Spring naar content

E-facturatiemet Peppol

Wil je jouw bedrijfsprocessen stroomlijnen met de kracht van Peppol? Ontdek hoe Whitevision je helpt om naadloos aan te sluiten met dit internationale e-facturatienetwerk. Met onze geavanceerde oplossingen maak je het ontvangen en verwerken van e-facturen en e-orders eenvoudig en efficiënt.

Naadloze aansluiting Onze oplossingen zijn volledig aangesloten bij Peppol
Actie bij afwijkingen Uitval-proces bij afwijkingen van directe verwerking
Inkomend én uitgaand Zowel voor je inkomende als uitgaande documenten
Sfeerfoto Malou - Renee

Wat is Peppol en hoe werkt het?

Het Peppol netwerk, de wereldwijde standaard voor e-facturering tussen bedrijven en overheden, maakt gebruik van UBL als standaard XML-formaat voor elektronische berichtenuitwisseling. Het is als het ware een ’telefoonnetwerk voor facturen’. Voor organisaties, vooral kleinere bedrijven met overheidsklanten, kan het voldoen aan Peppol-vereisten tijdrovend en kostbaar zijn. Zonder Peppol is e-facturatie met de Rijksoverheid vaak niet mogelijk, waardoor bedrijven zich moeten voorbereiden op de toekomstige eisen.

Whitevision biedt een oplossing voor organisaties die verplicht zijn om via Peppol te factureren. Door de naadloze aansluiting met Peppol biedt Whitevision een betrouwbare en efficiënte manier om facturen en orders te verwerken, waardoor aan alle Peppol-vereisten wordt voldaan. Dit stelt bedrijven in staat om met vertrouwen te blijven opereren binnen het Peppol-netwerk.

Download whitepaper

Wil je meer weten over het gebruik van slimme oplossingen binnen jouw organisatie? Download ons whitepaper over de toekomst van elektronische documentenverwerking en ontdek de voordelen voor jouw team.

Geen titel
Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
Sfeerfoto laptop hand hubl

All-in-one oplossing voor efficiënte e-facturatie

In de huidige tijd ontvang je documenten via diverse kanalen zoals e-mail, portaal, web service of het Peppol netwerk, wat een uitdaging kan zijn. Whitevision staat voor je klaar. Met onze geavanceerde oplossingen vereenvoudigen we het proces van ontvangen, verwerken én versturen van e-facturen en e-orders via het Peppol-netwerk.

Ongeacht de vorm waarin de documenten binnenkomen, Whitevision verwerkt alles in één vloeiende stroom. De XML wordt geïnterpreteerd en verrijkt met OCR-gegevens van de PDF. Het boekingsvoorstel staat gereed, waardoor handmatig werk tot een minimum wordt beperkt en fouten worden voorkomen. Het belang van Peppol ligt in het bieden van een gestandaardiseerde manier voor elektronische uitwisseling van documenten, wat resulteert in kostenbesparing en het verminderen van administratieve handelingen. Ook stelt Peppol jou in staat om facturen op een snelle en veilige manier uit te wisselen met verschillende organisaties. Safety first!

Sfeerfoto Didi - Tijdo

Peppol. Wereldwijde weg naar digitaal succes.

Het Peppol-netwerk wordt steeds vaker door landen verplicht gesteld voor het versturen van e-facturen. In België geldt deze verplichting al sinds 2017 voor facturatie aan Vlaamse overheidsinstanties. Deze verplichting heeft Belgische bedrijven gedwongen om hun systemen en processen te moderniseren, wat resulteerde in efficiëntere en gestroomlijnde factureringspraktijken.

Eenmaal aangesloten op Peppol, kunnen bedrijven wereldwijd facturen en andere elektronische berichten uitwisselen met elk ander bedrijf dat ook is aangesloten op het Peppol netwerk. Nederlandse leveranciers zijn sinds april 2019 verplicht e-facturen naar de overheid te sturen, indien dit contractueel is vastgelegd of vermeld staat in de aanbesteding.

Ontdek de voordelen van e-facturering

Eenduidige verwerking

Alle inkomende documenten worden op consistente wijze verwerkt, zonder gedoe met verschillende processen voor verschillende documenttypen.

Tijdsbesparing

Of je nu documenten ontvangt of verzendt via Peppol, Whitevision staat garant voor een snelle, eenvoudige en nauwkeurige afhandeling.

Verrijking van data

Whitevision vult ontbrekende gegevens aan in XML-documenten met informatie uit bijgevoegde PDF’s. Zo ben je altijd verzekerd van juiste gegevens, ongeacht de vorm.

Je bevindt je in goed gezelschap.

Gebroeders Pol BV

Gebroeders Pol BV

Gebroeders Pol BV werd in 1926 opgericht in Leeuwarden als stratenmakersbedrijf. In de loop der jaren werden de werkzaamheden uitgebreid: het bedrijf ging geleidelijk aan ook ondergrondse energie- en telecommunicatiekabels, gas- en waterleidingen en cai-kabels aanleggen. Sinds kort zijn de aanleg en montage van glasvezelkabels eveneens een belangrijk onderdeel van de bedrijfsactiviteiten. Ondanks alle uitbreidingen is Gebroeders Pol BV nog steeds een écht familiebedrijf. De derde generatie Pol leidt inmiddels zo’n 75 werknemers. Korte communicatielijnen en een informele sfeer zijn kenmerkend voor het bedrijf, dat zichzelf mooie toekomstdoelen heeft gesteld: groeien én meegaan met de ontwikkelingen in de vakgebieden waarin het opereert.
Lees meer
LenGo

LenGo

LenGo Automotive Group richt zich op de totale dienstverlening in de bedrijfswagenbranche. De Nederlandse tak heeft 6 vestigingen, die samen zorgen voor de verkoop, het onderhoud en de reparatie van (onderdelen van) bedrijfswagens. Klantgerichtheid staat hierbij voorop. Het bedrijf beschikt over een uitgebreid servicenetwerk met moderne werkplaatsen. LenGo Automotive Group wordt gekenmerkt door een hoog professionaliteitsgehalte, maar ook door een familiaire, gemoedelijke sfeer. Dit maakt het bedrijf vakbekwaam én betrouwbaar.
Lees meer
Stichting Christelijk Voortgezet Onderwijs

Stichting Christelijk Voortgezet Onderwijs

De Stichting Eindhovens Christelijk Voortgezet Onderwijs (SECVO) biedt vmbo, havo, atheneum en gymnasium aan. Met ruim 3.300 leerlingen en 360 medewerkers heeft zij de missie om goed onderwijs te verzorgen voor diplomeerbare leerlingen op alle niveaus in een omgeving die past bij de christelijke traditie. We leven in het digitaliseringstijdperk. De Stichting Eindhovens Christelijk Voortgezet Onderwijs besloot dat het tijd was om hierop aan te sluiten. Zij wilde inkoopfacturen efficiënter verwerken en de mogelijkheid hebben om deze later eenvoudig digitaal te kunnen terugvinden. Het was dan ook de bedoeling om van een papieren archief over te stappen op een digitaal archief. Een goede scan- en herkenoplossing zou de ideale oplossing zijn.
Lees meer
YoungCapital

YoungCapital

In 2000 startte YoungCapital vanuit een zolderkamer als een jobboard. De toenmalige naam: Studentenwerk. Door de jaren heen startte het bedrijf meerdere labels en kreeg het steeds grotere klanten. Studentenwerk groeide uit tot recruitmentbureau YoungCapital, dat anno 2019 meer dan 16.000 kandidaten per dag aan het werk zet. Het dynamische, jonge bedrijf probeert alles nét een beetje anders te doen dan de rest: het denkt mee met klanten, hanteert korte lijntjes en schuwt een stugge hiërarchie. De open, energieke organisatiecultuur vertaalt zich in nog meer groei: YoungCapital veroverde de vijfde plek op de lijst van snelst groeiende bedrijven in 2018 en ging in drie jaar tijd van 500 naar 1.300 medewerkers.
Lees meer
Aalberts bouw logo

Aalberts

Aalberts is een familiebedrijf met een staat van dienst sinds 1674. Samen werken 140 collega’s dagelijks aan het ontwikkelen, realiseren en in stand houden van woningen en bedrijfsmatig vastgoed. De doelstelling van Aalberts is het creëren van toegevoegde waarde voor kopers, de bebouwde omgeving én partners. Dit doet Aalberts vanuit vijf waarde drijvers die intern krachtig zijn samengevat als: passie voor perfectie.
Lees meer
Cnossen Infra

Cnossen Infra

Cnossen Infra heeft de ambitie om de belangrijkste aannemer van de Friese Zuidwesthoek te zijn. Dit doel willen ze realiseren door een klantgerichte focus en mee te denken met opdrachtgevers. Een onderdeel van dit meedenken is zeker ook het begrijpen van de wensen van de opdrachtgevers. Door een totaalpakket infra-oplossingen te bieden voor overheid en bedrijfsleven, met oog voor menselijkheid en duurzaamheid, is Cnossen een unieke aannemer in de branche.
Lees meer
Hurks

Hurks

Al meer dan 100 jaar is Hurks een bewezen professionele dienstverlener in de bouw en vastgoedwereld. Het rasechte familiebedrijf, dat inmiddels circa 450 medewerkers in dienst heeft, ambieert en realiseert een grote diversiteit aan projecten in verschillende disciplines: woningbouw, stedelijke ontwikkeling, hoogbouw en onderhoud en retail. Dit doet Hurks voornamelijk in de omgeving Eindhoven en in de randstad.
Lees meer
idverde

idverde

idverde NL is een gevestigde naam in de groensector. Ruim 500 medewerkers werken vanuit een twintigtal locaties in Nederland en binnen de gehele idverde groep werken zo’n 8.500 collega’s. Het klantenbestand bestaat onder andere uit zorgorganisaties, sportverenigingen, kleine en grote bedrijven, projectontwikkelaars, recreatieparken, woningbouwcorporaties en diverse (semi-)overheden. idverde NL werkt aan projecten in omgevingsbeheer en -inrichting. De kennis die het bedrijf bezit en ontwikkelt geeft klanten inzicht in hun werkelijke behoefte. Daarmee verhoogt idverde de waarde van de groene omgeving — niet alleen voor zijn klanten, maar ook voor de maatschappij.
Lees meer
Sfeerfoto Bjorn - Karlijn

Ontdek 'simplicity'. Vraag een demo aan.

Met Whitevision en Peppol bespaar je niet alleen tijd en kosten, maar ben je ook helemaal voorbereid op de toekomst van elektronische administratie.

Blijf geïnformeerd. Verken onze kennisbank.

Inkoopfacturen digitaal verwerken: hoe ziet de optimale oplossing eruit?

