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Das neue Archivgesetz wird voraussichtlich am 1. Januar 2027 in Kraft treten. Dies ist ein logischer Schritt, da Dokumente zunehmend digital empfangen und verarbeitet werden. Beispiele dafür sind Rechnungen, die über Peppol verschickt werden, Verträge, die in einem Dokumentenmanagementsystem gespeichert sind, und Genehmigungen, die über digitale Workflows bearbeitet werden. Das Archivgesetz gilt in erster Linie für staatliche Stellen wie Ministerien, Gemeinden und Wasserbehörden. Andere Organisationen können auch dem Gesetz unterliegen, wenn sie öffentliche Gewalt ausüben. Daher ist es wichtig, dass Mitarbeiter und Führungskräfte in der Finanzverwaltung und Beschaffung den gesamten Dokumentenworkflow kritisch betrachten. Dokumente müssen nicht nur korrekt verarbeitet, sondern auch zuverlässig, lesbar, zugänglich und leicht abzurufen sein.

KI ist zu einem unverzichtbaren Bestandteil administrativer Prozesse geworden. Dokumente werden automatisch erkannt, Daten extrahiert und Posting-Vorschläge werden immer anspruchsvoller. Aber die nächste Entwicklung ist bereits am Horizont: agentische KI. Während KI bisher in erster Linie dazu beigetragen hat, individuelle Aufgaben zu erfüllen, kann ein KI-Agent mehrere Schritte innerhalb eines Prozesses eigenständig kombinieren. Denken Sie daran, eine Rechnung zu erkennen, Daten zu überprüfen, Diskrepanzen zu erkennen und dann zu bestimmen, was der nächste Schritt sein sollte. Mit DeepL.com übersetzt (kostenlose Version) Für Finanzen und Beschaffung bedeutet dies, dass sich die Automatisierung von der bloßen Erkennung abwendet und sich zunehmend auf Überprüfung, Bewertung und Handlung konzentriert. Und genau das wird jetzt wichtig, da generative KI es einfacher macht, überzeugende Dokumente, Botschaften und sogar Identitäten nachzuahmen.

Für CFOs verlagert sich die ESG-Berichterstattung zunehmend von einem zukünftigen Anliegen in eine konkrete Verantwortung. Neue Gesetze und Vorschriften erfordern von Organisationen nicht nur Einblicke in ihre eigene Leistung, sondern auch in die ihrer Lieferanten und Supply Chain Partner. Dazu gehören CO2-Emissionen, die Herkunft von Waren, Transportbewegungen und Nachhaltigkeitspolitiken innerhalb der Lieferkette. Die Herausforderung? Viele dieser Informationen werden nicht in separaten ESG-Systemen gespeichert, sondern in alltäglichen Beschaffungsdokumenten wie Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen. Gerade deshalb spielt die Qualität der Finanz- und Verwaltungsdaten eine immer wichtigere Rolle.