idverde

De behoefte

idverde NL verwerkte inkomende facturen handmatig. Administratief medewerkers handelden het proces af via de traditionele route — zij boekten facturen in met de hand en borgen deze op in een archiefkast. Het bedrijf vond dat dit proces een efficiëntieslag kon gebruiken. Daarom ging het op zoek naar een automatiseringsoplossing.

De oplossing

Tijdens de implementatie van ERP-systeem 4PS kwam idverde NL in contact met Whitevision. Het bedrijf was onder de indruk, maar na een demo besloot het de markt toch verder te verkennen. Tijdens een uitgebreid traject vergeleek idverde NL diverse leveranciers met elkaar. Uiteindelijk kwam Whitevision als winnaar uit de bus: idverde NL ging met de oplossing van Whitevision aan de slag.

De voordelen van Whitevision

Het inkoopfactuurverwerkingsproces verloopt nu van a tot z via Whitevision. Bouwe: “Wanneer een factuur binnenkomt per mail, wordt deze ingescand in het systeem. De slimme OCR-software herkent zaken als de leverancier, het bedrag en de datum. Klopt er iets niet — bijvoorbeeld een bankrekeningnummer — dan krijgen wij hiervan een melding. En als het systeem een bepaald factuurelement niet in één keer herkent, kunnen we het trainen door aan te klikken wat het had moeten herkennen. Het mooie is dat Whitevision zelflerend is, waardoor het dit element de volgende keer wél zal herkennen!”

Naast de OCR-software van Whitevision gebruikt idverde NL ook de regelherkenning-functie en de workflow-software. “Dit betekent dat het systeem factuurregels herkent en inleest én dat we facturen fiatteren via Whitevision. De workflow hebben we samen met onze Whitevision-consultant ingericht, zodat elke factuur langs de juiste goedkeurders gaat. Nadat zij akkoord hebben gegeven, wordt de factuur geboekt.”

Als key user heeft Bouwe af en toe contact met Whitevision. De communicatie vindt hij soepel verlopen: “Wij kampen weleens met vragen. Wanneer ik deze indien via het klantportaal van Whitevision, krijg ik altijd snel een reactie. En de supportmedewerkers van Whitevision pakken de zaken adequaat en professioneel aan. Zij kijken samen met ons naar het probleem om snel tot een oplossing te komen.”

Dit betekent overigens niet dat Bouwe support zeer vaak moet inschakelen: “Whitevision heeft veel opties en functies, maar het is een heel gebruiksvriendelijk systeem. En de koppeling met ons ERP-systeem, 4PS, is erg goed!”

Voor de toekomst staan de nodige plannen op stapel. Bouwe ziet daarin ook een rol voor Whitevision weggelegd: “Wij willen absoluut stappen nemen om onze processen verder te optimaliseren. Daar zijn we eigenlijk continu mee bezig. Het is fijn dat Whitevision zich óók sterk richt op innovatie en doorontwikkeling. Daarin vinden we elkaar. Eens in de zoveel tijd bekijken we bijvoorbeeld samen met onze Whitevision-consultant hoe we onze processen kunnen verbeteren.”

Bouwe heeft het gevoel dat Whitevision op dit gebied echt meedenkt: “Als wij een vraag hebben waar Whitevision niet eerder mee te maken heeft gehad, wordt deze serieus opgepakt. Dat vind ik heel positief. Daarom heb ik er ook het grootste vertrouwen in dat we optimalisatieslagen kunnen blijven maken met Whitevision.”

Of Bouwe Whitevision zou aanbevelen? “Als je bedrijf met verschillende projecten werkt, is het een heel goed systeem. Het programma biedt veel opties en is toch niet moeilijk in gebruik. Whitevision kan je echt verder helpen!”