Zoek je een oplossing die ervoor zorgt dat je zo efficiënt mogelijk kan werken op de financiële administratie? Dan wil je in ieder geval kiezen voor een partij die goed samenwerkt met jouw ERP-leverancier. Zo weet je zeker dat de integratie optimaal is en dat je met een betrouwbare oplossing te maken hebt. De basis van onze aanpak is dat wij de mogelijkheden van jóuw systeem altijd centraal stellen. De oplossingen die we maken en bedenken optimaliseren pakketten van ERP-leveranciers zoals Exact en AFAS. Zij doen er alles aan om jou allerlei nieuwe functies te brengen die essentieel zijn voor je primaire proces. Enorm belangrijk, maar daardoor bieden ze niet altijd de meest optimale oplossingen op randvlakken, waaronder inkoopfactuurverwerking. Dát is precies waar de expertise van Whitevision in beeld komt. Wij hebben partnerschappen met een reeks ERP-leveranciers. Met hen onderhouden we nauwe contacten. Want alleen zó kunnen we ervoor zorgen dat onze oplossingen optimaal integreren met de ERP-systemen van onze klanten. Benieuwd waarom een partnerschap tussen een scan- en herkenpartij en een ERP-leverancier zo belangrijk is? In deze blog delen we welke 5 voordelen jij als gebruiker kunt ervaren.
Bekijk meer

Boekhouding automatiseren: 7 tips voor de financiële administratie

Al een tijdje wil je je boekhouding automatiseren. Hier kleven immers meerdere voordelen aan. Wanneer je een geautomatiseerde, eenduidige boekhouding hebt, verhoog je de efficiëntie, verlaag je de foutkans aanzienlijk en houd je veel tijd over voor meer uitdagende taken. Bovendien weet je altijd precies waar een factuur zich in het proces bevindt. Maar waar moet je beginnen met het stroomlijnen en optimaliseren van je processen? Gelukkig is dit veel laagdrempeliger dan het lijkt. In deze blog delen we 7 tips omtrent het verwerken van inkoopfacturen waarmee je snel aan de slag kan. Ga je je boekhouding automatiseren, lees ze dan zeker even door!
Bekijk meer

Bewaarplicht administratie: 3 voorwaarden om je boekhouding op orde te houden

Je moet je administratie bewaren: dat is wettelijk verplicht. Dat je alle gegevens over je bedrijf moet vastleggen en voor een bepaalde periode moet kunnen terugvinden (bijvoorbeeld bij een controle van de belastingdienst), weet je. Maar hoe het precies zit met de wettelijke bewaarplicht, is niet voor iedereen duidelijk. Mag je facturen digitaal bewaren of is papierloos werken toegestaan? En hoe houd je je boekhouding binnen de regels op orde? Om antwoorden op deze vragen te krijgen, heb je de term ‘bewaarplicht administratie’ gegoogeld. In deze blogpost vind je de antwoorden!
Bekijk meer

Hoe vind je de beste scan- en herken-software? 3 tips

Het is hoog tijd om het verwerken van inkoopfacturen en andere inkomende documenten te digitaliseren — en daarom ben jij op zoek naar de beste scan- en herken-software. Want alleen daarmee kun je je in deze tijd staande houden als organisatie. In de afgelopen jaren is digitalisering steeds belangrijker geworden: op menig administratieve afdeling zijn de stapels papieren en kasten vol ordners geleidelijk aan verdwenen. Momenteel kan niemand zonder een solide oplossing voor documentherkenning. Want de tijd waarin je de post kon openmaken en verwerken op kantoor, is voorlopig voorbij. Momenteel werken de meeste mensen online. Als administratief medewerker heb je de beste scan- en herken-software nodig om efficiënt, productief en eenvoudig te kunnen werken. Maar ga je scan- en herken-software vergelijken, dan zie je al gauw door de bomen het bos niet meer. Hoe vind je de oplossing die het best bij jouw organisatie past?
Bekijk meer

Bedrijfsprocessen optimaliseren? Begin met het fundament van je organisatie: de financiële administratie!

Als je wilt dat alles binnen je bedrijf gestroomlijnd verloopt, is het belangrijk om eerst de huidige processen van de financiële administratie te analyseren. Om te blijven draaien en groeien, moet je zorgen dat de stromen daar doorlopen. Het doen van betalingen, het verwerken van inkomende documenten, het boeken en accorderen van inkoopfacturen: deze processen vormen het fundament van je organisatie. Wil je je bedrijfsprocessen optimaliseren, dan is het dus cruciaal dat je zorgt dat ze efficiënt en vlekkeloos verlopen. Maar hoe doe je dat precies? Gebruik ons handige driestappenplan!
Bekijk meer

Administratieve processen verbeteren: 3 tips, 5 voordelen

Wil jij je administratieve processen verbeteren, maar lijkt dit je een flinke klus? Moeilijk hoeft het niet te zijn. En de moeite waard is het zéker. Waarom? Dat vertellen we je in deze blog. Doe je voordeel met onze 3 tips voor het automatiseren van documentverwerking en lees van welke 5 voordelen je profiteert als je je administratieve processen gaat verbeteren.
Bekijk meer

Declaraties verwerken: zet bonnen snel en correct in je administratie met deze 4 tips

Declaraties stromen via diverse kanalen binnen. Wanneer je ze ontvangt op de financiële afdeling, wil je ze natuurlijk in je ERP-systeem zetten. Maar declaraties verwerken kan behoorlijk tijdrovend zijn. Als je dit handmatig doet, moet je alle gegevens immers overtypen. Bovendien kunnen documenten wegraken, waardoor je het overzicht verliest. Hoe los je dat op? OCR-software biedt uitkomst. Wanneer medewerkers bijvoorbeeld een onkosten- of reiskostenvergoeding indienen, herkent de software de gegevens die op de declaratie staan, zoals het bedrag en de medewerker die het document heeft ingediend. Als je ook workflow-software gebruikt, kan je de declaratie vervolgens laten rondgaan ter goedkeuring. Daarna wordt het document automatisch verwerkt in je ERP-systeem. Handig, want zo hoef jij geen repetitief werk te verrichten omtrent het verwerken van declaraties!
Bekijk meer

Digitaal inkoopfacturen verwerken: waarom biedt dit zoveel voordelen voor de bouw?

Het bouwproces is uniek. De fysieke scheiding tussen het bedrijf dat het werk organiseert (het kantoor van de aannemer) en de plek waar wordt geproduceerd (de bouwplaats) zie je niet in veel branches. Toen wij in 2005 startten met Whitevision, zagen we direct dat het digitaal verwerken van inkoopfacturen juist voor de bouwsector veel voordelen zou kunnen bieden. Doordat we als bedrijf voor deze focus hebben gekozen, hebben we inmiddels een stevige marktpositie verworven waarvan veel klanten de vruchten plukken. Maar waaróm is digitale inkoopfactuurverwerking nu eigenlijk zo geschikt voor de bouw?
Bekijk meer

Financiële administratie organiseren: de beste tools voor bedrijven op een rij

Procesoptimalisatie is essentieel als je je financiële administratie wilt organiseren. Wie alle gegevens handmatig verwerkt, is daar heel veel uren aan kwijt. Gelukkig hoeft het bijhouden van de financiële administratie niet zoveel werk te kosten. Er zijn namelijk diverse goede tools die je kunnen helpen bij het optimaliseren van je administratieve processen. Benieuwd welke tools écht waardevol zijn wanneer je je financiële administratie wilt organiseren? In deze blog zetten we ze voor je op een rij
Bekijk meer

5 interessante podcasts voor financieel leiders

Als financieel manager of CFO is het belangrijk om op de hoogte te blijven van actuele ontwikkelingen in de financiële wereld en om nieuwe inzichten op te doen. Gelukkig zijn er tal van Nederlandstalige podcasts die zich richten op financiële professionals. Hier delen we de vijf podcasts die zeker de moeite waard zijn om te beluisteren!
Bekijk meer

Facturen automatisch inlezen: 4 redenen om te kiezen voor digitalisering

Facturen automatisch inlezen: je hoort er van alles over, maar je twijfelt of je hier nu écht voor moet gaan. Je huidige systeem is helemaal ingeburgerd in de organisatie. Iedereen is gewend om ermee te werken, dus waarom zou je het aanpassen? Het zou heel wat vergen van je collega’s die inkoopfacturen goedkeuren. Zij doen dit graag op papier, zodat ze eventuele opmerkingen kunnen noteren. Ga je facturen automatisch inlezen en het proces digitaliseren, dan verandert je werkwijze ingrijpend. Wat moet je hier precies van verwachten? Kun je facturen bijvoorbeeld wel gemakkelijk terugvinden nadat je ze hebt verwerkt? En zal je daadwerkelijk je boekhouding optimaliseren wanneer je kiest voor zo’n overstap? In deze blog beantwoorden we de belangrijkste vragen rondom het digitaliseren van inkoopfactuurverwerking!
Bekijk meer

3-way-matching: hoe werkt het en wat zijn de voordelen?

Moet je regelmatig een controle uitvoeren tussen een inkooporder, de ontvangsten die daarop staan en de factuur die je uiteindelijk hebt ontvangen? Dan kan 3-way-matching met slimme software uitkomst bieden. Maar hoe werkt dit nu precies? En hoe profiteer jij ervan? In deze blogpost leggen we het uit.
Bekijk meer

Welke administratie-software heb je nodig om je processen te optimaliseren?

Op de financiële administratie wil je graag zo snel en efficiënt mogelijk werken. Je bent altijd op zoek naar manieren om je administratieve processen te optimaliseren. Want hoe minder repeterende, handmatige werkzaamheden je hoeft te verrichten, hoe meer tijd je overhoudt voor uitdagende taken. Met de juiste administratie-software maak je de processen rondom boekhouden een stuk gemakkelijker. Maar welke software heb je nu precies nodig om jouw administratie te verbeteren? In deze blogpost zetten we alle informatie die je nodig hebt op een rij!
Bekijk meer

Administratie digitaliseren: 3-stappenplan om vanaf deze zomer al efficiënter te werken!

Nu we de eerste hittegolf achter de rug hebben en de zomermaanden officieel zijn aangebroken, is het voor veel mensen tijd om te genieten van een welverdiende vakantie. Maar wanneer je de kantoordeuren voor twee, drie of vier weken achter je dichttrekt, wil je natuurlijk wel dat je administratieve processen soepel blijven verlopen. Het is niet de bedoeling dat je bij terugkomst een enorme stapel e-mails en facturen te verwerken hebt. Hoe voorkom je een achterstand en zorg je ervoor dat je administratie doorloopt?
Bekijk meer

Administratie digitaliseren: 7 tips om efficiënter te werken

Wil jij je financiële administratie digitaliseren, omdat je minder tijd wilt besteden aan saaie, repeterende taken? Met een digitale administratie verhoog je de efficiëntie en verlaag je de foutkans. En wanneer je een inkomend document — zoals een inkoopfactuur — verwerkt, weet je altijd precies waar het zich bevindt. Zo houd je veel meer ruimte over om je bezig te houden met uitdagende werkzaamheden waarmee je meer waarde toevoegt voor de organisatie. De vraag is: waar begin je? In deze blog delen we 7 tips om efficiënter te werken. Ga je je administratie digitaliseren, dan kan je ze gebruiken om een solide digitaal fundament te leggen voor het verwerken van inkoopfacturen én andere inkomende documenten!
Bekijk meer

Administratie automatiseren: stappenplan om repeterend werk te elimineren

Wil jij je administratie automatiseren, maar weet je niet goed hoe je dit zó kunt aanpakken dat je er snel voordeel uit kunt halen? In deze blog delen we een handig stappenplan waarmee je eentonig, repeterend werk op gecoördineerde wijze elimineert. Je kunt je administratie automatiseren in 5 eenvoudige stappen, zodat je tijd overhoudt voor werkzaamheden die jou meer uitdaging bieden en die je gelukkiger maken!
Bekijk meer

Administratie afgelopen boekjaar bijgewerkt? Tijd voor procesoptimalisatie!

