuis b.v. in Landsmeer. Kundenorientierung und erschwingliche Qualität stehen im Vordergrund. Seit mehr als 60 Jahren arbeitet es für Wohnungsbauverbände, Stadtbezirke, Gemeinden, Entwickler, Schulräte, Unternehmen und Privatkunden. Die Zusammenarbeit mit engagierten Partnern bildet die Grundlage ihres Ansatzes. Mit Lean-Baumethoden dient es den Kunden so schnell wie möglich. Das Geschäft besteht aus drei operativen Unternehmen mit jeweils eigener Expertise und einem kürzlich gegründeten Entwicklungsunternehmen, das sich auf die Planung und Entwicklung von Renovierung und Neubau konzentriert.
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Lassen Sie sich inspirieren.

Digitale Rechnung: Auf welcher Strecke landet eine Eingangsrechnung in Ihrem Archiv?

Der Begriff „scannen und erkennen“ ist Ihnen vertraut. Sie wissen, dass diese Technik digitale Rechnungen automatisch verarbeitet. Doch wie sieht das in der Praxis aus?
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Elektronische Rechnungsstellung verpflichtend: Was müssen Sie wissen?

Wenn Sie Geschäfte mit der Regierung machen wollen, ist die elektronische Abrechnung obligatorisch. Das geht weit über den Versand einer PDF-Rechnung hinaus. Eine elektronische Rechnung ist ein digitales Dokument mit einer festen Struktur, die gesetzlich festgelegt ist. Die zugrunde liegende Idee: Wenn jeder sich an die Richtlinien hält, sparen Sie Geld und Zeit zusammen und die Anzahl der Fehler wird stark abnehmen. So kann beispielsweise die Bearbeitung eingehender Rechnungen automatisch und genauer erfolgen. Eine schöne Idee . . und das ist, warum mehrere Parteien haben Form gegeben. Die Frage ist: Was genau bedeutet die elektronische Abrechnung für Sie?
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Vertragsmanagement: von einzelnen Vereinbarungen zu klarer Steuerung und Übersicht

Sie verhandeln mit Lieferanten, machen gute Geschäfte und unterschreiben ein Autogramm. Jetzt können Sie die Vorteile der Ruhe, Übersicht und eine Menge Vorteile nutzen! Stimmt's? Leider ist das nicht immer der Fall. Denn wie stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter bei den richtigen Lieferanten bestellen? Und diese Bonusprogramme bleiben nicht unbemerkt? Ohne Vertragsverwaltung werden Vereinbarungen oft nicht eingehalten. Um die unterzeichneten Vereinbarungen in einer (digitalen) Schublade zu verstauben. Mitarbeiter bestellen zufällig bei einer Vielzahl von Lieferanten. Rabatte? Das kommt nicht in Frage. Rechnungswesen? Es kann die Finanzdaten nicht mit einem Auftrag verknüpfen. Mit anderen Worten, die Richtung und die Übersicht sind alles andere als vollständig. Deshalb ist das Vertragsmanagement unerlässlich. Aber was genau bedeutet dieser Begriff? Und welche Vorteile bringt das Management von Verträgen?
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Rechnungsabgleich: Wie automatisieren Sie den Abgleich von Bestellungen und Rechnungen?

Kaufen Sie regelmäßig Artikel über eine Bestellung? Dann wollen Sie die Lieferung und Rechnung mit den Bestellungen und Empfang übereinstimmen. Viele Finanzsysteme bieten diese Funktionalität standardmäßig. Aber sobald die Rechnung insgesamt abweicht, müssen Sie Zeile für Zeile überprüfen, wo die Abweichung auftritt. Ein zeitaufwendiger, fehleranfälliger Job. Die Lösung: eine Rechnungs-Matching-Plattform, die diese manuellen Prüfungen von Ihnen übernimmt.
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Rechnungsbetrug: So vermeiden Sie, Opfer zu werden

Vielleicht haben Sie bereits Rechnungsbetrug erlebt: Sie erhalten eine fehlerhafte Rechnung, deren Absender Sie zur Zahlung bewegen möchte. Als Organisation wollen Sie natürlich vermeiden, in eine solche Falle zu geraten. Doch wie gelingt das? In diesem Blog geben wir Ihnen sechs Tipps, mit denen Sie sich vor Rechnungsbetrug schützen!
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Effizientes Rechnungsmanagement: Optimieren Sie Ihren Finanzprozess

In der sich schnell verändernden digitalen Welt ist die Verwaltung der Finanzen entscheidend für den Erfolg eines jeden Unternehmens. Ein zentraler Bestandteil dieser Finanzverwaltungsprozesse ist die Rechnungsverwaltung. Ein Bereich, der für die Gesundheit Ihres Betriebs von großer Bedeutung ist und eine Herausforderung darstellt, wenn Ihr Rechnungsfluss mit dem Wachstum Ihres Unternehmens zunimmt. Bei einer effizienten Rechnungsverwaltung geht es nicht nur darum, Rechnungen pünktlich zu bezahlen. Es handelt sich um einen komplexen Prozess, der den Cashflow verbessern, Fehler reduzieren und bessere Beziehungen zu den Lieferanten gewährleisten kann.
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Warum nehmen Einkäufe vor Ort viel Zeit der Bauunternehmen in Anspruch? Auf zur Prozessoptimierung!

Als Bauunternehmen haben Sie regelmäßig mit dem illustren Feldeinkauf zu tun. Wussten Sie, dass Einkäufe vor Ort bis zu 50 % der Zeit der Finanzabteilung in Anspruch nehmen, während sie nur 2 % des gesamten Einkaufswertes ausmachen? Und selbst dann ist das Ergebnis meist alles andere als ideal. Es ist leicht, während des Prozesses den Überblick zu verlieren. Und da Ihre Zeit begrenzt ist, haben Sie keine andere Wahl, als stichprobenartige Preisüberprüfungen durchzuführen. Außerdem gehen wichtige Managementinformationen verloren, weil Sie nicht alle Rechnungspositionen einzeln buchen können. Die Frage ist, wie man Einkäufe im Außendienst schneller, einfacher und effizienter abwickeln kann.
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Whitepaper Ad-hoc Einkäufe

In der Baubranche sind sie unvermeidlich: Baustellenkäufe. Bauleiter stellen vor Ort regelmäßig fest, dass sie zusätzlich Planen, Scharniere und Schlösser, Schrauben oder andere Artikel benötigen. In der Regel handeln sie schnell: Sie bestellen telefonisch, per WhatsApp oder über einen Webshop. Auf der Baustelle ist das eine logische und effiziente Entscheidung. Doch genau diese sogenannten Baustellenkäufe führen in der weiteren Verarbeitung häufig zu Problemen – mit Verzögerungen und Kopfschmerzen als Folge. In diesem Whitepaper zeigen wir dir eine Blaupause, wie sich Baustellenkäufe schnell und effizient abwickeln lassen!
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Webinar: Admicom x Whitevision

Möchten Sie Zeit sparen und Ihre Arbeitsprozesse intelligenter gestalten? Genau das ermöglicht die Zusammenarbeit zwischen Whitevision und Admicom. Mit dieser leistungsstarken Integration automatisieren Sie die Verarbeitung von Rechnungen und Dokumenten, reduzieren Fehler und steigern die Effizienz Ihrer Verwaltung. Ob unübersichtliche Belege, Rechnungen und Freigaben oder der Wunsch nach einer moderneren Arbeitsweise: Whitevision und Admicom machen es einfach und schnell. Erfahren Sie in diesem Webinar, wie Sie die Lösung für Ihre tägliche Arbeit nutzen.
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8 Tipps für einen reibungslosen Jahresabschluss und wie man sich auf ein erfolgreiches 2025 vorbereitet

Das Ende des Jahres nähert sich, und für Unternehmen bedeutet dies oft eine geschäftige, manchmal chaotische Periode: das Ende des Jahres. Es ist ein Moment der Reflexion, der Organisation und der Erwartung. Die Nummern müssen überprüft, die Unterlagen überprüft und die Frist eingehalten werden. In diesem Blog geben wir Ihnen 8 wertvolle Tipps, um Ihren Jahresschluss effizient laufen zu lassen. Wir tauchen tiefer in die Vorteile der intelligenten Technologie ein, wie künstliche Intelligenz, und wie dies Ihre Verwaltung und Ihr Zeitmanagement verbessern kann.
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Workflow-Tool: 5 Gründe, warum Ihre Finanzverwaltung nicht darauf verzichten kann

Ein Workflow besteht aus den verschiedenen Schritten, die Sie unternehmen müssen, um ein eingehendes Dokument innerhalb Ihrer Organisation zu verarbeiten. Dieses Dokument könnte eine Eingangsrechnung sein, aber es könnte auch ein Packschein, Lieferschein, Auftragsbestätigung, unterzeichneten Vertrag oder Bewertungsformular sein. Verschiedene Kolleginnen und Kollegen müssen dem zustimmen. Aber die Dinge können manchmal schief gehen während des Prozesses. Wenn Sie kein Workflow-Tool verwenden, ist es nicht immer klar, wo ein Dokument ist oder wer den nächsten Schritt machen muss. Darüber hinaus ist es oft schwierig, Fragen nach der Tatsache zu beantworten, weil Sie nicht manuell verfolgen können, wer was und wann getan hat. Das Ergebnis: Verwirrung, mangelnde Klarheit und viel Beinarbeit für die Finanzabteilung.
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Welche Administrationssoftware benötigen Sie, um Ihre Prozesse zu optimieren?

