E-invoicingwith Peppol

Want to streamline your business processes by leveraging the power of Peppol? Find out how Whitevision helps you connect seamlessly with this international e-invoicing network. Use our advanced solutions to receive and process e-invoices and e-orders in a simple, efficient way.

Schedule a demo

Watch the webinar replay

Peppol Access Provider Our solutions are fully connected to Peppol

Action on deviations Outage process in case of deviations from direct processing

Inbound and outbound Both for your inbound and outbound documents

What is Peppol and how does it work?

The Peppol network is the global standard for electronic invoicing between businesses and public authorities. You can think of it as a sort of telephone network for invoices: once connected, you can communicate securely and in a standardised way with other businesses and public authorities within the network.

Whitevision offers seamless connectivity to Peppol and ensures reliable and efficient invoice processing, fully compliant with Peppol requirements. Peppol operates via a network of Access Points provided by accredited service providers. As we are a Peppol Access Provider ourselves, the process is simple: once you have shared your details, we take care of the rest at no extra cost.

Watch the webinar replay

In this webinar, you will discover how to work compliantly with Peppol, prevent errors, and streamline your administration. Watch the webinar and prepare for mandatory e-invoicing now.

This field is for validation purposes and should be left unchanged.

First Name(Required)

Last Name(Required)

Email address(Required)

Choose your ERP integration

No title

Please keep me informed via email about relevant tips and solutions from Whitevision. You can unsubscribe at any time.

By submitting this form, you will receive the requested information via email.

All-in-one solution

With Whitevision, you can receive and send e-invoices via Peppol easily and efficiently. We take care of all the steps involved in getting you set up, so you can benefit straight away from streamlined and secure processing. Purchase invoices, sales invoices and self-billing invoices can all be sent via Peppol.

Whether documents arrive via email, a portal, a web service or Peppol, Whitevision processes everything in a single, seamless workflow. XML data is interpreted and enriched, and thanks to our proprietary AI model, you automatically receive a posting proposal.

This allows you to reduce your administrative workload, maintain greater control over your invoicing process and process all invoices efficiently, including those received via Peppol.

Global road to digital success.

The European ViDA (VAT in the Digital Age) initiative aims to modernise VAT rules and further standardise electronic invoicing. Consequently, an increasing number of countries are introducing mandatory e-invoicing requirements, although the standards and networks used may vary from country to country.

In Belgium, a Peppol requirement has been in force since 1 January 2026 for virtually all VAT-registered businesses that carry out B2B transactions. Germany also has specific standards for electronic invoices, such as XRechnung and ZUGFeRD. Whitevision supports these formats, enabling you to process invoices to and from German organisations within your existing invoicing process.

In the Netherlands, suppliers have been required since April 2019 to send e-invoices to the government where this is stipulated in a contract or specified in the tender. From 1 July 2030, electronic invoicing will be further extended to cover domestic and cross-border B2B transactions.

Ready for Peppol?

In this short video, we explain what Peppol means for your organization and show you exactly how to process incoming and outgoing invoices in a compliant manner. You will discover the steps that every invoice goes through, how to prevent delays and errors, and how to make your administration smarter and more efficient.

Frequently Asked Questions

Wat is het verband tussen e-facturatie en XML?

E-facturatie betekent dat facturen digitaal en gestructureerd worden uitgewisseld. XML is het meest gebruikte formaat, omdat de data hierdoor direct door software gelezen en verwerkt kan worden. Een e-factuur is dus een digitaal bestand met gestructureerde gegevens dat automatisch in je ERP verwerkt kan worden.

Hoe helpt Whitevision bij het verwerken van e-facturen en XML-bestanden?

Whitevision herkent facturen in XML-formaat, maar ook PDF en andere formaten. Onze software verrijkt de gegevens, zet boekingsregels klaar en biedt een visuele check. Via Whitevision Workflow kun je elke e-factuur routeren en fiatteren. Zo blijft je administratie efficiënt, foutloos en overzichtelijk, ongeacht hoe de factuur binnenkomt.

Mijn ERP kan XML-facturen direct inlezen. Heb ik Whitevision dan nog nodig?

Ja. Whitevision zorgt dat álle inkomende documenten eenduidig worden verwerkt en gekoppeld aan opdrachten, ontvangsten en grootboekrekeningen. Dit minimaliseert handmatige handelingen en maakt het proces betrouwbaarder en sneller, terwijl je volledige controle behoudt via workflow en visuele controles.

Kan ik facturen in XML-formaat fiatteren met Whitevision?

Jazeker. Whitevision Workflow faciliteert het routeren en fiatteren van elke e-factuur, inclusief XML.

Wordt de verwerking sneller en foutlozer door XML?