Als financieel administratief medewerker gebruik je kwartaal 1 meestal om de boekhouding van het afgelopen jaar af te ronden. Je kijkt bijvoorbeeld of alle inkoopfacturen correct en in de juiste periode zijn geboekt en of alle goedkeuringen binnen zijn. Vervolgens loop je de administratie nauwkeurig na, zodat de accountantscontrole kan plaatsvinden. In een later stadium kan ook de inspecteur van de belastingdienst langskomen en vragen om een afbeelding van de factuur inclusief autorisaties. Daarom ga je in de eerste maanden van het jaar tevens na wie de factuur heeft goedgekeurd en of deze persoon ook de bevoegdheid hiervoor had. Al met al een periode vol pieken en deadlines waarin je een hoge werkdruk ervaart. Gedurende het proces heb je ongetwijfeld weleens gedacht: kan dit allemaal niet wat efficiënter? Goed nieuws: dat is zeker mogelijk. Een digitale inkoopfactuurverwerkingsoplossing biedt uitkomst.
Bekijk meer

Tips voor een efficiënte crediteurenadministratie: automatisering-lifehacks die je werk leuker en makkelijker maken!

Op het moment dat je een factuur ontvangt van een leverancier, gaat het proces van inkoopfactuurverwerking van start. Dit eindigt pas nadat je de factuur hebt betaald en het document hebt gearchiveerd. Daartussen zitten behoorlijk wat stappen — vooral wanneer je het ‘klassieke’ verwerkingsproces hanteert, waarin het handmatig verwerken van (papieren) facturen nog een grote rol speelt. Wil jij graag een efficiëntie boost realiseren? In deze blogpost delen wij vijf handige optimalisatietips voor de crediteurenadministratie — automatisering-lifehacks die je werk leuker, eenvoudiger en uitdagender maken!
Bekijk meer

Digitaal archief: software gebruiken om facturen te bewaren?

Bewaar je alle documenten – waaronder inkoopfacturen – in fysieke mappen nadat je het verwerkingsproces hebt doorlopen? Dan ben je veel tijd kwijt aan het archiveren én terugvinden van documenten. Bovendien puilt de archiefkast na verloop van tijd uit. Kan dat niet veel makkelijker? Jazeker. En wel door je papieren archief te vervangen door een digitaal archief. Software kan je enorm helpen als je inkoopfacturen en andere inkomende documenten snel en overzichtelijk wilt opslaan. Maar waar moeten bedrijven rekening mee houden wanneer ze overstappen op digitale archivering? En wat vergt een digitaal document-management-systeem eigenlijk van je? In deze blog vertellen we er meer over.
Bekijk meer

Wat is de digitale bewaartermijn van facturen (voor bedrijven)? En is dit AVG-proof?

Facturen digitaal bewaren is ontzettend handig. Met een digitaal archief ben je immers af van de papieren rompslomp die tot veel repeterende handmatige handelingen leidt: van printwerk tot het archiveren van inkoopfacturen in mappen. Bovendien is het veel gemakkelijker om een factuur terug te vinden in een digitaal archief. Werk je met een goede oplossing voor digitale factuurverwerking, dan kun je de betreffende factuur met één druk op de knop tevoorschijn halen. De vraag is: hoe lang moet je facturen digitaal bewaren? En is dit eigenlijk wel AVG-proof?
Bekijk meer

Facturen inboeken met of zonder OCR-software? Vergelijk de twee processen

Wanneer je aan de slag gaat met ‘scan en herken’, heb je bepaalde verwachtingen van een oplossing. Misschien ga je ervan uit dat OCR-software alle facturen volledig automatisch voor je verwerkt in je ERP-pakket. Of dit echt gebeurt, is afhankelijk van de scan- en herken-software die je gebruikt én de mate waarin deze koppelt met je ERP-systeem. Wil je het jezelf zo gemakkelijk mogelijk maken? Dan kan je het best facturen scannen met slimme OCR-software. Betekent dit dat facturen direct terechtkomen in je ERP-systeem? Om die vraag te beantwoorden, moeten we eerst kijken naar de definitie van een slim OCR-systeem. Hoe werkt dit precies? En waarom is het ontzettend handig als de software optimaal koppelt met jouw ERP-systeem?
Bekijk meer

Facturen fiatteren via een workflow: het proces van a tot z

Op de financiële administratie ben je altijd op zoek naar manieren om je processen te verbeteren. In dat kader ben je geïnteresseerd in een automatiseringsoplossing voor het fiatteren van inkoopfacturen. Want het handmatige proces neemt doorgaans flink wat tijd in beslag. Als je een factuur laat rondgaan door de organisatie om handtekeningen te verzamelen, duurt het vaak even voordat de factuur gefiatteerd is. In de tussentijd kan er veel gebeuren. Goedkeurders kunnen het document bijvoorbeeld kwijtraken of vergeten te accorderen. En dat maakt jouw werk moeilijker. Dé oplossing: facturen fiatteren met workflow-software. In deze blogpost leggen we uit waarom dit efficiëntie oplevert en hoe het werkt!
Bekijk meer

Facturen digitaal ontvangen: coördineer de stroom!

Facturen digitaal ontvangen is tegenwoordig de norm. De tijd dat inkoopfacturen per reguliere post binnenkwamen ligt achter ons. In de afgelopen jaren hebben we een flinke stap vooruit gedaan: de stroom aan inkomende facturen is grotendeels gedigitaliseerd. Dat is maar goed ook, want veel bedrijven hebben deze stroom zien toenemen door meer activiteit en groei. Facturen digitaal ontvangen brengt echter ook een nieuw euvel met zich mee: hoe coördineer je de stroom? Van blockchain tot ketenstandaarden (zoals DICO en UBL): een reeks veelbelovende initiatieven heeft de revue gepasseerd. En toch kampt menig bedrijf nog met de nodige uitdagingen. Momenteel kun je facturen digitaal ontvangen, maar hoe verwerk je ze gemakkelijk en snel? In deze blog helpen we je op weg met 5 tips!
Bekijk meer

Elektronisch factureren verplicht: wat moet je weten?

Wil je zakendoen met de overheid, dan is elektronisch factureren verplicht. Dit gaat veel verder dan het versturen van een pdf-factuur. Een e-factuur is een digitaal document met een vaste structuur die middels wetgeving is vastgelegd. De achterliggende gedachte: als iedereen zich aan de richtlijnen houdt, bespaar je samen geld en tijd én zal het aantal fouten sterk afnemen. Zo kan de verwerking van inkomende facturen automatisch en nauwkeuriger verlopen. Een mooi idee – en daarom hebben verschillende partijen hier inmiddels vorm aan gegeven. De vraag is: wat betekent elektronisch factureren nu precies voor jóu?
Bekijk meer

Facturen digitaal opslaan: 4 ingrediënten voor een overzichtelijke ‘virtuele archiefkast’

Elke dag of week ontvang je een X-aantal inkoopfacturen. En als je organisatie groeit, neemt dit aantal vaak snel toe. Werk je nog met papieren facturen? En sla je deze op in een fysiek archief? Dan kost het verwerkingsproces erg veel tijd. En moet je eens een factuur naslaan, dan kan je dit niet binnen een redelijke termijn doen. Want je moet allerlei mappen doorwerken om het antwoord op je vraag te vinden. Bovendien geldt: hoe voller de kast, hoe minder je het overzicht kan bewaken. Je hebt vernomen dat het digitaliseren van het proces uitkomst biedt. Maar hoe werkt dat nu precies: facturen digitaal opslaan?
Bekijk meer

Documentverwerking: waarom is innoveren belangrijk?

Er bestaan verschillende oplossingen voor de verwerking van inkomende documenten. In de meeste gevallen gaat het om software waarmee je inkoopfacturen kan verwerken. Maar hoe zit het met andersoortige documenten?
Bekijk meer

Elektronische factuurverwerking: wat is het en hoe werkt het in de praktijk?

Steeds meer organisaties krijgen te maken met elektronische factuurverwerking. De belofte die ten grondslag ligt aan e-facturatie is helder: de ERP-systemen van leverancier en ontvanger wisselen bestellingen, leveringsbonnen en facturen automatisch uit, zodat beide partijen geen omkijken hebben naar het verwerkingsproces. In de praktijk ligt het wat ingewikkelder. We hebben nog een weg te gaan voordat we het ideaal van e-facturatie bereiken. De diverse standaarden, de verschillende formaten waarin facturen binnenkomen (zoals XML en pdf) en de diversiteit in kanalen van binnenkomst (waaronder mail en webservices) behoeven de nodige aandacht. Het vraagt best wat flexibiliteit van je organisatie om mee te bewegen in alle ontwikkelingen. Tegelijkertijd biedt e-facturatie volop kansen om een nog efficiënter proces te realiseren. Je kan zaken als handmatige handelingen en foutgevoeligheid bijvoorbeeld verder reduceren. En op de financiële administratie zal je een meer controlerende rol krijgen. E-facturatie is dus een mooie ontwikkeling richting een nog soepeler proces van het verwerken van bestellingen, ontvangsten en facturen. De vraag is: wat houdt e-factuurverwerking op dit moment nu écht in? En hoe kan je XML-facturen verwerken op een efficiënte, vlotte en tijdbesparende manier?
Bekijk meer

Efficiëntie in factuurverwerking: 10 belangrijke KPI’s

Factuurverwerking is een cruciaal onderdeel van iedere organisatie, maar het kan ook een tijdrovend en complex proces zijn. Gelukkig bieden Key Performance Indicators (KPI’s) een waardevol hulpmiddel om de effectiviteit van dit proces te meten en te verbeteren. Door deze KPI’s te gebruiken kun je het factuurverwerkingsproces optimaliseren, waardoor je  financiële verplichtingen tijdig kan nakomen en meer tijd overhoudt voor andere werkzaamheden. Ben je benieuwd naar de 10 belangrijkste KPI’s voor een efficiëntere factuurverwerking? Wij zetten ze voor je op een rij!
Bekijk meer

Bonnetjes bewaren: zó voer je een gestroomlijnde administratie

Op de financiële administratie heb je een stroom aan inkomende documenten te verwerken – van papieren bonnen en facturen tot digitale bestanden. Eerder schreven we al blogposts over het coördineren van de stroom. Nu is het tijd om in te zoomen op een belangrijk aspect waarbij vaak meerdere medewerkers binnen je organisatie betrokken zijn: bonnetjes. Als financieel administratief medewerker moet je de uitgaven bijhouden én bonnetjes bewaren. Hoe pak je dit gestructureerd aan?
Bekijk meer