An der Finanzverwaltung möchten Sie so schnell und effizient wie möglich arbeiten. Sie suchen immer nach Möglichkeiten, Ihre administrativen Prozesse zu optimieren. Denn je weniger sich wiederholende, manuelle Arbeit Sie tun müssen, desto mehr Zeit haben Sie für anspruchsvolle Aufgaben. Mit der richtigen Administrationssoftware machen Sie die Prozesse rund um die Buchhaltung viel einfacher. Aber genau welche Software benötigen Sie, um Ihre Verwaltung zu verbessern? In diesem Blog-Post listen wir alle Informationen, die Sie brauchen!
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Aufbewahrungspflichten: drei Voraussetzungen für eine geordnete Buchhaltung

Sie müssen Ihre Aufzeichnungen führen: das ist gesetzlich vorgeschrieben. Dass Sie alle Informationen über Ihr Unternehmen aufzeichnen und für einen bestimmten Zeitraum abrufen können (z.B. bei der Überprüfung der Steuerbehörden), wissen Sie. Aber die genaue Art der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht ist nicht jedem klar. Macht es dir was aus? Rechnungen digital speichern oder ist Papierlose Arbeit Erlaubt? Und wie halten Sie Ihre Konten in Ordnung innerhalb der Regeln? Um Antworten auf diese Fragen zu erhalten, haben Sie den Begriff "Retentionspflicht" für die Verwaltung gegoogelt. In diesem Blog-Post finden Sie die Antworten!
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Workflow: Verwaltungssoftware in 12 Aussagen erklärt

Wiederholte manuelle Maßnahmen behindern Produktivität und Wachstum. Sie können nur schnell und effizient arbeiten, wenn Ihre Prozesse reibungslos verlaufen. Durch die Automatisierung sparen Sie Zeit für anspruchsvolle Aufgaben, die mehr Mehrwert für die Organisation bieten. In der Finanzverwaltung beispielsweise entscheiden Sie sich für ein zuverlässiges ERP-Paket und eine OCR-Software, die sich damit verbindet. Aber was ist mit einem Workflow? Verwaltungssoftware ist eigentlich nicht komplett ohne ein gutes Workflow-System. Vorerst mag das etwas abstrakt klingen. Denn was genau ist ein Workflow? In diesem Blog-Post erklären wir es auf der Grundlage von 12 Aussagen!
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Scheinrechnungen: Wie erkennt man sie und wie bekommt man sie in den Griff?

Eine echte Gefahr für die Finanzverwaltung sind Scheinrechnungen. Betrüger versenden diese in der Hoffnung, dass verdächtige Angaben unbemerkt bleiben und der Betrag bezahlt wird. In arbeitsreichen Zeiten und Urlaubsphasen nehmen solche Rechnungen häufig zu. Wie erkennen Sie diese? Was tun Sie, wenn Sie eine entdecken? Und wie schaffen Sie wirksame Kontrollen, um Scheinrechnungen abzufangen?
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Vom Einkauf bis zur Rechnungsverarbeitung: Wie optimieren Bauunternehmen den gesamten Prozess?

Wenn Sie für die Beschaffung oder Finanzierung im Bausektor zuständig sind, stehen Ihnen Trends wie Digitalisierung, Standardisierung, Effizienz, E-Invoicing und E-Procurement gegenüber. Aber warum sind diese Konzepte so wichtig und wie helfen sie Ihnen, Ihre Einkaufs- und Finanzprozesse zu optimieren? Die Optimierung von Beschaffung und Finanzen ist von entscheidender Bedeutung, da sie viele Vorteile mit sich bringt. Es minimiert die Fehlerstufe und senkt die Kosten durch Effizienzsteigerung. Sie erhalten schnellere Einblicke in die finanzielle Leistung und die Projektkosten, die Ihnen eine zuverlässige Verwaltung ermöglichen. So können Sie schneller auf Veränderungen reagieren und strategische Entscheidungen treffen. Wie erreichen Sie das? Durch die Optimierung des gesamten Einkaufsprozesses! In diesem Blogbeitrag diskutieren wir, warum dies für mehr Effizienz sorgt und wie Sie tatsächlich daran arbeiten werden.
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Eingangsrechnungen mit Exact-Software verarbeiten: Wie funktioniert das?

Das Whitepaper „Optimal arbeiten mit Exact-Software“ von Whitevision zeigt, wie Sie die Verarbeitung von Eingangsrechnungen als Exact-Nutzer vereinfachen. Mit fünf praktischen Tipps holen Sie mehr aus Ihrer Arbeit und Ihrem Team heraus. So bleibt Zeit für anspruchsvolle Aufgaben, die Ihrer Organisation echten Mehrwert bieten.
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Vollautomatische Rechnungsverarbeitung, passend zu Ihrem Prozess

Rechnungen automatisch empfangen, erkennen, überprüfen und bearbeiten. Für viele Finanzabteilungen ist das der ideale Prozess. Weniger manuelle Aufgaben bedeuten weniger Fehler und mehr Zeit für die Arbeit, die wirklich Aufmerksamkeit erfordert. Dennoch sieht die vollautomatische Rechnungsverarbeitung nicht für jede Organisation gleich aus. Einige Organisationen wollen mit der Verarbeitung und dem Posting vor allem innerhalb ihres ERP-Systems umgehen, während andere mehr Intelligenz hinzufügen wollen, bevor die Daten in das ERP gelangen. Beide Ansätze haben das gleiche Ziel: Rechnungen schneller und zuverlässiger zu verarbeiten, mit möglichst wenig manueller Arbeit.
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Von der Spesenabrechnung zur direkten Zahlung: Wie Firmenkarten den Ausgabenprozess verändern

Mitarbeiter, die zunächst für Mittagessen, einen Hotelaufenthalt oder eine Zugfahrt aus der eigenen Tasche bezahlen und dann einen Erstattungsantrag einreichen. Jahrelang war dies die Standardpraxis in vielen Organisationen. Heutzutage entscheiden sich immer mehr Unternehmen für Corporate Payment Cards – ob physisch oder digital –, die es Mitarbeitern ermöglichen, geschäftliche Einkäufe direkt zu tätigen. Das mag wie eine geringfügige Änderung erscheinen, aber die Auswirkungen auf den Spesenabrechnungen-Prozess ist größer, als Sie vielleicht denken. Denn obwohl die Notwendigkeit, die Kosten im Voraus zu zahlen, schrittweise abgebaut wird, bleibt eine ordnungsgemäße Bearbeitung der Spesenabrechnungen unerlässlich.
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Warum die elektronische Rechnungsstellung ab 2026 keine Option mehr sein wird

Die elektronische Rechnungsstellung ist seit Jahren ein Diskussionsthema. Im Jahr 2026 wird dieses Thema jedoch an Dringlichkeit gewinnen. Während viele Unternehmen dies anfangs in erster Linie als Möglichkeit zur schnelleren Bearbeitung von Rechnungen betrachteten, wird es nun zunehmend zu einer Voraussetzung für einen regelkonformen, skalierbaren und zukunftssicheren Geschäftsbetrieb. Dies ist auf europäische Vorschriften, die Digitalisierung der Umsatzsteuer sowie die technologische Standardisierung zurückzuführen. Die Richtung ist klar: Finanzprozesse werden zunehmend digitalisiert, und Rechnungsdaten gewinnen immer mehr an Bedeutung. Daher ist es keine kluge Strategie mehr, abzuwarten, wie sich die Lage entwickelt.
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Vereinfachen Sie Ihre administrativen Prozesse: Top 3 inspirierende Bücher für Einkauf und Finanzen

Als Beschaffung oder Finanzierung ist es wichtig, mit aktuellen Entwicklungen und Erkenntnissen auf dem Laufenden zu bleiben, um sicherzustellen, dass Ihr Verwaltungsprozess so reibungslos wie möglich verläuft. Um Ihnen dabei zu helfen, teilen wir drei Bücher, die nicht nur in Bezug auf Effizienz und Prozessoptimierung informieren, sondern auch inspirieren.
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Die Kontrolle über den Cashflow beginnt im Einkauf

Für viele Organisationen ist der Cashflow ein Schlüsselindikator für die finanzielle Gesundheit. Dennoch konzentriert sich das Cash-Flow-Management häufig auf Umsatzwachstum, Forderungsmanagement oder Finanzierung. Dies ist zwar verständlich, bedeutet aber, dass ein wichtiger Faktor häufig übersehen wird: die Beschaffung. Jede Kaufentscheidung hat einen direkten Einfluss auf den Cashflow innerhalb einer Organisation. Von dem Zeitpunkt an, zu dem eine Bestellung bis zur Bearbeitung und Zahlung der Rechnung erfolgt, wirkt sich jeder Schritt auf die verfügbaren Finanzmittel aus. Wer also eine bessere Kontrolle über den Cashflow erlangen will, wäre klug, nicht nur die Einnahmen zu betrachten, sondern auch die Art und Weise, wie die Ausgaben verwaltet werden.
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Neues Archivgesetz 2027: Was ändert sich für Finanzverwaltung und Einkauf?

Das neue Archivgesetz wird voraussichtlich am 1. Januar 2027 in Kraft treten. Dies ist ein logischer Schritt, da Dokumente zunehmend digital empfangen und verarbeitet werden. Beispiele dafür sind Rechnungen, die über Peppol verschickt werden, Verträge, die in einem Dokumentenmanagementsystem gespeichert sind, und Genehmigungen, die über digitale Workflows bearbeitet werden. Das Archivgesetz gilt in erster Linie für staatliche Stellen wie Ministerien, Gemeinden und Wasserbehörden. Andere Organisationen können auch dem Gesetz unterliegen, wenn sie öffentliche Gewalt ausüben. Daher ist es wichtig, dass Mitarbeiter und Führungskräfte in der Finanzverwaltung und Beschaffung den gesamten Dokumentenworkflow kritisch betrachten. Dokumente müssen nicht nur korrekt verarbeitet, sondern auch zuverlässig, lesbar, zugänglich und leicht abzurufen sein.
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Factsheet: Rechnungen digital speichern

In der Finanzverwaltung tun Sie alles, um so effizient wie möglich zu arbeiten. Der größte Schmerzpunkt sind Rechnungen, die verloren gehen, unklar, wer was bestellt und überfüllte Dateien. Das muss anders gemacht werden. Mit der richtigen Scan- und Erkennungssoftware können Sie die Buchung schnell und einfach in Ihrem ERP-System abschließen. Dies sorgt auch dafür, dass Sie nicht mehr brauchen, um die oben genannten Punkte zu treffen. Aber wie halten Sie eine Eingangsrechnung richtig? Wussten Sie beispielsweise, dass es, wie bei einem Papierarchiv, Pflicht ist, jede Rechnung und Kommunikation darüber für 7 Jahre zu halten?
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Vom KI-Assistenten zum KI-Agenten: Was bedeutet Agentic AI für Finanzwesen und Einkauf?