Een volledig correct XML-bestand bespaart stappen, maar het gaat vooral om uniformiteit in de verwerking. Whitevision verwerkt e-facturen altijd op de juiste dimensies, kostenplaatsen en grootboekrekeningen, zodat goedkeuringen vlot verlopen. Slimme herkenning en AI kunnen PDF’s aanvullen, terwijl XML-gegevens automatisch worden verwerkt.

Welke factuurformaten kan Whitevision verwerken en hoe werkt conversie tussen standaarden?

Whitevision kan alle veelgebruikte factuurformaten verwerken, waaronder XML, UBL, INSBOU en de Duitse e-factuurstandaarden ZUGFeRD en XRechnung. Zo kun je facturen naadloos ontvangen en versturen, automatisch verrijken met ERP gegevens en klaarzetten voor fiattering. PDF facturen kunnen ook worden herkend en verwerkt met AI driven herkenning, zodat handmatig aanpassen van bestanden niet nodig is.

Welke voordelen biedt e-facturatie via Peppol?

Facturen worden betrouwbaar en veilig verstuurd en ontvangen via het Europese Peppol-netwerk
Facturen komen volledig en correct aan, in het juiste formaat
Inkomende en uitgaande facturen worden automatisch verwerkt en klaargezet
Voldoe eenvoudig aan huidige en toekomstige wetgeving rondom e-facturatie
Whitevision ondersteunt routering, fiattering en automatische verrijking van e-facturen

Wat is Peppol en een Peppol-ID?

Peppol is een Europees netwerk voor e-facturatie dat veilige en gestructureerde uitwisseling van facturen mogelijk maakt. Een Peppol-ID is een uniek nummer waarmee bedrijven e-facturen kunnen verzenden en ontvangen. In Nederland en België is dit meestal het btw-nummer of KBO-nummer.

Is e-facturatie via Peppol verplicht voor Nederlandse bedrijven die aan Belgische bedrijven factureren?

Niet per 1 januari 2026. De verplichting geldt alleen voor Belgische bedrijven die geregistreerd zijn voor de btw. Toch zullen veel Belgische bedrijven om e-facturen vragen. Het is daarom verstandig om dit alvast in te richten. Whitevision kan helpen met de aansluiting op Peppol.

Kan een PDF of XLBR-bestand meegestuurd worden via Peppol?

De basis van een verkoopfactuur moet een e-factuur in het juiste Peppol-formaat zijn. Je kunt wel een PDF in de e-factuur opnemen, zodat ontvangers deze kunnen bekijken.

Is een GLN nummer voldoende voor Peppol?

Nee, een GLN is een uniek identificatienummer maar niet geschikt als Peppol-ID. Voor Peppol heb je een digitaal adres nodig, dat geregistreerd kan worden via OIN, KvK-nummer of BTW-nummer.

Wat als klanten nog niet voldoen aan Peppol?

In België geldt de verplichting vanaf 1 januari 2026 voor btw-plichtige bedrijven. In Nederland is dit nog niet verplicht. Formeel kan een Belgisch bedrijf een Nederlands bedrijf nog niet verplichten, maar contractueel zal het vaak wel worden gevraagd. Ons advies is om tijdig Peppol in te richten, zodat je voorbereid bent.

Hoe zit het bij holdings met meerdere BV’s?

Elke entiteit met een eigen BTW-nummer heeft een eigen Peppol-registratie nodig. Je kunt dit via één serviceprovider regelen, bijvoorbeeld Whitevision, voor zowel inkomende als uitgaande e-facturen.

Wat als een Belgische factuur naar een Nederlands bedrijf moet, zonder Peppol access point?

In Nederland is e-facturatie nog niet verplicht. Het advies is om daarnaast een PDF factuur te mailen. De Belgische verkoopfactuur moet wel geregistreerd worden bij de Belgische overheid.

Wat verandert er in de verwerking van facturen in Whitevision?

Facturen worden nog steeds gecodeerd zoals PDF-facturen, maar e-facturen bevatten vaak meer informatie.

Kan een bedrijf meerdere Peppol-providers gebruiken?

Technisch kan dit, maar het wordt complex en verwarrend. Ons advies is om alles via één serviceprovider te regelen. Whitevision kan zowel inkomend als uitgaand voor je verzorgen.

Hoe verstuur je facturen via Peppol?

Whitevision regelt als Peppol Access Provider de verzending. Je hoeft alleen de facturen in Whitevision aan te leveren; wij brengen ze automatisch naar het netwerk.

Wat als de ontvanger nog geen Peppol-ID heeft of niet kan ontvangen?

De e-factuur kan niet worden verstuurd. Whitevision controleert dit automatisch en geeft direct een melding. Zo voorkom je fouten en boetes.

Hoe start ik met Peppol via Whitevision?

Als klant van Whitevision melden we je aan en leggen we de verbinding met ons access point. Zo kun je direct beginnen met het ontvangen en versturen van e-facturen, volledig geïntegreerd in je ERP.