Stichting Christelijk Voortgezet Onderwijs
De Stichting Eindhovens Christelijk Voortgezet Onderwijs (SECVO) biedt vmbo, havo, atheneum en gymnasium aan. Met ruim 3.300 leerlingen en 360 medewerkers heeft zij de missie om goed onderwijs te verzorgen voor diplomeerbare leerlingen op alle niveaus in een omgeving die past bij de christelijke traditie.
We leven in het digitaliseringstijdperk. De Stichting Eindhovens Christelijk Voortgezet Onderwijs besloot dat het tijd was om hierop aan te sluiten. Zij wilde inkoopfacturen efficiënter verwerken en de mogelijkheid hebben om deze later eenvoudig digitaal te kunnen terugvinden. Het was dan ook de bedoeling om van een papieren archief over te stappen op een digitaal archief. Een goede scan- en herkenoplossing zou de ideale oplossing zijn.
De oplossing
Tijdens de AFAS Open maakte de stichting kennis met Whitevision, dat de aandacht trok door een OCR-oplossing voor het digitaal verwerken van inkoopfacturen te presenteren. De stichting was nog nooit in contact geweest met een partij die dat kon. Kort daarop volgde een demo, waarbij het duidelijk werd dat de juiste koppelingen met AFAS reeds aanwezig waren. Het feit dat AFAS zelf gebruik bleek te maken van Whitevision én Product Partner is (hoogst mogelijke AFAS-partner- certificering), was de doorslaggevende factor: de stichting besloot met de oplossing te gaan werken.
De voordelen van Whitevision
- Snellere en efficiëntere inkoopfactuurverwerking
- Geen bulk meer door digitaal archief, facturen eenvoudig digitaal terugzoeken
- Geen gegevens meer overtypen door SMART-OCR
- Lerend systeem dat mettertijd steeds slimmer wordt
- Soepele implementatie en goede support
- Naadloze aansluiting op AFAS
- Laagdrempelig en eenvoudig om mee te werken, iedereen kan het
“Het is voor ons heel prettig dat we de inkoopfacturen niet meer fysiek hoeven te archiveren,” vertelt Eveline Jansen, medewerkster op de financiële afdeling van de stichting. “Voorheen deden we dat altijd na de betaling. Als de leverancier later een vraag had, moesten we de map uit de kast halen, de factuur hieruit plukken en deze kopiëren. Bovendien bleven we met een hoop bulk zitten: kasten en mappen raakten op een gegeven moment vol en dat zorgde voor gedoe. Middels de regelherkenning van Whitevision kunnen we nu zeer eenvoudig insteken op de factuurregel, waarna er een pdf-bestand op het scherm verschijnt. Dat vind ik erg fijn, omdat het ontzettend makkelijk werkt.”
Voordat de stichting overging op Whitevision, heeft zij nog een kleine ‘tussenstap’ genomen: “Eerst verwerkten we inkoopfacturen volledig handmatig. Vervolgens zijn we overgestapt op een digitale oplossing, maar we moesten nog steeds alles scannen.” Omdat facturen via verschillende stromen (zoals e-mail en papier) binnenkwamen, nam het verwerkingsproces alsnog veel tijd in beslag. “Bovendien moesten we alle inkoopfacturen zelf verwerken in AFAS, waarin geen herkenningssoftware zat. Pas na een jaar, toen we met Whitevision gingen werken, konden we écht spreken van tijdwinst en een efficiëntieverhoging!”
Whitevision heeft werkzaamheden als overtypen geëlimineerd en daar is Eveline erg blij mee: “De herkenning scheelt zoveel typewerk. Velden hoef je niet in te voeren. Je loopt ze enkel even na om te controleren of de software alle gegevens goed heeft ingelezen.” Omdat Whitevision een zelflerend systeem is, gaat dit proces steeds sneller: “In het begin was dat even wennen, maar eigenlijk ging het heel vlot. De software is namelijk eenvoudig om mee te werken en leert gaandeweg steeds meer. De herkenning is nu nog beter dan in het begin. Een voorbeeld: door onze lichtgrijze achtergrond had het systeem aanvankelijk wat problemen met de herkenning van bepaalde facturen. Maar door enkele keren een vinkje te zetten, heeft de software het geleerd. Dat was echt handig.”
Dat de oplossing de mogelijkheid biedt om alle informatie en handelingen te monitoren, vindt Eveline zeer positief: “In het maandoverzicht staat precies hoeveel facturen je hebt verwerkt en hoeveel er zijn herkend. Dat gaat heel goed.”
Toen de stichting Whitevision in gebruik nam, was er geen sprake van een grote leercurve. Dat vond Eveline prettig: “Je denkt aanvankelijk dat het groter is dan het is. Maar Whitevision liet ons oefenen in de testomgeving. Tijdens het implementatieproces hadden we ook veel contact met onze accountmanager bij Whitevision, die altijd heel snel op vragen en verzoeken reageerde. Dat proces verliep dus naar tevredenheid. Toen we eenmaal live gingen, hoefden we nog maar heel even in de praktijk te puzzelen voordat alles soepel verliep.” Natuurlijk helpt het dat Whitevision en AFAS naadloos op elkaar aansluiten: “Ik hoef momenteel slechts op twee punten een handmatige handeling te verrichten in AFAS. Daarmee ben ik inmiddels vertrouwd geraakt.”
Tot nu toe heeft Eveline niet te maken gehad met grote vragen of problemen. Maar de een of twee keren dát ze de supportafdeling van Whitevision nodig had, stond deze voor haar klaar: “Ik diende mijn verzoek in via de klantportal en dat verliep prima. Er werd adequaat gereageerd en de geboden oplossing was goed. Soms is het echter ook gewoon even zoeken. Er zit een helpfunctie in de oplossing, dus ik probeer dingen ook zelf uit te vogelen.”
Het meest positieve aspect aan Whitevision? “We hebben geen bulk meer,” antwoordt Eveline. “Uit onze mailbox slepen we inkoopfacturen snel naar Whitevision, waar ze worden klaargezet in een lijst om te worden verwerkt. De digitale verwerking is daarmee enorm verbeterd. En het digitaal archiveren is gewoon ontzettend fijn.”
De stichting twijfelt er dan ook niet over dat zij blijft werken met Whitevision. Sterker nog, aan het begin van het schooljaar heeft ze een andere school in Eindhoven uitgenodigd om de oplossing ‘in actie’ te laten zien: “Mijn baas hoorde dat deze school de overstap naar AFAS maakte en op zoek was naar een goede inkoopfactuurverwerkingsoplossing. Wij hebben hen toen laten zien hoe goed Whitevision werkt!”