KI ist zu einem unverzichtbaren Bestandteil administrativer Prozesse geworden. Dokumente werden automatisch erkannt, Daten extrahiert und Posting-Vorschläge werden immer anspruchsvoller. Aber die nächste Entwicklung ist bereits am Horizont: agentische KI. Während KI bisher in erster Linie dazu beigetragen hat, individuelle Aufgaben zu erfüllen, kann ein KI-Agent mehrere Schritte innerhalb eines Prozesses eigenständig kombinieren. Denken Sie daran, eine Rechnung zu erkennen, Daten zu überprüfen, Diskrepanzen zu erkennen und dann zu bestimmen, was der nächste Schritt sein sollte. Mit DeepL.com übersetzt (kostenlose Version) Für Finanzen und Beschaffung bedeutet dies, dass sich die Automatisierung von der bloßen Erkennung abwendet und sich zunehmend auf Überprüfung, Bewertung und Handlung konzentriert. Und genau das wird jetzt wichtig, da generative KI es einfacher macht, überzeugende Dokumente, Botschaften und sogar Identitäten nachzuahmen.
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Rechnungsverarbeitung mit dem DICO-Standard optimieren: Checkliste für Bauunternehmen

Als Unternehmen im Bau- und Maschinenbau sind Sie mit dem DICO-Standard vertraut. So können Sie Informationen schnell, fehlerfrei und sicher austauschen. Es spielt keine Rolle, welches Softwarepaket Sie verwenden. Dies zeigt sich auch in der Praxis, denn mittlerweile werden täglich mehr als eine Million Informationen mit DICO ausgetauscht. Wie die anderen Standards von Ketenstandaard hilft Ihnen DICO dabei, digital (zusammen) so effizient wie möglich zu arbeiten. Aber weil nicht jeder damit arbeitet, geraten viele Bauunternehmen in Engpässe bei der Bearbeitung von eingehenden Dokumenten, wie zum Beispiel beim Kauf von Rechnungen. Welche genau sind das? Und wie bieten Sie ihnen den Kopf an? In diesem Blog-Post erklären wir. Wir teilen auch eine Checkliste, mit der Sie gezielt arbeiten können!
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Bewältigung des XML-Zeitalters: die Vor- und Nachteile der elektronischen Rechnungsstellung

Die Welt der Rechnungsstellung hat sich bereits stark weiterentwickelt. Das Zeitalter des Papiers ist mehr oder weniger vorbei. Die große Mehrheit der Unternehmen erhält bereits Rechnungen in PDF-Form. Aber jetzt ist es bereits Zeit für den nächsten Schritt: die elektronische Rechnungsstellung. Hier kommen die Rechnungen im XML-Format an. Wie genau funktioniert das? Was sind die Vorteile davon? Und wie gehen Sie als Unternehmen mit der elektronischen Rechnungsstellung um?
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ESG-Berichterstattung steht bevor: Ihr Rechnungsprozess als Schlüssel zu Nachhaltigkeitsdaten

Für CFOs verlagert sich die ESG-Berichterstattung zunehmend von einem zukünftigen Anliegen in eine konkrete Verantwortung. Neue Gesetze und Vorschriften erfordern von Organisationen nicht nur Einblicke in ihre eigene Leistung, sondern auch in die ihrer Lieferanten und Supply Chain Partner. Dazu gehören CO2-Emissionen, die Herkunft von Waren, Transportbewegungen und Nachhaltigkeitspolitiken innerhalb der Lieferkette. Die Herausforderung? Viele dieser Informationen werden nicht in separaten ESG-Systemen gespeichert, sondern in alltäglichen Beschaffungsdokumenten wie Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen. Gerade deshalb spielt die Qualität der Finanz- und Verwaltungsdaten eine immer wichtigere Rolle.
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Datenbasierter Einkauf im Gesundheitswesen: Vom Bauchgefühl zu fundierten Entscheidungen

Die Beschaffung im Gesundheitswesen erfolgt oft unter Zeitdruck. Abteilungen brauchen etwas, Lieferanten liefern, und der Papierkram folgt. Der Prozess schreitet weiter voran, aber das große Bild fehlt oft. Genau hier macht die datengesteuerte Beschaffung einen Unterschied – nicht durch zusätzliche Arbeit, sondern durch eine intelligentere Nutzung vorhandener Informationen.
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Die 5 größten Engpässe im „Purchase-to-Pay“-Prozess

Für viele Unternehmen ist der „Purchase-to-Pay“-Prozess ein wesentlicher, jedoch häufig unterschätzter Bestandteil ihrer Verwaltungsabläufe. Von der Bestellanforderung über die Rechnungsbearbeitung bis hin zur Zahlung sorgt ein gut durchdachter „Purchase-to-Pay“-Prozess für Transparenz, Effizienz und Kontrolle. In der Praxis treten jedoch häufig Engpässe auf, die das Wachstum und einen effizienten Betriebsablauf behindern. Gerade in der Sondierungsphase – wenn Unternehmen überlegen, wie sie ihre Verwaltungsprozesse optimieren können – ist es wichtig, ein klares Verständnis für diese Herausforderungen innerhalb des „Purchase-to-Pay“-Prozesses zu haben. Wo treten die größten Probleme auf, und welche Auswirkungen haben sie auf Ihr Unternehmen?
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Was ist IDP und warum kann es Projekte im Gesundheitswesen entscheidend verändern?

Der Druck auf die Verwaltungsprozesse im Gesundheitswesen nimmt weiter zu. Denken Sie an Rechnungen, Ansprüche, Patientendokumente und Verträge, die jeden Tag eintreffen. Viele Organisationen suchen daher nach Möglichkeiten, intelligenter und effizienter zu arbeiten. Bei dieser Suche werden Sie schnell auf den Begriff IDP stoßen. Aber was genau ist IDP, und warum spielt sie eine so wichtige Rolle in Gesundheitsprojekten?
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Mit Ausgabenanalysen die Kosten im Gesundheitswesen steuern

Der Druck auf die Gesundheitsorganisationen nimmt seit Jahren zu. Die Budgets sind unter Druck, die Pflegenachfrage wächst, und gleichzeitig werden die Prozesse immer komplexer. Angesichts dieser Realität wird es immer wichtiger, die Kontrolle über die Ausgaben zu gewinnen – nicht nur nach der Tatsache, sondern speziell im Vorfeld und während des Prozesses. Die Ausgabenanalyse spielt dabei eine entscheidende Rolle. Aber was genau ist Ausgabenanalyse, und wie hilft es Gesundheitsorganisationen, bessere Entscheidungen zu treffen? In diesem Blog entdecken Sie, wie Sie Daten nutzen, um Kosten zu kontrollieren und strategische Entscheidungen zu treffen.
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Praktische Tipps für einen reibungslosen Quartalsabschluss

Für viele Finanzabteilungen ist das Ende des Quartals ein wiederkehrender Höhepunkt. Rechnungen müssen bearbeitet, Einträge überprüft, Mehrwertsteuererklärungen erstellt und Berichte erstellt werden. Wenn Prozesse während des Quartals nicht optimal organisiert sind, stapelt sich die Arbeit in den letzten Wochen. Doch das Schließen der Bücher am Ende des Viertels muss nicht ein stressiger Sprint sein. Mit den richtigen Prozessen und intelligentem Support können Sie den Arbeitsaufwand verteilen, Fehler reduzieren und verlässliche Zahlen schneller liefern. In diesem Blog können Sie lesen, wie Sie Ihre vierteljährliche Schließung effizienter und überschaubar zu machen.
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Beschaffung im Griff: So gelingt der Wechsel zu digitalen, effizienten Prozessen

Ein gut konzipierter Beschaffungsprozess ist für viele Organisationen wichtiger denn je. Die Datenmenge wächst, die Lieferantenbeziehungen werden immer komplexer, und Finanz- und Beschaffungsteams haben immer weniger Zeit für manuelle administrative Aufgaben. Gleichzeitig wollen Organisationen mehr Kontrolle über Kosten, Verträge, Verpflichtungen und Risiken. In der Praxis ist der Beschaffungsprozess jedoch oft fragmentiert. Informationen werden über Mailboxen, PDFs, Tabellen oder Ordner verteilt. Verträge verschwinden aus der Sicht und Rechnungen werden immer noch manuell überprüft. Dies macht es schwierig, effizienter zu arbeiten und Entscheidungen auf verlässlichen Daten zu stützen. Immer mehr Organisationen untersuchen daher, wie sie ihren Beschaffungsprozess intelligenter organisieren können. In diesem Blog kann man lesen, wie man dies digital macht, welche technologischen Entwicklungen den Prozess verändern und wie man davon profitieren kann.
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KI in der Dokumentenverarbeitung: Intelligente Automatisierung mit IDP

Jeden Tag bearbeiten Unternehmen große Mengen an Dokumenten: Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Verträge und andere Verwaltungsunterlagen. Obwohl diese Dokumente zunehmend in digitaler Form eingehen, werden sie oft noch manuell bearbeitet. Dies ist zeitaufwendig, erhöht das Fehlerrisiko und macht die Abläufe weniger vorhersehbar. Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) trägt dazu bei, die Dokumentenverarbeitung intelligenter und effizienter zu gestalten. Nicht durch das bloße Lesen von Text, sondern durch das tatsächliche Verstehen von Dokumenten. Was genau ist IDP, welche Vorteile bietet es und was müssen Sie dabei beachten?
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Reine Vermittlung erklärt: Die Rolle der Drei-Parteien-Rechnungsstellung

Intermediäre spielen eine immer wichtigere Rolle bei der Zusammenführung von Kunden und unabhängigen Fachleuten. Gleichzeitig wird zunehmend auf Transparenz, Steuerverantwortung und eine angemessene Verwaltungsorganisation geachtet. In diesem Spannungsfeld entwickelt sich die Dreiparteienrechnung, auch als reine Mediation bekannt, zunehmend als Rechnungsstellungsmodell. In diesem Blog erfahren Sie, was Drei-Parteien-Rechnung mit sich bringt, wie es mit Selbstrechnung und Zwischenrechnung zusammenhängt und wie Sie die Kontrolle über Ihre Arbeit und Risiken mit einem gut gestalteten Verwaltungsprozess behalten können.
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Ausgabenmanagement: Kontrolle und Überblick über Geschäftsausgaben

