Rechnungen scannen und erkennen anno 2024: Wie nutzt man die neueste Technologie?

The status quo: where does „scan and recognize“ stand now?

Developments in „scannen und erkennen“ are moving fast. You used to have to scan paper documents and then process them on your own server with custom OCR software. Those days are over: today you can use OCR software as a cloud solution. Moreover, intelligente OCR-Software jetzt existiert, die Dokumente in Minuten und ohne die Verwendung von Vorlagen erkennt. Die Buchungsaufgaben sind voll automatisiert und das Wissen wird innerhalb der Benutzergemeinschaft geteilt. Das macht die selbstlernende Software im Laufe der Zeit noch intelligenter. Das Ergebnis: immer höhere Erkennung, macht den Prozess der Scannen und die Erkennung von Rechnungen zunehmend automatisch. Dies ermöglicht es Ihnen, langweilige, sich wiederholende Aufgaben zu beseitigen und sich auf anspruchsvollere zu konzentrieren. Angesichts der Geschwindigkeit, mit der sich die Technologie verändert, spielt die laufende Entwicklung eine entscheidende Rolle in der Scan- und Erkennungslandschaft. Daher ist es sinnvoll, mit einem Scan- und Erkennungspartner zusammenzuarbeiten, der sich auf Ihre Branche und Ihr ERP-System spezialisiert hat. Vorzugsweise entwickelt dieser Lieferant auch seine eigenen Produkte. So kann er schnell auf Entwicklungen reagieren und neue Innovationen einführen.

Rechnungen scannen und erkennen: Wie sind Sie zukunftssicher?

If we really want to scrutinize the latest technology, we need to take a look at the (near) future. After all, today’s news is outdated tomorrow. When it comes to scanning and recognizing invoices, „uniformity“ is the key word. We are moving toward a uniform way of working within the organization: you set up a standard process that clearly defines and monitors all the necessary steps – from the entry to the payment of an invoice. If you choose the right tooling, you can set up this process exactly as you envision it. But what exactly is the right tooling? In short, a solid system that provides a solution for current and future challenges. If a scanning and recognition solution takes into account the following six points, it is future-proof:

1. Die verschiedenen Wege, wie Rechnungen kommen in Eine Rechnung kann als E-Mail-Nachricht, PDF-Datei oder E-Rechnung erscheinen. Eine Scan- und Erkennungslösung muss als eine Art Trichter fungieren können, der die große Vielfalt von Dokumenten in einen universellen Strom reduziert.  2. XML-Dateien verarbeiten Wir erwarten, dass Sie zunehmend Rechnungen mit einer XML-Datei erhalten. Wenn Sie diese Rechnungen einheitlich scannen und erkennen möchten, muss Ihre Scan- und Erkennungslösung in der Lage sein, diesen Dokumententyp zu handhaben. Das erfordert neue Funktionen: Sie müssen die Datei lesen und die Lesewerte mit den Angaben auf der Rechnung verknüpfen. Darüber hinaus muss Ihr Scan- und Erkennungssystem über viele Schnittstellen verfügen, um die unterschiedlichen Marktstandards zu handhaben.  3. Präsentation von Beschaffungsinformationen The classic form in which procurement information is presented, we all know: the addressee is at the top left, in the header and footer you will find the sender’s details, and in the middle of the invoice you will find things like invoice number and date. But with e-invoices on the rise, other forms of presentation are becoming more relevant. (Want to learn more about e-invoicing? Read our blog ‚Elektronische Rechnungsstellung obligatorisch‚.) If you want to scan and recognize all types of invoices with OCR software, you need to work with a solution that takes this into account.  4. Eingehende Rechnungen und sonstige Dokumente Das Scannen und Erkennen von Rechnungen mit einer Automatisierungslösung ist sehr zeitsparend. Sobald Sie dies tun, werden Sie wahrscheinlich bald das Bedürfnis, die Lösung nicht nur für den Kauf Rechnungen, sondern auch für andere eingehende Dokumente verwenden. Denken Sie an Spesenabrechnungen, Serviceanfragen, Formulare und Lieferscheine. Eine zukunftssichere Lösung kann auch mit diesen Dokumentenflüssen umgehen.  5. Hybride Formen der Lieferung
Irgendwann werden Sie wahrscheinlich eine hybride Lösung brauchen. Zum Beispiel müssen Sie möglicherweise eine eingehende E-Rechnung mit einem Packschein im PDF-Format kombinieren. Wenn Sie diese beiden Dokumente zusammenführen möchten, sollte eine Lösung in der Lage sein, diese für Sie einfach zu handhaben.  6. Immer und überall arbeiten Von zu Hause aus zu arbeiten wird immer häufiger, und die Menschen sind immer weniger wahrscheinlich an einem festen Arbeitsplatz zu sein. In diesem Zusammenhang ist es wichtig, dass Sie administrative Aufgaben mit Ihrem Smartphone oder Tablet erledigen können. Möchten Sie, dass Kollegen unterwegs oder von zu Hause aus ein Bild einer Quittung machen können, um sie direkt in die Verwaltung hochzuladen? Sollten sie immer in der Lage sein, eine Rechnung über ihr mobiles Gerät im Workflow-Software? Dann müssen Sie Ihre Werkzeuge im gesamten Unternehmen zu verbreiten. Die Menschen sollten jederzeit und überall damit arbeiten können. Die Lösung: Rechnungen scannen und mit einem OCR-System mit dem eine App verknüpft ist. Das macht den Prozess für Sie und Ihre Kollegen noch glatter, glatter und effizienter.