E-facturatievia Peppol

Sinds 1 januari 2026 is Peppol verplicht voor bijna alle B2B-facturen in België. Dit valt onder ViDA (VAT in the Digital Age), het EU-plan om de btw-regels te moderniseren. Ook Nederland volgt: vanaf 2030 wordt e-facturatie de standaard binnen de EU. Met Whitevision sluit je moeiteloos aan op Peppol en maak je het ontvangen en verwerken van e-facturen eenvoudig, veilig en efficiënt.

Plan een demo

Bekijk terugkijk webinar

Peppol Access Provider Onze oplossingen zijn volledig aangesloten bij Peppol

Actie bij afwijkingen Uitval-proces bij afwijkingen van directe verwerking

Inkomend én uitgaand Zowel voor je inkomende als uitgaande documenten

Wat is Peppol en hoe werkt het?

Het Peppol netwerk is de wereldwijde standaard voor elektronische facturatie tussen bedrijven en overheden. Het maakt gebruik van UBL (Universal Business Language) als standaard XML-formaat voor het uitwisselen van facturen en andere zakelijke berichten. Je kunt het zien als een soort telefoonnetwerk voor facturen: eenmaal aangesloten kun je veilig en gestandaardiseerd communiceren met andere bedrijven en overheden binnen het netwerk.

Sinds 1 januari 2026 moeten bijna alle B2B-facturen in België via Peppol worden verwerkt. Dit maakt deel uit van ViDA (VAT in the Digital Age), het EU-plan om btw-regels te moderniseren. Factureren via pdf of e-mail verdwijnt hierdoor grotendeels. Ook Nederland volgt: vanaf 2030 wordt e-facturatie de standaard binnen de EU. Bedrijven moeten hun administratie dus nu al klaarmaken voor deze overgang. En wij helpen je daar graag bij.

Whitevision biedt een naadloze aansluiting op Peppol en zorgt voor een betrouwbare en efficiënte verwerking van facturen, volledig volgens de Peppol vereisten. Peppol werkt via een netwerk van Access Points die worden aangeboden door erkende serviceproviders. Omdat wij zelf Peppol Access Provider zijn, is het proces eenvoudig: zodra je je gegevens hebt gedeeld, regelen wij de rest zonder extra kosten.

Bekijk terugkijk webinar

In dit webinar ontdek je hoe je compliant werkt met Peppol, fouten voorkomt en je administratie slimmer maakt. Bekijk het webinar terug en bereid je nu voor op verplichte e-facturatie.

All-in-one oplossing voor efficiënte e-facturatie

Met Whitevision ontvang en verstuur je e-facturen via Peppol eenvoudig en overzichtelijk. Wij regelen alle stappen om aangesloten te worden, zodat jij direct kunt profiteren van een gestroomlijnde en veilige verwerking.

Ongeacht het kanaal waarin documenten binnenkomen, zoals e-mail, portaal, webservice of Peppol, verwerkt Whitevision alles in één vloeiende stroom. Ook Peppol-facturen worden volledig via Whitevision verwerkt. XML-bestanden worden geïnterpreteerd en gecombineerd met OCR-gegevens van PDF’s, zodat het boekingsvoorstel direct klaarstaat. Zo wordt handmatig werk tot een minimum beperkt en fouten voorkomen, terwijl je administratie volledig up-to-date blijft.

Alles bij elkaar betekent dit minder administratieve lasten, meer controle en maximale efficiëntie in je facturatieproces, inclusief alle facturen via Peppol.

Peppol. Wereldwijde weg naar digitaal succes.

Het Europese initiatief ViDA (VAT in the Digital Age) heeft tot doel de btw-regels te moderniseren en elektronische facturatie stapsgewijs de standaard te maken voor internationale transacties tegen 2030. Steeds meer landen voeren daarom verplichtingen in voor het gebruik van het Peppol-netwerk bij e-facturatie.

In België geldt deze verplichting al voor alle btw-plichtige bedrijven die B2B-transacties uitvoeren. In Nederland zijn leveranciers sinds april 2019 verplicht e-facturen naar de overheid te sturen indien dit contractueel is vastgelegd of vermeld staat in de aanbesteding.

De invoering van Peppol stimuleert bedrijven om hun systemen te moderniseren, wat resulteert in efficiëntere en gestroomlijnde factureringsprocessen. Eenmaal aangesloten kunnen bedrijven wereldwijd facturen en andere elektronische berichten uitwisselen met elk ander bedrijf dat ook is aangesloten op het Peppol-netwerk.

Klaar voor Peppol?

In deze korte video leggen we uit wat Peppol betekent voor jouw organisatie en weet je precies hoe je inkomende en uitgaande facturen compliant verwerkt. Je ontdekt de stappen die elke factuur doorloopt, hoe je vertraging en fouten voorkomt en hoe je je administratie slimmer en efficiënter maakt.

Veelgestelde vragen

Wat is het verband tussen e-facturatie en XML?

E-facturatie betekent dat facturen digitaal en gestructureerd worden uitgewisseld. XML is het meest gebruikte formaat, omdat de data hierdoor direct door software gelezen en verwerkt kan worden. Een e-factuur is dus een digitaal bestand met gestructureerde gegevens dat automatisch in je ERP verwerkt kan worden.

Hoe helpt Whitevision bij het verwerken van e-facturen en XML-bestanden?

Whitevision herkent facturen in XML-formaat, maar ook PDF en andere formaten. Onze software verrijkt de gegevens, zet boekingsregels klaar en biedt een visuele check. Via Whitevision Workflow kun je elke e-factuur routeren en fiatteren. Zo blijft je administratie efficiënt, foutloos en overzichtelijk, ongeacht hoe de factuur binnenkomt.