In vielen Organisationen ist es eine zeitaufwendige Aufgabe, die Geschäftsausgaben im Auge zu behalten. Einnahmen gehen verloren, Kostenberichte werden verspätet eingereicht, und es fehlt an Übersicht. Dennoch sind gerade diese kleinen Zahlungen, von Reisekosten bis zu Bürobedarf, ein wichtiger Teil des Gesamtausgabenmusters. Immer mehr Unternehmen suchen daher nach Möglichkeiten, ihr Ausgabenmanagement zu verbessern. Nicht nur, um Kosten zu sparen, sondern auch, um Prozesse zu automatisieren, Fehler zu reduzieren und Echtzeit-Einblicke in die Ausgaben zu gewinnen.
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Externe Mitarbeiter im Griff: Überblick in einer flexiblen Arbeitswelt behalten

Der flexible Einsatz von freiberuflichen, freiberuflichen und Leiharbeitskräften wird zunehmend häufiger im Gesundheitswesen, im Bildungswesen und in der Kinderbetreuung. Es ermöglicht Organisationen, schnell auf Spitzen der Nachfrage oder Personalmangel zu reagieren. Gleichzeitig kann sie die Verwaltung komplexer und Kosten weniger vorhersehbar machen. In diesem Blog können Sie lesen, wie man die Kontrolle über nicht-salariierte Mitarbeiter behält, Prozesse effizienter organisiert und Transparenz aufrecht erhält, so dass ein flexibler Einsatz zu einer Stärke und nicht zu einem Risiko wird.
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Bereit für den Jahresabschluss? So schließen Sie 2025 reibungslos ab

Das Ende des Geschäftsjahres nähert sich. Für die Finanz- und Beschaffungsabteilungen bedeutet dies oft einen Spitzenzeitraum: zusätzliche Rechnungen, knappe Fristen und viele Kontrollarbeiten. Aber das Schließen der Bücher muss nicht ein Rennen gegen die Uhr sein. Mit guter Vorbereitung und einem intelligenten Ansatz können Sie den Prozess klarer und weniger anfällig für Fehler machen. Unten sind acht Tipps, um Ihnen zu helfen, schließen 2025 reibungslos und erhalten 2026 off zu einem guten Start.
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VAT in the Digital Age: Jetzt auf die verpflichtende E-Rechnungsstellung vorbereiten

ViDA (VAT in the Digital Age) is the European Union’s plan to modernize VAT rules. This new legislation will have a major impact on administrative departments. Sending invoices as we often do now, by pdf or email, will therefore largely disappear. From 2030, electronic invoicing (e-invoicing) will become the standard for international transactions within the EU. Step by step, countries will also introduce this nationally. This means that companies will have to fundamentally change their administration. Not in five years‘ time, but now.
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Operative Exzellenz in der Kreditorenbuchhaltung: Warum „gut genug“ nicht genügt

Für viele Organisationen ist die Bearbeitung eingehender Rechnungen immer noch ein arbeitsintensiver und fehleranfälliger Prozess. Während andere Prozesse bereits weitgehend automatisiert sind, liegt die Rechnungsverarbeitung oft hinterher. Genau hier gibt es Raum für Verbesserungen. Operative Exzellenz ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit.
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KI intelligent für die Rechnungsverarbeitung nutzen: 7 praktische Tipps

How do you make your administration run smarter, without immediately changing course? AI invoice processing may sound like something for later or for large companies with big budgets. But it’s precisely with small, targeted applications that you can quickly make a difference. In diesem Artikel teilen wir praktische Tipps für den Einstieg mit AI in Ihre Rechnungenverarbeitung heute. Keine technischen Tiefentauchgänge, sondern konkrete Werkzeuge für Organisationen, die Schritte in Richtung Automatisierung unternehmen möchten.
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Aufbewahrungspflicht für Rechnungen: E-Rechnungen verarbeiten und digitale Unterlagen sicher archivieren

Mit dem Aufstieg von E-Rechnungen und Netzwerken wie Peppol wird es immer wichtiger, Ihre digitale Verwaltung effizient, sicher und übersichtlich zu organisieren. Die Verpflichtung zur Aufbewahrung von Rechnungen verpflichtet die Unternehmen, Eingangs- und Ausgangsrechnungen mindestens sieben Jahre lang zu behalten. In diesem Blog erklären wir Ihnen, wie Sie die (e-)Rechnungspflicht einhalten, Ihre digitale Administration sicher halten und wie intelligente Software Ihnen hilft, alles organisiert zu halten.
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Bestandsmanagement: Der Schlüssel zu einem reibungslosen Unternehmen

Ein effizient organisierter Bestell- und Lagerprozess ist das Rückgrat jeder Organisation, die Kosten, Zeit und Ressourcen im Blick behalten möchte. In der Praxis ist dieser Prozess jedoch oft unnötig komplex und fehleranfällig. Viele Unternehmen verlassen sich noch auf manuelle Methoden, getrennte Systeme oder Einzellösungen, die nur vorübergehend funktionieren. Gerade in der Orientierungsphase, in der viele Organisationen über die Optimierung ihrer Verwaltungsprozesse nachdenken, ist die Rolle der Lagerverwaltung wichtig. In diesem Blog erläutern wir, warum ein gut organisierter Beschaffungsprozess so wichtig ist, welche typischen Fallstricke es gibt und wie Automatisierung Ihnen hilft, effizienter zu arbeiten.
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E-Rechnungsstellung: Die 5 häufigsten Fragen

Die elektronische Rechnungsstellung wird für kleine und mittlere Organisationen immer wichtiger. Unternehmen wollen Prozesse automatisieren, effizienter arbeiten und das Risiko von Fehlern durch manuelle Verarbeitung verringern. Das ultimative Ziel von e-Invoicing ist es, den Prozess automatisch laufen zu lassen, damit Sie effizienter und sicherer arbeiten können. Aber was genau ist die elektronische Rechnungsstellung, und wie fangen Sie an? In diesem Blog beantworten wir die fünf am häufigsten gestellten Fragen zur E-Invoicing.
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E-Procurement: Auf dem Weg zu einem optimalen Beschaffungsprozess!

Brauchen Sie Bürobedarf oder einen neuen Bürostuhl? Mitarbeiter bestellen diese oft selbst, entweder über ihren Lieblings-Online-Shop oder durch einen schnellen Anruf beim Lieferanten. Das scheint sehr einfach zu sein. Aber inzwischen stapeln sich die Quittungen, Lieferscheine und Rechnungen. Bevor Sie es wissen, werden sie verwechselt oder verloren. Und die Übersicht? Das ist schwer zu finden. Viele Organisationen kämpfen mit der Straffung ihrer Beschaffungsprozesse. Glücklicherweise gibt es eine Lösung: E-Procurement. Es gibt Ihnen einen Griff auf alles, was mit Bestellung, Lieferung, Genehmigung und Zahlung zu tun. Wollen Sie wissen, was die elektronische Beschaffung mit sich bringt und wie Sie davon profitieren können? Wir erklären das in diesem Blog-Post!
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E-Rechnungen über Peppol versenden: So einfach geht es

E-Zahlung durch Peppol wird immer wichtiger. Die Regierungen fordern es, immer mehr Unternehmen wechseln um, und die digitale Rechnung wird schnell zum Standard. Aber was ist, wenn Sie selbst E-Rechnungen über Peppol versenden wollen? Was brauchst du? Und wie lässt du es funktionieren, ohne dass deine Organisation in Technologie ertrinkt? In diesem Blog lesen Sie alles über Outbound-E-Invoicing über Peppol und wie wir Ihnen helfen können.
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Peppol Access Point: Was ist das und welche Aufgaben übernimmt er?

Immer mehr Organisationen steigen auf elektronische Rechnungen um. Das liegt nicht nur daran, dass sie schneller und effizienter sind: Auch immer mehr Behörden und Unternehmen verlangen sie als Standard. In diesem Blog erfahren Sie alles über Peppol und die Bedeutung eines Peppol Access Points für den sicheren Versand und Empfang digitaler Rechnungen. Ob Sie in einem großen Unternehmen, einem mittelständischen Betrieb oder in der Finanzverwaltung arbeiten: Wenn Sie digitale Rechnungen nutzen, begegnet Ihnen früher oder später Peppol. Aber was genau ist Peppol? Wie funktioniert es? Und warum sollten Sie einen Peppol Access Point wählen?
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Datenschutz im KI-Zeitalter: Was Sie wissen sollten

Privatsphäre im Alter von KI ist derzeit ein heiß diskutiertes Thema. Künstliche Intelligenz (KI) verändert schnell unsere Arbeitsweise, Kommunikation und Verarbeitung von Informationen. Von intelligenten Algorithmen, die Produkte empfehlen, bis hin zu Chatbots, die Kundenservice bieten, wird KI zunehmend mit unserem täglichen Leben verflochten. Während die Vorteile von KI enorm sind – denken Sie an Zeitersparnis, personalisierte Erfahrungen und bessere Einblicke – bringen diese technologischen Fortschritte auch neue Herausforderungen mit sich. Eines der dringendsten Probleme ist die Privatsphäre. Schließlich laufen KI-Systeme auf Daten, was bedeutet, dass Ihre Daten eine entscheidende Rolle bei der Funktionsweise dieser Technologie spielen. Je mehr Daten ein KI-System hat, desto intelligenter und effizienter wird es. Aber was genau passiert mit diesen Daten? Sind sie sicher gelagert? Wer hat Zugriff auf diese Daten? Und wie verhindern Sie, dass Ihre Daten ohne Ihre Erlaubnis missbraucht oder weitergegeben werden? In diesem Blog tauchen wir tiefer in die wichtigsten Datenschutzfragen rund um KI ein. Wir betrachten, wo die Risiken liegen, welche Rechtsvorschriften zum Schutz Ihrer Privatsphäre bereits existieren und was Sie selbst tun können, um Ihre Daten sicher zu halten.
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Intelligente Dokumentenverarbeitung: Der Schlüssel zu effizienteren Geschäftsprozessen

