Purchase-to-pay-Prozess: Wie optimieren Sie P2P in Ihrem Unternehmen?
Optimieren Beschaffung und Finanzen Prozesse ist heute ein Muss für Unternehmen. Dadurch sparen Sie Kosten und verbessern die allgemeine betriebliche Effizienz. Der Prozess der Bearbeitung von Eingangsrechnungen ist in vielen Unternehmen gut etabliert. Die meisten Unternehmen hier haben irgendwann mit der Digitalisierung begonnen. Das macht Sinn, denn das Eintreffen einer Rechnung war oft der Kristallisationspunkt, an dem man anfing, sich mit dem Einkauf zu beschäftigen: „Stimmt die Rechnung mit der Bestellung überein?“, „Wurde das, was zur Lieferung vereinbart wurde, auch geliefert?“.
In letzter Zeit haben wir uns mit Organisationen zusammengesetzt, um herauszufinden, welche weiteren Herausforderungen sie in diesem Bereich zu bewältigen haben. Auf welche Probleme stoßen sie? Und wie können Sie den P2P-Prozess noch weiter optimieren? In diesem Blogbeitrag teilen wir unsere Erkenntnisse mit Ihnen und diskutieren eine mögliche Lösung.
In dem ‚kaufen–an–bezahlen-Phase‖, in der sich Ihr Unternehmen befindet?
Lassen Sie uns zunächst kurz erörtern, was der Purchase-to-Pay-Prozessgenau ist. Purchase to pay“ steht für ein integriertes System, das alle Schritte des Beschaffungsprozesses abdeckt – vom Kauf von Waren und Dienstleistungen bis zur Zahlung an die Lieferanten.
Einrichten und weitere Optimierung des P2P-Prozesses ist nicht immer einfach. Wir stellen fest, dass sich Unternehmen in sehr unterschiedlichen Stadien der Einrichtung befinden und dass die Herausforderungen je nach Branche sehr unterschiedlich sind. Um Ihnen eine bessere Vorstellung davon zu geben, was alles dazugehört, geben wir Ihnen einige Beispiele.
Konstruktion: solide P2P-Basis, aber auch unregistrierte Beschaffung
Im Bauwesen ist ‚Kauf auf Rechnung‘ ein bekannter Begriff. Viele Bauunternehmen haben bereits das P2P-Verfahren eingeführt häufig, weil das ERP ausreichende Funktionen für den auftragsgesteuerten Einkauf bietet. Das Problem, mit dem viele von ihnen derzeit konfrontiert sind, ist, dass nicht alle Beschaffungen innerhalb dieser strukturierten Prozess fällt.
Wenn zum Beispiel jemand auf der Baustelle zusätzliche Schrauben anbringt oder Abdeckplanene gegen den Regen, wird dies nicht immer als nicht immer als Bestellung im ERP registriert, so genannte kramerij-Rechnungen. Oft greift ein Mitarbeiter zum Telefon, um die Bestellung aufzugeben – und nicht zum Laptop. Sehr verständlich. Aber dann gibt es in den Finanzunterlagen keine Bestellung mehr. Das Herausfinden von „Was wurde vereinbart?“ und „Wurde es auch wie vereinbart geliefert?“, um die Rechnung strukturiert zu bearbeiten, ist dann sehr arbeitsintensiv. Dies macht vielleicht nur einen kleinen Prozentsatz der gesamten Beschaffungskosten aus, aber ein Finanzverwalter kann bis zu 80% seiner Zeit mit der Bearbeitung dieser Eingangsrechnungen verbringen.
Erziehung und Pflege: Viel zu gewinnen bei P2P Prozess
Im Bildungs- und Gesundheitssektor gibt es das Manko mit den Standrechnungen nicht. Organisationen, die in diesen Branchen tätig sind, stehen vor anderen Herausforderungen. Bei ihnen ist der P2P-Prozess oft noch eingeschränkt. Und das kann die nötigen Probleme verursachen. Nehmen wir an, der Monitor eines Büroangestellten geht kaputt. Wenn kein P2P-Prozess vorhanden ist, wird der aufmerksame Mitarbeiter die IT-Abteilung kontaktieren. Diese nimmt dann Verhandlungen mit dem Lieferanten auf. Ehe Sie sich versehen, sind Sie schon einige Tage weiter. In der Zwischenzeit hat der betreffende Mitarbeiter immer noch keinen neuen Monitor!