E-factuur, XML, UBL en DICO: dít moet je allemaal weten over e-facturen

‘E-factuur’, ‘XML’, ‘UBL’, ‘DICO’: je hoort deze termen steeds vaker vallen. In de wereld van factuurformaten is dan ook veel gaande. Sommige bedrijven zijn al aan de slag met e-facturatie, mede vanwege samenwerkingen met bepaalde leveranciers of initiatieven binnen de branche. Deze (relatief) nieuwe ontwikkelingen brengen logischerwijs vragen en uitdagingen met zich mee. Wat betekenen al deze termen nu precies? Hoe word je wegwijs in het groeiende woud van documentverwerking? En hoe ga je om met de uitdagingen omtrent het verwerken van (e-)facturen? In deze blogpost geven we antwoord op de belangrijkste vragen omtrent e-facturen, XML, UBL en DICO!
Bekijk meer

Documenten in de cloud verwerken en opslaan: 6 redenen waarom je de overstap moet wagen

Wanneer je het verwerken van inkomende documenten gaat automatiseren, kom je op een gegeven moment voor een belangrijke keuze te staan: ga je documenten in de cloud verwerken en opslaan óf draai je de gekozen oplossingen op je lokale server? Voor dit proces moet je de keuze vaak voor vier verschillende systemen maken: je moet beslissen waar je je e-mail, OCR-systeem, ERP-pakket én workflow-software draait. Ga je bij één systeem voor verwerking en opslag in de cloud, dan is het meestal logisch om dat over de hele linie te doen. Dat behelst best een ingrijpende overstap. Moet je deze eigenlijk wel wagen wanneer het inkomende document-verwerking betreft? Jazeker! En wel om zes redenen, die we hieronder uitgebreider bespreken.
Bekijk meer

Digitale factuur: via welke route komt een inkoopfactuur terecht in je archief?

De term ‘scan en herken‘ klinkt je niet vreemd in de oren. Je weet dat deze technologie wordt gebruikt om een digitale factuur automatisch te verwerken. Maar wat moet je je hier in de praktijk nu precies bij voorstellen?
Bekijk meer

Elektronische factuurverwerking: 7 tips

Inmiddels weet je waarschijnlijk al hoeveel voordelen digitale factuurverwerking biedt. Wie inkoopfacturen automatisch verwerkt, kan processen stroomlijnen, de efficiëntie verhogen, kosten verlagen en meer tijd inruimen voor werkzaamheden die van grotere toegevoegde waarde zijn voor de organisatie. Kort gezegd, digitale ofwel elektronische factuurverwerking helpt je te optimaliseren, waardoor je sneller, eenvoudiger én leuker kunt werken. Wil jij graag een flinke efficiëntieslag maken? In deze blog geven we je 7 tips die je helpen álles uit digitale factuurverwerking te halen!
Bekijk meer

Digitaal documenten verwerken binnen onderwijs: welke 3 vragen moet je stellen?

Het digitaal verwerken van inkomende documenten, waaronder personeelsdossiers of facturen, is niet meer weg te denken uit deze tijd. Hoogstwaarschijnlijk neemt deze stroom aan inkomende documenten ook bij jouw onderwijsinstelling toe. In veel gevallen betekent dit dat andere werkzaamheden blijven liggen. Het is immers steeds moeilijker om goed gekwalificeerde mensen te vinden. Tegelijkertijd zijn tekstherkenning- en workflowoplossingen in overvloed beschikbaar. Dit alles leidt ertoe dat degenen die verantwoordelijk zijn voor de HR afdeling of financiële administratie actief op zoek gaan naar methoden om repetitief werk te automatiseren. Maar waar moet je nu precies op letten wanneer je een dergelijk project wilt opstarten? Wij zetten 3 belangrijke vragen voor je op een rij.
Bekijk meer

Declaraties verwerken in de boekhouding: pas deze 3 oplossingen toe voor maximale tijdbesparing

Declaraties: praktisch elke organisatie heeft ermee te maken. Wanneer medewerkers zakelijke uitgaven doen, schieten zij deze doorgaans voor uit eigen zak. Vervolgens willen ze het bewuste bedrag declareren. Op de financiële afdeling moet je dus met regelmaat declaraties verwerken. Dit kan je doen via het salaris (‘payroll’). In dat geval staat er een extra component op de loonstrook: ‘ingediende declaraties’. Een andere optie is om het verwerken van declaraties op dezelfde wijze te laten verlopen als inkoopfactuurverwerking. Dan beschouw je een medewerker als leverancier om de declaratie op die manier te boeken in je financiële systeem. In beide gevallen kan je tegen de nodige declaratieproblematiek aanlopen. Dé oplossing: automatisering. Hoe dit precies werkt, lichten we nader toe in deze blogpost.
Bekijk meer

Digitale administratie opzetten? Deze valkuilen moet je vermijden!

Een goed georganiseerde administratie zorgt voor inzicht en overzicht. Als je alle administratieve zaken nog op papier regelt, ben je veel tijd kwijt aan repetitieve taken. Deze uren besteed je liever aan werkzaamheden waar je gelukkiger van wordt en die meer waarde toevoegen voor je organisatie. Bovendien zijn je administratieve processen veel foutgevoeliger als je belangrijke documenten via de ‘papieren route’ verwerkt. Dé oplossing: een digitale administratie opzetten.
Bekijk meer

Tijd om je aan te sluiten bij het Peppol-netwerk? Dít moet je weten!

Van steeds meer kanten hoor je over het Peppol-netwerk. Misschien ontvangt en verstuurt jouw organisatie af en toe ook al facturen via Peppol. Of je bent je momenteel aan het oriënteren op een goede ‘Peppol-aanpak’. Is dit het juiste moment voor jou om je bij het Peppol-netwerk aan te sluiten? En wat houdt dat nu eigenlijk precies in? In deze blogpost zetten we de belangrijkste ‘Peppol-feiten’ voor je op een rij!
Bekijk meer

Whitepaper e-facturen verwerken

‘E-facturen’, ‘XML’, ‘UBL’, ‘pdf’: wanneer het om inkoopfactuurverwerking gaat, vliegen de termen je om de oren. Als e-factureren helemaal geschiedt volgens het ideaal, hoef je geen handmatige handelingen meer te verrichten. Maar de praktijk is anders: organisaties hebben te maken met verschillende standaarden en formaten én krijgen nog andere factuurtypen binnen. Het gevolg is dat ze een diverse stroom aan inkomende facturen ontvangen en verwerken. Wat is nu precies de plek van e-facturen in deze stroom? En hoe kan je ze op een slimme, eenduidige manier verwerken? In dit whitepaper gaan we daar dieper op in!
Bekijk meer

Whitepaper de toekomst van inkoopfactuurverwerking

In een zeer kort tijdsbestek heeft digitale factuurverwerking ingrijpende veranderingen doorgemaakt. Benieuwd naar recente én verwachte ontwikkelingen op het gebied van digitale factuurverwerking? We vertellen je er alles over in ons whitepaper ‘De toekomst van inkoopfactuurverwerking: hoe maak je je administratieve proces toekomstbestendig?’ Hierin lees je onder meer over de automatisering van processen, maar ook hoe je e-facturen -en de verschillende initiatieven hierbij- een plek binnen jouw administratie geeft.
Bekijk meer

Op de kunstmatige-intelligentie-trein springen? Zó profiteren inkoop en finance van AI

Op het gebied van kunstmatige intelligentie (ook wel ‘Artificial Intelligence’ of, afgekort, ‘AI’ genoemd) gebeurt ontzettend veel. Van meetings samenvatten tot video’s produceren: bots kunnen steeds meer. De tools vliegen je om de oren. En nu de wereld steeds slimmer wordt, wil jij vanuit de inkoop- of financeafdeling óók best graag op de kunstmatige-intelligentie-trein springen. Maar dan wel op zó’n manier dat je jouw werk er makkelijker mee maakt. In jouw geval betekent dit waarschijnlijk dat je repetitieve, saaie taken wilt automatiseren. Zo kan je je immers focussen op werkzaamheden die je leuk vindt en die jou meer uitdaging bieden. Maar welke mogelijkheden zijn nu écht interessant voor de inkoop- en financeafdelingen?
Bekijk meer

Remco aan het woord

Onze medewerkers zetten zich iedere dag in om onze klanten zo goed mogelijk van dienst te zijn. Maar wie zijn zij nu eigenlijk? En hoe ervaren ze hun functie bij Whitevision? In deze blog vertelt Implementatie Consultant Remco over zijn functie binnen Whitevision. Hij legt onder meer uit hoe de leidende principes van de organisatie terugkomen in zijn dagelijkse bezigheden.
Bekijk meer

Wat is een UBL-factuur en welke verwerkingsuitdagingen horen hierbij?

De term ‘UBL-factuur’ hoor je in toenemende mate vallen. UBL is een beweging in opkomst. Het onderwerp is begin dit jaar stevig op de kaart gezet toen de overheid toeleveranciers verplichtte om facturen digitaal aan te leveren in UBL-formaat. Wij vinden dit een heel mooi initiatief en omarmen het dan ook. Aangezien Whitevision organisaties helpt efficiënter te werken, roept zo’n standaard ook de nodige nieuwsgierigheid bij ons op. Om onze oplossing aan te passen aan UBL hebben we ons in het onderwerp verdiept. Wat is een UBL-factuur? Met welke uitdagingen heb je te maken als je een UBL-factuur wilt verwerken? En hoe ga je deze te lijf? We vertellen het je allemaal in deze blog.
Bekijk meer

Efficiënt factuurbeheer: optimaliseer je financiële proces

In de snel veranderende digitale wereld is het beheren van financiën cruciaal voor het succes van elk bedrijf. Een kerncomponent van deze financiële beheerprocessen is factuurbeheer. Een gebied dat van groot belang is voor de gezondheid van je bedrijfsvoering en een uitdaging is op het moment dat je factuurstroom toeneemt naarmate je groeit. Efficiënt factuurbeheer gaat niet alleen over het op tijd betalen van rekeningen; het is een complex proces dat de cashflow kan verbeteren, fouten kan verminderen en kan zorgen voor betere relaties met leveranciers.
Bekijk meer

Verplichte rapportage werkgebonden personenmobiliteit per 1 juli 2024: een nieuwe standaard

Vanaf 1 juli 2024 wordt het voor organisatie met 100 of meer medewerkers die minimaal 20 uur per week werken verplicht om hun werkgebonden personenmobiliteit te rapporteren. Uiterlijk 30 juni 2025 stuur je de gevraagde gegevens over 2024 in. Dit is een significante verandering die bedrijven dwingt hun huidige processen te herzien en te investeren in automatiseringsoplossingen. In dit blog verkennen we de impact van deze nieuwe regelgeving en leggen we uit hoe automatisering kan helpen bij het voldoen aan deze vereisten.
Bekijk meer

Hoe verbeter je het beheer van uitgaven in je organisatie? [5 tips]

Uitgavenbeheer is voor elke organisatie cruciaal. Maar lang niet iedereen heeft dit onderdeel op orde. Vaak komt dit door kleine, onverwachte aankopen. Of je nu in de bouw, de zorg of het onderwijs opereert, je hebt vast weleens te maken gehad met moeilijk te matchen facturen. Of met aankopen die buiten de standaardprocedures om gedaan worden. Hoe krijg je grip op ál je uitgaven, zodat het proces een stuk verloopt? In deze blogpost geven we je vijf praktische tips!
Bekijk meer

Robotic accounting en AI: hoe ziet de ‘finance-toekomst’ eruit?