Intelligent Document Processing (IDP) ist die Lösung zur Automatisierung manueller und zeitaufwendiger Verwaltungsprozesse. Ob Rechnungen, Auftragsbestätigungen oder komplexe Berichte, IDP kombiniert Technologien wie OCR und künstliche Intelligenz, um nicht nur Text zu erkennen, sondern auch Kontext und Bedeutung zu verstehen. Das Ergebnis? Mehr Effizienz, weniger Fehler und intelligentere Workflows für Teams in Beschaffungs-, Finanz- und anderen Abteilungen. Sie fragen sich, wie IDP Ihrer Organisation helfen kann? Dann lesen Sie schnell weiter!
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Reverse Billing und Gutschriftverfahren: 2 Begriffe, 1 Prozess

Wir werden oft gefragt: -Was ist der Unterschied zwischen Reverse Billing und Self Billing?-- Die Antwort ist einfach: es gibt keinen Unterschied. Doch die Verwendung unterschiedlicher Begriffe führt regelmäßig zu Verwirrung. Es ist Zeit, dies zu klären und zu erklären, warum diese Methode der Rechnungsstellung so klug ist.
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Ausgabenmanagement im Unternehmen verbessern: 5 Tipps

Ausgabenmanagement ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. In der Praxis jedoch kämpfen viele, um es richtig zu organisieren. Dies ist oft auf kleine, unerwartete Einkäufe zurückzuführen. Ob Sie im Baugewerbe, im Gesundheitswesen oder im Bildungssektor tätig sind, Sie haben wahrscheinlich mit Rechnungen zu tun, die schwer zu passen sind. Und Sie sind wahrscheinlich mit Einkäufen außerhalb der Standardverfahren vertraut. Wie können Sie alle Ihre Ausgaben in den Griff bekommen und einen viel reibungsloseren Prozess sicherstellen? Nutzen Sie die fünf praktischen Tipps, die wir in diesem Blog-Post teilen!
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Robotic Accounting und KI: Wie sieht die Zukunft des Finanzwesens aus?

Die Finanzwelt verändert sich rasant. Seit der Automatisierung gehört immer mehr manuelle Aufgaben der Vergangenheit an. Robotic Accounting hat eine große Rolle bei der Automatisierung wiederholter manueller Aufgaben in den Finanzabteilungen gespielt. Aber was kommt als nächstes? Wie sieht die Zukunft aus, wenn sich Technologie mit Blitzgeschwindigkeit entwickelt?
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Der Einfluss der Kreditorenautomatisierung auf Lieferantenbeziehungen

Für viele Unternehmen ist die Verwaltung von Lieferantenbeziehungen eine ständige Herausforderung. Verzögerte Zahlungen, Verwaltungsfehler und schlechte Kommunikation können Frustration und Misstrauen zwischen Ihnen und Ihren Lieferanten hervorrufen. In einem wettbewerbsorientierten Markt ist es entscheidend, dass diese Beziehungen reibungslos und effizient funktionieren. Aber wie kannst du diese Probleme angehen, ohne die Arbeitsbelastung deines Teams zu erhöhen? Die Lösung findet sich in der AP (Accounts Payable) Automation. Durch die Straffung und Modernisierung Ihrer Bezahlprozesse können Sie nicht nur die interne Effizienz verbessern, sondern auch die Beziehungen zu Ihren Lieferanten stärken.
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Die 6 größten SaaS-Vorteile für Ihre Verwaltung

Wenn Sie in einer Finanzverwaltung oder Beschaffungsabteilung arbeiten, erkennen Sie wahrscheinlich den Bedarf an Übersicht, Geschwindigkeit und Kontrolle. SaaS – Software as a Service – erfüllt diesen Bedarf perfekt. Immer mehr Organisationen entscheiden sich für diese Arbeitsweise: Software, die nicht auf Ihrem eigenen Server läuft, sondern über die Cloud verfügbar ist. Das bedeutet weniger technischen Aufwand, Zugriff auf die neueste Funktionalität jederzeit und überall und Raum, um Prozesse intelligenter zu gestalten. Besonders wenn Sie mit Lösungen arbeiten, die speziell entwickelt wurden, um Rechnungsabwicklung, Vertragsmanagement oder Auftragsflüsse zu automatisieren. Wollen Sie wissen, was SaaS für Ihre tägliche Arbeit so wertvoll macht? Hier sind die 6 wichtigsten Vorteile:
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Checkliste: Erfolgreicher Einstieg in die automatisierte Rechnungsverarbeitung

Die Bearbeitung von Rechnungen nimmt oft mehr Zeit in Anspruch, als Sie möchten. Vielleicht stoßen Sie auf lange Zahlungsfristen, Fehler in der Verwaltung oder einfach auf einen Mangel an Übersicht. Die automatische Rechnungsverarbeitung ist der Weg, diesen Prozess intelligenter, schneller und fehlerfrei zu machen. Aber wie geht es Ihnen? Mit dieser Checkliste helfen wir Ihnen Schritt für Schritt auf dem Weg zu einem erfolgreichen Übergang zur automatischen Rechnungsabwicklung.
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Purchase-to-pay-Prozess: Wie optimieren Sie P2P in Ihrem Unternehmen?

Optimieren Beschaffung und Finanzen Prozesse ist heute ein Muss für Unternehmen. Dadurch sparen Sie Kosten und verbessern die allgemeine betriebliche Effizienz. Der Prozess der Bearbeitung von Eingangsrechnungen ist in vielen Unternehmen gut etabliert. Die meisten Unternehmen hier haben irgendwann mit der Digitalisierung begonnen. Das macht Sinn, denn das Eintreffen einer Rechnung war oft der Kristallisationspunkt, an dem man anfing, sich mit dem Einkauf zu beschäftigen: „Stimmt die Rechnung mit der Bestellung überein?“, „Wurde das, was zur Lieferung vereinbart wurde, auch geliefert?“. In letzter Zeit haben wir uns mit Organisationen zusammengesetzt, um herauszufinden, welche weiteren Herausforderungen sie in diesem Bereich zu bewältigen haben. Auf welche Probleme stoßen sie? Und wie können Sie den P2P-Prozess noch weiter optimieren? In diesem Blogbeitrag teilen wir unsere Erkenntnisse mit Ihnen und diskutieren eine mögliche Lösung.
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Zeit, dem Peppol-Netzwerk beizutreten? Das sollten Sie wissen!

Von verschiedenen Seiten hören Sie über das Peppol-Netzwerk. Vielleicht erhält und versendet Ihr Unternehmen bereits von Zeit zu Zeit Rechnungen über Peppol. Oder Sie sind gerade auf der Suche nach einem guten „Peppol-Ansatz“. Ist dies der richtige Zeitpunkt für Sie, dem Peppol-Netzwerk beizutreten? Und was genau bringt das mit sich? In diesem Blogbeitrag listen wir die wichtigsten „Peppol-Fakten“ für Sie auf!
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Whitepaper E-Rechnungsbearbeitung

„E-Rechnungen“, „XML“, „UBL“, „PDF“ – wenn es um die Verarbeitung elektronischer Daten geht, kommt man um englische Begriffe kaum herum. Wenn E-Rechnungen vollkommen ideal funktionieren würden, wären keine manuellen Eingriffe mehr nötig. Doch die Realität sieht anders aus: Unternehmen haben es mit unterschiedlichen Standards und Formaten zu tun – und müssen oft auch mit anderen Rechnungsarten arbeiten. Das führt dazu, dass Informationen aus verschiedensten Quellen empfangen und verarbeitet werden müssen. Welche Rolle spielen E-Rechnungen in diesem komplexen Umfeld? Und wie lassen sie sich schlank und einfach integrieren? In diesem Whitepaper gehen wir diesen Fragen auf den Grund!
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Whitepaper Die Zukunft der Rechnungsverarbeitung

Innerhalb kürzester Zeit hat sich die digitale Rechnungsverarbeitung grundlegend verändert. Sind Sie neugierig auf die aktuellen und zu erwartenden Entwicklungen in der digitalen Rechnungsverarbeitung? Wir erzählen Ihnen alles darüber in unserem Whitepaper „Die Zukunft der Rechnungsverarbeitung: Wie machen Sie Ihren Verwaltungsprozess zukunftssicher?“ Darin lesen Sie unter anderem über die Automatisierung von Prozessen, aber auch darüber, wie Sie elektronischen Rechnungen – und den verschiedenen damit verbundenen Initiativen – einen Platz in Ihrer Verwaltung einräumen können.
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Auf den KI-Zug aufspringen? So profitieren Einkauf und Finanzwesen von KI

A tremendous amount is happening in the field of artificial intelligence (also called „Artificial Intelligence“ or, for short, „AI“). From summarizing meetings to producing videos: bots can do more and more. The tools are flying around your ears. And now that the world is getting smarter and smarter, you from the procurement or finance department would also like to jump on the artificial intelligence train. But in a way that makes your job easier. In your case, this probably means that you want to automate repetitive, boring tasks. That way you can focus on tasks you enjoy and that are more challenging. But which options are really interesting for procurement and finance departments?
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Was ist eine UBL-Rechnung und welche Herausforderungen gibt es bei der Verarbeitung?

You hear the term „UBL invoice“ thrown around more and more. UBL is a movement on the rise. The topic was put firmly on the map early this year when the government required suppliers to submit invoices digitally in UBL format. We think this is a very nice initiative and so we embrace it. Since Whitevision helps organizations work more efficiently, such a standard also raises our curiosity. To adapt our solution to UBL, we delved into the subject. What is a UBL Rechnung? Vor welchen Herausforderungen stehen Sie bei der Bearbeitung einer UBL-Rechnung? Und wie konfrontierst du sie? Wir erzählen Ihnen alles darüber in diesem Blog.
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Dürfen Rechnungen digital aufbewahrt werden?

Rechnungen digital speichern: Sie hören mehr und mehr darüber, aber Sie kämpfen mit den notwendigen Fragen. Weil das wirklich erlaubt ist? Und wenn ja, wo fangen Sie an? Obwohl es heute intelligente Lösungen für die digitale Buchung von Eingangsrechnungen gibt, ist der Archivierungsprozess in vielen Organisationen immer noch papierbasiert. Viele Finanzverwaltungsmitarbeiter verbringen 2019 immer noch viel Zeit damit, Eingangsrechnungen in Ordnern zu speichern, die im Büro in Schränken aufbewahrt werden. Ein solches Papierarchiv macht auch das Abrufen einer Rechnung zu einem späteren Zeitpunkt zu einer zeitraubenden Aufgabe. Erkennbar? Dann haben Sie vielleicht eine effizientere Alternative in Betracht gezogen: die digitale Speicherung von Rechnungen. Aber was sollten Sie bei der Umstellung auf ein digitales Archiv beachten?
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Eingehende Dokumente verarbeiten: Was kommt als Nächstes? Auf in die Zukunft!

