Dokumentenmanagement - Whitevision

Zentrale Verwaltung Dokumente und E-Mails an einem Ort

Intelligente Suchfunktion Immer sofort die richtigen Dokumente

Compliance gegarandeerd Entspricht der DSGVO, ISO und NEN

Immer die richtige Version

Zerstreute Dokumente führen oft zu Verzögerungen, Fehlern und Unsicherheiten. Mit einem Dokumentenmanagement- oder Fallverwaltungssystem arbeiten Sie stets mit der aktuellsten Version eines Dokuments.

Alle Dokumente werden automatisch zentral gespeichert und den entsprechenden Akten oder Prozessen zugeordnet. Dank intelligenter Versionsverwaltung, Dokumentanmerkungen und der Möglichkeit, Dokumente vorübergehend zur Bearbeitung zu reservieren, lässt sich die Zusammenarbeit ganz einfach gestalten. So wird verhindert, dass Kollegen gleichzeitig Änderungen vornehmen, und jeder arbeitet stets mit der richtigen Version.

Dashboards bieten in Echtzeit Einblick in den Status von Dokumenten und Arbeitsabläufen. So sehen Sie auf einen Blick, welche Dokumente gerade bearbeitet werden, welche eine Genehmigung benötigen und wo noch Maßnahmen ausstehen.

Sofort handeln

Dokumente sind innerhalb Ihres Unternehmens sofort verfügbar und lassen sich im jeweiligen Kontext einfach nutzen. Mithilfe von Metadaten, Suchfunktionen und der Ordnerstruktur finden Sie schnell, was Sie benötigen, ohne in einzelnen Systemen suchen zu müssen.

Dokumente lassen sich ganz einfach freigeben, zuweisen oder mit Akten und Folgeaufgaben verknüpfen. So stellst du sicher, dass Informationen an der richtigen Stelle landen und nicht in einzelnen Posteingängen oder Ordnern hängen bleiben.

Innerhalb Ihrer Organisation behalten Sie stets den Überblick über den Status und den Kontext von Dokumenten, sodass jeder mit den richtigen Informationen arbeitet.

Mit automatischen Benachrichtigungen und Erinnerungen verhindern Sie, dass Dokumente liegen bleiben. Droht es zu Verzögerungen in einem Prozess? Dann wird dies rechtzeitig gemeldet, sodass Sie sofort Maßnahmen ergreifen können.

Sicherheit und Compliance garantiert

Alle Dokumente werden mithilfe einer Versionsverwaltung, Zugriffsrechten und einer Protokollierung aller Aktionen verwaltet. So wissen Sie immer, wer was angesehen oder geändert hat.

Dank automatischer Aufbewahrungsfristen und einer lückenlosen Protokollierung von Änderungen behalten Sie den Überblick über den Lebenszyklus von Dokumenten und sind besser auf Audits vorbereitet.

Vertrauliche Informationen bleiben geschützt, und das System unterstützt die Einhaltung der geltenden Compliance-Anforderungen. So verringern Sie das Risiko von Fehlern, Datenlecks und unbefugtem Zugriff.

Mitarbeiter können im Rahmen ihrer berechtigten Zugriffsrechte effizient arbeiten, während Sie die volle Kontrolle über Ihre Daten behalten.