De wereld van finance verandert snel. Automatisering heeft een enorme vlucht genomen en daardoor behoort steeds meer handmatig werk tot het verleden. Voor financiële afdelingen heeft robotic accounting een grote rol gespeeld in het automatiseren van repetitieve handmatige taken. Maar wat is de volgende stap? Als we kijken naar de razendsnelle technologische ontwikkelingen, hoe ziet de toekomst er dan uit?
Bekijk meer

De impact van AP automation op de leveranciersrelaties

Voor veel bedrijven vormt het beheren van leveranciersrelaties een continue uitdaging. Vertraagde betalingen, administratieve fouten en gebrekkige communicatie kunnen allemaal leiden tot frustratie en wantrouwen tussen jou en je leveranciers. In een concurrerende markt is het van cruciaal belang om deze relaties soepel en efficiënt te laten verlopen. Maar hoe kun je deze problemen aanpakken zonder de werklast van je team te vergroten? De oplossing ligt in AP (Accounts Payable) automation. Door je betalingsprocessen te stroomlijnen en te moderniseren kun je niet alleen de interne efficiëntie verbeteren, maar ook de relaties met je leveranciers versterken.
Bekijk meer

Automatisering in de bouw: 3 tips om zonder zorgen de bouwvak in te gaan

De bouwvak staat voor de deur en daarom bereidt de bouwsector zich voor op een welverdiende vrije periode. Maar voordat het zover is, wil je goede voorbereidingen treffen. Wanneer je de kantoordeuren voor enkele weken achter je dichttrekt, wil je immers dat je administratieve processen goed blijven verlopen. Anders wacht je bij terugkomst een ontmoedigende stapel e-mails en inkoopfacturen! Het probleem: voor jouw huidige processen zijn mensen nodig. En die zijn straks allemaal met vakantie. Daarom heb je eens ‘automatisering in de bouw’ ingevoerd in Google. Maar op het eerste gezicht lijkt het allemaal behoorlijk veel werk. Kun je digitalisering niet liever aan het einde van het jaar oppakken, zodat je in januari een frisse start maakt? Een begrijpelijke gedachte. Maar zo’n beslissing houdt in dat je nog zes maanden doorwerkt op een niet-geoptimaliseerde manier. Als je je administratie nu digitaliseert, pluk je daar al vanaf deze zomer de vruchten van. En wist je dat dit behoorlijk snel en eenvoudig te realiseren is?
Bekijk meer

Terugkijk webinar: Ontdek de kracht van Whitevision i.c.m. Nocore

Een goede slimme software oplossing maakt het verwerken van inkomende documenten natuurlijk al een stuk sneller en eenvoudiger. Maar een sterk partnership maakt écht het verschil. Bij Whitevision gaan we daarin een stap verder dan de rest. Door een verregaande en optimale koppeling met Nocore kun je de oplossing gebruiken voor het gehele proces: van verzamelen en herkennen tot het accorderen en archiveren van allerlei soorten inkomende documenten.
Bekijk meer

Purchase-to-pay-proces: hoe optimaliseer je P2P binnen je organisatie?

Het optimaliseren van inkoop- en finance processen is vandaag de dag een must voor organisaties. Hiermee bespaar je kosten en verbeter je de algehele operationele efficiëntie. Het proces voor inkoopfactuurverwerking is bij veel bedrijf goed ingericht. De meeste bedrijven zijn hier ooit gestart met digitaliseren. Logisch, want het binnenkomen van een factuur was vaak het kristallisatiepunt waarop men naar de inkoop gaat kijken: “Klopt de factuur met de order?”, “Is er ook geleverd wat is afgesproken?”.   In de afgelopen tijd zijn wij in gesprek gegaan met organisaties om in kaart te brengen met welke overige uitdagingen zij momenteel kampen op dit gebied. Tegen welke zaken lopen zij aan? En hoe kun je het P2P-proces nog verder optimaliseren? In deze blogpost delen we onze bevindingen en bespreken we een mogelijke oplossing.   
Bekijk meer

Terugkijken: webinar efficiënt declaraties verwerken

Wil je af van het tijdrovende en soms verwarrende proces van declaraties verwerken? Als financieel-administratief medewerker weet je hoe ingewikkeld het kan zijn om verschillende soorten bonnen en facturen te verwerken, of ze nu digitaal zijn of op papier. Gelukkig is er een oplossing: met de Whitevision smartphone App kunnen declaraties volledig automatisch verwerkt worden. Je kunt je declaratie direct indienen, inclusief foto’s van bonnen, als een volledige boeking naar de financiële administratie. Een optimalisatieslag voor de declarant, goedkeurder én administratie. Zo wordt je declaratieproces efficiënter dan ooit!
Bekijk meer

Terugkijken: webinar Exact Online Bouw

Een goede slimme software oplossing maakt het verwerken van inkomende documenten natuurlijk al een stuk sneller en eenvoudiger. Maar een sterk partnership maakt écht het verschil. Bij Whitevision gaan we daarin een stap verder dan de rest. Door een verregaande en optimale koppeling met Exact Online Bouw kun je de oplossing gebruiken voor het gehele proces: van verzamelen en herkennen tot het matchen, accorderen en archiveren van allerlei soorten inkomende documenten.
Bekijk meer

Terugkijken: webinar Exact Online

Een goede slimme software oplossing maakt het verwerken van inkomende documenten natuurlijk al een stuk sneller en eenvoudiger. Bij Whitevision gaan we daarin een stap verder dan de rest. Door een verregaande en optimale koppeling met Exact Online kun je de oplossing gebruiken voor het gehele proces: van verzamelen en herkennen tot het matchen, accorderen en archiveren van allerlei soorten inkomende documenten.
Bekijk meer

Terugkijken: webinar Exact Globe

Een goede slimme software oplossing maakt het verwerken van inkomende documenten natuurlijk al een stuk sneller en eenvoudiger. Bij Whitevision gaan we daarin een stap verder dan de rest. Door een verregaande en optimale koppeling met Exact Globe kun je de oplossing gebruiken voor het gehele proces: van verzamelen en herkennen tot het matchen, accorderen en archiveren van allerlei soorten inkomende documenten.
Bekijk meer

Inkomende documenten verwerken: wat is de volgende stap? Op naar de toekomst!

Repeterend werk en handmatige handelingen wil je zoveel mogelijk beperken. Want daarmee haal je niet het meeste uit jezelf. Bovendien werk je zo ook niet erg efficiënt. Wat als je dit soort taken allemaal kunt automatiseren, zodat je veel meer tijd overhoudt voor werk waarvan je gelukkiger wordt en waarmee je meer waarde toevoegt voor de organisatie? Die gedachte vormt de basis voor het (door)ontwikkelen van onze oplossingen. De gebruiker staat voor ons centraal: deze moet altijd eenvoudig met een systeem kunnen werken. Daarom sluiten onze oplossingen op zeer hoog niveau aan op bedrijfsprocessen. Hoe deze ook zijn georganiseerd, het gebruiksgemak blijft bestaan. Bij het continu doorontwikkelen van onze eigen software blijft dit een cruciale factor. Benieuwd naar wat je de komende tijd van ons mag verwachten op innovatiegebied? We praten je graag bij in deze blog.
Bekijk meer

Mag je facturen digitaal bewaren?

Facturen digitaal bewaren: je hoort er steeds meer over, maar je kampt met de nodige vragen. Want mag dit eigenlijk wel? En zo ja, waar begin je dan? Hoewel er voor het digitaal boeken van inkoopfacturen tegenwoordig slimme oplossingen bestaan, is het archiveringsproces binnen veel organisaties nog steeds papiergebonden. Menig financieel-administratief medewerker is anno 2019 nog altijd veel tijd kwijt aan het opbergen van inkoopfacturen in mappen, die worden bewaard in kasten op het kantoor. Zo’n papieren archief maakt het terugvinden van een factuur op een later tijdstip óók een tijdrovende taak. Herkenbaar? Dan overweeg je misschien een efficiënter alternatief: facturen digitaal bewaren. Maar waarmee moet je rekening houden als je overstapt op een digitaal archief?
Bekijk meer

OCR-software: het ‘wat’, ‘hoe’ en ‘waarom’ van scan en herken

‘OCR’, ‘Optical Character Recognition’, ‘optische tekenherkenning’, ‘software OCR’, ‘scan en herken‘: de termen omtrent documentherkenning vliegen je om de oren — en waarschijnlijk heb je ze inmiddels allemaal weleens gegoogeld. Maar de informatie rondom het onderwerp is vaak technisch en subjectief, waardoor het moeilijk is om een goed beeld te krijgen van OCR. Waar vind je de uitleg die je zoekt? Op deze pagina zetten we alle belangrijke vragen en antwoorden omtrent OCR-software voor je op een rij!   De basis van OCR-software: optische tekenherkenning begrijpen Benieuwd naar het principe achter OCR en de voordelen die jij uit OCR-software kan halen? In deze sectie gaan we daar dieper op in.
Bekijk meer

Facturen scannen en herkennen anno 2024: hoe maak je gebruik van de nieuwste technieken?

Wil jij facturen scannen en herkennen op de meest efficiënte manier? Dan is het belangrijk dat je op de hoogte bent van de nieuwste technieken.
Bekijk meer

Consultant Karlijn aan het woord

Bij Whitevision zetten we ons iedere dag in om onze klanten zo goed mogelijk te helpen. Maar wie zijn onze medewerkers nu eigenlijk? En hoe vinden zij het om bij Whitevision te werken? In dit artikel vertelt Karlijn Verhoeven over haar functie als consultant. “Ik werkt iedere dag aan het opbouwen van langdurige relaties met klanten en lever een bijdrage om hun processen te optimaliseren. Binnen Whitevision kan ik mezelf zijn in een hecht, innovatief team.”
Bekijk meer

Van inkoop tot factuurverwerking: hoe optimaliseer je als bouwbedrijf het volledige proces?

Als je verantwoordelijk bent voor de inkoop- of finance in de bouwsector word je geconfronteerd met trends als digitalisering, standaardisering, efficiency, e-invoicing en e-procurement. Maar waarom zijn deze concepten zo belangrijk en hoe helpen ze je om je inkoop- en financiële processen te optimaliseren? Het optimaliseren van inkoop en finance is van cruciaal belang omdat het tal van voordelen met zich meebrengt. Het minimaliseert het foutgehalte en vermindert kosten doordat het de efficiëntie verhoogd. Je krijgt sneller inzicht in financiële prestaties en projectkosten waardoor jij een betrouwbare administratie voert. Hierdoor kun je sneller reageren op veranderingen en strategische beslissingen nemen. Hoe je dit bereikt? Door het gehele inkoopproces te optimaliseren! In deze blogpost bespreken we waarom dit voor meer efficiëntie zorgt en hoe je hier concreet mee aan de slag gaat.
Bekijk meer

Facturen scannen en boeken: hoe werkt een koppeling met je ERP-systeem?