Repetitive Arbeit und manuelle Aktionen, die Sie so viel wie möglich begrenzen wollen. Weil das nicht so ist, wie du das Beste aus dir herausholst. Darüber hinaus ist es nicht sehr effizient. Was wäre, wenn du all diese Aufgaben automatisieren könntest und dir viel mehr Zeit für die Arbeit lässt, die dich glücklicher machen und der Organisation mehr Wert verleihen würde? Dieser Gedanke bildet die Grundlage für die (weitere) Entwicklung unserer Lösungen. Für uns ist der Anwender zentral: Sie müssen immer einfach mit einem System arbeiten können. Deshalb verbinden sich unsere Lösungen auf einem sehr hohen Niveau mit Geschäftsprozessen. Egal wie diese organisiert sind, die Benutzerfreundlichkeit bleibt bestehen. In der kontinuierlichen Weiterentwicklung unserer eigenen Software bleibt dies ein entscheidender Faktor. Neugierig, was Sie von uns in Sachen Innovation in naher Zukunft erwarten können? Wir möchten Sie in diesem Blog aktualisieren.
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Texterkennung in PDFs: Welche Softwaremöglichkeiten gibt es?

Sie müssen sich regelmäßig in der Finanzverwaltung mit PDFs beschäftigen. Schließlich enthält der Stream der eingehenden Dokumente viele pdf-Dateien. Es ist wichtig, diese angemessen zu verarbeiten. Wie machst du das? Durch Anwendung der Texterkennung. Mit guter Scan- und Erkennungssoftware automatisieren Sie den Verarbeitungsprozess: Sie müssen keine manuellen Operationen mehr durchführen, so dass Sie sich auf anspruchsvolle Aufgaben konzentrieren können, die der Organisation mehr Wert verleihen. Darüber hinaus arbeiten Sie effizienter und reduzieren die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, weil die Software Overtyping eliminiert. Ein Vorbehalt: Sie genießen diese Vorteile nur, wenn Sie die richtige Software wählen.
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Rechnungsfreigabe per Software:
4 Merkmale eines guten Workflow-Systems

Die Freigabe von Rechnungen umfasst mehrere Schritte. Manche Unternehmen erledigen dies noch vollständig manuell und reichen ausgedruckte Rechnungen von Schreibtisch zu Schreibtisch weiter. Die meisten Organisationen versenden digitale Rechnungen heute jedoch per E-Mail oder über Netzwerkordner. In beiden Fällen ist die Fehleranfälligkeit hoch. Rechnungen gehen leicht verloren oder bleiben zu lange an einer Stelle liegen, sodass Sie Skontofristen verpassen. Zudem fehlt der Überblick über den Freigabeprozess. Das geht auch anders: durch die Automatisierung der Rechnungsfreigabe mit einem Workflow-System.
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Unterlagen aufbewahren: Ein kurzer Leitfaden zur digitalen Archivierung

Keeping your records is not a choice, but a must. This is because it is a legal requirement to record all data about your business. You must also be able to retrieve them over a certain period of time, for example in the event of an audit by the tax authorities. But the details regarding the legal retention obligation are not clear to everyone. That’s why you Googled the term „legal records retention period. How long must you store your records? How can you keep records? And how do you keep your records in order? In this mini guide to keeping your accounts digitally, you’ll find the answers to these questions!
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5 Trends für Dokumentenerkennung und Finanzbuchhaltungsprozesse

Die Welt hat schnell begonnen, sehr anders zu aussehen. Die technologischen Entwicklungen waren schnell vor der Pandemie, aber die Corona-Krise beschleunigte sie. Im vergangenen Jahr haben die Organisationen weitreichende Automatisierung massenhaft übernommen. Das Ergebnis: eine Reihe neuer Trends bei Dokumentenerkennung und Finanzbuchhaltungsprozessen. Kann man den Wald für die Bäume nicht sehen? Kein Problem. Wir verfolgen die Trends genau. In diesem Blogbeitrag listen wir die 5 wichtigsten für Sie auf!
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Was ist eine XML-Rechnung und welche Herausforderungen gibt es bei der Verarbeitung?

In finance, you have gone through many changes over the past few years, especially when it comes to incoming document processing. The vast majority of companies now receive (almost) no paper invoices. They handle the incoming invoice flow by mail – usually through a separate invoice mailbox. At the same time, the formats in which invoices come in have increased in diversity. A PDF file, a UBL Rechnung („UBL“ stands for „universal business language“) and, of course, an XML invoice: you receive documents in all shapes and sizes. E-invoicing is gaining prominence. As a result, you face new processing challenges. With electronic invoices on the rise, what do you need to consider in finance? And how do you meet the challenges? And what exactly is an XML invoice?
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OCR-Software: Was, wie und warum beim Scannen und Erkennen

‚OCR‘, ‚Optical Character Recognition‘, ‚optical character recognition‘, ’software OCR‘, ’scan and recognize‚: the terms around Erkennung von Dokumenten are flying around your ears – and you’ve probably Googled them all by now. But the information surrounding the subject is often technical and subjective, making it difficult to get a good picture of OCR. Where can you find the explanation you’re looking for? On this page, we list all the important questions and answers regarding OCR software for you! Die Grundlagen der OCR-Software: Verstehen optischer Zeichenerkennung Curious about the principle behind OCR and the benefits you can get from OCR software? In this section, we’ll go into that in more detail.
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Rechnungen scannen und erkennen anno 2024: Wie nutzt man die neueste Technologie?

Möchten Sie Rechnungen möglichst effizient scannen und erkennen? Dann ist es wichtig, dass Sie mit den neuesten Techniken auf dem neuesten Stand sind.
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Rechnungen scannen und buchen: Wie funktioniert die Anbindung an Ihr ERP-System?

Das Scannen und Buchen von Rechnungen mit einer guten Automatisierungslösung spart Ihnen viel Zeit. Aber Sie sind nur dann wirklich effizient, wenn diese Lösung sich mit Ihrem ERP-System verbindet. Was genau sollten Sie sich vorstellen?
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Eingangsrechnungen digital verarbeiten: Wie sieht die optimale Lösung aus?

Sie suchen eine Lösung, mit der Sie in Ihrer Finanzverwaltung möglichst effizient arbeiten können? Wenn ja, möchten Sie eine Partei wählen, die gut mit Ihrem ERP-Anbieter funktioniert. So können Sie sicher sein, dass die Integration optimal ist und Sie es mit einer zuverlässigen Lösung zu tun haben. Grundlage unseres Ansatzes ist, dass wir uns immer auf die Möglichkeiten Ihres Systems konzentrieren. Die Lösungen, die wir erstellen und entwickeln, optimieren Pakete von ERP-Lieferanten wie Exact und AFAS. Sie tun alles, was sie können, um Ihnen alle Arten von neuen Funktionen zu bringen, die für Ihren primären Prozess wesentlich sind. Äußerst wichtig, aber deshalb bieten sie nicht immer die optimalen Lösungen in Randgebieten, einschließlich Rechnungsverarbeitung kaufen. That’s exactly where Whitevision’s expertise comes in. We have partnerships with a range of ERP vendors. We maintain close contacts with them. Only in this way can we ensure that our solutions integrate optimally with our customers‘ ERP systems. Wondering why a partnership between a scanning and recognition party and an ERP supplier is so important? In this blog we share which 5 advantages you can experience as a user.
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Rechnungen automatisch auslesen: 4 Gründe für die Digitalisierung

Rechnungen automatisch lesen: Sie hören alles darüber, aber Sie sind nicht sicher, ob Sie wirklich dafür gehen sollten. Ihr derzeitiges System ist vollständig in der Organisation verankert. Jeder ist daran gewöhnt, daran zu arbeiten, also warum es ändern? Es würde eine Menge von Ihren Kollegen, die Eingangsrechnungen genehmigen nehmen. Sie tun dies gerne auf dem Papier, damit sie alle Kommentare nach unten schreiben können. Wenn Sie beginnen, Rechnungen automatisch zu lesen und den Prozess zu digitalisieren, wird sich Ihre Arbeitsweise dramatisch ändern. Was genau solltest du davon erwarten? Werden Sie zum Beispiel nach der Bearbeitung der Rechnungen problemlos Rechnungen finden können? Und werden Sie tatsächlich Ihre Buchhaltung optimieren, wenn Sie sich für einen solchen Schalter entscheiden? In diesem Blog beantworten wir die wichtigsten Fragen rund um die Digitalisierung der Rechnungsabwicklung!
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5 Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung

Die digitale Rechnungsabwicklung ist heute keine Option, sondern ein Muss. Wer effizient und schnell arbeiten will, kann eine Automatisierungslösung nicht mehr ignorieren. Denken Sie nur daran, wie viele Aktionen Sie durchführen müssen, wenn Sie noch Eingangsrechnungen manuell verarbeiten. Nach Erhalt müssen Sie den Gläubiger auswählen, alle Daten (vom Rechnungsbetrag bis zum Mehrwertsteuerbetrag) eingeben, die Rechnung aufschlüsseln und einen Eintrag erstellen. Und selbst dann haben Sie nur einen Eintrag, keine digitale (pdf) Version der Rechnung. Wenn Sie die Rechnung später überprüfen müssen, kostet es viel Suchen. Kurz gesagt, ohne digitale Rechnungsverarbeitungssoftware ist Ihre Arbeit sehr umständlich. Glücklicherweise kann das anders gemacht werden. Neugierig auf die 5 wichtigsten Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitungssoftware? Wir listen sie für Sie auf!
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3-Wege-Matching: Wie funktioniert es und was sind die Vorteile?