Mijn ERP kan XML-facturen direct inlezen. Heb ik Whitevision dan nog nodig?

Ja. Whitevision zorgt dat álle inkomende documenten eenduidig worden verwerkt en gekoppeld aan opdrachten, ontvangsten en grootboekrekeningen. Dit minimaliseert handmatige handelingen en maakt het proces betrouwbaarder en sneller, terwijl je volledige controle behoudt via workflow en visuele controles.

Kan ik facturen in XML-formaat fiatteren met Whitevision?

Jazeker. Whitevision Workflow faciliteert het routeren en fiatteren van elke e-factuur, inclusief XML.

Wordt de verwerking sneller en foutlozer door XML?

Een volledig correct XML-bestand bespaart stappen, maar het gaat vooral om uniformiteit in de verwerking. Whitevision verwerkt e-facturen altijd op de juiste dimensies, kostenplaatsen en grootboekrekeningen, zodat goedkeuringen vlot verlopen. Slimme herkenning en AI kunnen PDF’s aanvullen, terwijl XML-gegevens automatisch worden verwerkt.

Welke factuurformaten kan Whitevision verwerken en hoe werkt conversie tussen standaarden?

Whitevision kan alle veelgebruikte factuurformaten verwerken, waaronder XML, UBL en INSBOU. Zo kun je facturen naadloos ontvangen en versturen, automatisch verrijken met ERP-gegevens en klaarzetten voor fiattering. PDF-facturen kunnen ook worden herkend en verwerkt met AI-driven herkenning, zodat handmatig aanpassen van bestanden niet nodig is.

Welke voordelen biedt e-facturatie via Peppol?

Facturen worden betrouwbaar en veilig verstuurd en ontvangen via het Europese Peppol-netwerk
Facturen komen volledig en correct aan, in het juiste formaat
Inkomende en uitgaande facturen worden automatisch verwerkt en klaargezet
Voldoe eenvoudig aan huidige en toekomstige wetgeving rondom e-facturatie
Whitevision ondersteunt routering, fiattering en automatische verrijking van e-facturen

Wat is Peppol en een Peppol-ID?

Peppol is een Europees netwerk voor e-facturatie dat veilige en gestructureerde uitwisseling van facturen mogelijk maakt. Een Peppol-ID is een uniek nummer waarmee bedrijven e-facturen kunnen verzenden en ontvangen. In Nederland en België is dit meestal het btw-nummer of KBO-nummer.

Is e-facturatie via Peppol verplicht voor Nederlandse bedrijven die aan Belgische bedrijven factureren?

Niet per 1 januari 2026. De verplichting geldt alleen voor Belgische bedrijven die geregistreerd zijn voor de btw. Toch zullen veel Belgische bedrijven om e-facturen vragen. Het is daarom verstandig om dit alvast in te richten. Whitevision kan helpen met de aansluiting op Peppol.

Kan een PDF of XLBR-bestand meegestuurd worden via Peppol?

De basis van een verkoopfactuur moet een e-factuur in het juiste Peppol-formaat zijn. Je kunt wel een PDF in de e-factuur opnemen, zodat ontvangers deze kunnen bekijken.

Is een GLN nummer voldoende voor Peppol?

Nee, een GLN is een uniek identificatienummer maar niet geschikt als Peppol-ID. Voor Peppol heb je een digitaal adres nodig, dat geregistreerd kan worden via OIN, KvK-nummer of BTW-nummer.

Wat als klanten nog niet voldoen aan Peppol?

In België geldt de verplichting vanaf 1 januari 2026 voor btw-plichtige bedrijven. In Nederland is dit nog niet verplicht. Formeel kan een Belgisch bedrijf een Nederlands bedrijf nog niet verplichten, maar contractueel zal het vaak wel worden gevraagd. Ons advies is om tijdig Peppol in te richten, zodat je voorbereid bent.

Hoe zit het bij holdings met meerdere BV’s?

Elke entiteit met een eigen BTW-nummer heeft een eigen Peppol-registratie nodig. Je kunt dit via één serviceprovider regelen, bijvoorbeeld Whitevision, voor zowel inkomende als uitgaande e-facturen.

Wat als een Belgische factuur naar een Nederlands bedrijf moet, zonder Peppol access point?

In Nederland is e-facturatie nog niet verplicht. Het advies is om daarnaast een PDF factuur te mailen. De Belgische verkoopfactuur moet wel geregistreerd worden bij de Belgische overheid.

Wat verandert er in de verwerking van facturen in Whitevision?

Facturen worden nog steeds gecodeerd zoals PDF-facturen, maar e-facturen bevatten vaak meer informatie.

Kan een bedrijf meerdere Peppol-providers gebruiken?

Technisch kan dit, maar het wordt complex en verwarrend. Ons advies is om alles via één serviceprovider te regelen. Whitevision kan zowel inkomend als uitgaand voor je verzorgen.

Hoe verstuur je facturen via Peppol?

Whitevision regelt als Peppol Access Provider de verzending. Je hoeft alleen de facturen in Whitevision aan te leveren; wij brengen ze automatisch naar het netwerk.

Wat als de ontvanger nog geen Peppol-ID heeft of niet kan ontvangen?

De e-factuur kan niet worden verstuurd. Whitevision controleert dit automatisch en geeft direct een melding. Zo voorkom je fouten en boetes.

Hoe start ik met Peppol via Whitevision?

Als klant van Whitevision melden we je aan en leggen we de verbinding met ons access point. Zo kun je direct beginnen met het ontvangen en versturen van e-facturen, volledig geïntegreerd in je ERP.