Hoppenbrouwers Techniek

Nutzt

Hoppenbrouwers Techniek hat sich in den letzten 100 Jahren zu einem modernen Installationsunternehmen entwickelt. Was 1918 als Ein-Personen-Geschäft begann, ist heute ein Full-Service-Installateur mit mehr als 1.000 Mitarbeitern. Die Organisation konzipiert, installiert und pflegt elektrische und mechanische Systeme. Es bietet integrierte Lösungen auf einem breiten Markt. Seine Mission ist es, der beste Partner für Mitarbeiter, Kunden und Schulen zu sein. Die Mitarbeiter stehen an erster Stelle: Die Freude an ihrer Arbeit ist unerlässlich, um das Ziel des Unternehmens zu erreichen, der beste und nachhaltigste Installateur des Landes zu werden.

Der Bedarf

Hoppenbrouwers Techniek wuchs als Organisation. Infolgedessen strömten immer mehr Eingangsrechnungen ein. Die manuelle Eingabe und Verarbeitung hat viel Zeit gekostet. Eine Lösung war keine Option, sondern eine Notwendigkeit. Das Unternehmen muss Schritte in Sachen Effizienz unternehmen. Deshalb suchte sie nach einer Partei, die eine Lösung für das Lesen und die digitale Bearbeitung eingehender Rechnungen anbieten konnte.

Die Lösung

Die intelligente OCR-Lösung von Whitevision bot Abhilfe: Eingangsrechnungen würde fast automatisch im System landen, wo Rechnungsdaten direkt übernommen werden könnten. Eine perfekte Lösung für die wachsende Finanzabteilung von Hoppenbrouwers Techniek: Das Softwarepaket von Whitevision konnte die Mitarbeiter so unterstützen, dass das Unternehmen keine neuen Mitarbeiter einstellen musste, um die vielen Input-Arbeiten zu bewältigen. Neue Mitarbeiter konnten sich auf andere Aufgaben konzentrieren.

Die Vorteile von Whitevision

Die Kreditorenbuchhaltung kann sich auf andere Aufgaben als Dateneingaben konzentrieren
Möglichkeit, mehr Rechnungen mit der gleichen Anzahl von VZÄ zu verarbeiten
Das Training des Selbstlernsystems sorgt für noch mehr Zeitersparnis und Effizienz
Das Whitevision-Team verfügt über fundierte Kenntnisse des ERP-Systems und bietet hervorragende Unterstützung
Whitevision ist zuverlässig und denkt gut mit

Zeitersparnis und Effizienz: Das hat uns Whitevision gebracht, sagt Rick Vermeer, Controller bei Hoppenbrouwers Techniek. Vor etwa fünf Jahren begann er für das Unternehmen zu arbeiten, das dann an der Implementierung von Whitevision arbeitete. Wie findet er die Lösung? Der Prozess läuft sehr gut. Die Mitarbeiter der Kreditorverwaltung müssen nicht die Basisdaten auf Rechnungen eingeben, so dass sie sich anderen Aufgaben widmen können. Dies ermöglicht es uns, mehr Rechnungen mit der gleichen Anzahl von VZÄ zu bearbeiten. Die Daten werden ohne zusätzliche Hände eingelesen. Whitevision hat das sehr gut für uns gelöst.

„Whitevision bietet eine zuverlässige, kundenfreundliche Lösung mit gutem Support. Das Team denkt mit, und davon profitieren Sie jeden Tag!“

"Rechnungen kommen meist per E-Mail", sagt Rick. Hoppenbrouwers Techniek hat eine separate E-Mail-Adresse erstellt, bei der Lieferanten Rechnungen per E-Mail versenden können. Nachdem die Rechnungen in diesem Posteingang bearbeitet wurden, werden sie ausgelesen. Die PDF-Datei wird dann in Whitevision angeboten. Das System liest die Daten, einschließlich des Kreditors, des Datums, des Rechnungsbetrags, der Rechnungsnummer und der MwSt.-Nummer aus. Dadurch wird eine Datei erstellt, die wir in unserem ERP-System lesen können. Das macht Whitevision für alle Rechnungen, die wir erhalten.Denken Sie einfach, dass Whitevision ein Selbstlernsystem ist, ist sehr nützlich: Wir können die Lösung mit Hilfe des Trainingsmoduls intelligenter machen. Sehr praktisch, denn wenn das System etwas nicht richtig gelesen hat (z.B. mit einem modifizierten Layout oder einem neuen Lieferanten), können wir die Rechnung einsehen und auf die richtigen Elemente klicken. Dann erkennt das System die Daten beim nächsten Mal. Am Anfang, Training kann einige Zeit dauern, aber Sie sind wirklich die Ernte der Früchte daraus!

Mit dem Trainingsmodul können wir das Selbstlernsystem intelligenter gestalten.

Die Verbindung mit Syntess, dem von Hoppenbrouwers Techniek eingesetzten ERP-System, ist sehr gut. Rick: Whitevision hat das System so eingestellt, dass es die Anforderungen unseres ERP-Systems vollständig erfüllt. Der Whitevision Berater, der zu uns kam, um sich um die Umsetzung zu kümmern, wusste Syntess Durch und durch. Er war uns eine große Hilfe. So können wir jetzt problemlos eingehende Rechnungen lesen.So ist Ricks Erfahrung mit anderen Mitgliedern des Whitevision-Teams ebenso positiv. Wenn wir eine Supportanfrage über das Kundenportal einreichen, wird Whitevision uns am selben Tag kontaktieren. Die Kommunikation ist gut und schnell. Wir halten das für sehr wertvoll, denn natürlich muss ein Beschaffungsrechnungsverarbeitungssystem weiter funktionieren. Wenn ein Problem nicht gelöst ist, können Sie keine Rechnungen bezahlen und dann bekommen Sie keine weiteren Sachen. Glücklicherweise erkennt Whitevision dies sehr gut. Wenn unsere IT-Abteilung mit dem Support-Team wechselt, werden Probleme oft am selben Tag gelöst. Das macht Whitevision zu einem zuverlässigen Partner.

„WhiteVision ist ein zuverlässiger Partner, mit dem Sie sich schnell abstimmen können“

Hoppenbrouwers Techniek profitiert immer noch davon, dass Whitevision am Entwurf der Lösung beteiligt war. Wir sind mit diesem System zufrieden und wollen es weiterhin sicher nutzen, sagt Rick. Vielleicht werden wir in Zukunft auch andere Whitevision-Lösungen implementieren. Dafür sind wir auf jeden Fall offen.Die Tatsache, dass Rick Whitevision empfehlen würde, ist sicher: Dir wird sehr gut geholfen, aber du bist nicht nur abhängig vom Whitevision Team oder von der Software. Schließlich haben Sie selbst die Möglichkeit, die Lösung zu trainieren. So können Sie den Prozess in die richtige Richtung lenken. Das funktioniert sehr gut!