Müssen Sie regelmäßig einen Abgleich zwischen einer Bestellung, den darauf enthaltenen Belegen und der schließlich erhaltenen Rechnung vornehmen? Dann kann der 3-Wege-Abgleich mit intelligenter Software helfen. Aber wie genau funktioniert das? Und wie können Sie davon profitieren? In diesem Blogbeitrag erklären wir es Ihnen.
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Verwaltung digitalisieren: 7 Tipps für effizienteres Arbeiten

Möchten Sie Ihre Finanzdaten digitalisieren, weil Sie weniger Zeit mit langweiligen, sich wiederholenden Aufgaben verbringen möchten? Mit der digitalen Verwaltung steigern Sie die Effizienz und reduzieren das Fehlerrisiko. Und wenn Sie ein eingehendes Dokument – wie z.B. eine Eingangsrechnung – bearbeiten, wissen Sie immer genau, wo es ist. Dadurch erhalten Sie viel mehr Platz, um sich in herausfordernde Arbeit, die mehr Wert auf die Organisation. Die Frage ist: Wo fangen Sie an? In diesem Blog teilen wir 7 Tipps, um effizienter zu arbeiten. Wenn Sie Ihre Verwaltung digitalisieren wollen, können Sie mit ihnen eine solide digitale Grundlage für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen und anderen eingehenden Dokumenten schaffen!
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Verwaltung digitalisieren: In 3 Schritten ab diesem Sommer effizienter arbeiten!

Nun, da wir die erste Hitzewelle hinter uns haben und die Sommermonate offiziell angekommen sind, ist es für viele Menschen an der Zeit, einen wohlverdienten Urlaub zu genießen. Aber wenn Sie die Bürotüren hinter Ihnen für zwei, drei oder vier Wochen schließen, möchten Sie natürlich, dass Ihre administrativen Prozesse reibungslos weiterlaufen. Sie wollen nicht einen riesigen Haufen von E-Mails und Rechnungen haben, um nach Ihrer Rückkehr zu verarbeiten. Wie vermeiden Sie einen Rückstand und stellen sicher, dass Ihre Anwendung fortgesetzt wird?
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Verwaltung im letzten Geschäftsjahr aktualisiert? Zeit für Prozessoptimierung!

Als Finanzangestellter benutzen Sie normalerweise Quartal 1, um die Buchhaltung für das vergangene Jahr abzuschließen. So überprüfen Sie beispielsweise, ob alle Eingangsrechnungen korrekt und in der richtigen Zeit gebucht wurden und ob alle Freigaben eingegangen sind. Als nächstes überprüfen Sie sorgfältig die Konten, so dass die Prüfung stattfinden kann. Zu einem späteren Zeitpunkt kann der Steuerinspektor auch vorbeikommen und ein Bild der Rechnung einschließlich Genehmigungen anfordern. Deshalb überprüfen Sie in den ersten Monaten des Jahres auch, wer die Rechnung genehmigt hat und ob diese Person dazu auch befugt ist. Alles in allem eine Zeit voller Spitzen und Fristen, in der Sie eine hohe Arbeitsbelastung erleben. Während des Prozesses haben Sie zweifellos manchmal gedacht: Könnte dies alles effizienter gemacht werden? Gute Nachrichten: das kann es sicherlich. Eine digitale Rechnungsabwicklungslösung bietet die Lösung.
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Verwaltung automatisieren: Ein Fahrplan gegen repetitive Arbeit

Möchten Sie Ihre Verwaltung automatisieren, aber sind Sie sich nicht sicher, wie Sie es in einer Weise, die schnell profitieren wird? In diesem Blog teilen wir einen praktischen Schritt-für-Schritt-Plan, monotone, repetitive Arbeit in einer koordinierten Weise zu beseitigen. Sie können Ihre Verwaltung in 5 einfachen Schritten automatisieren, so dass Zeit für die Arbeit, die schwieriger ist und macht Sie glücklicher!
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Buchhaltung automatisieren: 7 Tipps für die Finanzbuchhaltung

Sie möchten Ihre Buchhaltung schon länger automatisieren? Dafür gibt es gute Gründe. Eine automatisierte, einheitliche Buchhaltung erhöht die Effizienz, senkt die Fehlerquote deutlich und schafft Zeit für anspruchsvollere Aufgaben. Außerdem wissen Sie jederzeit genau, an welcher Stelle im Prozess sich eine Rechnung befindet. Doch wo beginnen Sie mit der Vereinfachung und Optimierung Ihrer Prozesse? Zum Glück ist dies einfacher, als es scheint. In diesem Blog teilen wir sieben Tipps zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen, mit denen Sie schnell starten können. Wenn Sie Ihre Buchhaltung automatisieren möchten, sollten Sie diese Tipps lesen!
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Verwaltungsprozesse verbessern: 3 Tipps, 5 Vorteile

Wollen Sie Ihre administrativen Prozesse verbessern, aber scheint Ihnen das eine große Aufgabe zu sein? Es muss nicht schwierig sein. Und es ist definitiv die Mühe wert. Aber warum? Wir werden es Ihnen in diesem Blog erzählen. Nutzen Sie unsere 3 Tipps zur Automatisierung der Dokumentenverarbeitung und lesen Sie, welche 5 Vorteile Sie durch die Verbesserung Ihrer administrativen Prozesse genießen werden.
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Geschäftsprozesse optimieren? Beginnen Sie bei der Grundlage Ihres Unternehmens: Der Finanzverwaltung!

Wenn Sie wollen, dass alles in Ihrem Unternehmen gestrafft läuft, ist es wichtig, zunächst die aktuellen Prozesse der Finanzverwaltung zu analysieren. Um weiter zu laufen und zu wachsen, müssen Sie sicherstellen, dass die Flüsse dort sind. Zahlungen, Bearbeitung eingehender Dokumente, Buchung und Genehmigung von Eingangsrechnungen: Diese Prozesse sind die Grundlage Ihrer Organisation. Also, wenn Sie Ihre Geschäftsprozesse optimieren wollen, ist es entscheidend, dass Sie sicherstellen, dass sie effizient und einwandfrei laufen. Aber wie genau machst du das? Nutzen Sie unseren praktischen Drei-Schritt-Plan!
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Die beste Scan- und Erkennungssoftware finden: 3 Tipps

Es ist höchste Zeit, die Verarbeitung von Eingangsrechnungen und anderen eingehenden Dokumenten zu digitalisieren. Deshalb suchen Sie die beste Software zum Scannen und Erkennen. Nur mit einer passenden Lösung bleibt Ihre Organisation heute wettbewerbsfähig. Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren zunehmend an Bedeutung gewonnen: In vielen Verwaltungsabteilungen sind Papierstapel und volle Aktenschränke nach und nach verschwunden. Eine zuverlässige Lösung zur Dokumentenerkennung ist heute unverzichtbar. Die Zeiten, in denen Sie die Post im Büro öffnen und bearbeiten konnten, sind vorerst vorbei. Viele Menschen arbeiten online. Als Mitarbeiter der Verwaltung brauchen Sie geeignete Software zum Scannen und Erkennen, um effizient, produktiv und einfach zu arbeiten. Beim Vergleich der Lösungen verlieren Sie jedoch schnell den Überblick. Wie finden Sie die Lösung, die am besten zu Ihrer Organisation passt?
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Finanzunterlagen organisieren: Die besten Werkzeuge für Unternehmen im Überblick

Prozessoptimierung ist unerlässlich, wenn Sie Ihre Finanzverwaltung organisieren möchten. Diejenigen, die alle Daten manuell verarbeiten, verbringen eine Menge Stunden damit. Glücklicherweise muss die Buchführung nicht so viel Arbeit sein. In der Tat gibt es mehrere gute Werkzeuge, die Ihnen helfen können optimieren Sie Ihre administrativen Prozesse. Welche Werkzeuge sind wirklich wertvoll, wenn Sie Ihre Finanzverwaltung organisieren wollen? In diesem Blog listen wir sie für Sie auf
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Eingangsrechnungen digital verarbeiten: Warum bietet das so viele Vorteile für die Baubranche?

Der Bauprozess ist einzigartig. Die physische Trennung zwischen dem Unternehmen, das die Arbeit organisiert (das Büro des Auftragnehmers) und dem Produktionsort (die Baustelle) wird in vielen Branchen nicht gesehen. Als wir 2005 mit Whitevision begannen, sahen wir sofort, dass die digitale Bearbeitung von Eingangsrechnungen viele Vorteile gerade für die Bauindustrie bieten könnte. Da wir diesen Fokus als Unternehmen gewählt haben, haben wir seitdem eine solide Marktposition erworben, von der viele Kunden profitieren. Aber warum ist die digitale Eingangsrechnung so für die Bauindustrie geeignet?
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Digitales Archiv: Rechnungen mit Software aufbewahren?

Bewahren Sie alle Dokumente – einschließlich Eingangsrechnungen – in physischen Ordnern auf, nachdem Sie den Verarbeitungsprozess durchlaufen haben? Dann verbringen Sie viel Zeit damit, Dokumente zu archivieren und abzurufen. Darüber hinaus prallt der Aktenschrank im Laufe der Zeit. Könnte das nicht viel einfacher sein? Ja, in der Tat. Und indem Sie Ihr Papierarchiv durch ein digitales Archiv ersetzen. Software kann Ihnen enorm helfen, wenn Sie Eingangsrechnungen und andere eingehende Dokumente schnell und übersichtlich speichern möchten. Aber was sollten Unternehmen bei der Umstellung auf digitale Archivierung beachten? Und was verlangt ein digitales Dokumentenmanagement-System eigentlich von Ihnen? In diesem Blog erzählen wir Ihnen mehr darüber.
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Spesenabrechnungen verarbeiten: Mit diesen 4 Tipps Belege schnell und korrekt erfassen

Ansprüche fließen durch verschiedene Kanäle. Wenn Sie sie in der Finanzabteilung erhalten, möchten Sie sie natürlich in Ihr ERP-System stecken. Aber die Bearbeitung von Kostenberichten kann ziemlich zeitaufwendig sein. Schließlich müssen Sie, wenn Sie es manuell tun, alle Daten neu eingeben. Darüber hinaus können Dokumente verloren gehen, so dass Sie den Überblick verlieren. Wie lösen Sie das? OCR-Software bietet eine Lösung. Wenn Mitarbeiter beispielsweise einen Aufwand oder eine Reiserückerstattung einreichen, erkennt die Software die Daten zum Anspruch, wie z.B. die Höhe und den Mitarbeiter, der das Dokument eingereicht hat. Wenn Sie auch Workflow-Software, you can then circulate the claim for approval. The document is then automatically processed in your ERP system. Convenient, because that way you don’t have to do any repetitive work around processing expense reports!
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Belege aufbewahren: So bleibt Ihre Verwaltung übersichtlich