Facturen scannen en boeken met een goede automatiseringsoplossing bespaart je veel tijd. Maar je bent pas écht efficiënt bezig als deze oplossing koppelt met je ERP-systeem. Wat moet je je hier precies bij voorstellen?
Bekijk meer

Spookfacturen: hoe herken je ze en hoe krijg je er grip op?

Op de financiële administratie ligt een reëel gevaar op de loer: de spookfactuur. Oplichters sturen spookfacturen in de hoop dat je de verdachte elementen niet opmerkt en het bedrag betaalt. Vaak zie je dan ook een piek in spookfacturen in drukke tijden of vakantieperiodes. Hoe herken je zulke facturen? Wat doe je ermee wanneer je ze detecteert? En — nog belangrijker — hoe vorm je een goede ‘verdedigingslinie’ om spookfacturen te onderscheppen?
Bekijk meer

Een declaratieformulier efficiënt verwerken: hoe doe je dat?

Het declaratieformulier komt in verschillende soorten en maten binnen. Je wilt de stroom zoveel mogelijk coördineren, zodat je alle declaratieformulieren efficiënt en snel kunt verwerken in je boekhoudpakket. Maar hoe doe je dat precies?
Bekijk meer

Tekort aan personeel: hoe biedt automatisering uitkomst op de krappe arbeidsmarkt?

In welke branche je ook opereert, momenteel is er bijna geen ontkomen aan: het tekort aan personeel. Talent ligt niet voor het oprapen. En dat is voelbaar op de gemiddelde financiële administratie. Reacties op vacatures komen niet of mondjesmaat binnen, terwijl medewerkers overladen worden met werk. Vooral dáár waar nog veel handmatig werk nodig is. Het verwerken van inkoopfacturen en andere inkomende documenten kan bijvoorbeeld enorm veel uren in beslag nemen. Je moet de gegevens immers letter voor letter — en cijfer voor cijfer — overtypen, waarna het document langs alle goedkeurders moet. Dat is een tijdrovend, foutgevoelig proces. Kom je handjes tekort, dan zorgt dit voor extra veel werkdruk onder werknemers op de financiële administratie. Want juist daar is het cruciaal om de doorlooptijden zo kort mogelijk te houden. Zo behoud je het overzicht en betaal je alle leveranciers op tijd. De vraag is: hoe ga je constructief om met het personeelstekort? Oftewel, wat moet je doen om je huidige talent te behouden en de financieel-administratieve zaken op orde te houden?
Bekijk meer

Wat is een XML-factuur en welke verwerkingsuitdagingen horen hierbij?

Op de financiële administratie heb je in de afgelopen jaren veel veranderingen doorlopen, vooral wanneer het gaat om inkomende documentverwerking. Verreweg de meeste bedrijven krijgen inmiddels (vrijwel) geen papieren facturen meer binnen. De inkomende factuurstroom handelen zij per mail af — meestal via een aparte facturen-mailbox. Tegelijkertijd zijn de formaten waarin facturen binnenkomen, toegenomen in diversiteit. Een pdf-bestand, een UBL-factuur (‘UBL’ staat voor ‘universal business language’) en natuurlijk een XML-factuur: je ontvangt documenten in allerlei soorten en maten. E-facturatie neemt een steeds prominentere plek in. Daardoor heb je te maken met nieuwe verwerkingsuitdagingen. Waar moet je op de financiële administratie rekening mee houden nu elektronische facturen in opkomst zijn? En hoe ga je de uitdagingen te lijf? En wat ís een XML-factuur nu eigenlijk precies?
Bekijk meer

Workflow: administratie-software uitgelegd in 12 statements

Repetitieve handmatige handelingen hinderen productiviteit en groei. Je kan alléén snel en efficiënt werken als je processen soepel verlopen. Door ze te automatiseren, houd je tijd over voor uitdagende taken die meer toegevoegde waarde bieden voor de organisatie. Op de financiële administratie kies je bijvoorbeeld voor een betrouwbaar ERP-pakket en OCR-software die daarmee koppelt. Maar hoe zit het met een workflow? Administratie-software is eigenlijk niet compleet zonder een goed workflow-systeem. Vooralsnog klinkt dit misschien ietwat abstract. Want wat is een workflow nu precies? In deze blogpost leggen we het uit aan de hand van 12 statements!
Bekijk meer

Binnendienstconsultant Björn aan het woord

Bij Whitevision zetten we ons iedere dag in om onze klanten zo goed mogelijk te helpen. Maar wie zijn onze medewerkers nu eigenlijk? En hoe vinden zij het om bij Whitevision te werken? In dit artikel vertelt binnendienstconsultant Björn Eijt hoe hij zijn eerste jaar bij Whitevision heeft ervaren: “Ik kon onbeperkt leren zonder dat ik aan verwachtingen hoefde te voldoen. Juist daardoor ging mijn ontwikkeling veel sneller en kon ik eerder nieuwe uitdagingen oppakken!”
Bekijk meer

Workflow-tool: 5 redenen waarom je als financiële administratie niet zonder kan

Een workflow behelst de verschillende handelingen die je moet doen om een inkomend document te verwerken binnen je organisatie. Dit document kan een inkoopfactuur zijn, maar ook een pakbon, afleverbon, orderbevestiging, getekend contract of beoordelingsformulier. Verschillende collega’s moeten hier hun akkoord op geven. Maar tijdens het proces wil er nog weleens wat misgaan. Als je geen workflow-tool gebruikt, is het niet altijd duidelijk waar een document zich bevindt of wie de volgende stap moet nemen. Bovendien is het vaak lastig om achteraf vragen te beantwoorden, omdat je niet handmatig kan bijhouden wie op welk tijdstip wat heeft gedaan. Het resultaat: verwarring, een gebrek aan overzicht en veel uitzoekwerk voor de financiële administratie.
Bekijk meer

5 trends die document-herkenning en financieel-administratieve processen zullen beïnvloeden

De wereld is er in rap tempo heel anders uit komen te zien. Technologische ontwikkelingen gingen vóór de pandemie al snel, maar door de coronacrisis zijn ze in een stroomversnelling geraakt. In het afgelopen jaar hebben organisaties verregaande automatisering massaal omarmd. Het gevolg: een reeks aan nieuwe trends op het gebied van document-herkenning en financieel-administratieve processen. Zie je door de bomen het bos niet meer? Geen probleem. Wij volgen de trends op de voet. In deze blogpost zetten we de 5 belangrijkste voor je op een rij!
Bekijk meer

Tekstherkenning pdf: welke softwaremogelijkheden heb je?

Met pdf’s heb je op de financiële administratie regelmatig te maken. De stroom aan inkomende documenten bevat immers veel pdf-bestanden. Het is zaak om deze op een adequate manier te verwerken. Hoe je dat doet? Door tekstherkenning toe te passen. Met goede scan- en herken-software automatiseer je het verwerkingsproces: jij hoeft geen handmatige handelingen meer te verrichten, waardoor je je kan focussen op uitdagende taken die meer waarde toevoegen voor de organisatie. Bovendien werk je efficiënter en verlaag je de foutkans, omdat de software overtypewerk elimineert. Eén kanttekening: je profiteert alléén van deze voordelen als je voor de juiste software kiest.
Bekijk meer

Software goedkeuring facturen: 4 kenmerken van een goed workflow-systeem

Het goedkeuren van facturen behelst een proces. Bij sommige bedrijven geschiedt dit nog geheel handmatig: zij printen papieren facturen uit om deze van bureau naar bureau te laten gaan. De meeste organisaties laten tegenwoordig echter digitale facturen rondgaan via de mail of netwerkmappen. In beide gevallen is de foutmarge erg groot. Facturen raken gemakkelijk weg of blijven te lang liggen op een bepaalde plek, waardoor je een betalingskorting misloopt. Bovendien heeft niemand goed zicht op het accorderingsproces. Dat kan anders — en wel door de goedkeuring van facturen te automatiseren middels een workflow-systeem.
Bekijk meer

Bewaartermijn administratie: mini-gids voor het digitaal bewaren van je boekhouding

Je administratie bewaren is geen keuze, maar een must. Het is namelijk wettelijk verplicht om alle gegevens over je bedrijf vast te leggen. Je moet deze ook over een bepaalde periode kunnen terugvinden, bijvoorbeeld bij een controle van de belastingdienst. Maar de details omtrent de wettelijke bewaarplicht zijn niet voor iedereen duidelijk. Daarom heb je de term ‘wettelijke bewaartermijn administratie’ gegoogeld. Hoe lang moet je je administratie opslaan? Hoe mag je gegevens bewaren? En op welke manier houd je je boekhouding op orde? In deze mini-gids voor het digitaal bewaren van je boekhouding vind je de antwoorden op deze vragen!
Bekijk meer

Productmanager Marloes aan het woord

Bij Whitevision zetten we ons iedere dag in om onze klanten zo goed mogelijk te helpen. Maar wie zijn onze medewerkers nu eigenlijk? En hoe vinden zij het om bij WhiteVision te werken? In dit artikel vertelt Productmanager Marloes de Jong over haar MT-functie, waarbij leidinggeven géén prominente plek inneemt: “Ik focus mij op het ontwikkelen van mooie oplossingen voor onze klanten, want binnen het zelfsturende productmanagementteam van Whitevision kunnen wij blind op elkaar vertrouwen.”
Bekijk meer

5 voordelen van digitale factuurverwerking

Digitale factuurverwerking is vandaag de dag geen optie, maar een must. Wie efficiënt en snel wil werken, kan niet meer om een automatiseringsoplossing heen. Bedenk maar eens hoeveel handelingen je moet verrichten wanneer je inkoopfacturen nog handmatig verwerkt. Na ontvangst moet je de crediteur selecteren, alle gegevens invoeren (van factuurbedrag tot btw-bedrag), de factuur uitsplitsen en een boeking aanmaken. En zelfs dan heb je enkel nog een boeking, níet een digitale (pdf-)versie van de factuur. Moet je de factuur later nog eens naslaan, dan kost dit je veel zoekwerk. Kortom, zonder digitale factuurverwerking software werk je erg omslachtig. Dat kán gelukkig anders. Benieuwd naar de 5 belangrijkste voordelen van digitale factuurverwerking software? Wij zetten ze voor je op een rij!
Bekijk meer

Papierloos kantoor: 4 voordelen en 7 tips

Wie een papierloos kantoor heeft, sluit volledig aan op de huidige trend van papierloos werken. Maar de echte redenen waarom je een digitale administratie zou moeten voeren, hebben weinig met de hype te maken. Aan een papierloos kantoor kleven serieuze voordelen waarvan je organisatie kan profiteren. Wat houden deze precies in? En hoe zet je een papierloos kantoor op?
Bekijk meer

Didi aan het woord

Onze medewerkers zetten zich iedere dag in om onze klanten zo goed mogelijk van dienst te zijn. Hoe doen ze dat nu eigenlijk? Spin in het web Didi Martens verrijkt Whitevision inmiddels alweer vier jaar met haar kennis en kunde. Aanvankelijk als junior secretaresse, inmiddels als financieel administratief medewerker. In deze blog vertelt ze hoe haar functie bij Whitevision eruitziet.
Bekijk meer

Teamlead officemanagement Daisy aan het woord

Bij Whitevision zetten we ons iedere dag in om onze klanten zo goed mogelijk te helpen. Maar wie zijn onze medewerkers nu eigenlijk? En hoe vinden zij het om bij Whitevision te werken? In dit artikel vertelt Daisy hoe zij voldoening haalt uit haar duale rol: “Ik vind het ontzettend gaaf dat ik klanten ondersteun én een bijdrage lever aan ons hechte, goed functionerende team!”
Bekijk meer

Een ‘goed jaareinde’ is het halve werk: rond boekjaar 2023 goed af en bereid procesoptimalisatie voor 2024 voor!