Einige Unternehmen haben dieses Problem durch die Schaffung von Rahmenverträgen gelöst. Sie arbeiten zum Beispiel mit einem Online-Portal, über das der Mitarbeiter selbst einen neuen Monitor bestellen kann – innerhalb bestimmter Vertragsvereinbarungen. Dieser dezentralisierte Einkauf wird zentral in einem System erfasst: Die Bestellung ist „unter Wasser“ verfügbar und kann abgeglichen werden. Eine gute Lösung? Auf jeden Fall! Aber in der Praxis ist es für Bildungs- und Gesundheitseinrichtungen eine ziemliche Herausforderung, den P2P-Prozess auf diese Weise einzurichten.
Zwei Bedürfnisse: Rechtzeitige Erkennung von Anomalien und aanVerbindung mit den Bestellanforderungen der Organisation
Obwohl sich die Unternehmen in unterschiedlichen Stadien der Einrichtung des P2P-Prozesses befinden und mit einer Vielzahl von Herausforderungen konfrontiert sind, beobachten wir zwei klare Bedürfnisse beobachtet:
1. Sie möchten die Beschaffung so einrichten, dass sie bestmöglich mit der Praxis übereinstimmt, ohne die Kontrolle und den Grip zu verlieren.
Menschen sind nicht immer bereit oder in der Lage, bestellbezogen einzukaufen – einfach weil es zu arbeitsintensiv oder unpraktisch ist (zum Beispiel, wenn man gerade auf der Baustelle unterwegs ist).
Der Bedarf an unterschiedlichen Bestellmöglichkeiten ist groß – gleichzeitig muss jedoch sichergestellt werden, dass Einkäufe im Rahmen bestehender Preisvereinbarungen erfolgen. Das kann ein Bestellportal sein, das Produkte automatisch bei den richtigen Lieferanten gemäß den Vertragskonditionen anbietet, oder auch eine telefonische Bestellung. Durch den cleveren Umgang mit Bestellbestätigungen und Lieferscheinen lässt sich die administrative Abwicklung des Einkaufs trotzdem automatisieren.
Dabei wollen sie natürlich die Finanzabteilung nicht mit mehr Prüfungsarbeit belasten. Auch hier können die Systeme bei Bedarf automatisch überprüfen, ob die Rechnung mit dem übereinstimmt, was bestellt und geliefert wurde.
2. Sie wollen Abweichungen im Beschaffungsprozess rechtzeitig erkennen
Nachdem Sie eine Bestellung über Ihr ERP-System abgeschickt (oder anderweitig eine Bestellung aufgegeben) haben, erhalten Sie normalerweise eine Auftragsbestätigung. Wenn etwas vom Standard abweicht, möchte man das so früh wie möglich wissen.
Einige Organisationen beschäftigen deshalb eigens einen Mitarbeiterin, der oder die ganztägig Bestellbestätigungen erfasst. Eigentlich ist das schade – denn in der Praxis weichen nur etwa 10 Prozent davon ab. Diese Person könnte ihre Zeit sinnvoller in anspruchsvollere Aufgaben investieren, die mehr Zufriedenheit und Freude an der Arbeit bringen. Denn genau diese sich wiederholenden Tätigkeiten lassen sich hervorragend durch eine gute Automatisierungslösung übernehmen.
Mit einem guten Erkennungssystem Bestellbestätigung auslesen: Die Software liest das Dokument aus und gleicht es anhand von Nummern, Lieferdatum und Lieferort ab. Sind die Daten korrekt, wird die Bestellbestätigung automatisch verarbeitet.
Gibt es keine Übereinstimmung, erhält man ein Signal – so kann rechtzeitig gehandelt werden.
Weil der Kontrollpunkt nach vorne verlagert wird, können Abweichungen frühzeitig erkannt und bearbeitet werden. Durch die automatisierte Verarbeitung reduziert sich außerdem der Aufwand für monotone, sich wiederholende Tätigkeiten erheblich. Wenn die Rechnung schließlich eintrifft, ist deren Bearbeitung nur noch Formsache. Mit zuverlässiger Erkennungssoftware muss man sie sich im Idealfall nicht einmal mehr ansehen!
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