In der Finanzverwaltung bearbeiten Sie einen stetigen Strom eingehender Dokumente, von Papierbelegen und Rechnungen bis hin zu digitalen Dateien. In früheren Blogbeiträgen ging es um die Koordination dieses Dokumentenstroms. Nun betrachten wir einen wichtigen Aspekt genauer, an dem häufig mehrere Mitarbeiter Ihrer Organisation beteiligt sind: Belege. Als Mitarbeiter der Finanzverwaltung müssen Sie Ausgaben erfassen und Belege aufbewahren. Wie gelingt Ihnen das auf strukturierte Weise?
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E-Rechnung, XML, UBL und DICO: Das sollten Sie über E-Rechnungen wissen

‚E-invoice,‘ ‚XML,‘ ‚UBL,‘ ‚DICO‘: you hear these terms thrown around more and more often. So there is a lot going on in the world of invoice formats. Some companies are already working with E-Rechnungsstellung, zum Teil wegen der Zusammenarbeit mit bestimmten Lieferanten oder Industrieinitiativen. Diese (relativ) neuen Entwicklungen stellen logischerweise Fragen und Herausforderungen. Was genau bedeuten all diese Begriffe? Wie navigieren Sie im wachsenden Wald der Dokumentenverarbeitung? Und wie gehen Sie mit den Herausforderungen um die Verarbeitung von (e-)Rechnungen um? In diesem Blogbeitrag beantworten wir die wichtigsten Fragen zu E-Invoices, XML, UBL und DICO!
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Digitale Verwaltung einrichten? Diese Fehler sollten Sie vermeiden!

A well-organized administration provides insight and overview. If you still handle all administrative matters on paper, you spend a lot of time on repetitive tasks. Rather spend these hours on work that makes you happier and adds more value to your organization. Moreover, your administrative processes are much more error-prone if you process important documents via the „paper route. The solution: set up digital records.
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Elektronische Rechnungsverarbeitung: 7 Tipps

Mittlerweile wissen Sie wahrscheinlich schon, wie viele Vorteile die digitale Rechnungsverarbeitung bietet. Wer Rechnungen automatisch verarbeitet, kann Prozesse rationalisieren, Effizienz steigern, Kosten senken und mehr Zeit für Aktivitäten freigeben, die der Organisation einen größeren Wert verleihen. Kurz gesagt, die digitale oder elektronische Rechnungsverarbeitung hilft Ihnen, Ihre Arbeit schneller, einfacher und angenehmer zu optimieren. Möchten Sie die Effizienz verbessern? In diesem Blog geben wir Ihnen 7 Tipps, um das Beste aus der digitalen Rechnungsverarbeitung zu bekommen!
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Rechnungen mit oder ohne OCR-Software erfassen? Die beiden Prozesse im Vergleich

When you get started with „scan and recognize,“ you have certain expectations of a solution. Perhaps you assume that OCR software will process all invoices fully automatically for you in your ERP package. Whether this really happens depends on the scan and recognize software you use and the extent to which it interfaces with your ERP system. Do you want to make it as easy as possible for yourself? Then it’s best to scan invoices with intelligente OCR-Software. Does this mean that invoices end up directly in your ERP system? To answer that question, let’s first look at the definition of a smart OCR system. How exactly does it work? And why is it incredibly useful if the software interfaces optimally with your ERP system? Translated with DeepL.com (free version)
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Dokumentenverarbeitung: Warum ist Innovation wichtig?

Es gibt mehrere Lösungen für die Bearbeitung eingehender Dokumente. In den meisten Fällen sind dies Software, mit der Sie Eingangsrechnungen verarbeiten können. Aber was ist mit anderen Dokumenten?
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Effizienz in der Rechnungsverarbeitung: 10 zentrale KPIs

Rechnungsverarbeitung ist ein entscheidender Bestandteil jeder Organisation, kann aber auch ein zeitaufwendiger und komplexer Prozess sein. Glücklicherweise bieten Key Performance Indicators (KPIs) ein wertvolles Instrument, um die Wirksamkeit dieses Prozesses zu messen und zu verbessern. Durch die Verwendung dieser KPIs können Sie den Rechnungsverarbeitungsprozess optimieren, sodass Sie finanzielle Verpflichtungen rechtzeitig erfüllen und mehr Zeit für andere Arbeiten lassen können. Neugierig über die 10 wichtigsten KPIs für mehr Effizienz Rechnungsverarbeitung? Wir listen sie für Sie auf!
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Elektronische Rechnungsverarbeitung: Was ist das und wie funktioniert sie in der Praxis?

Immer mehr Organisationen übernehmen die elektronische Rechnungsverarbeitung. Das Versprechen, das der elektronischen Rechnungsstellung zugrunde liegt, ist klar: Die ERP-Systeme von Lieferant und Empfänger tauschen automatisch Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen aus, so dass sich beide Parteien keine Sorgen um die Verarbeitung machen müssen. In der Praxis sind die Dinge etwas komplizierter. Wir haben noch einen Weg zu gehen, bevor wir das Ideal der e-Invoicing erreichen. Die verschiedenen Standards, die unterschiedlichen Formate, in denen Rechnungen in (wie XML und pdf) und die Vielfalt in den Zugangskanälen (einschließlich Post- und Webdienste) erfordern Aufmerksamkeit. Es erfordert ziemlich viel Flexibilität von Ihrer Organisation, um mit allen Entwicklungen zu bewegen. Gleichzeitig bietet e-Invoicing viele Möglichkeiten, einen noch effizienteren Prozess zu realisieren. Sie können beispielsweise Probleme wie manuelle Operationen und Fehleranfälligkeit weiter reduzieren. Und Sie werden eine mehr kontrollierende Rolle in der Finanzverwaltung spielen. E-Invoicing ist also eine schöne Entwicklung hin zu einem noch reibungsloseren Prozess der Bearbeitung von Bestellungen, Belegen und Rechnungen. Die Frage ist: Was bedeutet die Verarbeitung von E-Rechnung im Moment wirklich? Und wie können Sie XML-Rechnungen effizient, reibungslos und zeitsparend verarbeiten?
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Rechnungen digital empfangen: Den Ablauf koordinieren!

Der Empfang von Rechnungen digital ist heutzutage die Norm. Die Tage, an denen Rechnungen per Post eintrafen, liegen hinter uns. In den letzten Jahren haben wir einen großen Schritt nach vorn gemacht: Der Fluss der eingehenden Rechnungen wurde weitgehend digitalisiert. Dies ist genauso gut, da viele Unternehmen diesen Fluss aufgrund erhöhter Aktivität und Wachstum zu verzeichnen haben. Der digitale Rechnungseingang bringt jedoch auch einen neuen Mangel: Wie koordinieren Sie den Fluss? Von Blockchain zu Supply Chain Standards (z.B. DICO und UBL), eine Reihe von vielversprechenden Initiativen in der Überprüfung verabschiedet. Und doch kämpfen viele Unternehmen immer noch mit Herausforderungen. Derzeit können Sie Rechnungen digital erhalten, aber wie bearbeiten Sie sie einfach und schnell? In diesem Blog helfen wir Ihnen auf Ihrem Weg mit 5 Tipps!
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Rechnungen digital aufbewahren: 4 Bausteine für einen übersichtlichen virtuellen Aktenschrank

Jeden Tag oder jede Woche erhalten Sie X Anzahl der Eingangsrechnungen. Und mit zunehmendem Wachstum Ihrer Organisation nimmt diese Zahl oft rasch zu. Arbeiten Sie noch mit Papierrechnungen? Und speicherst du sie in einem physischen Archiv? Dann dauert die Verarbeitung viel Zeit. Und wenn Sie eine Rechnung überprüfen müssen, können Sie es nicht innerhalb einer angemessenen Frist tun. Weil Sie durch alle Arten von Ordnern arbeiten müssen, um die Antwort auf Ihre Frage zu finden. Außerdem, je voller der Schrank, desto weniger können Sie die Übersicht überwachen. Sie haben gehört, dass die Digitalisierung des Prozesses eine Lösung bietet. Aber wie genau funktioniert das: Rechnungen digital speichern?
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Rechnungen per Workflow freigeben: Der Prozess von A bis Z

Im Finanzwesen sind Sie immer auf der Suche nach Möglichkeiten, Ihre Prozesse zu verbessern. In diesem Zusammenhang interessieren Sie sich für eine Automatisierungslösung zur Genehmigung von Eingangsrechnungen. Denn der manuelle Prozess dauert in der Regel ziemlich viel Zeit. Wenn Sie eine Rechnung um die Organisation herum verteilen, um Unterschriften zu sammeln, dauert es oft eine Weile, bis die Rechnung genehmigt wird. In der Zwischenzeit kann viel passieren. Zum Beispiel können die Genehmigungsberechtigten das Dokument verlieren oder vergessen, es zu genehmigen. Und das macht Ihren Job schwieriger. Die Lösung: Rechnungsgenehmigung mit Workflow-Software. In diesem Blogbeitrag erklären wir, warum dies Effizienz schafft und wie es funktioniert!
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Eingangsrechnungen freigeben: 4 Gründe für die Digitalisierung

If you want to optimize your administrative processes, you’ve probably already Googled the term „approving purchase invoices. Perhaps you know by now that you need a workflow solution to digitize this process, but are still wondering if you should digitize the approval of purchase invoices.   The current time frame answers this question. With digitization increasing rapidly and working from home becoming more commonplace, it is extra important that employees in financial administration focus on tasks with which they add a lot of value to the organization. With that comes the need to eliminate monotonous, repetitive work. How do you do this? Among other things, by digitizing the approval of purchase invoices with Workflow-Software. Denn auf diese Weise machen Sie administrative Arbeit effizienter und einfacher. Aber wie genau funktioniert die Workflow-Software? Und welchen besonderen Nutzen bringt sie für Sie?
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