De maanden zijn voorbijgevlogen en het nieuwe jaar nadert snel. Het is een tijd van checklists afvinken, cadeaus kopen en plannen maken voor het komende jaar. Voor menig bedrijf is het ook een periode waarin alle zaken administratief goed afgerond moeten worden. Normaliter geldt: een goed begin is het halve werk. Maar in dit geval is ‘het begin’ het jaareinde: als je boekjaar 2023 goed afrondt, kun je op het gebied van procesoptimalisatie een vliegstart maken in 2024. Hoe doe je dat? Laten we starten met drie tips voor een correcte afsluiting van 2023.
Bekijk meer

Het ‘waarom’ en ‘hoe’ van declaratiesoftware: help de problemen van het handmatige verwerkingsproces de wereld uit!

Declaraties: menig financiële afdeling heeft ermee te maken. Declareren medewerkers binnen jouw organisatie regelmatig uitgaven, bijvoorbeeld door bonnen bij je in te leveren? Dan ken je de haken en ogen van het handmatige declaratieverwerkingsproces. Bonnen raken vaak weg. En weet je ze wel goed te bewaren, dan vervagen of verkleuren ze na een tijdje. Problematisch, want je bent wettelijk verplicht om je financiële administratie zeven tot 10 jaar te bewaren. Die administratie moet bovendien correct zijn, wat óók lastig kan zijn als je alles met de hand verwerkt. Een menselijke fout schuilt immers in een klein hoekje. Daarom ben je eens onderzoek gaan doen naar digitaal declareren. Kan declaratiesoftware uitkomst bieden? In deze blogpost vertellen we je er meer over!
Bekijk meer

Hoe haal je als financiële administratie het meest uit ‘no-hands accounting’?

Repetitief handmatig werk: op de meeste financiële administraties kost het bakken tijd en levert het erg veel frustratie op. Je besteedt je kostbare uren en expertise immers liever aan meer uitdagende taken waar je gelukkiger van wordt. Dé oplossing: no-hands accounting. Onder dit paraplubegrip vallen alle automatiseringsoplossingen die boekhoudtaken voor je verrichten en je het handmatige werk dus uit handen nemen. Dat is een nogal generieke definitie. In deze blogpost maken we het graag wat specifieker! Wat is belangrijk bij no-hands accounting? Wat zijn de voordelen? Bij welke processen biedt dit principe uitkomst? En welke automatiseringsoplossingen kan je gebruiken?
Bekijk meer

Inkoopfacturen verwerken met Exact-software: hoe doe je dat?

Whitevision helpt je op weg met het whitepaper ‘Optimaal werken met Exact-software,’ waarin je leest hoe je het proces van inkoopfacturen verwerken als Exact-gebruiker nóg eenvoudiger kunt maken. Met onze 5 handige tips haal je het beste uit jezelf en je mensen. Zo kun je je focussen op uitdagende taken waarmee je écht waarde toevoegt voor je organisatie.
Bekijk meer

Klantcase Aveco de Bondt

Aveco de Bondt is een onafhankelijk bureau dat toekomstbestendige oplossingen bedenkt en realiseert voor landelijke opgaven, maar ook voor specifieke omgevings- of organisatievraagstukken. De organisatie wil een positieve impact creëren op eenieders leefomgeving. Zij helpt overheden en marktpartijen met vraagstukken op het gebied van water, klimaat, infrastructuur, bouw en duurzaamheid. Aveco de Bondt onderzoekt, ontwerpt en adviseert over aanpak en beleid en ondersteunt projecten in de uitvoering. Daarnaast is het bureau actief binnen actuele thema’s. Denk aan de omgevingswet, circulaire economie, assetmanagement, klimaatadaptatie en (verkeers)veiligheid.
Bekijk meer

Klantcase Automotions

Automotions is een toonaangevende mobiliteitsgroep in Zuidwest Nederland. De bedrijven van Automotions zijn officieel dealer van de merken Volvo, Peugeot, Opel, Ford, Mercedes-Benz en Smart. Met ruim 500 medewerkers – verspreid over meer dan 20 vestigingen – focust de organisatie zich eveneens op leasing, verhuur, verzekeren, financieren en schadeherstel. De combinatie van een veelzijdig aanbod en deskundige, ervaren medewerkers maakt dat Automotions zijn klanten een zeer uitgebreid pakket van mobiliteitsdiensten kan bieden. Daarbij ligt de concentratie altijd op kwaliteit, professionaliteit én een concurrerende prijs.
Bekijk meer

Tim aan het woord

Ook medewerkers met minder relevante werkervaring krijgen bij WhiteVision de kans om zich te ontwikkelen. De omgeving die we voor hen creëren is veilig én uitdagend. Eerder kon je al over Tim lezen, die startte in een kweekvijverfunctie. Nu ruim 1 jaar later is hij doorgegroeid van Support Medewerker naar één van onze vier Implementatie Consultants. In deze blog kun je lezen hoe het hem de afgelopen maanden vergaan is, maar lees je ook over toekomstvisies en het opbouwen van langdurige relaties met tevreden klanten. “Duurzame, fijne klantrelaties zijn nét zo essentieel als een goed product.”
Bekijk meer

Jasper aan het woord

Onze medewerkers zetten zich iedere dag in om onze klanten zo goed mogelijk van dienst te zijn. Maar wie zijn zij nu eigenlijk? En hoe ervaren ze hun functie bij Whitevision? In deze blog vertelt productowner Jasper Bijl hoe het is om bij Whitevision te werken, waarom hij hier na 15 jaar nog altijd op zijn plek zit en hoe hij iedere dag weer wat leert!
Bekijk meer

Klantcase Bolk Transport

Bolk Transport verlegt grenzen. Het internationale transportbedrijf verzorgt al meer dan tachtig jaar bijzonder transport, logistiek en distributie. Van exceptioneel transport tot huiftransport tot op- en overslag: het innovatieve bedrijf regelt de juiste oplossing voor iedere transportvraag. Het vervoert álles tot 150 ton over de weg of over het water. Duurzaamheid, flexibiliteit en vakkundigheid staan voor Bolk Transport voorop. Daarnaast is ‘kwaliteit’ een sleutelwoord. Het bedrijf doet op dit gebied geen compromissen. Bovendien hecht het waarde aan het aangaan van goede samenwerkingen, partnerschappen en relaties.
Bekijk meer

Klantcase BLOS kinderopvang

‘Het beste voor mijn kind’: dat is waar elke ouder naar op zoek is. Daarin ligt dan ook de basis van BLOS kinderopvang. Want de organisatie gelooft dat juist die eerste levensjaren het verschil maken voor de toekomst. Zij wil daarom méér zijn dan alleen een opvang. BLOS kinderopvang prikkelt, stimuleert en daagt uit. Door een omgeving te creëren die veilig en fijn aanvoelt, helpt de organisatie kinderen vol vertrouwen te groeien. Samen met ouders werkt zij graag aan de opvoeding en begeleiding van kinderen in de belangrijkste ontwikkelfase van hun leven.
Bekijk meer

Klantcase Blankers Schoon

Al ruim 50 jaar is Blankers Schoon dé schoonmaakspecialist van Limburg en Oost-Brabant. Met 300 vakmensen levert het bedrijf dankbaar werk in en rond kantoorgebouwen, bij scholen, zorginstellingen, woonstichtingen, productiebedrijven en ondernemingen in rail & infra. In de regio is Blankers Schoon een begrip als het gaat om kwaliteit en het nakomen van afspraken. Klanten hebben het gevoel dat zij werken met een familiebedrijf, maar profiteren wél van de kennis en ervaring van een landelijke organisatie. Voor Blankers Schoon is geen vraag te gek: het bedrijf speelt op een vindingrijke manier in op specifieke klantwensen.
Bekijk meer

Implementatieconsultant Jaimy aan het woord

Bij Whitevision zetten we ons iedere dag in om onze klanten zo goed mogelijk te helpen. Maar wie zijn onze medewerkers nu eigenlijk? En hoe vinden zij het om bij Whitevision te werken? In dit artikel vertelt implementatieconsultant Jaimy hoe hij zijn eerste jaren bij Whitevision heeft ervaren: “We willen onszelf en het bedrijf continu verbeteren, zodat we klanten blijven helpen om leuker en efficiënter te werken. Daarbij krijgen we veel vrijheid. Dat is ook een belangrijke reden waarom ik het fijn vind om hier te werken.”  
Bekijk meer

Pdf en OCR: hoe lees je pdf-documenten uit met OCR-software?

Op de financiële administratie krijg je een veelheid aan documenten binnen. Vaak gaat het om pdf’s. En deze wil je op de meest efficiënte manier verwerken. Hoe pak je dat aan? Wie processen serieus wil optimaliseren, kan tegenwoordig niet meer zonder automatiseringsoplossingen. In dat kader heb je misschien de term ‘pdf OCR’ gegoogeld. Je weet dat OCR (de afkorting voor ‘Optical Character Recognition’) iets kan betekenen in het verwerken van pdf-documenten, zoals inkoopfacturen. Maar wat precies?
Bekijk meer

Voordelen van het automatisch verwerken van orderbevestigingen (+ voorbeeld)

Het bijhouden van inkooporders en orderbevestigingen kan een complex en tijdrovend proces zijn voor bedrijven van elke omvang. Het is belangrijk om te weten welke orders zijn geplaatst, welke producten of diensten worden geleverd en wanneer ze worden geleverd. Daarnaast is het essentieel om ervoor te zorgen dat de prijzen, aantallen en leverdata overeenkomen tussen de inkooporder en de orderbevestiging. Wanneer er op de orderadministratie een afwijking wordt ontdekt is het een tijdrovende taak dit te corrigeren in je ERP-systeem. Met het digitaal verwerken van orders kunnen bedrijven dit proces automatiseren en direct overzicht krijgen over hun projecten.
Bekijk meer

Omgaan met het XML-tijdperk: de ins en outs van e-facturatie

De wereld van facturatie heeft al flink wat ontwikkelingen doorgemaakt. Het papieren tijdperk is min of meer voorbij. Verreweg de meeste bedrijven ontvangen facturen reeds in pdf-vorm. Maar nu is het alweer tijd voor de volgende stap: e-facturatie. Hierbij komen facturen binnen in XML-formaat. Hoe werkt dat precies? Wat zijn hier de voordelen van? En hoe ga je als organisatie om met e-facturatie?
Bekijk meer

OCR-technologie: 5 dingen die je niet wist over OCR

Het inkoopfactuurverwerkingsproces automatiseren: dát is jouw doel. Daarom ben je op zoek naar goede OCR-software. Want daarmee kan je inkomende facturen eenvoudig scannen en boeken. Maar de ene leverancier is de andere niet. En hoewel scannen en herkennen het fundament vormen van een software-oplossing, is OCR-technologie inmiddels in diverse soorten en maten beschikbaar. Wat moet je weten over OCR om de software te kiezen die écht aansluit bij jouw organisatiebehoeftes?
Bekijk meer

Vereenvoudig je administratieve processen: Top 3 inspirerende boeken voor inkoop en finance

Als inkoop- of finance is het cruciaal om op de hoogte blijven van actuele ontwikkelingen en inzichten om jouw administratieve proces zo vloeiend mogelijk te laten verlopen. Om je hierbij te helpen delen we daarom drie boeken die niet alleen informeren maar ook inspireren op het gebied van efficiëntie en procesoptimalisatie.
Bekijk meer

Scan- en herken-software vergelijken: waarop moet je allemaal letten?

Het besluit is genomen: jouw organisatie gaat efficiënter werken. In het kader daarvan wil je scan- en herken-software vergelijken. Zo hoop je uiteindelijk de beste automatiseringsoplossing te vinden. Belangrijk, want door repeterende, handmatige werkzaamheden te elimineren, houd jij tijd over voor taken die jouw functie veel uitdagender en veelzijdiger maken. Scan- en herken-software vergelijken is dus eigenlijk de eerste stap richting een werkinvulling waarvan jij veel gelukkiger wordt. Daar profiteren jij én de organisatie van. De vraag is: op welke zaken moet je letten tijdens je zoektocht? Goede scan- en herken-software zorgt ervoor dat je tijd bespaart, eenvoudiger werkt en minder fouten maakt (aangezien overtypwerk niet meer nodig is). Reden te over om je zoektocht naar de juiste oplossing gedegen aan te pakken. Hoe je dat doet? Volg het stappenplan dat we hieronder beschrijven. Zo selecteer je de scan- en herken-software die het best bij jou past!
Bekijk meer

Samenwerking tussen inkoop en finance: hoe optimaliseer je je processen?

Een goede samenwerking tussen inkoop en finance is essentieel voor het succes van iedere organisatie. Als zij de krachten bundelen en de zaken daardoor soepel verlopen, heb je een stevige basis voor een gezonde bedrijfsvoering. Maar waarom is dit nu eigenlijk zo belangrijk? En waar begin je wanneer je de samenwerking tussen deze afdelingen wilt optimaliseren?
Bekijk meer

Procuratieschema: wat is het en hoe zet je het op? [4-stappenplan en 9 tips]

Gaat de gemiddelde inkoopfactuur binnen jouw organisatie langs verschillende goedkeurders? Dan is het meestal handig om te werken met een procuratieschema. Maar wat is dit eigenlijk precies? En kan je dit het beste opzetten in je ERP-systeem óf met workflow-software? In deze blogpost leggen we het uit en geven we je praktische tips!
Bekijk meer

Ga nú aan de slag met procesoptimalisatie om voor de zomer live te zijn!

Traditiegetrouw is Q1 de periode waarin je de jaarafsluiting helemaal in orde maakt. Waarschijnlijk heeft het CBS je inmiddels al een bericht gestuurd met het verzoek om je gegevens van het afgelopen jaar op te geven. Wellicht heb je je cijfers ook al ingediend bij de Kamer van Koophandel en heb je je aandeelhouders op de hoogte gesteld. Kortom, het afgelopen boekjaar is afgesloten. Hoog tijd om het jaar achter je te laten en te beginnen met je plannen voor volgend jaar! Maar hoe begin je?
Bekijk meer

Klantcase Bibliotheken

De 4 Stichtingen zijn enthousiaste, eigentijdse Bibliotheken met een groot sociaal hart. Ze zijn een marktplaats voor kennis en inspiratie. De Stichtingen maken zich sterk voor de ontwikkeling van álle inwoners in de 4 gemeenten. Niet alleen door boeken en kennis uit te wisselen, maar ook door ontmoeting en inspiratie te bieden aan burgers en organisaties. De Bibliotheken geloven dat kennis en informatie voor iedereen toegankelijk moeten zijn.
Bekijk meer

Klantcase BasisBuren

BasisBuren is een onderwijsinstelling die openbaar, algemeen toegankelijk onderwijs verzorgt in de gemeente Buren en in Kapel-Avezaath in de gemeente Tiel. De scholen hebben elk een eigen gezicht. BasisBuren organiseert het onderwijs vanuit drie kernwaarden: ‘ontwikkeling en groei’, ‘diversiteit’ en ‘samen’. De instelling gelooft dat de school geen eiland is, maar midden in een continu veranderende wereld staat. Daarop wil BasisBuren kinderen zo goed mogelijk voorbereiden. Niet alleen door hen kennis aan te leren (want die raakt snel achterhaald), maar ook door hen de vaardigheden te laten oefenen die de maatschappij vandaag de dag vraagt.
Bekijk meer

Veelgestelde vragen

Wat is het verband tussen XML en e-facturatie?

‘Elektronisch factureren’ duidt op het versturen van facturen op basis van gestructureerde data, gekoppeld aan allerlei standaarden zoals XML. Een e-factuur is een gestructureerd digitaal bestand.

Hoe helpt Whitevision mij XML-bestanden te verwerken?

Met Whitevision kan je facturen digitaal verwerken — op een snelle, eenvoudige en nauwkeurige manier. Dat geldt ook voor e-facturen! Onze slimme software herkent facturen in XML-formaat, zet boekingsregels klaar en biedt een visuele check. Met onze oplossing kan je tevens elke e-factuur routeren en fiatteren.

Mijn ERP-leverancier kan facturen in XML-formaat rechtstreeks inlezen. Heb ik Whitevision dan nog wel nodig?

Met onze oplossing kan je het proces van e-factureren omarmen, maar ook facturen in andere formaten verzamelen, herkennen, verwerken, routeren en accorderen. Whitevision zorgt namelijk voor een eenduidige verwerking van álle typen inkomende facturen, ongeacht de manier waarop ze je organisatie binnenkomen.

Hierdoor blijft je administratie zo efficiënt en betrouwbaar mogelijk verlopen. Want je beperkt de handmatige handelingen tot een minimum wanneer je onze oplossing inzet om een factuur te verwerken en te matchen met de opdracht en ontvangsten. En je maakt gebruik van solide workflow-software voor het fiatteren van facturen. Zo houd je meer tijd over, die je kan besteden aan andere belangrijke werkzaamheden.

Kan ik facturen in XML-formaat fiatteren met workflow-software?

Jazeker. De Whitevision Workflow faciliteert de routering en fiattering van iedere e-factuur.

Wordt de verwerking van inkomende documenten nog sneller en minder foutgevoelig door XML-verwerking?

Als je een volledig kloppend XML-bestand binnenkrijgt, scheelt dit je een aantal stappen. Maar er zijn diverse knelpunten waar veel organisaties niet bij stilstaan. Het ideaalbeeld is dat alle XML-facturen op dezelfde manier je organisatie binnenkomen. Maar momenteel is er sprake van verschillende formaten. Je moet bedenken hoe je al die facturen op een uniforme manier in je proces krijgt, zodat dit kan doorlopen.

En zelfs áls elektronische facturen op een dag allemaal één vorm aannemen, zal je alsnog je proces moeten optimaliseren. Uiteindelijk wil je elke inkomende e-factuur op de juiste dimensie, kostenplaats en grootboekrekening in je ERP-systeem verwerken. En vervolgens moeten alle goedkeurders de factuur vlot fiatteren.

Het ultieme doel is natuurlijk om álle inkomende documenten snel, efficiënt en met een zo laag mogelijk foutgehalte te verwerken — ongeacht het formaat en de manier waarop ze binnenkomen. Als Whitevision-gebruiker hoef je je hierover geen zorgen te maken, want onze oplossing ontzorgt je in dit opzicht volledig. Heb je SMART-OCR nodig, bijvoorbeeld om een pdf te verwerken? Dan routeren we het document daarnaartoe. Gaat het om een XML-document? In dat geval halen we de informatie hieruit. Het eindresultaat is altijd een uitstekend boekingsvoorstel dat je — eventueel na goedkeuring — kan verwerken in je ERP-systeem.

Welke voordelen kan ik verwachten als ik met XML-facturen aan de slag wil?

De belofte van XML-facturen is dat je (inkoop)facturen sneller, nauwkeuriger en efficiënter kan verwerken. Met WhiteVision kan je op leveranciersniveau instellen welk factuurtype leidend is: pdf of XML. In de praktijk zien we dat organisaties slechts een beperkte hoeveelheid (standaard-)XML-facturen versturen en ontvangen. Vaak bevat een pdf-factuur meer informatie — en deze is simpelweg niet beschikbaar op een XML-factuur.

Hoe werkt het matchen van orderbevestigingen met een XML-factuur?

Dit hangt af van de manier waarop orderbevestigingen worden aangeleverd. Ontvang je ze in pdf-formaat, dan scant en herkent Whitevision de opdrachtbevestiging om deze te matchen met een pdf- of XML-factuur. Wordt het hele proces — van offerteaanvraag tot en met factuur — volledig digitaal ondersteund middels XML-transactieberichten? Dan matcht Whitevision orderbevestigingen en bijbehorende facturen. Waar nodig zorgt onze oplossing voor een verrijking met externe data. Vervolgens zet zij een visuele controle klaar die je kan gebruiken binnen een workflow.

Ik ontvang facturen in een XML-formaat dat mijn ERP-systeem niet herkent. Kan Whitevision helpen?

Ja. Wij werken al jaren nauw samen met verschillende ERP-leveranciers. Door deze partnerships sluit onze oplossing naadloos aan op diverse ERP-pakketten. Wij bieden tevens ondersteuning voor de meest gebruikte XML-standaarden in Nederland.

Plan een demo

Met een (web)demo zie je snel en eenvoudig welke voordelen onze oplossing jou oplevert.

Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Plan een demo

Met een (web)demo zie je snel en eenvoudig welke voordelen onze oplossing jou oplevert.

Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
Whitevision Quote - Joost - klein

Plan een demo

Met een (web)demo zie je snel en eenvoudig welke voordelen onze oplossing jou oplevert.

Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Plan een demo

Met een (web)demo zie je snel en eenvoudig welke voordelen onze oplossing jou oplevert.

Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Plan een demo

Met een (web)demo zie je snel en eenvoudig welke voordelen onze oplossing jou oplevert.

Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.